Guia completo sobre as diferenças entre sourcing e procurement em compras

Os processos de sourcing e procurement envolvem a compra de bens e serviços de fornecedores comerciais. Muitos confundem os termos ou os utilizam como se fossem sinônimos, mas eles são diferentes.

Procurement é o processo de gestão de fluxos de trabalho internos que apoiam atividades como a criação e envio de pedidos de compra, o gerenciamento das entregas e também dos pagamentos. Já o sourcing envolve encontrar, examinar, negociar e contratar fornecedores. O sourcing faz parte do procurement que, por sua vez, abrange outras ações estratégicas.

Tanto o procurement quanto o sourcing são processos que importantes para a gestão da cadeia de suprimentos. Ela abrange todo o gerenciamento de produtos e serviços adquiridos de fornecedores, e nesse ponto se conecta ao procurement e ao sourcing. Mas também contempla a produção de bens e serviços oferecidos pela empresa e sua movimentação entre diferentes departamentos para, em última análise, chegar aos clientes finais.

Neste artigo, vamos explicar:

• O que é sourcing, incluindo como usar a negociação no sourcing para reduzir custos;
• Uma definição de strategic sourcing e source-to-pay (S2P).
• O que é procurement e como ele se relaciona com sourcing;
• Como otimizar operações de procurement para evitar erros e gargalos;

O que é sourcing?

Sourcing é o processo inicial de identificação, análise e negociação com fornecedores de bens e serviços. Normalmente, os bens e serviços vendidos por esses fornecedores são necessários para as operações do dia a dia da empresa que os procura. Assim, seu preço e qualidade são essenciais para o sucesso operacional. 

Como componente do processo mais amplo de procurement, o sourcing é uma parte importante da construção e manutenção de uma cadeia de suprimentos eficaz. Minimizar os preços garante que os custos sejam mantidos sob controle, e gerenciar bem o relacionamento com fornecedores ajuda a reduzir riscos e melhorar a eficiência operacional. Uma função crucial do processo de sourcing é encontrar um bom equilíbrio entre esses fatores.

O sourcing não é uma tarefa única que é transferida para outros times do departamento de Compras depois que um contrato é assinado. Ele é um componente integral e contínuo do processo de procurement.

Negociando para reduzir custos operacionais

É fundamental para o processo de sourcing negociar com os fornecedores a redução de custos, sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços que serão comprados. Grandes empresas alavancam seu poder de negociação buscando preços mais competitivos ao comprar em grandes quantidades.

No entanto, mesmo as pequenas e médias empresas podem conseguir bons negócios. Contratos de longo prazo e pedidos mínimos são exemplos de estratégias que podem ser usadas para a negociação e a redução de custos.

O que é strategic sourcing?

Strategic sourcing pega o conceito de sourcing e o transforma em uma prática de negócios iterativa e constante. O strategic sourcing é um processo contínuo, no qual uma empresa analisa regularmente seus fornecedores e supply chain, identificando novas possibilidades de parceiros e realocando recursos.

O objetivo é se ajustar às mudanças na dinâmica do mercado, minimizando riscos e custos para garantir que a cadeia de suprimentos seja sempre o mais eficiente possível.

O que é source-to-pay (S2P)?

Source-to-pay é o processo ou conjunto de etapas organizado para gerenciar todo o fluxo de aquisição de um bem ou serviço. Inclui desde a gestão dos gastos até a pesquisa de novos fornecedores, relacionamento com parceiros atuais e pagamentos na entrega do que foi adquirido. 

Com frequência, o source-to-pay envolve um software para automatizar as tarefas repetitivas — como monitoramento e aprovações — com o intuito de garantir qualidade, evitar erros manuais e liberar os profissionais do time para tarefas que agregam mais valor aos negócios.

O que é global sourcing?

Como o nome indica, global sourcing é a realização do sourcing em escala global. Essa prática pode ser bem interessante em casos nos quais os bens e serviços de que a empresa precisa podem ser adquiridos de maneira mais eficiente a partir de fornecedores estrangeiros.

Isso em geral acontece por alguns motivos: o cenário econômico pode favorecer as trocas realizadas com outros países, por exemplo. Ou então a legislação estrangeira pode facilitar a aquisição de determinados bens e serviços.

Entretanto, o global sourcing tem seus próprios desafios, já que exige a celebração de contratos com empresas de outras nações, respeitando os ordenamentos jurídicos tanto do país da compradora quanto do país do fornecedor. Sem mencionar as barreiras culturais e de idiomas que podem surgir. 

Ainda assim, no cenário atual, o global sourcing surge como oportunidade de ter acesso a insumos, beneficiamentos e conhecimentos que não seriam acessíveis nacionalmente. Vale notar que a aquisição de serviços de outros países pode ser chamada também de BPO offshore (ou nearshore).

O que é e-sourcing?

O e-sourcing nada mais é do que o sourcing feito com o auxílio de uma plataforma eletrônica e online. Isso é fácil de entender ao perceber que o “e” de e-sourcing representa “eletrônico” como na palavra email. 

O e-sourcing é uma estratégia muito comum no mundo atual dos negócios. Afinal, plataformas desse tipo conseguem facilitar demais a busca por fornecedores e a negociação com eles. Elas também dão mais visiboilidade aos documentos e dados das transações, simplificando questões de compliance e o acompanhamento de KPIs do time. 

Qual a importância do sourcing em compras?

Como já deve ter ficado claro, o sourcing é um processo indispensável para qualquer empresa. Afinal, sem os insumos e beneficiamentos de que precisa para produzir seus bens e serviços, o negócio fica privado de sua principal fonte de receita. 

Mas nem todo sourcing é igual. Quando bem executado, o sourcing é capaz de garantir qualidade e reduzir os custos dos produtos da empresa. Também assegura que a produtividade da empresa não será prejudicada por eventuais falhas dos fornecedores.

Ainda tem mais. Indiretamente, um bom sourcing também beneficia o clima organizacional da empresa. Isso porque ele permite que cada colaborador tenha sempre os recursos e ferramentas de que precisa para fazer bem seu trabalho.

Etapas do processo de sourcing

Dependendo do setor e do porte da empresa, o processo de sourcing pode variar bastante. O que apresentamos a seguir, portanto, é uma visão generalista e abstrata de como o sourcing costuma funcionar entre organizações de tamanhos e áreas de atuação diversas. 

1. Identificação das necessidades do negócio

O sourcing começa com a identificação e categorização dos produtos e serviços de que a empresa precisa de maneira geral. Isso envolve todos os recursos necessários, incluindo tanto as compras diretas quanto as indiretas.

Para iniciar a implementação de um sourcing estratégico (partindo de um processo menos estruturado), a primeira etapa seria semelhante. Nesse caso, o time deve levantar todas as despesas que já tem com os fornecedores de que já compra, e bater essa informação com as necessidades da equipe para começar a identificar oportunidades de melhoria.

2. Pesquisa de mercado

Depois de entender as necessidades da empresa, é preciso entender também o mercado e a posição que a empresa ocupa nele. Isso envolve uma pesquisa de mercado com fornecedores que podem suprir as demandas da organização.

É normalmente neste ponto que são enviadas RFxs aos fornecedores. Essa sigla pode se referir a pedidos de informação (RFI), de proposta (RFP) ou de cotação (RFQ). Afinal, examinar o porte, a receita e o market share dos fornecedores ajudará a dar uma ideia do poder de barganha que sua empresa tem perante cada um deles. 

3. Construção de uma estratégia de sourcing

Criar uma estratégia de sourcing não envolve apenas escolher o fornecedor mais barato para cada bem ou serviço de que a empresa precisa. É preciso entender com profundidade as necessidades da organização para que o barato não saia caro. Isso envolve pesquisas internas da empresa e conversas com múltiplos fornecedores para insumos críticos. 

Há recursos que podem ajudar bastante nesse ponto, como a Matriz de Kraljic. Ela envolve analisar o portfólio de compras da empresa de acordo com dois eixos: importância (ou valor estratégico) do produto e complexidade (ou risco) da cadeia logística de sua aquisição. Cada produto se encaixará em um dentre quatro quadrantes possíveis e deverá ser tratado de maneira diferente segundo sua categorização.

4. Seleção de fornecedores

Vale reiterar: não se trata apenas de escolher os fornecedores mais baratos. É preciso se atentar também à qualidade e confiabilidade deles, seu histórico de cumprimento de prazos, condições de pagamento, compliance com políticas e adequação à estratégia de compras da empresa, entre outros fatores.

Em alguns casos, pode ser mais vantajoso adquirir vários produtos de um único fornecedor. Em outros, diversificar fornecedores pode ser o melhor caminho. O importante é criar entre empresa e fornecedor uma situação de ganho mútuo, que otimize os savings da empresa sem comprometer a qualidade de suas entregas. 

5. Integração e gestão dos fornecedores

Novos fornecedores precisam ser integrados à operação da empresa para entender como ela costuma fazer negócios. Há sempre um período de adaptação (às vezes chamado de onboarding de fornecedores) no qual as duas organizações vão conhecendo seus processos e padrões de execução. 

Esse é o começo de um relacionamento. No prazo mais amplo, o time de sourcing deve acompanhar o desempenho de cada fornecedor, além de manter um olhar atento sobre o mercado em busca de novas oportunidades. Com isso, a estratégia de sourcing da empresa vai sendo implementada e refinada ao longo do tempo. 

O que é procurement?

Procurement é um processo de ponta a ponta para a aquisição de bens ou serviços necessários para as operações e continuidade de uma empresa. O processo de procurement tem muitas etapas, incluindo:

• Identificação de fornecedores;
• Negociação com fornecedores;
• Criação de pedidos de compra para a aprovação da aquisição;
• Envio de ordens de compra;
• Recebimento das entregas;
• Pagamento de fornecedores.

Por exemplo: empresas de manufatura compram matérias-primas, peças e equipamentos de fornecedores externos, enquanto empresas de TI precisam de licenças de software ou mão de obra adicional de terceiros. Ao mesmo tempo, muitas empresas adquirem serviços de profissionais terceirizados, como acontece com frequência na área de gerenciamento de facilities.

Um processo de aquisição é necessário quando uma empresa não produz por conta própria itens essenciais para o seu funcionamento ou quando é mais econômico terceirizá-los. A maioria das empresas depende de uma rede de parceiros e fornecedores que proporcionam os bens e serviços de que precisam para sustentar seu negócio.

O que é procurement sourcing?

Procurement sourcing é o processo de encontrar um fornecedor para comprar bens ou serviços. Depois que o departamento de compras aprova e negocia o contrato com um fornecedor, ele fica disponível para os colaboradores enviarem pedidos e ordens de compra com o intuito de obter os bens e serviços de que precisam para operar com eficácia.

O que é procure-to-pay (P2P)?

Procure-to-pay (P2P) é uma subdivisão do processo de procurement ou aquisição. A expressão se refere a softwares ou soluções que permitem a integração dos processos de compras com o departamento de contas a pagar.

O procure-to-pay não inclui gerenciamento de despesas, fornecimento de mercadorias, planejamento ou previsão da produção. Ele se refere apenas às etapas que podem ser automatizadas por meio de um software.

O que é e-procurement?

Assim como no caso do e-sourcing, o e-procurement é o processo de procurement executado com o auxílio de ferramentas digitais de informação e comunicação. É a maneira como uma imensa parcela de empresas gerencia seu procurement atualmente, já que traz diversas vantagens aos fluxos de trabalho associados a ele. 

Entre essas vantagens, podemos citar a centralização de informações, automação de tarefas e comunicaçoes, e mais visibilidade e transparência sobre o processo — para a equipe responsável pelo processo, clientes internos e clientes externos. 

Diferenças entre sourcing e procurement

Como procurement e sourcing são fluxos que se complementam dentro do setor de compras de uma empresa, é comum as pessoas os confundirem por acharem que são a mesma coisa. Para facilitar a execução dos dois processos e evitar erros, vamos deixar bem claras as diferenças entre eles.

Sourcing

Sourcing é um processo que faz parte de procurement. Como já mencionado, é o começo do fluxo: a identificação, análise e negociação com fornecedores. Focado na comunicação, minimização de preços e manutenção dos custos, é o processo responsável por garantir que as operações do dia a dia sejam executadas com sucesso.

Procurement

Procurement é um processo estratégico e mais amplo. Ele envolve muitas atividades, como a gestão de fluxos de trabalho de compras, pesquisas de mercado para identificar novas tendências, procura de possíveis fornecedores e a definição de diretrizes e regras de execução.

É também por meio dele que o setor de compras se mantém alinhado com outros departamentos da empresa e garante a administração dos produtos e suprimentos essenciais para o funcionamento do negócio.

A seguir, veja uma comparação ponto-a-ponto entre sourcing e procurement

Diferenças entre e-sourcing e e-procurement

As diferenças entre e-sourcing e e-procurement são as mesmas que existem entre sourcing e procurement. Mas o “e” no começo dessas expressões designa que se trata dar versões eletrônicas desses processos. 

O e-sourcing é o começo do fluxo de e-procurement, e envolve o levantamento, contratação e negociação de fornecedores. O e-procurement, por sua vez, refere-se ao processo de procurement como um todo, incluindo não só o e-sourcing como também as diretrizes e regras de compras, a gestão de requisições geração de ordens de compra e mais. 

É importante reiterar que os processos de sourcing e procurement têm objetivos e demandas bastante alinhadas. Dessa forma, é comum que empresas gerenciem digitalmente os dois processos usando a mesma plataforma, ou ao menos sistemas diferentes com firme integração entre si.   

Sourcing e procurement podem coexistir em uma empresa?

Toda empresa precisa de insumos que vêm de outras organizações parceiras. Gerenciar esses pedidos e gerenciar os parceiros que serão acionados para atender a eles são processos que toda empresa precisa organizar para trabalhar com o máximo possível de eficiência. 

Nos negócios de menor porte, pode acontecer desses dois processos ficarem sob responsabilidade da mesma equipe — ou até, em casos extremos, de um mesmo profissional. Em todas as situações, porém, a empresa se beneficia de gerir esses fluxos da maneira mais organizada e confiável possível.

Tecnologia aliada aos processos de compras

O uso de um software para automatizar partes do processo de procurement garante a consistência, eficiência e economia do fluxo de trabalho do seu departamento. Também é uma solução escalável, que ajuda o departamento de compras a gerenciar grandes operações sem precisar aumentar a equipe para lidar com todas as atividades que precisam ser realizadas.

Softwares de automação de fluxos de trabalho ajudam a padronizar as etapas mais demoradas e sujeitas a erros, como o atendimento de solicitações. Além disso, permitem um processo de aprovação rápido e preciso, com regras sobre quem deve aprovar certos tipos de compras.

Além de ser a ferramenta perfeita para automatizar fluxos, um software para procurement ou aquisições centraliza todas as informações e histórico dos processos em andamento. Dessa forma, os membros dos times financeiros não precisam mais perder tempo vasculhando documentos ou emails para entender o estado de um projeto. Isso também ajuda a garantir que informações não sejam perdidas e etapas não sejam esquecidas.

Software para otimizar sourcing e procurement

A plataforma do Pipefy oferece recursos de gerenciamento de processos de negócio para ajudar sua equipe financeira a otimizar o processo de procure-to-pay e atingir os objetivos financeiros e qualitativos do seu negócio.

Os fluxos de trabalho automatizados do Pipefy permitem lidar com tarefas repetitivas e demoradas, além de ajudar as equipes a se comunicarem com eficácia.