Planejamento estratégico: guia com tudo que você precisa saber

Apesar de todos conhecerem o termo, apenas aqueles que realmente entendem a definição de planejamento estratégico conseguem impulsionar seus negócios. 

O planejamento estratégico não é só sobre traçar planos de ação, mas reconhecer os processos internos e os níveis de produtividade. A começar pelo alinhamento de prioridades e o engajamento dos colaboradores, por exemplo.

Segundo a pesquisa Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo, do IBGE, uma em cada cinco empresas encerram as operações em menos de um ano, e apenas 47,5% delas sobrevivem até os cinco anos. No total, mais de 70% das empresas fecham com menos de 10 anos de atividade.

Construir uma gestão estratégica é desafiador, mas é considerado um dos principais fatores para as empresas não entrarem nessas estatísticas. Abaixo, vamos apresentar o conceito de planejamento estratégico, sua importância, como fazê-lo e o que é necessário para preparar um bom planejamento estratégico.

Também mostraremos como a automação dos processos contribui para alcançar metas e objetivos com um monitoramento assertivo e gestão otimizada.

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O que é planejamento estratégico?

Planejamento estratégico é um processo sistêmico criado com a intenção de detalhar o caminho mais eficaz para que a empresa alcance objetivos traçados. Pode-se pensar no planejamento como a criação de um plano, enquanto a estratégia procura as melhores formas de sua execução.

Qualquer organização precisa saber onde está e para onde quer ir, independentemente do seu tamanho. Ou seja, o planejamento deve ser integrado à cultura organizacional de todas as empresas.

Para que o planejamento estratégico seja eficiente e ágil, ele precisa ser associado aos componentes de sua estrutura, conhecidos como 8 C’s (conhecimento, confiança, controle, colaboração, coragem, competência, comunicação e comprometimento).

Qual é o seu objetivo?

O objetivo do planejamento estratégico é delinear a direção e definir os objetivos a longo e médio prazo da organização, além de detalhar como eles serão executados. O planejamento serve como um roteiro que orienta a tomada de decisões e a alocação de recursos para atingir essas metas.

Um plano estratégico geralmente inclui uma análise da situação atual da empresa, identifica seus pontos fortes e fracos, explora oportunidades e ameaças de mercado e define ações específicas a serem tomadas para atingir os resultados desejados.

Também faz parte do planejamento a capacidade de adaptação a mudanças ou crises, para que a empresa consiga alcançar o sucesso sustentável e a longo prazo.

Diferenças entre planejamento estratégico, tático e operacional

Como já citamos, o planejamento estratégico é o começo de tudo, o plano de ação para que sua empresa alcance as metas e cresça a longo prazo. As decisões são tomadas, geralmente, pela alta administração da empresa. Porém, é importante não confundir o planejamento estratégico com planejamento tático e operacional.

• Planejamento tático: é o responsável por criar metas e condições para que as ações estabelecidas no planejamento estratégico sejam atingidas, além de analisar e monitorar riscos. Ele tem um envolvimento limitado na empresa e é realizado a nível departamental, podendo envolver apenas um processo completo. As decisões podem ser tomadas por executivos e gerentes e o tempo de execução é menor que o do planejamento estratégico. Por fim, podemos dizer que o planejamento tático é um desmembramento do planejamento estratégico, traduzindo-o em ações concretas. 
• Planejamento operacional: é de onde saem as ações e metas traçadas pelo nível tático para atingir os objetivos das decisões estratégicas. O tempo de execução é ainda menor do que no planejamento tático. As decisões podem ser tomadas por pessoas em cargos mais baixos e os resultados devem ser acompanhados diariamente.

Em resumo, todos os três tipos de planejamento são essenciais para todas as empresas. O estratégico para o orientar a visão, o tático para desdobrar essa visão em planos de ação menores, e o operacional para executar os demais planos.

Diferenças entre planejamento estratégico tradicional e situacional

O planejamento estratégico tradicional é o que mencionamos acima, algo que toda empresa precisa ter para começar a tocar seus negócios e visualizar um futuro a longo prazo. Mas existe também o planejamento estratégico situacional, também conhecido como PES. 

O planejamento situacional se refere a uma forma que a empresa tem de se preparar para acontecimentos de maneira flexível, considerando mudanças e situações que não estavam previstas, como crises políticas ou de mercado.

O objetivo do PES é que os planos elaborados possam ser adaptados ou reformulados sem prejudicar o andamento dos negócios. Confira as principais diferenças entre o planejamento estratégico tradicional e situacional:

Por que fazer na sua empresa?

Com o planejamento estratégico é possível ter uma visão de negócio em 360º, traçando ações eficientes e antecipando riscos. Por ser um processo que envolve toda a empresa, os colaboradores devem estar alinhados e engajados. 

Além disso, ainda é possível perceber alguns benefícios que as estratégias de planejamento proporcionam, como ter uma maior organização dos objetivos, tomada de decisões mais assertivas, visão a longo prazo, prioridades e comprometimento das equipes.

Maior organização

Ao desenhar um plano para o crescimento do negócio, fica mais fácil perceber como estão sendo divididas as tarefas de cada setor. Sua visão se torna mais estratégica e, ao ser formalizada, a implementação se torna tangível e deixa de ser apenas teoria.

Decisões mais precisas

O planejamento permite que as decisões sejam mais precisas e ágeis, porque é possível entender o lugar em que a empresa está e aonde ela quer chegar. As decisões são baseadas em dados, nas análises dos resultados e em projeções. 

A melhor maneira de conseguir trazer assertividade para as decisões vem da criação de uma cultura data-driven. Ou seja, processos baseados na coleta e análise de dados somados à experiência da equipe.

Visão de longo prazo

A partir do planejamento, a empresa consegue ver aonde quer chegar e quais caminhos precisam ser percorridos. Desse modo, sua visão em relação às metas e objetivos de longo prazo torna-se mais clara e assertiva. 

Priorização de tarefas

Organizar e priorizar atividades podem ser  ações mais práticas quando você consegue saber quais demandas requerem mais atenção. Criar fluxos de trabalho e automatizar tarefas manuais potencializam a gestão de tempo.

Comprometimento da equipe

Quanto mais os colaboradores participam dos processos estratégicos, mais engajados ficam. Podemos afirmar portanto que o planejamento estratégico é importante para estimular otrabalho em equipe. 

Além disso, sócios e trabalhadores conseguem dialogar com mais clareza, afinal, os colaboradores acabam conhecendo mais a empresa que os próprios gestores.

Visibilidade do progresso das metas

Uma parte importante do planejamento estratégico é estabelecer metas e torná-las visíveis para todos na organização. Mais importante ainda é que essas metas sejam mensuráveis, e que assim seu progresso seja acompanhado com clareza.

Uma forma eficaz de fazer isso é com reuniões destinadas ao acompanhamento e avaliação dos resultados e o que já está sendo feito em relação às metas. Esses encontros podem ser regulares e servem para discutir ajustes, melhoria e análise de resultados.

Quando deve ser feito?

O planejamento estratégico deve ser feito no momento de criação da empresa, mas isso não quer dizer que ele é estático. Muito pelo contrário: o planejamento deve ser constantemente revisitado e ajustado conforme as necessidades internas e o mercado mudam.

Como já citamos, esse planejamento é o início de tudo e deve conter os principais objetivos do negócio, diretrizes para alcançá-los e os valores essenciais da empresa.

Quem é o responsável por fazer?

A responsabilidade pela elaboração do planejamento estratégico em uma empresa geralmente fica com as altas lideranças, incluindo executivos de alto nível, como o CEO (Chief Executive Officer) e COO (Chief Operating Officer). Essas pessoas, a partir de informações vindas de vários departamentos e das principais partes interessadas, colaboram para desenvolver e moldar o plano.

No entanto, o processo de desenvolvimento de um planejamento estratégico também pode ser um esforço colaborativo, que envolve contribuições e participações de profissionais em diversos níveis dentro da empresa. Reunir diversas perspectivas e insights é valioso na criação de uma estratégia completa e abrangente.

Algumas empresas contratam ainda consultores ou especialistas em planejamento estratégico para ajudar a elaborar o plano. Esses profissionais trazem uma nova perspectiva, conhecimento de mercado e experiência estratégica que auxiliam muito no processo.

As 5 etapas do planejamento estratégico

Para saber como fazer um planejamento estratégico deve se ter em mente a resposta para três questionamentos:

• Onde está sua empresa?
• Onde quer chegar?
• Como chegará lá?

Com as perguntas respondidas, conheça as etapas do planejamento estratégico a seguir:

1. Análise interna do negócio

A análise interna é feita a partir da matriz SWOT ( que distribui em quatro quadrantes as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças para a empresa). É preciso pensar todos esses aspectos em conjunto com a equipe. Onde há mais destaques e em que momentos precisa de mais atenção.

Depois dessa reflexão,  o olhar precisa se voltar para o ambiente externo: quais são as dinâmicas atuais do mercado. As oportunidades e ameaças devem considerar a sazonalidade de determinadas atividades e a situação econômica do país.

2. Missão, visão e valores

É nesse momento que você reflete sobre as perguntas feitas no início deste tópico. A missão de uma empresa é o propósito de sua existência: por que ela existe? Enquanto isso, a visão é a linha de chegada:aonde você quer chegar.

Missão e visão são o início e a caminhada até o objetivo. Portanto, os valores são a identidade organizacional. Eles são os princípios que guiam a organização e seus colaboradores.

3. Definição de metas e indicadores

Após a análise dos cenários externos e as definições de missão, visão e valores, chega o momento de desenvolver as metas. Para elas serem alcançadas todos os colaboradores devem contribuir.

O início é com metas gerais, depois transformadas em metas específicas que compreendam cada setor (Vendas, Marketing, Recursos Humanos, etc). O acompanhamento é feito por meio dos indicadores de desempenho.

Nessa etapa, você pode utilizar o método balanced scorecard, que consiste em equilibrar os fatores-chave de desempenho da empresa e desdobrar seu planejamento em objetivos, metas e ações muito claras.

Outra metodologia eficaz é a meta SMART, que estabelece como definir os indicadores. Segundo ela, cada indicador deve sempre obedecer a 5 critérios: 

• Specific (Específico);
• Measurable (Mensurável);
• Attainable (Atingível);
• Relevant (Relevante);
• Time Based (Temporal).

4. Construção das ações e processos

Chegou o momento de criar um plano de ação para viabilizar a conquista das metas e objetivos do planejamento estratégico empresarial. 

Logo, há necessidade de entender quais atividades serão prioridades e quem vai tocá-las. Todos os processos estratégicos devem ser documentados para ser um plano bem-sucedido. 

Essa etapa requer atenção exatamente por conta da documentação que, se for deixada de lado, pode trazer problemas. É importante priorizar as tarefas consideradas urgentes, otimizar os fluxos de trabalho e se certificar de que todos estão alinhados. 

5. Monitoramento dos resultados

Última etapa do planejamento estratégico, o monitoramento das ações visa a entender o andamento e os resultados obtidos até o momento. Manter reuniões periódicas permite novas avaliações da trajetória, revisão da SWOT, das metas e do plano de ação.

Por fim, é necessário continuar gerenciando o planejamento e controlando os resultados para corrigir eventuais erros quando necessário.

Desenvolver e gerenciar ações para o crescimento estratégico da empresa precisam de certos cuidados. Contar com a tecnologia durante todo o processo contribui para entregas de resultados mais eficazes. Uma ótima forma de fazer isso é com um software de gestão de processos.

O que torna um planejamento estratégico bem sucedido?

Diversos fatores determinam o sucesso de um planejamento estratégico, os principais são:

• Visão e objetivos claros;
• Processos colaborativos e inclusivos;
• Análise periódica completa de resultados e KPIs;
• Planos de ação realistas;
• Efetividade da execução;
• Flexibilidade e capacidade de adaptação;
• Engajamento das pessoas colaboradoras e lideranças comprometidas.

Além disso, o próprio crescimento da empresa pode ser um atestado de sucesso, mesmo que não se deva olhar exclusivamente para esse fator.

Depois de quanto tempo o planejamento precisa ser revisado?

É importante lembrar que muitos dos objetivos do planejamento estratégico são a longo prazo (pelo menos 5 anos), então não adianta alterar o plano o tempo todo. Por isso não existe fórmula de quanto em quanto tempo deve-se revisitar o plano. 

No entanto, existem algumas situações que pedem uma revisão do planejamento, como:

• Mudanças nas principais lideranças e/ou na equipe;
• Crises financeiras;
• Alterações nas tendências de mercado;
• Expansão da empresa;
• Problemas financeiros internos;
• Queda constante e regular nos indicadores de performance.

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