Crescimento em Agências: Gestão de Processos vs Projetos

Você pode até não saber a diferença entre gerenciamento de projeto versus processos. E você está talvez se perguntando por que e como isso pode afetar o crescimento de uma agência, certo? Então vamos dar-lhe um pouco de contexto.

Imagine essa situação: você passou por uma longa negociação com um cliente em potencial que você nunca acreditou que seria capaz de arrebanhar. Provavelmente uma marca que você sempre admirou, ou um negócio que é significativamente maior do que a agência de marketing na qual você trabalha. A apreensão se aproxima e mesmo com medo de perder essa oportunidade, é ainda mais assustadora a possibilidade de realmente fazer isso direito.

Mas a questão é: você finalmente o conquistou. Já aconteceu. A cotação foi paga. Você identificou com sucesso o valor que você fornece melhor e as pessoas estão dispostas a pagar por isso… E isso é só o começo.

Se você quer continuar crescendo, você deve criar a estrutura necessária para sustentar esse crescimento e ampliação.

Implementar uma solução de gerenciamento de projetos antes de sair da sua rotina e separar o tempo necessário para entender como tarefas, atividades ou rotinas fluem naturalmente em sua agência criativa ou de marketing pode prejudicar todo o seu futuro.

E em vez de investir em uma ferramenta que vai ajudá-lo a se destacar e ensiná-lo a melhorar, você se vê agonizando e se rebelando contra isso (e isso acontece normalmente porque é assustador implementar novas soluções — essa mentalidade de projeto-primeiro-e-processo-depois —, mas chegaremos lá em breve). Vamos combinar de evitar isso.

Gerenciamento de Projetos é a Melhor Solução?

Depois de realizar benchmarks com outras agências, você começará a ver que muitos deles estão tentando colocar seus negócios em ordem usando ferramentas de gerenciamento de projetos. Você já ouviu falar muito sobre essas ferramentas e mesmo que a palavra “estrutura” ainda esteja para se tornar uma palavra que você pode apreciar, você está ficando curioso agora.

E com razão. Para crescer, você terá que aprender a ser criativo e organizado. Eficiente e eficaz. Inspirador e estruturado. Tudo ao mesmo tempo.

E por que o gerenciamento de projetos faria sentido “imediatamente?” A existência de uma necessidade de ordem implica que o caos já está à espreita. Dores de crescimento podem fazer as pessoas ficarem desesperadas por uma solução – quanto mais dói, mais rápido queremos um remédio para nos tirar da nossa miséria! Algumas dessas dores são:

1. Qualidade desaparecendo: quando alguém vê as coisas saindo do controle ou as tarefas se acumulando, alguns tentarão ajudar… ou serão “obrigados” a fazer isso. Mas o que acaba acontecendo é que eles provavelmente não são a pessoa mais qualificada para resolver isso, então a entrega de qualidade vai sofrer. Questões urgentes tendem a atrapalhar as prioridades e assim nada realmente avança.
2. Falta de foco e de accountability: como todos estão apenas fazendo o que acham que funciona melhor, ninguém tem tempo para apenas sentar e refletir sobre isso. Ninguém tem um meio – ou tempo – para provar que qualquer um dos caminhos que eles estão seguindo está realmente funcionando, então quando os níveis de rentabilidade descem e os temperamentos sobem, não há ninguém para culpar. Mas o mais importante, não há ninguém para apontar para a direção certa também, porque ninguém sabe quem deve fazer o quê.
3. Burnout ou rotatividade de funcionários: como consequência de sua equipe passar muito tempo “apagando incêndios” e se estressando com o que é o quê e não focando no que eles são apaixonados, seus funcionários começam a se sentir cansados e perdidos. Eles estão fazendo “o que for preciso”, então seus talentos não estão sendo usados da melhor maneira possível. De repente, todas as razões pelas quais você queria ficar se tornam as razões pelas quais você quer ir.

Lembre-se que os projetos são limitados e temporários – um evento único. Pode parecer fácil dizer a si mesmo que implementar algo que é uma abordagem de tamanho único vai funcionar. Na verdade, é tudo com o que você tem sonhado.

Mas sua agência é maior do que um par de projetos. É tudo ao redor disso também, assim como a mentalidade para garantir oportunidades futuras considerando as demandas únicas das pessoas e dos clientes, bem como os recursos que precisam ser compreendidos.

As pessoas executarão esses projetos — não o contrário. E eles serão executados para outras pessoas. Então, antes de pensar em quais ferramentas sua equipe deve usar para fazer seu trabalho, você deve definir: qual é o trabalho que eles precisam fazer? Qual é a hierarquia das tarefas e como posso priorizá-las? Esse cliente precisa de tratamento diferente de um cliente único baseado em projetos?

Isso é pensar em processos, não em projetos. Resolver essas dores precisa ser um compromisso de longo prazo, não uma coisa única.

Por Que Você Deve Começar com o Gerenciamento de Processos

De acordo com Parker Short, co-fundador da Jaxzen Marketing Strategies, em uma entrevista,

“Se você quer implementar com sucesso uma ferramenta de gerenciamento de projetos em sua agência, você precisa começar pelos seus processos. Se você tem processos fortes para atender a forma como as atribuições são estruturadas, organizadas e comunicadas, então você está bem posicionado para adotar os sistemas de gerenciamento de projetos mais modernos.”

Os processos são ilimitados e contínuos – eles acontecem de novo e de novo e de novo. Como uma série de atividades que devem ser seguidas para alcançar um resultado específico, eles podem assumir todos os aspectos do dia a dia da sua agência: desde a forma como sua equipe gosta do café preparado até a forma como as pessoas constroem um site e todos os passos necessários para obter um ótimo resultado, de acordo com a proposta de valor que sua marca mais bem entrega.

Então, para remediar a razão pela qual todas essas dores estão sendo sentidas e não suas consequências, você precisará documentar como as coisas são feitas para garantir que o fluxo ideal está sendo seguido para que todos estejam entregando valor semelhante para os seus clientes.

Essas dores que acabamos de enfrentar são apenas o começo se você não agir logo. Você pode imaginar o caos que seria desencadeado se algo que só é conhecido e feito por apenas uma pessoa de repente não é mais? Toda a sua operação deve parar? Todo o processo não deveria ser tão bem documentado que as coisas podem continuar funcionando sem essa pessoa-chave?

Ter processos padronizados é necessário para garantir que toda a equipe esteja na mesma página.

Se você escolher uma ferramenta de projeto sem antes dedicar o tempo necessário para observar cuidadosamente como a sua equipe funciona organicamente; em vez de encontrar a ferramenta que melhor se encaixa na forma como você trabalha e executa, você terminará com frustração no ar, pois toda a sua equipe se sentirá obrigada a se ajustar a essa ferramenta de gerenciamento de projetos.

Uma vez que você tenha uma equipe orientada à execução para um processo, fluindo organicamente graças a um fluxo documentado, disponível para toda a equipe, você estará concedendo transparência e confiando em esquadrões internos. Assim você poderá escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos que irá complementar sua equipe em vez de ficar no meio caminho.

Ao implementar uma ferramenta de gerenciamento de processos antes de encontrar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você poderá:

1. Compreender melhor como a sua operação está sendo executada, com métricas precisas na execução, ao mesmo tempo em que descobre em que precisa melhorar para obter os melhores resultados;
2. Ganhar visibilidade do trabalho de todos para garantir que os prazos sejam cumpridos e que seus gestores possam perceber rapidamente onde estão os gargalos do seu processo;
3. Aumentar a satisfação dos funcionários com padrões de execução que são claros para todos, por isso é mais fácil parabenizar aqueles que estão alcançando resultados incríveis e dar exemplos a serem seguidos;
4. Estabelecer transparência em diferentes departamentos para fomentar insights vindos de diferentes pontos de vista: agora que as pessoas estão mais bem organizadas e os níveis de estresse estão sob controle, você realmente tem tempo para dar uma olhada em seu próprio lado e perguntar: “como posso ajudar meus colegas a fazer melhor?“

Benefícios de uma Ferramenta de Gerenciamento de Processos

Após a implementação de uma ferramenta de gestão de processos: as pessoas sabem o que, quando, como, para quem e por que fazem tudo o que fazem. Essas pessoas também estão ficando muito boas no que estão fazendo, porque as coisas estão naturalmente se unindo, pois todos sabem como fornecer valor verdadeiro aos seus clientes.

Ninguém está perdido, nada é esquecido e os clientes estão ficando mais felizes a cada minuto. A comunicação é mais fácil do que nunca, principalmente porque você foi capaz de fazer o seguinte:

1. Economizar tempo, esforço e dinheiro – pois todas as pessoas saberão não apenas o que fazer, mas também quanto dos recursos disponíveis devem explorar para alcançar esse objetivo;
2. Diminuir a curva de aprendizado dos novos membros da equipe – porque tudo está documentado, os novos contratados terão mais facilidade para passar por processos centrais e chegar a melhores insights por si mesmos em vez de ter alguém da equipe gastando mais do que o necessário para integrá-los;
3. Reduzir a variabilidade e a incerteza – toda a equipe estará realizando as mesmas etapas no mesmo estágio, uma vez que terão uma visão clara do que é esperado;
4. Aumentar a produtividade e a qualidade – quando as pessoas têm diretrizes claras sobre o que se espera delas, o trabalho é feito mais rápido, pois eles não têm que se perguntar sobre as especificidades e estão apenas preocupados em entregar seu melhor trabalho;
5. Melhorar a comunicação com todas as partes envolvidas – mantendo todos cientes de suas responsabilidades, torna-se mais fácil se comunicar quando algo precisa mudar ou é necessária a assistência de alguém.

Comece a construir seus processos com o Pipefy

Com tudo isso em mente, você está pronto para selecionar tanto a melhor ferramenta de gerenciamento de processos de marketing quanto de processos satélites (como a sua equipe de Recursos Humanos ou o departamento Financeiro), colocando a sua agência em funcionamento, pronto para escolher a ferramenta de gerenciamento de projetos certa. Não mais se sujeite ao boca a boca, mas sim, adote ferramentas que façam sentido para sua equipe.

O Pipefy está aqui para ajudá-lo nesta jornada! Pipefy para times de Marketing se concentra em resolver todas essas dores descritas anteriormente. Da padronização à automação de processos, acreditamos firmemente que quando os empreendedores têm todos os recursos necessários para promover a mudança, não há limite para o que eles podem realizar.