O que é lean office e como aplicar em sua empresa?

Muitos já ouviram falar em lean manufacturing, cujo objetivo é eliminar as perdas de produtividade em fábricas. O termo lean office se refere à aplicação da metodologia lean em empresas e escritórios. 

Sua aplicação pretende otimizar os processos administrativos e garantir a sustentabilidade do negócio. Quer entender mais sobre essa metodologia e conhecer os principais benefícios de sua implementação? Confira a seguir!

O que é lean office?

Basicamente, o lean office é uma cultura que tem como foco um escritório enxuto, sem desperdícios. Ou seja, é uma forma de otimizar os processos administrativos, aumentar o desempenho e a sustentabilidade do negócio.

Como ele surgiu?

A cultura enxuta aplicada a escritórios deriva das sete categorias de desperdícios descritas pelo sistema Toyota de produção desde o começo dos anos 1950. A marca foi pioneira na adaptação e implementação dessa cultura em sua linha de montagem.

Lean office vs. Lean manufacturing

A grande diferença entre esses dois termos é que um tem como foco evitar desperdícios em indústrias; o outro busca evitar desperdícios em escritórios (no caso, o lean office) — como, por exemplo, em fluxos de informações e na execução de tarefas.

Podemos considerar que os dois conceitos possuem o mesmo objetivo, mas são aplicados em ambientes diferentes.

Principais benefícios do lean office 

Essa metodologia apresenta diversos benefícios:

• diminuição do tempo de processamento de determinadas atividades
• redução da quantidade de documentos em papel
• redução de estoque e filas
• melhorias contínuas
• mais dados para tomar decisões estratégicas
• maior satisfação para os colaboradores

Os desperdícios do lean

De acordo com a cultura lean, existem algumas fontes de desperdícios para as empresas e escritórios. Essas fontes devem ser analisadas com cuidado, já que alguns estão tão enraizados na companhia que pode ser difícil percebê-los. 

Abaixo, listamos os principais pontos de desperdício que devem ser identificados e combatidos na empresa, a partir da filosofia lean. 

Estoque

O excesso de armazenamento de mercadoria pode ser um grande problema para as empresas. Produto parado significa dinheiro perdido. Portanto, estocar materiais em excesso pode ser improdutivo para a companhia. 

Sobrecarga de tarefas

Trata-se do famoso debate de qualidade versus quantidade. Para a cultura enxuta, os processos devem ser pensados para evitar o excesso de funções, diminuindo assim as chances de entregas de baixa qualidade e de síndrome de burnout (o esgotamento físico e mental causado pelo trabalho) na equipe.

Checagem

O excesso de checagens para que algo passe adiante também pode ser prejudicial para um processo administrativo, pois é necessário esperar alguma aprovação para que o processo siga. Essa espera, segundo a filosofia lean, gera desperdício de tempo. 

Retrabalho

O retrabalho desperdiça energia e tempo, e desgasta relacionamentos — portanto, ele precisa ser combatido. Isso pode ser incentivado por ações de conscientização e capacitações constantes.

Recursos mal utilizados

Recursos que empresas pagam e não utilizam representam enormes gastos desnecessários: ferramentas, consultorias, impressões, serviços, entre outros. Por isso, também devem ser evitados.

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Movimentações desnecessárias

Dentro de uma empresa existem processos que são essenciais para se obter um produto final. Entretanto, em muitos casos, há ações desnecessárias de colaboradores no ambiente de trabalho, gerando queima de recursos humanos e financeiros que poderiam ser redirecionados e gerar valor de fato.

Falta de alinhamento

Falta de alinhamento gera execução de atividades que não colaboram com os reais objetivos dos processos. Portanto, gera desperdício para a empresa. 

Tempo de espera

O tempo de espera é um dos grandes problemas nos processos de uma empresa que lida com produção. Se por acaso a produção parar por causa da espera, a companhia é prejudicada e há desperdício de tempo e, consequentemente, de dinheiro.

Falta de padrão

A realização de atividades que não possuem padrões ou instruções gera diversas perguntas, acarretando uma quantidade excessiva de troca de informações óbvias que gastam tempo e energia — e poderiam ser poupadas.

Quais são as etapas para implementação do lean office?

Existem algumas etapas que devem ser seguidas para implementação do lean office, desde mapeamento de processos até a implementação do kanban. Continue a leitura para entender melhor.

As ferramentas lean foram pensadas para grandes empresas, indústrias e fábricas. Entretanto, quando falamos em escritórios, podem surgir algumas dúvidas com a implementação, principalmente pela dificuldade de identificar os desperdícios mencionados. 

Abaixo, citamos todas as etapas para a implementação da cultura lean office:

1. Faça o mapeamento do seu processo

O primeiro passo é realizar um mapeamento cuidadoso do seu negócio. É a partir dele que será possível avaliar o que está de acordo com os objetivos da empresa e o que é desnecessário. 

2. Elimine desperdícios

Depois do mapeamento, é na hora de se livrar dos desperdícios identificados a partir dele. Gargalos no processo também são dispendiosos, pois geram desperdício de tempo. Enxugue tudo que tem se mostrado improdutivo de modo a manter os processos organizados e eficientes. 

3. Invista na metodologia kanban

A metodologia kanban pode ser grande aliada da filosofia lean office, já que se baseia no uso de um fluxo intuitivo para o gerenciamento de tarefas, com foco na eficiência dos processos.

Outra maneira de tornar os processos da sua empresa mais eficientes é investir na plataforma em uma plataforma para padronizar e automatizar seus processos, como o Pipefy.

O Pipefy é um software de automação de processos de negócios. Isso significa que, dentro dele, você pode modelar e organizar seus processos. 

Feito isso, é possível definir regras de automação, que vão deixar a cargo do trabalho do software as tarefas mais repetitivas e manuais executadas pela sua equipe — economizando bastante tempo que seria desperdiçado com tarefas simples e maçantes. 

Com Pipefy, você simplifica todos os fluxos de trabalho, automatizando tarefas manuais, conectando processos, criando padrões e possibilitando a visibilidade de desperdícios e gargalos. Tudo isso em uma plataforma visual e simples de usar — basta poucos cliques para criar automações ilimitadas e agilizar sua execução.