Executar processos com planilhas e apps de gerenciamento de tarefas pode ser arriscado

Depois de trabalhar com gerenciamento de processos por um tempo, você tende a ouvir versões diferentes da mesma desculpa dita por gerentes inocentes e inexperientes:

“É muito cedo para criar processos e cartilhas aqui”, ou “Nossa equipe é muito pequena, não precisamos dessas coisas ainda”, ou “Estamos controlando tudo usando planilhas por enquanto”.

Esses jovens sabem de nada, inocentes, sabem nada de medo (em referência a Game of Thrones) e muito menos sobre gerenciamento de processos. Esses gestores provam que sempre que tentam argumentar que planilhas e aplicativos simples de fazer ou gerenciamento de tarefas são suficientes para gerenciar seus processos.

O uso de planilhas, softwares de gerenciamento de tarefas e threads de e-mail podem ameaçar a segurança e a qualidade das informações da sua empresa. Não acredite em mim, vamos verificar algumas evidências.

Planilhas:

• Dados frágeis: Os dados que você mantém em uma planilha são muito frágeis. Um estagiário inexperiente que apaga o que ele achava que eram duplicados, um ex-empregado que guarda rancor, um laptop que é roubado… é muito fácil perder seus arquivos;
• Informações duplicadas ou desatualizadas: Sempre que há versões diferentes da mesma planilha, de propriedade de pessoas diferentes, acontecem registros duplicados. Ainda que exista apenas uma planilha on-line na qual várias pessoas estão trabalhando ao mesmo tempo, o risco continua existindo;
• Dados roubados: Suas informações confidenciais precisam ser mantidas em um lugar mais seguro do que uma planilha pública. Qualquer um pode copiar os arquivos e é isso! Seus dados estratégicos e confidenciais podem ser facilmente compartilhados;
• Retrabalho: As mesmas informações devem ser inseridas várias vezes em vários lugares. Além do tempo desperdiçado com o retrabalho, contar com CTRL+C e CTRL+V mais cedo ou mais tarde causará erros em série.

Aplicativos de gerenciamento de tarefas:

• Abordagem errada: aplicativos de gerenciamento de tarefas e projetos são ótimos… se você está gerenciando projetos! Custo do projeto, gráfico de Gantt, caminho crítico… essas são características incríveis, se você está gerenciando um projeto! Infelizmente, se você está procurando medir um processo, essas são as métricas erradas. Você deveria estar procurando leads e touch times, ferramentas que o ajudem a entender quais são os gargalos da sua linha de produção;
• Você não pode criar cartilhas/adicionar instruções: os aplicativos de gerenciamento de tarefas não permitem que você crie padrões de execução. Todo mundo pode fazer tudo, como uma grande tela em branco. Não há caminho lógico a ser seguido, nenhum aprendizado cumulativo ou procedimentos padrão. Definitivamente não é assim que você quer gerenciar seus processos;
• Automação precária: Esses aplicativos não permitem que você crie fluxos de trabalho com regras para orientar sua equipe. Você não pode criar integrações inteligentes, eficiência ou mesmo ‘hacks’ que ajudem a tornar sua equipe mais produtiva;
• Má qualidade das informações: Sem regras e campos personalizados, como você poderia solicitar todas as informações necessárias para processar uma tarefa? Vamos tomar um pedido de reembolso como exemplo. Cada pessoa, ao pedir um reembolso, deve, no mínimo, informar: o que e quanto gastaram, como gastaram e por quê. Eles também devem anexar uma cópia digitalizada da fatura. Você pode imaginar a quantidade de trabalho que seria necessário para processar um pedido de reembolso sem ter as informações apropriadas para começar?

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