9 maneiras de lidar, sem incômodos, com pedidos de férias

Todo mundo precisa de um tempo longe do trabalho para se divertir e recarregar as energias. Afinal, o tempo de férias não é apenas bom para o bem-estar dos funcionários, também é bom para os negócios.

E sabemos que acompanhar, organizar e aprovar pedidos de férias é responsabilidade de sua equipe de Recursos Humanos. As solicitações devem ser processadas de forma eficiente e precisa, para permitir o planejamento, a cobertura e a contabilidade. Mas isso pode ser um desafio em alguns departamentos de RH, especialmente em empresas com um grande número de funcionários, ou para organizações que estão crescendo rapidamente.

Tentar gerenciar solicitações de férias por e-mail ou planilhas pode piorar as coisas. Neste artigo, vamos analisar o processo típico para lidar com pedidos de férias, e algumas das maneiras que esses processos podem ser melhorados, tanto para equipes de RH quanto para funcionários.

1. Comunique sua política de férias durante o treinamento

A comunicação é a base de qualquer bom relacionamento, e isso é igualmente verdadeiro quando se trata de seus colaboradores. Portanto, faz sentido que o primeiro passo para gerenciar os pedidos de férias é comunicar claramente as diretrizes sobre folga para seus funcionários.

Forneça uma cópia da política da empresa para todos os novos funcionários durante a contratação e integração. Garanta que ela esteja facilmente disponível para referência futura. (Uma tática comum é incluir a política no seu manual de funcionários ou na intranet da empresa). Para algumas equipes de RH, solicitar que o funcionário assine reconhecendo recebeu a política é uma exigência.

Se houver alguma alteração na sua política de férias e folga remuneradas, você precisará comunicá-las a toda a sua equipe e ter certeza de que as atualizações estão incluídas onde quer que a política seja postada.

2. Seja claro sobre quando os funcionários podem ou não pedir folga

Assim como as pessoas reclamam de datas bloqueadas na hora de utilizar seus pontos de milhagem, datas bloqueadas também não são realmente um sucesso com os funcionários. Mas em alguns negócios, eles são uma necessidade.

Se sua empresa precisar impor restrições sobre quando os funcionários podem solicitar folga, certifique-se de fazê-lo com transparência e pontualidade. Isso tornará mais fácil explicar por que as datas bloqueadas importam para o seu negócio e aumenta o comprometimento dos seus funcionários.

Além disso, comunique essas datas o mais rápido possível, idealmente para novos contratados durante o treinamento. Você também deve incluí-las em seu manual de funcionários e em qualquer outro lugar no qual a sua política de férias esteja listada. Se você exigir que os colaboradores trabalhem em datas específicas, você pode pedir que eles reconheçam seu acordo por escrito.

3. Defina prazos e limites para o envio de solicitações

Os membros da equipe também devem saber com quanto de antecedência eles precisam apresentar seus pedidos de férias. Configurar prazos claros e firmes dá aos gestores tempo suficiente para revisar solicitações e cronogramas de equilíbrio para garantir que um número suficiente de funcionários ainda esteja disponível para fornecer cobertura completa.

Decidir quando definir a data de vencimento para a solicitação depende do seu negócio. Geralmente, porém, os prazos variam de duas semanas a até dois meses de antecedência.

Tão importante quanto estabelecer prazos claros é estabelecer limites claros no tempo de férias. Em alguns casos, pode fazer sentido limitar o número real de solicitações ou dias de folgas por ano. No entanto, algumas empresas podem apenas restringir quantos dias de folga um funcionário pode tirar.

4. Estabeleça um sistema de priorização para solicitações

Você comunicou a política da sua empresa, inclusive quando os funcionários podem ou não solicitar férias, assim como o prazo para definir as datas. Mas o que você fará se três funcionários pedirem férias para o mesmo período de tempo?

A criação de um sistema de priorização é um bom caminho para resolver esses tipos de conflitos. Seu sistema de priorização pode ser baseado em fatores que incluem:

• Tempo de casa: Os funcionários que estão há mais tempo na sua empresa têm a primeira opção para tirar uma folga nas datas mais disputadas, como fins de semana ou feriados de três dias.
• “Primeiro a chegar, primeiro a ser servido”: Aprove pedidos para a primeira pessoa que peça períodos específicos de folga. Aprove os atrasados caso a caso. Se você tomar essa abordagem, você precisará deixar claro o quão com antecedência você considerará os pedidos. 
• Flexibilidade dos Funcionários: Recompense os funcionários que são flexíveis em trabalhar em períodos movimentados, priorizando suas solicitações de férias fora da temporada de pico. Você precisará documentar e divulgar esta política para incentivar os funcionários a se voluntariar.
• Discrição do Gerente: Você tende a saber quais funcionários trabalham mais e precisam de incentivo para tirar férias, e quais são os funcionários mais espontâneos. Assim, em alguns casos, pode fazer sentido usar sua discrição para saber quem priorizar.

Seja transparente sobre as razões pelas quais você pode aprovar ou negar pedidos de férias dos funcionários. Embora os trabalhadores possam reclamar sobre não ter os dias de folga que eles queriam, eles não serão capazes de dizer que você não foi franco em seu processo para lidar com pedidos concorrentes.

5. Crie um processo de submissão eficiente e universal

Um sistema sólido de política e priorização, emparelhado com uma comunicação clara, faz um ótimo começo no gerenciamento de pedidos de férias e de folga. Mas nenhuma quantidade de formulação de políticas e comunicação pode salvá-lo de um processo de submissão confuso.

Confiar em planilhas, e-mails ou solicitações verbais pode funcionar para pequenas equipes, mas esse sistema não é dimensionado e é difícil de controlar. Uma abordagem mais eficaz é criar um processo padronizado e consistente para solicitações de tempo.

Benefícios de um processo de solicitação de férias definido

• Elimina as chances de solicitações perdidas
• Garante que as informações necessárias sejam fornecidas
• Ajuda os gestores de RH a acompanhar a atividade de solicitação
• Facilita a documentação da solicitação em cada ponto do processo
• Ajuda você a aprovar submissões rapidamente (e a manter seus funcionários felizes!)

Exemplo

Para ajudar a padronizar o processo, certifique-se de que os membros da equipe estejam fornecendo o mesmo tipo de informação quando fizerem suas solicitações:

6. Construa um sistema de rastreamento simplificado

Seu sistema de solicitação de submissão está funcionando. Os funcionários estão solicitando dias de férias e de folga de acordo com sua política. Agora, você vai precisar de um processo para rastrear e visualizar todos os pedidos de férias.  

Os softwares de sistema são uma ótima maneira de simplificar e organizar o processo de acompanhamento de solicitações de férias. A força de alguns programas está nas opções de filtragem dinâmica. Por exemplo, você pode classificar solicitações até a data apresentada, as datas solicitadas, o tempo de casa do funcionário, ou a equipe ou departamento do funcionário etc.

Algumas soluções também oferecem personalização e flexibilidade na estrutura do seu processo. Por exemplo, alguns programas permitirão que você personalize campos de preenchimento no formulário de submissão para coletar informações relevantes, como o nome de outro funcionário que pode cobrir o turno do solicitante.

Decidir quais recursos serão mais úteis para a sua equipe de Recursos Humanos dependerá de muitos fatores, incluindo a sua indústria, o número de funcionários e as políticas de férias da sua empresa ou país. O resultado final deve ser um processo de solicitação de férias que fornece controle, precisão e facilidade de implementação.

7. Recompense funcionários que trabalham em períodos movimentados

Você já considerou motivar os funcionários a trabalhar em períodos de pico, quando você mais precisa deles? Enquanto algumas pessoas enviarão pedidos de férias para estações movimentadas com um ano de antecedência, outras, por outro lado, ficarão felizes em permanecer por perto, trabalhando em troca de algumas vantagens.

Tente determinar uma maneira significativa de agradecer a esses funcionários por trabalharem nos horários de pico. Talvez seja um tempo de folga extra durante os períodos fora do pico, ou maior salário durante a corrida. Outra possibilidade poderia ser priorizar seus futuros pedidos de férias.

Dica: Se você realmente quer descobrir quais recompensas são significativas para seus funcionários, pergunte a eles. Eles vão gostar de saber que você tem tempo para ouvi-los e descobrir.

8. Prepare-se para o inesperado com um plano B

Mesmo o gerente de RH mais preparado terá que lidar com pedidos de férias inesperados, ausências e seu impacto no seu negócio. É por isso que é importante ter um plano B para o qual recorrer quando o inesperado acontecer.

Por exemplo, um aumento na produção ou a adição de novos projetos de clientes pode extrapolar seus recursos existentes, mas você também quer evitar o cancelamento de férias depois que elas foram aprovadas. Uma opção é entrar em contato com os funcionários com pedidos de férias ativos para ver quem poderia ter flexibilidade em seus planos.

9. Planeje necessidades específicas para o seu negócio

Você vai querer que suas políticas de férias abordem as necessidades de seus funcionários e de seus negócios. Se a sua empresa emprega trabalhadores especializados, os quais não podem ser facilmente substituídos, você vai precisar considerar isso à medida que cria suas diretrizes de férias.

Para muitas empresas, esse plano se resume a algumas táticas que já mencionamos, como descobrir quais funcionários são flexíveis com seus pedidos de férias ou encontrar incentivos que estimulem outros a participar. Para os funcionários do setor de varejo ou de serviços, outra estratégia pode ser solicitar que o funcionário ajude a identificar outros colaboradores que possam cobrir seus turnos.

Agilize seu processo de solicitação de férias

Pedidos de férias são apenas um dos muitos processos que sua equipe de Recursos Humanos precisa gerenciar. É por isso que é importante construir um processo organizado e eficiente. Mas você também quer ter certeza de que seu processo oferece consistência e controle.

O Pipefy é uma ferramenta de gestão de processos que ajuda a construir e executar qualquer processo de gestão de pessoas. Quando se trata de pedidos de férias, isso significa automatizar tarefas repetitivas, aumentar a visibilidade e oferecer uma ótima experiência para seus funcionários e sua equipe de RH.

Na Capgemini, o Pipefy trouxe uma satisfação maior ao oferecer um portal único para realizar qualquer solicitação de RH. Isso possibilitou entregas mais rápidas e a taxa de cumprimento dos SLAs saltou de 38% para uma média mensal de 98%, em poucos meses.

Esses excelentes resultados também trouxeram vantagens financeiras. Mesmo com um aumento da média mensal de solicitações (que gira em torno de 2.800 atualmente), a equipe de RH reduziu em 42% os custos de gerenciá-las.