Como priorizar tarefas quando tudo parece importante? Veja um método simples e eficaz

Seja qual for sua linha de trabalho, tentar equilibrar e priorizar tarefas é um dilema que faz parte da rotina de quase todos. Gerenciar tarefas e preparar-se adequadamente para o trabalho é, naturalmente, um grande desafio. Mas pode se tornar menos desafiador se você usar a tecnologia a seu favor. Adotar um aplicativo de gerenciamento de tarefas pode te ajudar nisso.

A tecnologia está à nossa volta o tempo todo e rejeitar o uso de softwares úteis pode ser muito improdutivo. Aplicativos modernos de gerenciamento podem facilitar o seu dia, ajudando a priorizar tarefas.

Se estiver com problemas para tentar descobrir como priorizar tarefas, você deveria considerar uma solução bastante procurada, como o Kanban.

Por que é importante priorizar tarefas?

A priorização de tarefas só traz benefícios para a rotina de trabalho da empresa e dos colaboradores. Ela é uma forma de aumentar a produtividade e otimizar a execução das atividades já que as pessoas conseguem produzir mais em menos tempo.

Os prazos são cumpridos com mais efetividade, o que aumenta a confiança de todos. Os colaboradores comprovam que eles são capazes de realizar entregas no prazo e os clientes recebem o produto ou serviço dentro do prazo combinado.

Ferramentas de gestão realizam um papel importante na organização e eficiência das tarefas. Elas ajudam a separar as atividades em pequenos objetivos, o que torna a visualização do progresso mais gratificante e mensurável. Além de mostrar para a equipe inteira que o esforço vale a pena.

Métodos de priorização de tarefas

Agora que você sabe a importância da priorização, vamos falar sobre métodos que você pode usar para organizar as atividades da sua empresa.

Eat the frog

O termo Eat the frog vem do livro “Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time” de Brian Tracy. O título pode ser traduzido como “Coma o Sapo: 21 ótimas maneiras para parar de procrastinar e fazer mais em menos tempo”.

Nessa obra, ele ensina o leitor a realizar as tarefas mais desafiadoras e complicadas antes das outras, ou seja, a priorizá-las. Essas tarefas são consideradas chatas e, por isso, tendem a ser adiadas, mas elas geralmente são as que irão trazer resultados positivos impactantes.

Entre as vantagens do método Eat the frog estão:

• Focar em uma atividade por vez;
• Priorizar as suas obrigações em vez de demandas menores;
• Ter uma sensação de progresso diariamente;
• Ser um método simples e fácil de adotar e aplicar.

Tudo o que você precisa fazer para começar a usar esse método é listar as suas tarefas no final do dia, e ver qual consumirá mais do seu tempo e energia. No dia seguinte, comece a sua rotina por ela.

Matriz de Eisenhower ou Matriz de importância

A origem do nome dessa matriz vem do ex-general e ex-presidente estadunidense Dwight Eisenhower, que era conhecido por seu alto nível de produtividade e eficiência.

A matriz de Eisenhower, ou matriz de importância, é divida em quatro quadrantes. São eles:

• Quadrante 1 – Importante e urgente: são tarefas que devem ser concluídas imediatamente ou no mesmo dia.
• Quadrante 2 – Importante, mas não urgente: tarefas de médio a longo prazo, elas têm metas, mas não um prazo rígido. Um exemplo da tarefa para esse quadrante seria uma contratação.
• Quadrante 3 – Urgente, mas não importante: são tarefas que podem ser delegadas para outras pessoas da equipe. Envolvem ligações, envio de e-mails ou coordenação de reuniões. Elas devem ser concluídas imediatamente, mas não precisam ser realizadas por integrantes da gestão.
• Quadrante 4 – Não urgente, não importante: tarefas que podem esperar ou serem simplesmente eliminadas da rotina. São tarefas que tiram o foco e não trazem nenhum resultado, como reuniões de baixa importância que poderiam ser resumidas em emails. 

Entre as vantagens da Matriz de Eisenhower estão a fácil implementação: não é necessário investir na compra de um software, exige pouco tempo e esforço, melhora o gerenciamento de tempo e ajuda na priorização, assim como na organização e clareza das atividades que devem ser realizadas.

Método ABCDE

O método ABCDE é uma versão bem simples da matriz de Eisenhower. Ele consiste em fazer uma lista das atividades que devem ser executadas e atribuir uma letra de A a E para cada uma delas, as letras vão determinar o grau de importância de cada tarefa.

• Tarefas A: são muito importantes e devem ser feitas primeiro. Se você perceber que existe mais de uma tarefa A, organize elas por A-1, A-2, A-3 e assim por diante.
• Tarefas B: são tarefas com consequências leves e não devem ser realizadas antes das tarefas A.
• Tarefas C: são tarefas que vale a pena fazer, mas que não terão impactos significativos na sua performance.
• Tarefas D: são aquelas tarefas que você pode delegar para outras pessoas.
• Tarefas E: podem ser excluídas porque não terão qualquer impacto.

O método ABCDE é bem fácil de adotar, basta fazer uma lista das suas tarefas e atribuir uma letra para cada uma. Assim você terá uma noção da quantidade de atividades que devem ser realizadas e como priorizar cada uma delas.

Método Chunking

O método Chuncking é uma técnica criada por Jurgen Appelo em 2015 e a intenção é realizar tarefas em um determinado período de tempo. Esses períodos são chamados de chuncks.

Chunk é qualquer tarefa que dura entre 10 minutos e 60 minutos –  o tempo médio, geralmente, é de 30 minutos. Você escolhe o tempo de acordo com cada tarefa e a sua disponibilidade. O método Chuncking é um pouco parecido com a técnica pomodoro, o que muda é a forma como o tempo é empregado nas tarefas.

Chuncks possuem início e fim porque são tarefas que devem ser iniciadas e finalizadas dentro do tempo determinado. Se o prazo não for cumprido, significa que a estimativa de tempo deve ser revista. A ideia é que os chuncks não sejam interrompidos já que a ideia é aumentar o foco.

Como é difícil manter o foco por um longo período de tempo, determine intervalos para cada exemplo. Exemplo: uma tarefa que irá durar 30 minutos, separe 5 minutos de intervalo.

Os intervalos não devem ser muito longos porque pode ser difícil recuperar o foco. O ideal é que essa pausa seja proporcional ao tempo da tarefa, o recomendado é que 15% do chunck seja separado para os intervalos.

Chuncks de 30 minutos são as melhores opções, mas se o foco e a motivação forem bons, aumente para entre 40 minutos e 60 minutos.

O método Chunkcing pode ser usado para terminar a fração de uma tarefa maior, como, por exemplo, realizar pesquisa para escrever um artigo. Para fazer o conjunto de tarefas menores também, como responder emails e mensagens no slack. E, ainda , em tarefas completas, como preparar um relatório ou apresentação.

O segredo é saber quais serão as atividades de uma tarefa para calcular o tempo que levará para finalizá-la.

Matriz de prioridades

A matriz de prioridades é uma técnica de gerenciamento muito difundida nos times de TI (tecnologia), pois ela facilita a priorização através de uma visão que mostra como a empresa define a solução de problemas e desafios.

É um excelente meio para identificar tarefas de alta prioridade, além de se encaixar muito bem rotinas que envolvem:

• Gestão de incidentes;
• Gestão de incidentes graves;
• Gestão de problemas;
• Gestão de mudanças;
• Gestão de liberação;
• Gestão de projetos;
• Gestão de continuidade de serviços.

A matriz de priorização tem duas características marcantes: impacto e urgência. O impacto é referente à quantidade de pessoas, ou seja, clientes que estão sendo afetados pelo problema. Já a urgência é o tempo que levará para resolver o problema.

Para saber quais tarefas priorizar é necessário definir o nível de urgência entre baixa, média ou alta e o mesmo deve ser feito com o nível de impacto (baixo, médio ou alto), depois disso é necessário definir o nível de prioridade de 1 a 5, sendo 1 a menor prioridade. Esses critérios claros e definidos ajudam a decidir quais serão as prioridades.

Com isso a gestão de projetos fica mais estruturada e ajuda na integração de diferentes áreas.
Entre as vantagens da matriz de prioridades estão o foco na execução, agilidade na tomada de decisões, redução dos riscos, melhorias na integração e no engajamento entre as equipes e mais controle sobre processos e projetos.

Matriz GUT

A matriz GUT é um tipo de matriz de prioridade e é muito usada para a solução de problemas e na implementação de fluxos de trabalho estratégicos, além de auxiliar na tomada de decisões complexas.

A matriz GUT é composta por 3 elementos:

1. Gravidade: é o impacto que o problema causa nos envolvidos que podem ser os clientes ou colaboradores. A pontuação vai de 1 a 5, sendo 1 “sem gravidade” e 5 “extremamente grave”.
2. Urgência: é o prazo que levará para o problema ser resolvido. A pontuação também vai de 1 a 5, onde 1 é “pode esperar” e 5 significa “ação imediata”.
3. Tendência: é a probabilidade que o problema tem de crescer com o tempo caso não seja resolvido. De 1 a 5, 1 é igual a “não mudará” e 5 significa “vai piorar rapidamente”.

Para começar a usar o GUT liste os problemas, pontue os problemas de acordo com cada elemento, multiplique as pontuações de cada problema para descobrir quais precisam ser priorizados e trace planos de ações para resolvê-los.

Entre as vantagens da matriz de GUT nós podemos salientar que qualquer empresa ou área pode usar, auxilia na resolução de problemas, facilita a tomada de decisões, é fácil de aplicar, mostra quais problemas vão precisar de mais recursos e ajuda a reduzir/eliminar problemas sérios.

Como priorizar tarefas?

Priorizar tarefas pode ser bem desafiador, especialmente quando tudo parece importante o suficiente para ser o número 1 na sua lista. Mas não se preocupe, aqui estão cinco etapas fáceis de seguir ao priorizar suas tarefas:

Liste suas tarefas

Faça uma lista com tudo o que você precisa fazer (hoje, esta semana… o prazo depende do seu planejamento). Ao criar esta lista, não se preocupe – ainda – com a ordem ou a priorização).

Avalie os prazos de entrega

Examine sua lista para ver se há alguma tarefa que exija atenção imediata. Essas são as tarefas que você não pode deixar para “quando tiver tempo”, porque não realizá-las pode ter sérias consequências. Tarefas urgentes não devem ser apenas uma prioridade, devem ser realizadas o mais rápido possível.

Classifique as prioridades

Isso depende muito do foco da sua empresa. Se sua equipe prioriza clientes antes do trabalho interno, organize suas tarefas de acordo com isso. Outra maneira fácil de classificar e priorizar é pelo número de pessoas afetadas pela tarefa. Quanto mais pessoas, maior a prioridade.

Estime o esforço

Algumas tarefas levam alguns minutos; outras, horas ou até dias. Estime quanto tempo levará para executar cada uma das suas tarefas; se concentre primeiro em executar aquelas que levarão mais tempo. Embora riscar pequenas tarefas da sua lista periodicamente possa ser motivador, os especialistas em produtividade sugerem começar pelas mais longas.

Saiba o que cortar

É bem provável que você não tenha tempo suficiente para fazer tudo da sua lista. E tudo bem, você é humano. Mas o que você deve fazer é cortar as tarefas restantes da sua lista depois de priorizar e estimar o esforço, ou colocá-las novamente no backlog de tarefas, para que você possa voltar a elas sempre que puder. Concentre-se no que realmente importa.

Crie uma organização visual

É possível painéis, quadros, placas, cronogramas, gráficos e até mesmo o lean canvas com post-its para criar uma organização visual onde seja possível  identificar rapidamente quais projetos estão sendo executados, onde é possível encaixar uma prioridade mais urgente e ter uma noção do andamento das tarefas.

Revise a lista constantemente

Defina um período para revisar a lista de projetos, pode ser diária ou semanal, até mesmo mensal dependendo da complexidade dos problemas.

O que você nunca deve esquecer é: as coisas mudam o tempo todo e você pode precisar alterar a ordem das suas tarefas se uma tarefa urgente aparecer. Seja flexível e adaptável para poder reagir rapidamente sempre que algo mudar.

Exemplo de critérios de priorização de tarefas

• Crítico: tarefas urgentes e sensíveis ao tempo. Espera-se que a equipe pare de fazer todo o resto para cumpri-las. Tarefas críticas representam algum tipo de risco se não executadas e podem trazer problemas para os negócios;
• Prioridade alta: essas tarefas são muito importantes e devem ser realizadas assim que a equipe puder. Elas ficam em segundo lugar na escala de prioridades, somente após tarefas críticas (porque não são sensíveis ao tempo);
• Neutro: tarefas neutras são importantes, mas podem esperar até não haver mais questões críticas ou de alta prioridade;
• Prioridade baixa: essas tarefas se enquadram na categoria “é bom fazer, mas podem esperar”. Tarefas de baixa prioridade são aquelas que sua equipe cuidará quando tiver tempo;
• Desconhecido: as tarefas com prioridade desconhecida não foram adequadamente qualificadas ou estimadas. Essas são as que a equipe não sabe se fará algum dia, mas, quando tiver tempo, dará a elas algum nível de prioridade.

Ferramenta para priorização de tarefas

Se depois de tudo o que você leu neste artigo, você acha que vai precisar de alguma ajuda para manter a organização e agilidade é hora de conhecer a Pipefy, plataforma de gerenciamento de processos que capacita gestores a organizar e controlar os fluxos de trabalho em um só lugar.

Pipefy oferece um modelo de gerenciamento de tarefas em equipe gratuito que pode ajudar muito a priorizar as suas tarefas. Ele vem com etiquetas predeterminadas com código de cores, que ajudam a identificar visualmente quais tarefas são críticas ou de alta prioridade.

Você também pode filtrar o pipe (workflow) de gerenciamento de tarefas da sua equipe para ver apenas as tarefas críticas e de alta prioridade. Assim você garante que cumprirá todas elas o mais rápido possível.