Requisição de compra: tudo que você precisa saber!

A requisição de compra é o grande deflagrador do processo de compra. A partir dele, diferentes departamentos da empresa solicitam materiais e serviços necessários para que desempenhem suas funções conforme a estratégia, mantendo a produtividade esperada. 

Mas as solicitações de compra costumam representar, em muitos casos, um grande gargalo, por causa da desorganização dos processos e da ineficiência da comunicação entre departamentos. Esse problema, no entanto, tem solução. E a transformação digital da sua equipe de compras é a principal alternativa para alcançá-la. 

Ao longo deste artigo, vamos então explicar detalhadamente de que forma você pode garantir mais controle sobre sua requisição de compras. Alguns dos temas abordados são: o que é uma requisição de compras, qual é a diferença entre requisição e pedido de compra e como fazer uma requisição de compra, entre outros. Boa leitura!

O que é uma requisição de compra?

Uma requisição de compra é a solicitação que inicia um processo para comprar ou adquirir itens necessários para uma empresa, como bens ou serviços. Esse processo é um conjunto de etapas pelas quais uma empresa passa para iniciar uma aquisição.

Trata-se de um processo fundamental para qualquer empresa, pois permite a compra no momento certo e interrompe as solicitações de compra desnecessárias antes que elas atravanquem o gerenciamento e atrapalhem a saúde financeira do negócio. 

Um processo de compras é muito mais do que a simples aprovação das requisições. Ele também envolve:

• Análise de orçamento;
• Alinhar as compras com os objetivos do negócio;
• Identificar oportunidades de redução de custos;
• Avaliar fornecedores ou vendedores;
• Obtenção de cotações e negociação.

Quanto mais simplificado e automatizado for o processo de requisição de compra, mais rápido, eficiente e preciso ele será.

Qual é a diferença entre requisição e pedido de compra? 

A principal diferença entre uma requisição de compra e um pedido de compra é o objetivo e o destinatário desses dois documentos. 

Uma requisição de compra é um documento interno, que serve como uma guia de permissão para todas as compras que demandam aprovação dentro da empresa. Quando um time precisa de novas cadeiras de escritório, por exemplo, ele abre essa requisição.

Já uma ordem de compra é um documento de compra oficial, emitido quando a requisição já foi analisada e aprovada. Ele é enviado aos fornecedores para o cumprimento de uma compra.

Em outras palavras, a requisição de compra pode se transformar um dia em um pedido de compra, se for processada e aprovada. Com a ajuda de uma solução de automação de processos de negócios, esses dois documentos podem ser combinados para funcionar como documentos complementares.

Por exemplo: após a aprovação, o formulário de requisição de compra pode preencher automaticamente o formulário de pedido de compra que é enviado aos fornecedores. O resultado é mais agilidade na obtenção de produtos e serviços, e menos erros no pedido de compra. 

Veja a tabela abaixo para entender melhor as diferenças:

Como se faz uma solicitação de compra?

Uma solicitação de compra é o pedido que inicia todo o processo de compras. Ele é protocolado por departamentos internos da empresa e avaliado pela equipe que processa essas requisições. 

Normalmente essas informações chegam por um ou vários canais – o que não é o ideal. Para que o processo seja eficiente, é importante que as requisições de compra sejam padronizadas e que cheguem por um mesmo canal. 

Em muitas empresas esses pedidos são feitos por email e não há um fluxo estruturado para a sua aprovação e eventual transformação em pedido de compra. Nesses casos, informações podem chegar incompletas e isso exige muito “vai e volta” entre requisitantes e analistas/aprovadores até que tudo seja esclarecido. 

Pior: essas informações podem sumir em caixas de email caóticas, tornando esse processo pouquíssimo auditável e visível para gestores. Sem falar nos casos em que fichas para solicitação de compras são preenchidas em papéis. 

Por isso, o ideal é que essas requisições sejam feitas por formulários digitais, com campos bem definidos. Assim você aumenta as chances de receber pedidos completos e bem fundamentados. 

Normalmente os campos presentes em um formulário de solicitação de compra são: 

• Nome e departamento do requisitante
• Data da requisição
• Produtos que precisam ser comprados
• Descrição dos itens, quantidade e custos 
• Motivação da compra 
• Nome jurídico do fornecedor, se possível

Enviadas essas informações, um aprovador responsável pelo departamento solicitante dá o primeiro sinal verde. Em seguida, há que se averiguar se aquele produto/serviço já não está disponível internamente (o que chama-se levantamento de estoque). Depois disso, ele deverá ser processado pelo departamento de compras. 

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Quando a requisição deve ser feita? 

Uma requisição de compra deve ser feita toda vez que sua equipe precisar de um bem ou serviço que esteja indisponível no estoque da empresa. A ideia aqui é que essas compras ajudem sua equipe a alcançar metas e tornar sua operação mais eficiente. 

Todas as compras precisam estar norteadas pela estratégia geral da empresa. Desse modo, não se compram itens de escritório caso a empresa adote um modelo de trabalho totalmente remoto, por exemplo. 

É preciso também ficar atento aos prazos. É óbvio que existem demandas urgentes, mas é preciso que o time de Compras comunique SLAs com clareza e que eles sejam levados em consideração na hora em que os times abrem uma requisição. 

Quem deve fazer as solicitações de compras?

As requisições de compra devem ser feitas por um colaborador da empresa, que atue no time que precisa daquele produto ou serviço. Pode ser um líder ou apenas um profissional da equipe. Essa solicitação deverá ser analisada e aprovada pela equipe de Compras antes que o pedido de compra seja enviado ao fornecedor competente. 

Por que você deveria ter um processo de requisição de compras?

Ter um processo de requisição de compras é importante para estruturar todas as atividades ligadas à negociação e compra de bens e serviços que vão gerar valor para a sua empresa. Essa sistematização não só melhora o compliance como também ajuda a controlar melhor os gastos e previne fraude e erros que podem ser trágicos para as finanças da empresa. 

Vamos falar de todos esses benefícios detalhadamente a seguir: 

Prevenção de fraudes e golpes

De acordo com uma pesquisa global da Association of Certified Fraud Examiners (CFEs), as empresas perdem uma estimativa média de 5% do valor de seus lucros anuais com fraude. O processo de compras é um dos que requerem maior atenção, pois essas compras podem estar superfaturadas e prejudicar o balanço financeiro da empresa. 

Nesse sentido, estruturar um processo com etapas bem definidas, atribuições e regras de negócio claras e muita visibilidade é o primeiro passo. 

O controle sobre fraudes melhora ainda mais com o sourcing estratégico, uma gestão de suprimentos inteligente voltada para resultados. Outro ponto importante é a adoção de processos digitalizados e automatizados, de forma que todos os registros de compras – das requisições aos pedidos – possam ser centralizados e encontrados facilmente em auditorias. 

Maior visibilidade dos gastos

Gastos pouco visíveis podem afetar negativamente uma empresa e esse problema piora conforme as operações escalam. 

Por isso é tão importante conferir transparência do processo e toda a sua execução, de forma que outros membros do time e lideranças possam acompanhá-lo, aumentar a colaboração e resolver eventuais problemas antes que seja tarde demais. 

Melhor controle sobre as compras

Com um processo estruturado de compras, não só os gastos ficam sob controle mais rígidos. Você consegue ajustar melhor as aquisições à estratégia de negócios da sua empresa, estabelecer prioridades e padronizar o tratamento dispensado a todos os departamentos da organização – além de entender as necessidades de cada um deles. 

Com isso, sua empresa pode fazer uma gestão mais inteligente de recursos materiais e humanos, guardar registros úteis dos fornecedores desde o início da jornada de compra e melhorar o controle de qualidade das entregas, além de realizar auditorias com mais facilidade. 

Ajuda a estabelecer uma estratégia de compras

Ao sistematizar um processo de compras, criando um fluxo de trabalho organizado, a equipe de compras consegue estabelecer metas e avaliar o resultado do seu trabalho, identificando pontos que precisam de melhoria. Principalmente se esse fluxo de trabalho for montado de forma digital, em um programa que extraia métricas e relatórios em tempo real.

Isso ajuda a estabelecer uma estratégia de compras e acompanhar constantemente o desempenho dessa estratégia – tornando o processo de compras cada dia mais eficiente. 

Etapas de um processo de requisição de compras eficiente

Um processo de compras, iniciado com a requisição de compras, normalmente envolve várias partes, que incluem solicitantes, analistas do time de Compras ou Suprimentos, aprovadores, fornecedores e os departamentos de Compras e de Contas a Pagar, que prossegue com os pagamentos pelos produtos e serviços. 

Esse processo pode variar de acordo com as necessidades de cada empresa, mas as várias etapas que aparecem no gráfico a seguir (em inglês) podem ser resumidas em três fases: 

Requisição

É onde acontecem as solicitações. O ideal é que cada time possa criar sua requisição de compra a partir de um formulário padronizado, dentro de uma plataforma digital. 

Nessa fase, é preciso informações relevantes sobre os objetivos da compra, o tipo de produto/serviço solicitado e as suas especificações. Após a coleta de todos os dados solicitados, a requisição de compra será encaminhada para a triagem.

Triagem

Nessa etapa, a requisição de compra segue para os responsáveis pela triagem dos pedidos. Esses profissionais têm uma série de tarefas a realizar enquanto o formulário estiver sob análise, incluindo:

• Verificar o estoque para garantir que o item solicitado não esteja disponível
• Garantir que está dentro do orçamento
• Obter cotação(ões) de fornecedores 
• Negociação para obter os melhores preços

Concluída essa fase da triagem, são adicionadas informações de cotação ao formulário de requisição, e ele é enviado para aprovação.

Revisão

Se a requisição não for aprovada, essa negativa é justificada pela equipe. Se aprovada, ela se torna oficialmente um pedido de compra, direcionado aos fornecedores. Se você já centralizou e automatizou o processo de solicitação de compra, a plataforma utilizada pode enviar esse pedido de compra ao fornecedor em questão de modo automático.

Assim que o pedido é recebido, ele é inspecionado e quaisquer problemas são resolvidos. Se o pedido for aceito, a fatura da compra ou prestação de serviços é paga de acordo com os termos, e você avalia esse fornecedor.

Mantendo todos os seus registros de compras e pagamentos em um só lugar, as equipes de gerenciamento e finanças podem auditar requisições de compra para aumentar a qualidade das entregas, reduzir custos e otimizar processos de forma geral.

3 dicas para melhorar seu processo de solicitação de compras

Quem não quer melhorar e agilizar o processamento das solicitações de compras? Veja abaixo algumas dicas de como tornar esse processo mais eficiente. Spoiler: elas passam por investir na transformação digital do departamento que analisa e aprova requisições, algo imprescindível atualmente. 

1. Centralize as informações

Centralizando todas as solicitações de compra em um só lugar, como dentro de uma plataforma de gestão de processos, você evita erros, informações perdidas e, consequentemente, retrabalho e perda de tempo. 

Em plataformas como o Pipefy, você consegue personalizar formulários digitais e compartilhá-los com toda a empresa em portais, para serem preenchidos sempre que for necessário. Quando as informações chegam, elas já estão preenchidas de forma completa, e ficam centralizadas em um único canal. Assim, as informações podem ser vistas mesmo depois de conluídas.  

2. Torne os processos mais visíveis

Usando um fluxo de trabalho, você consegue estruturar seu processo de forma compreensível e fácil de repetir. Cada membro do time consegue ter mais visibilidade sobre todas as compras que estão sendo analisadas, em qual etapa está cada uma e quais são os próximos passos.

No Pipefy, por exemplo, você consegue construir seus processos de forma digital, etapa por etapa. Além disso, é possível integrar os formulários de requisição de compras a esse processo digital, de forma que a entrada de uma solicitação já “inicie” todo o fluxo seguinte, evitando erros e lentidão.

Vale mencionar também que, construindo seu processo em um software, você consegue melhorar a visibilidade também para clientes internos, que não precisam mais incomodar o time de compras a todo momento questionando quando a aquisição vai ser liberada. 

Esses clientes podem ser notificados automaticamente via email, conforme suas respectivas solicitações avançam rumo à aprovação final. Isso poupa o tempo de todos os envolvidos, além de aumentar a transparência. 

3. Automatize tarefas manuais e repetitivas

Automações, é provável que você já saiba, são ações executadas por ferramentas tecnológicas antes atribuídas a pessoas. Como resultado, essas pessoas podem redirecionar seu tempo de trabalho para ações mais elaboradas, que demandem visão estratégica e pensamento criativo.

Se tratando de um processo de compras, as automações são ilimitadas. Algumas mais comuns são: notificações automáticas a requisitantes, alertas a aprovadores, preenchimento automático de pedidos de compra a partir de solicitações aprovadas, envio desses POs aos fornecedores e por aí vai. 

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Ao assumir tarefas repetitivas e manuais, um software de gestão e automação de processos otimiza o tempo de trabalho da equipe, reduz erros e torna os resultados mais previsíveis. 

Na hora de optar por uma plataforma de automação para controlar seu processo de requisição de compras, escolha sempre uma opção que permita manter bastante independência do departamento de TI. 

Ou seja: que tenha uma interface intuitiva onde seja fácil configurar automações sem programar – para que elas sejam feitas pelas próprias pessoas que atuam no processo de requisição de compras. 

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Se você quer usufruir de todos os benefícios de controlar melhor seu processo de requisição de compras, uma plataforma como Pipefy ajuda sua equipe a garantir mais padronização e precisão, poupando o tempo dos profissionais envolvidos com tarefas manuais e repetitivas. 

Além de automações muito fáceis de configurar e múltiplas possibilidades de personalizar seu fluxo de trabalho, o Pipefy traz recursos gerenciais como painéis e relatórios customizáveis, facilitando a identificação de problemas e oportunidades de melhoria. 

Além disso, integrações conectam o Pipefy a outros aplicativos que você já usa, garantindo uma experiência de processo sem erros.

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