Praticamente todos os processos de negócios foram revolucionados pelas tecnologias de comunicação e informação que se tornaram comuns a partir dos anos 2000. O procurement não fugiu a essa regra, e o e-procurement pode ser considerado o resultado da incorporação dessas tecnologias aos fluxos por meio dos quais as empresas adquirem os produtos de que precisam.
O e-procurement atualmente é o padrão de ouro para processos de aquisição, e sua predominância no mercado torna essencial entendê-lo bem. Por isso, veja a seguir o que é e-procurement, como ele funciona e como seu setor de compras pode se beneficiar dele.
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O que é e-procurement?
E-procurement é o processo pelo qual uma empresa adquire bens e serviços de outras organizações por meio de sistemas de rede (normalmente a internet, mas podendo ser também uma intranet, o ERP da empresa ou outro sistema fechado). É a versão eletrônica do procurement, um processo necessário para praticamente qualquer organização.
Realizar esse processo digitalmente traz uma série de facilidades. Entre elas, vale citar a eliminação de documentos em papel (que leva a melhor organização e mais visibilidade sobre requisições, pedidos e outras informações importantes) e a possibilidade de automatizar tarefas manuais, como aprovações, atualizações de status e envio de documentos.
Como o e-procurement funciona?
O funcionamento do e-procurement é semelhante ao do procurement e engloba atividades de procure-to-pay (P2P). Começa com a identificação dos bens e serviços de que a empresa precisa, envolve a gestão de requisições de compra, a negociação com fornecedores, o recebimento das mercadorias ou serviços e o pagamento — sempre com o auxílio de recursos eletrônicos.
Com relação aos fornecedores, o e-procurement permite negociar com uma variedade maior de outras empresas (e com mais agilidade) do que o procurement tradicional. Os fornecedores devem ainda ser revisados e aprovados por um gestor antes de que possam fechar negócios com a empresa.
A organização também pode receber requisições de compra de seus colaboradores — documentos solicitando a aquisição de determinados bens e serviços. A gestão dessas requisições até que elas se tornem ordens de compra é parte do trabalho de e-procurement, e se torna mais simples quando realizada por meio de uma plataforma digital que centraliza dados automatiza tarefas.
Da mesma maneira, o e-procurement traz vantagens também na hora de pagar os fornecedores. Uma plataforma digital é capaz dar mais visibilidade às contas a pagar, e de avisar a equipe quando um prazo está para acabar. Assim, atrasos e multas deixam de ser um problema, fortalecendo também o relacionamento com os fornecedores.
A imagem a seguir ilustra como funciona o processo de procurement (e vale também para o e-procurement):
No entanto, o e-procurement também tem fases específicas que recebem uma nomenclatura própria. Falaremos sobre cada uma delas a seguir.
E-informing
E-informing é o ato de obter ou distribuir informações de compra por meio das redes. Por exemplo, quando um órgão público divulga uma licitação para aquisição de bens, ou quando uma empresa abre concorrência para contratar determinado serviço. É do interesse dessas organizações que sua demanda seja tão visível quanto possível, e por isso as redes costumam ser ferramentas muito úteis nesse sentido.
O e-informing é um aspecto do e-procurement que não envolve transações financeiras — apenas a troca de informações. Não se trata de uma fase específica do e-procurement, mas de uma técnica que acaba sendo usada ao longo de todo o processo. Com ele, é possível montar, por exemplo, um grande banco de dados com informações de contato de diversos fornecedores em potencial
E-sourcing
O e-sourcing é a versão eletrônica do sourcing, que pode ser considerado o começo do processo de procurement. Ele envolve o uso de ferramentas digitais para encontrar, avaliar, registrar e negociar com fornecedores.
Com relação ao sourcing tradicional, o e-sourcing permite visualizar e contactar muito mais rapidamente uma diversidade maior de fornecedores. O uso de uma ferramenta digital também agiliza as negociações e cria um registro confiável das trocas de dados. E ainda permite acompanhar com mais facilidade o desempenho de cada fornecedor ao longo do tempo.
E-tendering
Tendering pode ser traduzido livremente como “licitação”. O e-tendering, portanto, pode ser pensado como uma licitação conduzida online. Essa é a etapa no relacionamento com fornecedores que às vezes é chamada de “RFx”, pois pode incluir a RFI (pedidos de informação), RFQ (pedidos de cotação) e RFP (pedidos de proposta).
O e-tendering é realizado quando a empresa já tem em mente um produto ou serviço que pretende adquirir, e deseja avaliar propostas de diferentes fornecedores para fechar esses negócios. Como é vantajoso receber um grande número de propostas em pouco tempo para avaliar as melhores, o uso de recursos de rede facilita e agiliza em muito esse processo.
E-auctioning
O e-auctioning é basicamente a condução online de transações comerciais. Auction em inglês quer dizer “leilão”, e embora nem todas as transações de e-procurement sejam nesse formato, esse o nome costuma ser bastante usado. Em geral, essas transações são conduzidas por meio de plataformas online específicas.
Se um determinado fornecedor tem diversas empresas interessadas em adquirir seus produtos, por exemplo, o e-auctioning pode ser a estratégia escolhida. Ela pode assumir diversos formatos, como o “leilão inglês” (nos quais potenciais compradores vão dando lances cada vez mais altos) ou o “leilão holandês” (em que o vendedor começa com um preço alto e vai baixando até que algum comprador se interesse).
E-ordering
Já no final do processo de e-procurement, o e-ordering é quando as empresas fecham negócio por meio de ferramentas online. Nesse ponto, o fornecedor já está registrado, os detalhes do contrato já estão revisados, e basta a assinatura digital para que a compra ocorra, os bens sejam enviados ou os serviços prestados.
O e-ordering tem vantagens mesmo após o recebimento e conferência dos bens ou serviços adquiridos. Isso porque ele permite o salvamento do contrato (e outros documentos da transação) em plataformas digitais de fácil acesso, o que pode facilitar bastante o levantamento de dados e tarefas de compliance.
Qual é a diferença entre e-procurement e e-sourcing?
Tanto o e-procurement quanto o e-sourcing referem-se a atualizações de processos de negócios. No entanto, cada um deles diz respeito a um processo de negócio diferente, com abrangências e objetivos diferentes.
O e-procurement é a versão digitalizada e online do processo de procurement. Contempla todos os fluxos de trabalho envolvidos na aquisição de insumos e beneficiamentos essenciais ao funcionamento da empresa (incluindo compras diretas e indiretas). Várias etapas diferentes compõem o e-procurement (conforme listado acima), desde a busca por fornecedores até o recebimento das mercadorias e pagamento das faturas.
Já o e-sourcing é uma das etapas do e-procurement. Mais especificamente, é a etapa inicial desse processo, na qual a empresa busca por fornecedores que possam suprir os bens e serviços de que ela precisa. Envolve também a negociação com fornecedores buscando otimizar qualidade, preços, condições de pagamento, prazos de entrega e outros fatores.
A tabela a seguir ajuda a diferenciar entre e-sourcing e e-procurement:
| e-sourcing | e-procurement | |
| Definição | – Processo que envolve encontrar, aprovar, negociar e se relacionar com fornecedores | – Processo amplo que inclui o sourcing bem como gestão de fluxos internos para envio de requisições de compras, criar e enviar ordens de compra, gerenciar entregas e fazer pagamentos |
| Semelhanças | – Faz parte da gestão da cadeia de suprimentos- Envolve a gestão de produtos e serviços adquiridos de fornecedore- Usa ferramentas digitais e de rede | – Faz parte da gestão da cadeia de suprimentos- Envolve a gestão de produtos e serviços adquiridos de fornecedores- Usa ferramentas digitais e de rede |
| Abrangência | – Foca na identificação, análise e negociação com fornecedores | – Inclui o sourcing, mas tem escopo mais amplo |
| Complexidade | – Tem um número relativamente pequeno de etapas | – Além de incluir o sourcing, envolve também muitas outras etapas quando analisado de ponta a ponta |
| Objetivos | – Constroi redes de fornecedores considerando minimizar custos e riscos | – Usa as redes de fornecedores criadas no sourcing para atingir metas maiores |
Qual é a diferença entre e-procurement e ERP?
ERP (ou Enterprise Resource Planning) é o nome dado a softwares complexos que às vezes são usados por empresas de grande porte para gerenciar alguns de seus processos — incluindo, muitas vezes, o procurement. Em alguns casos, o ERP tem um módulo de e-procurement que deve ser adquirido separadamente.
Quando um ERP é usado para gerenciar esse processo, ele pode ser considerado como uma ferramenta de e-procurement. Afinal, trata-se de um sistema digital conectado que auxilia a condução do processo de procurement. Mas o ERP também pode ser aplicado a vários outros processos de uma empresa.
Também é essencial notar que não é necessário ter um ERP para realizar e-procurement. É possível atingir o mesmo objetivo usando outras ferramentas, como automação low-code, às vezes até com mais agilidade, custos bem menores e implementação muito mais rápida.
Qual é a diferença entre e-procurement e e-commerce?
E-commerce (ou “comercio eletrônico” na tradução livre) é o ato de comprar e vender produtos com o auxílio de recursos digitais de rede. Embora isso possa parecer semelhante ao e-procurement, são conceitos bastante distintos.
O e-commerce é um tipo de transação. Compras ou vendas feitas pela internet ou outras redes fechadas são comumente designadas e-commerce. Esse nome também é usado para designar um segmento de mercado do qual diversas empresas participam. Além disso, é aplicado com frequência para se referir a produtos vendidos ao consumidor final, e não entre empresas.
O e-procurement, por sua vez, é um processo de negócio. Engloba uma série de fluxos de trabalho diferentes, incluindo a prospecção de fornecedores, sempre realizados com o auxílio de ferramentas conectadas. Esse nome refere-se sempre à aquisição de produtos ou serviços, e não à venda ou prestação de serviços (algo que e-commerce pode designar).
Finalmente, o e-procurement normalmente corresponde a transações entre empresas, e não entre empresas e pessoas físicas. Mesmo que o prestador de serviços à empresa seja uma pessoa física, ele provavelmente emitirá nota do serviço sob o CNPJ da empresa que o emprega, ou de sua própria microempresa individual.
Um ponto importante, porém, é que uma empresa de e-commerce pode usar o e-procurement para simplificar e agilizar seu processo de compras.
Benefícios do e-procurement para o setor de compras
Como já deve ter ficado claro, há uma série de benefícios que a implementação do e-procurement pode trazer ao setor de compras de uma empresa. Vamos falar a seguir sobre os principais deles com mais detalhes.
Redução de custos
O e-procurement evita atrasos em pagamentos ao dar mais visibilidade a cada tarefa do procurement. Assim, torna menos provável que a empresa incorra em multas por perder a data de vencimento de faturas. E ao permitir que sua equipe perca menos tempo nas tarefas do procurement, leva a empresa a realizar mais sem precisar aumentar a equipe.
Além disso, o e-procurement facilita a identificação e negociação com fornecedores. Também alimenta o time de sourcing com dados sobre desempenho dos fornecedores que podem ser usado para negociar preços e condições melhores. Todos esses fatores levam a uma redução nos custos.
Visibilidade e transparência dos processos
Quando a empresa adota o e-procurement, fica muito mais fácil localizar dados de contato de fornecedores e outras informações. Documentos como requisições de compras, faturas e cotações também se tornam mais localizáveis, auxiliando em tarefas de compliance.
Essa transparência também vale para seus clientes, que podem acompanhar o status de suas solicitações com apenas alguns cliques. Vale, ainda, para recém-contratados do time, que conseguem entender e assumir suas tarefas no processo de procurement com muito mais facilidade, agilizando seu onboarding.
Ciclo de compra mais curto
Do momento em que uma requisição de compra é criada até que o produto seja recebido e faturado, pode transcorrer bastante tempo. Esse ciclo de compra longo, em alguns casos, faz com que oportunidades de negócio sejam perdidas, ou que a empresa trabalhe num ritmo inferior ao seu potencial.
O e-procurement permite encurtar o ciclo de compra ao agilizar todo o fluxo desde a busca por fornecedores até o pagamento da fatura. Isso possibilita que a empresa responda mais rapidamente a oportunidades de negócio ou mudanças no mercado. Também dá confiança aos fornecedores, que recebem sempre os valores devidos dentro do prazo.
Melhor relacionamento com fornecedores
Gerenciar o relacionamento com fornecedores é um dos pilares de um bom procurement. O e-procurement favorece esse ponto não apenas ao encurtar o ciclo de compras, mas também ao facilidar a localização e aprovação de fornecedores e permitir fácil acesso ao histórico de transações com cada um dos parceiros de sua empresa.
No longo prazo, esse bom relacionamento evolui para descontos, prazos mais flexíveis, melhores condições de pagamento e outras vantagens. Permitem que sua empresa se torne não só cliente do fornecedor, mas de fato consolide com ele uma parceria estratégica mutuamente benéfica.
Prevenção de erros
Ao incluir sistemas digitais no processo de procurement, o e-procurement traz a possibilidade de automatizar tarefas manuais repetitivas. Isso libera tempo da sua equipe para atuar em atividades mais estratégicas, além de prevenir erros decorrentes da inserção manual de dados.
Por isso, problemas como pagamentos fora do prazo, pagamentos com o valor errado, falhas na comunicação e confusão entre fornecedores são bem menos comuns quando a empresa usa o e-procurement. Essas vantagens se refletem também em mais economia e agilidade na condução do processo.
Controle sobre as despesas
No procurement tradicional, visualizar as despesas do mês envolve coletar e conferir uma série de documentos, frequentemente espalhados por diversos lugares. Com o e-procurement, trata-se de uma informação imediatamente visível — tanto quanto o seu saldo bancário em um caixa eletrônico.
Evidentemente, fica muito mais fáci controlar despesas dessa forma. Com isso, a empresa assume um controle total sobre suas finanças e se torna capaz de agir de maneira muito mais assertiva. A inadimplência se torna um risco muito menor, e a empresa fica bem melhor preparada para encarar períodos turbulentos.
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