Como usar um painel de vendas para otimizar seus resultados?

Monitorar o processo de vendas e entender os direcionais corretos dessa atividade pode consumir muito tempo, apesar de ser fundamental para fazer a ponte entre estratégia e resultados. 

Segundo a consultoria Gartner, 70% dos gestores de vendas expressam pouca confiança na própria habilidade de transformar estratégia em ações. Um painel de vendas pode trazer algumas vantagens nesse sentido, promovendo acompanhamento e teste contínuo de todas as ações estratégicas do time. 

Entre os principais benefícios de contar com esses dashboards está o controle eficiente da planilha de metas de vendas. O acesso em tempo real aos dados contribui para gerar relatórios mais precisos, otimizando os resultados da equipe.

Como gerente de vendas, sabemos que você busca o melhor para seu time diariamente. Por isso, ao longo deste artigo, vamos ajudar a compreender o que é um painel de vendas, qual a sua importância e como ele funciona. Também será possível analisar alguns modelos de dashboards e entender como se dá o desenvolvimento deles.

O que é painel de vendas?

O painel de vendas é uma ferramenta usada na área comercial para o controle das vendas e de todo o processo. Em um único ambiente, ficam reunidas todas as informações coletadas desde a captação do lead até a conversão. 

Desse modo, gestores garantem uma visualização completa dos dados, controlam melhor a performance da equipe e têm uma tomada de decisão mais eficiente. Contudo, para o bom funcionamento desse recurso, todos os colaboradores envolvidos precisam registrar suas atividades diárias no sistema.

Mas como seria um painel de vendas? O dashboard da equipe deve conter:

• Dados dos clientes;
• Cada etapa do funil de vendas documentada;
• Registro de todos os contatos efetuados com clientes;
• Anotações sobre cada proposta que foi enviada;
• Qualificação do lead;
• Apontamentos para cada avanço ou não de um prospect.

O painel de venda também ajuda na análise de métricas e no monitoramento das atividades da equipe. 

Por que o painel de vendas é importante?

Com o uso de um painel de vendas, a gestão da área comercial se torna mais eficiente e transparente. Com a coleta dos dados torna-se possível construir relatórios e gráficos automaticamente.

Logo, não há a necessidade de esperar que os vendedores montem as planilhas e relatórios. E eles conseguem aplicar mais tempo e esforço na relação com clientes, e perder menos tempo com tarefas administrativas.

Com esse recurso, gestores conseguem identificar gargalos da equipe e corrigi-los com agilidade, além de notar quais estratégias vêm funcionando. Desse modo, fica mais fácil ajustar processos e explicar para a equipe o que precisa ser feito. 

O painel de vendas também confere mais previsibilidade à operação, mostrando em quais etapas estão as principais oportunidades, a receita gerada, a receita potencial e muito mais. 

Auxilia o desenvolvimento de metas

Usar um painel de vendas influencia você e sua equipe na definição de metas e objetivos, e em recalcular essas metas quando necessário. A ideia é que todos tenham transparência sobre  quais métricas serão priorizadas e qual é o status de cumprimento de cada uma delas. 

Você pode customizar seu painel de vendas para incluir novas métricas, e discutir ajustes com a equipe com muito mais segurança e assertividade. 

Permite maior visão das vendas

Provavelmente seu departamento já tem métodos variados de executar as vendas e aumentar a receita da empresa. Com um dashboard, há mais transparência sobre a performance de cada membro da equipe e do time como um todo. 

Você pode calcular quantas oportunidades são perdidas, atrasos, etapas em que a negociação com os clientes é mais lenta ou rápida e muito mais. 

Disponibiliza dados em tempo real

Com o advento da internet e da transformação digital, automatizar processos tornou-se sinônimo de agilidade e redução de custos. 

Com automações, a extração de dados da operação passou a ser feita em tempo real, por computadores ou mesmo celulares. Assim, qualquer informação que é inserida no funil de vendas por ser “puxada” para relatórios automáticos de forma automatizada.

Cabe ressaltar também que as automações desempenham um papel importante na comunicação com clientes e outros departamentos, tornando-a mais ágil e precisa. Elas eliminam tarefas repetitivas e manuais da rotina dos representantes de vendas.

A automação combinada à IA ajuda times de Vendas a otimizar seu tempo e focar nos clientes

Saiba como funciona

Facilita a identificação de oportunidades de melhoria

A centralização de dados permite que o gerente de vendas desenvolva uma avaliação de desempenho mais assertiva. Com apenas alguns cliques você consegue tomar decisões baseadas em dados e discutir a melhora da performance com os profissionais que estão vendendo aquém do esperado. 

Ajuda a desenvolver uma inteligência empresarial

Contar com um dashboard de vendas completo vai fazer com que os dados se imponham sobre achismos e opiniões infundadas quando o assunto é a operação de vendas da sua empresa. Isso ajuda a criar uma inteligência empresarial no seu setor ou em todo o negócio.

A inteligência empresarial, caso você ainda não tenha se deparado com esse termo, é a prática rotineira de observar, analisar e gerenciar informações estratégicas para a empresa. Normalmente, ela é facilitada por uma ferramenta de registro e análise desses dados, como uma plataforma de CRM. 

A inteligência empresarial ajuda a criar uma cultura centrada em dados e análises, e a tornar as decisões na empresa mais assertivas. Na prática, permite que iniciativas de aumento de performance e correção de erros sejam sempre implementados rapidamente, aumentando as chances de eficiência operacional. 

Facilita a visualização e controle do funil de vendas

Um painel de vendas traz mais controle sobre o funil de vendas, pois disponibiliza informações detalhadas sobre cada etapa do funil, sobre o perfil dos clientes, as iniciativas de contato e muito mais. Tudo o que é registrado no seu processo de vendas pode ser visualizado rapidamente – basta aplicar os filtros certos. 

Com isso, não só os gestores podem pensar em estratégias para otimizar esses processos, como já mencionamos, como a própria equipe pode se sentir mais estimulada a colaborar entre si para alcançar suas metas. 

O que deve ter um painel comercial?

Para ter um painel de vendas que promova bons resultados é indispensável:

• Apontar KPIs e métricas necessários;
• Definir público-alvo;
• Conhecer o ciclo do cliente. 

Entenda mais sobre cada um desses aspectos:

KPIs e métricas

O primeiro passo para a criação de um painel de vendas envolve definir as métricas que você quer observar com ele. As métricas são formas de criar um objetivo comum e motivar a equipe de Vendas.

Essas métricas costumam ser mensuradas em duas categorias: resultados e atividades. Na tabela abaixo, confira alguns dos KPIs de vendas para gestores e vendedores:

Público-alvo

Para quem será destinado o painel de vendas? Gerente, vendedores, analistas? É preciso definir esse perfil para modelar o quadro com mais precisão (e com os números que realmente interessam).

Por exemplo, no caso do gerente de vendas, seu foco deve estar sempre na visão geral das vendas. Já o painel desenvolvido para vendedores terá como foco o ciclo de vida do cliente.

Ciclo do cliente

Conhecer as etapas do ciclo de vida do cliente é fundamental para montar seu painel – ao menos para definir as etapas do processo que darão origem ao painel e para coletar as informações relevantes para cada uma delas. Normalmente, a jornada do cliente segue o seguinte fluxo:  

Conhecimento > Interesse > Vontade > Ação > Lealdade > Apoio

A partir dessas fases, você consegue montar um processo que acompanha a jornada do cliente, de forma que ações específicas sejam tomadas em cada uma delas. Veja o exemplo de um fluxo de trabalho de vendas montado no Pipefy:

O Pipefy, aliás, é um software onde você consegue construir painéis de vendas completos a partir de um processo digital, muito fácil e intuitivo de usar. Saiba mais sobre o sistema. 

3 exemplos de dashboard de vendas eficientes

A seguir, você vai encontrar três modelos eficientes que podem ser usados como inspiração ou ponto de partida para montar seu próprio dashboard. Idealmente, esses painéis precisam ser personalizáveis, possibilitando que as informações sejam inseridas e extraídas em relatórios conforme as necessidades da empresa.

Lembre-se que as métricas aqui apresentadas são apenas sugestões e outras podem ser adicionadas ou alteradas no processo.

Gerenciamento de contas

Para manter um relacionamento saudável com seus clientes, os vendedores precisam ter acesso a todos os dados das contas. Desse modo, concentrar as informações em um único ambiente permite que o colaborador entenda como é a estrutura da organização.

• Público-alvo: Os painéis de gerenciamento de conta devem ser criados pelos analistas de vendas e utilizados pelos representantes de vendas e seus gerentes.
• Métricas: Procure focar no detalhamento do tempo de vida dos produtos, serviços, engajamento e sucesso do cliente.
• Quando usar: É ideal para auxiliar o gerente a focar nas métricas importantes para o negócio.

Pipeline de vendas

A partir da visualização integral do seu pipeline de vendas você consegue avaliar o potencial de cada cliente. Essas informações são importantes para que o gerente consiga incentivar as equipes a alcançar suas metas.

Você pode segmentar o pipeline por estágios. Desta forma, fica fácil identificar oportunidades para ações rápidas.

• Público-alvo: executivos de vendas, gerentes e analistas são o perfil mais indicado para utilizar esse painel.
• Métricas: ao desenvolver o pipeline, foque em estágios de oportunidade, por tamanho e vendedor, duração e etapas, linha do tempo de vendas e KPIs personalizados.
• Quando usar: sempre que precisar obter informações detalhadas de todo o processo.

Previsões trimestrais

O uso desse painel é indicado para fazer projeções de vendas sólidas. É possível ter uma visão completa de todas as oportunidades e negociações em apenas uma tela. 

Assim, você pode antever quais atividades têm potencial para crescer ou acelerar. Também é possível comparar os dados com as metas estabelecidas previamente, e entender como está a performance da sua equipe. 

• Público-alvo: o painel de previsão trimestral deve ser usado por gerentes e analistas de vendas, sendo encarado como uma calculadora e ferramenta funcional.

• Métricas: o foco deve ser em previsões de confirmação, probabilidade e melhor caso.
• Quando usar: é indicado criar previsões por trimestre, contribuindo para que o departamento de vendas possa aferir seu desempenho no fim do ano.

Como desenvolver um painel de vendas completo?

Você até pode criar gráficos e indicadores de vendas pelo Excel. No entanto, existem softwares desenvolvidos para atender essas necessidades da empresa ou do setor com apenas alguns cliques.

As ferramentas de CRM de vendas são as mais indicadas para que sua equipe se comunique melhor com clientes, armazene dados com segurança e consiga visualizar painéis de venda automaticamente. 

Mas não basta instalar qualquer CRM. Existem outros pontos de atenção que devem ser considerados, como:

Utilize um layout que faça sentido para você

O objetivo central de utilizar um CRM de vendas e montar um painel é a reunião de informações em um único espaço. Para que essa iniciativa funcione corretamente, é preciso organizar seu painel e apresentá-lo de uma forma que todos consigam compreender. 

Insira e classifique dados no sistema escolhido da forma que fizer melhor sentido para o departamento de vendas. Uma dica é apresentar seu dashboard à equipe que vai visualizá-lo diariamente; assim, o time pode dar feedbacks sobre a sua usabilidade.

Personalize seu painel

Pense que seu painel precisa contar uma história e, para isso, deve ter elementos posicionados em pontos estratégicos. A personalização deve priorizar informações importantes como destaque e evitar, quando possível, barras de rolagem.

Tente deixar o lado direito disponível para a visualização dos dados. Mas sempre priorize um ambiente limpo, sem muitos detalhes que sobrecarregam a página ou interfiram na interpretação.

O ideal é que você escolha um CRM em que seus processos possam ser personalizados livremente, com criação e ajuste ilimitados de etapas, etiquetas, requerimentos de informações e muito mais. Dessa forma, você consegue criar painéis precisos para entender sua operação de vendas. 

Utilize gráficos para cada métrica

Gráficos de linha, barra, pizza, tabela dinâmica ou indicadores, o que mais faz sentido para você e sua equipe? Cada métrica pode ter um tipo de visualização que funciona melhor. Nesse caso, é preciso entender um pouco sobre os tipos de gráficos mais comuns:

• Gráfico de linha: excelente opção para visualizar e comparar tendências em um período temporal.
• Gráfico de pizza: ideal para monitorar a participação do colaborador, por exemplo, em cada venda ou quantas eles geraram individualmente. Ou para visualizar em que etapa do processo estão se acumulando suas atividades. 
• Gráfico de barra: com o mesmo propósito do gráfico de pizza, as barras possibilitam uma visualização mais comparativa dos dados. Os gráficos em barra também podem ter uma função semelhante aos em linha, apresentando curvas de redução e crescimento. 
• Tabela dinâmica: costumam apresentar números separados por categorias e valores.
• Indicadores: você consegue observar métricas de vendas específicas da sua operação, como churn (cancelamentos de contrato), taxa de conversão, LVT e mais. 

Conte com o CRM da Pipefy para controlar suas vendas

O Pipefy é um CRM completo e totalmente personalizável para seu departamento de vendas. Monte seu processo com facilidade e em alguns minutos, conecte-o com outros aplicativos e ferramentas que você já usa, registre informações de clientes em alguns cliques e muito mais. 

Tudo isso sem precisar programar (nem perturbar o time de TI para criar soluções dentro da plataforma). Com Pipefy, a CTA Smart, empresa líder nacional no controle e gerenciamento de abastecimento interno de combustíveis, conseguiu aumentar suas vendas em 300%. A equipe, que levava em média 90 dias para conseguir fechar um contrato com um cliente, hoje leva apenas 42 dias.

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