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Implementing ERP in companies is often the secret to avoiding failures in finance processes. But this is not always the case and we can - and will - tell you why. Check it out.
Erros em processos financeiros geram impacto imediato nos negócios. Por isso, normalmente, as empresas investem em um sistema integrado de gestão, um ERPs financeiro (da sigla em inglês Enterprise Resource Planning), acreditando que será o suficiente para que os procedimentos ocorram de forma eficiente e estruturada.
Simplesmente investir nesses sistemas, contudo, não basta para eliminar problemas comuns da área financeira. A seguir, vamos analisar por que isso acontece, inspecionando os principais causadores desses problemas, e oferecer soluções mais confiáveis.
O que é ERP financeiro?
O ERP financeiro (ou os módulos financeiros dos ERPs) são partes dos sistemas de gestão de recursos empresariais feitos para gerenciar os processos financeiros e contábeis das empresas. ERPs, via de regra, são sistemas modulares: podem ser implementados em diferentes partes, cada uma das quais atende a um departamento diferente do negócio.
Nesse sentido, os módulos financeiros dos ERPs costumam dar suporte a funções como análise de lucratividade e gestão de receita. de maneira geral, porém, é um software que coleta dados financeiros e gera relatórios sobre esses dados. É comum que esses sistemas deem resultados: uma pesquisa de 2019 revelou que dois terços das implementações de ERPs em grandes empresas foi considerada um sucesso.
Para que serve?
Em princípio, um ERP financeiro serve para agilizar fluxos de trabalho, aumentar a transparência e consolidar os dados do departamento financeiro. Como ele compartilha dados com os módulos do ERP de outras áreas, ele garante que o time financeiro trabalhe com informações precisas e atualizadas. Ao mesmo tempo, dá às outras áreas do negócio mais clareza e confiabilidade no trabalho do time.
ERPs surgiram como uma maneira de digitalizar dados e workflows que dependiam de montanhas de documentos, como notas fiscais, ordens de compra, contratos, etc. Com isso em mente, as vantagens que eles oferecem em termos de rapidez, organização e clareza ficam evidentes.
Problemas comuns ao ter um ERP financeiro
Contudo, mesmo com sistemas robustos como SAP ou ERP da Oracle, Sage, não é raro que problemas continuem aparecendo no departamento financeiro. Alguns exemplos dos desafios que um ERP não é capaz de superar (por si só) são:
- Contas ainda deixam de ser pagas, gerando juros;
- Recebíveis deixam de ser cobrados, impactando o fluxo de caixa;
- Fluxos de aprovação nem sempre são seguidos, gerando retrabalho;
- Clientes internos e externos ficam insatisfeitos com a demora ou a falta de retorno às suas solicitações financeiras.
Por que todos esses problemas acontecem, mesmo com um ERP?
Converso com cerca de 15 gestores por semana, entendendo seus processos para avaliarmos juntos se o Pipefy pode atendê-los em suas necessidades; na maioria dos casos, ouvimos algum desses problemas:
1. Descentralização no recebimento das solicitações
Nem sempre o solicitante tem acesso ao ERP financeiro. Muitas vezes as solicitações chegam por email ou de outras formas como em reuniões, por canais de mensagens internas, telefone etc. Nisso, algumas solicitações podem passar batidas e, mesmo que não passem, podem provocar a demanda por trabalho manual de alguém do financeiro que precisará adicionar a informação no sistema.
2. Falta de padrão no recebimento da solicitação
Nem todas as informações necessárias para o início do processo são enviadas. Essa volta para solicitar a informação faltante gera desperdício de tempo, e é outro gargalo. Há alguns ERPs que oferecem sim colaboração externa, mas não permitem customização dos campos necessários referentes às informações obrigatórias. Ou até permitem customização, mas é extremamente caro, o que inviabiliza essa personalização.
3. O controle paralelo em planilhas ainda é necessário
Sabemos que muitas vezes as equipes ainda usam planilhas para obter melhor visibilidade do status e das etapas. O ERP, muitas vezes, não oferece visão geral do workflow e, assim como destaquei anteriormente, quando permite, pode custar caro demais. Isso porque a planilha é suscetível a falhas de preenchimento: fórmulas, textos, valores.
4. Falta de histórico/log de atividades e documentos
Não há qualquer controle sobre as informações do processo no ERP financeiro: cotações, aprovações, responsáveis, datas etc. Desse modo, os gestores não sabem quem completou cada etapa. E quando há um processo de auditoria, esse problema fica ainda mais evidente.
5. Ineficiência na comunicação com solicitantes internos e externos
Gerenciar respostas ágeis aos emails e lembrar de reportar sobre cada evolução do processo pode ser inviável.
6. Ausência de indicadores sobre os processos gerenciados.
Muitas vezes o ERP não permite a extração de relatórios customizáveis com os dados do seu processo. Logo, você não consegue acessar despesas por área, por solicitante, compras aprovadas por fornecedor, pagamentos atrasados, SLAs, lead-time do processo etc.
Compras / aquisições | Contas a Pagar | Contas a Receber | Reembolso de Despesas | |
Perda de informações | Solicitações, aprovações, OCs, contratos, faturas, NFe (BR) | OCs, faturas, recibos e comprovante de pagamentos. | Ordens de venda, contratos, faturas. | Solicitações, aprovações e recibos. |
Prazos perdidos | Por causa da falta de visibilidade de solicitações e faturas, eles acabam perdendo SLAs internos e pagando multas. | Pagamentos atrasados, levando a multas. | Atraso contínuo e crescente. | SLAs não atendidos, degradando a perspectiva de clientes internos. |
Execução não centralizada | Variar entre e-mail, Excel, Slack e ERP | Variar entre e-mail, Excel e ERP | Variar entre e-mail, Excel, CRM e ERP | Variar entre e-mail, Excel, ERP e Drive (para imagens) |
Perda monetária | Multas e oportunidades de economizar não reconhecidas. | Multas. | Indiferença ou falta de resposta ao atraso. | Lacunas fraudulentas devido a instalações e configurações arcaicas. |
Informação mal estruturada | Campos, em sua maioria, não preenchidos, sem validações, levando a valores, nomes e datas incorretos, tornando difícil produzir relatórios. | Campos, em sua maioria, não preenchidos, sem validações, levando a valores, nomes e datas incorretos, tornando difícil produzir relatórios. | Campos, em sua maioria, não preenchidos, sem validações, levando a valores, nomes e datas incorretos, tornando difícil produzir relatórios. | Campos, em sua maioria, não preenchidos, sem validações, levando a valores, nomes e datas incorretos, tornando difícil produzir relatórios. |
Clientes insatisfeitos | Pedir informações que já foram fornecidas. Falta de visibilidade frente às solicitações, atraso e necessidade de continuidade/acompanhamento. | Pedir informações que já foram fornecidas. Atrasos na contratação, afetando solicitantes e fornecedores. | Receber e-mails de acompanhamento ou duplicados, já tendo pagado a fatura. | Pedir informações que já foram fornecidas. |
Na prática, como vimos até aqui, a empresa precisa se adaptar ao sistema ERP, e não o contrário.
Então qual é o melhor ERP financeiro para a sua empresa?
Primeiro, o ideal é conhecermos o seu caso, mas na maioria das vezes é possível conectar o Pipefy ao seu ERP via API. Assim o Pipefy funciona como o maestro dos seus processos, trabalhando em conjunto com o ERP, empoderando o gestor a:
- Padronizar o recebimento da solicitação e de execução;
- Centralizar arquivos, trocas de mensagens e log de atividades, dentro do card;
- Conectar e automatizar ações entre processos financeiros, como, por exemplo, uma Conta a Pagar gerada automaticamente quando uma solicitação de compra é aprovada em outro processo;
- Configurar alertas e comunicações específicas para novas demandas, definir prazos, SLAs e solicitações de aprovação, dando mais tempo para os profissionais de finanças se concentrarem em seu trabalho;
- Acessar um dashboard que te oferece indicadores em tempo real da sua operação.
E o mais legal de trabalhar para a melhoria da eficiência dos processos financeiros é a facilidade que o time e os gestores têm para ajudar a nossa equipe de Customer Success a calcular o ROI da plataforma ?
Se você se identificou com esses desafios em sua operação financeira, ficaremos contentes em ajudá-lo. Faça um cadastro no Pipefy e peça para conversar com um consultor.
