RFI vs. RFP vs. RFQ: definições e diferenças

Pedido de informações ou Request for Information (RFI), pedido de cotação ou Request for Quotation (RFQ) e pedido de proposta/Request for Proposal (RFP) focam em diferentes aspectos do processo de seleção de fornecedores. RFI, RFP e RFQ estão intimamente relacionados. 

No entanto, cada sigla dessas se refere a uma etapa distinta que uma empresa pode cumprir para obter informações de potenciais fornecedores. Aqui está uma análise mais detalhada dos termos RFI, RFQ e RFP, por que cada um é importante e como podemos diferenciá-los.

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O que é RFI? 

Um pedido de informações (RFI) é o primeiro passo na gestão de fornecedores. Como o nome sugere, envolve a obtenção de dados sobre os fornecedores na forma de um relatório por escrito. 

O RFI inclui informações gerais, como experiência do fornecedor, cronograma de produção, capacidade de entrega e outros atributos que afetam a capacidade de cumprir com entregas de produtos e serviços dentro do prazo.

RFIs são mais eficazes quando são entregues utilizando um formato padronizado. Isso facilita a comparação entre fornecedores e a escolha sobre qual deles é mais adequado. RFIs também devem incluir um prazo para garantir que os potenciais fornecedores respondam em tempo hábil.

Além de obter RFIs para as necessidades correntes, as empresas normalmente armazenam RFIs em um banco de dados para consultas quando surgirem necessidades de requisições de compras e aquisições no futuro.

Benefícios e componentes do RFI

Um RFI normalmente começa com um índice que descreve o conteúdo do documento. O RFI também deve ter logo no início uma descrição do problema ou necessidade que o comprador está tentando resolver, ou produto/serviço desejado. 

As seções subsequentes elaboram e fornecem detalhes adicionais sobre os requisitos do comprador. Idealmente, a  primeira parte do RFI traz também definições e explicações da terminologia técnica.

A próxima seção geralmente é formatada de modo que o fornecedor potencial simplesmente adicione as informações solicitadas. A seção final da RFI fornece detalhes sobre o processo de seleção e um prazo para feedback.

RFIs oferecem três benefícios principais. Primeiro, passam informações aos fornecedores que estão competindo para fechar negócio. Em segundo lugar, ajudam as equipes de compras (ou procurement) a avaliar a capacidade dos fornecedores de atender aos requisitos de compra. Por fim, padronizam essas informações para simplificar a comparação e acelerar a seleção.

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O que é RFP? 

Enquanto um RFI se concentra em estabelecer um relacionamento com um fornecedor, um pedido de proposta (RFP) refere-se a um projeto específico. Por isso, inclui uma descrição detalhada do projeto, seus objetivos e as partes envolvidas no processo.

O objetivo de um RFP é avaliar a capacidade de um fornecedor potencial de concluir um trabalho específico ou apoiar um projeto específico. 

RFPs são comumente usados durante processos complexos, como construção civil. Por isso, podem conter informações detalhadas sobre os componentes do projeto, como terceirizados, materiais, máquinas e prazos para a conclusão das diferentes fases.

As agências governamentais utilizam frequentemente RFPs com o objetivo de recolher informações e organizá-las de forma a garantir que o processo de seleção seja transparente e imparcial.

A diferença entre RFI e RFP é que um RFP se aprofunda mais nos detalhes do projeto do que o RFI. As empresas podem usar ambos, com o RFP servindo mais como um documento final antes que a empresa selecione um empreiteiro, prestador de serviço ou fornecedor.

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Benefícios e componentes do RFP 

Um documento RFP começa com uma descrição detalhada do projeto e quaisquer desafios ou problemas que a empresa prevê para ele. Isso permite que os fornecedores determinem se podem ou não oferecer uma solução competitiva.

Após a introdução, o RFP fornece detalhes sobre os processos atuais que as empresas utilizam em seus projetos. Este contexto adicional dá aos fornecedores a oportunidade de avaliar melhor a sua adequação ao projeto e de explicar como planejam satisfazer as necessidades do comprador.

O documento termina com um resumo de como e quando a empresa tomará a decisão final sobre o contrato. Esta seção inclui informações sobre os critérios e prazos para a escolha. Também mencionará a próxima etapa do processo, que geralmente é a solicitação ou pedido de cotação (RFQ).

O principal benefício de um RFP é a coleta de informações detalhadas sobre as opções disponíveis, para que a empresa possa tomar uma decisão embasada sobre qual fornecedor escolher. A RFP também pode desempenhar um papel na gestão do relacionamento com fornecedores.

O que é RFQ? 

Um pedido de cotação (RFQ) é um documento usado para solicitar propostas de preços de fornecedores. Ao contrário dos outros dois documentos — que se concentram em capacidades e soluções — o objetivo do RFQ é avaliar o custo do serviço ou produto de um fornecedor.

Um RFQ fornece detalhes para ajudar o fornecedor a entender exatamente o que receberá, quanto custará, e ajudá-lo a determinar o valor da oferta. Após comparar todos os pedidos de cotação, o comprador poderá selecionar um fornecedor ou iniciar negociações com alguns deles. 

Esse documento também deve abordar detalhes como quantidade, prazos de entrega e prazos do projeto. O documento precisa ainda incluir ainda termos e condições, pagamentos e preços.

Benefícios e componentes do RFQ

Um RFQ começa com uma lista detalhada dos produtos e/ou serviços que o comprador deseja adquirir. Também especifica requisitos exatos ou outras informações relevantes sobre os produtos e/ou serviços.

A vantagem deste documento é que ele permite que a empresa obtenha uma estimativa detalhada de quanto custará o serviço e se o acordo com um empreiteiro, prestador de serviços ou fornecedor de bens funcionará em um nível prático. A RFQ normalmente é o documento final exigido antes que o comprador possa finalizar sua decisão.

Quando usar: RFI vs. RFP vs. RFQ 

Cada tipo de documento – RFI, RFQ e RFP – fornece informações sobre a capacidade dos fornecedores de atender às necessidades do comprador. No entanto, cada um desses documentos trata sobre um aspecto diferente.

Em alguns casos, a empresa compradora pode exigir todos os três documentos antes de tomar uma decisão. Em outras situações, pode exigir apenas um ou dois.

RFI

Use um RFI quando a principal necessidade for coletar informações básicas sobre fornecedores. Como um RFI não se aprofunda em detalhes, funciona principalmente como uma ferramenta de construção de relacionamento. 

As empresas costumam usar esse documento no início do processo de licitação, embora também possam usá-lo para entrar em contato com fornecedores do seu setor e criar um banco de dados para uso no futuro.

RFP

Um RFP fornece mais informações sobre a capacidade de um fornecedor de atender às necessidades do comprador. Use este documento para avaliar se o fornecedor pode ou não atender aos requisitos específicos do projeto e cumprir o cronograma do projeto. 

O RFP também é útil para contextualizar decisões e fornecer uma justificativa pela escolha de um determinado fornecedor. Nesse sentido, o RFP pode ajudar a manter padrões de transparência no processo de tomada de decisão.

RFQ 

Quando chega a hora de comparar detalhes como preços, termos e condições, um RFQ é o documento apropriado a ser usado. Este é o único documento dos três que aborda custos.

Solicitar um RFQ sinaliza que a empresa está avançando com o projeto e pronta para determinar o(s) fornecedor(es) certo(s) para o trabalho. Na maioria dos casos, este documento é o último antes da seleção final do fornecedor.

RFI, RFP e RFQ: como elaborar? 

As empresas precisam de informações precisas e oportunas para tomar decisões e manter os projetos dentro do cronograma. 

Isso significa que a qualidade de documentos como RFI, RFQ e RFP é fundamental para construir o relacionamento entre fornecedor e comprador, manter o orçamento e levar os projetos adiante. 

Aqui estão algumas dicas úteis para garantir que sua empresa receba sempre informações de qualidade:

RFI 

• O RFI deve concentrar-se em informações gerais, por isso tente evitar entrar em muitos detalhes nesta fase. Decida quais dados são essenciais para avaliar o alinhamento do fornecedor e evite qualquer outra coisa.
• O  RFI também ajuda os fornecedores a entender melhor o comprador e suas necessidades, portanto, inclua todo o contexto necessário para que os fornecedores verifiquem se são mesmo bons candidatos.
• Destaque quaisquer requisitos mínimos relevantes no início do documento para ajudar a selecionar fornecedores que não sejam adequados.
• Use um formato padronizado para simplificar o processo de comparação entre empresas e facilitar a inserção do fornecedor a um banco de dados.

RFP

• Inclua detalhes sobre os objetivos e requisitos do projeto. Estabeleça o escopo e quaisquer limitações relevantes.
• Forneça um cronograma para o projeto de modo a ajudar os fornecedores a planejar a entrega de produtos e/ou serviços.
• Use um formato padronizado para simplificar o processo de comparação.

RFQ 

• Forneça o máximo de detalhes possível para antecipar o custo real do produto ou serviço. Quanto mais detalhes, mais precisa e confiável será a cotação.
• Explique os requisitos de seleção para ajudar os licitantes a determinar sua própria adequação ao projeto e sua capacidade de cumprimento.

Desafios no gerenciamento de RFI, RFP e RFQ 

RFIs, RFPs e RFQs têm sido importantes para as empresas há décadas. Eles têm sido usados ​​com frequência e em escala, o que significa que é possível antecipar três desafios comuns em seu uso:

• Falta de padronização;
• Muito trabalho manual;
• Informação descentralizada.

Falta de padronização 

Se os fornecedores não forem obrigados a enviar informações usando um template ou modelo padrão, a empresa compradora terá que gastar tempo organizando os dados e possivelmente procurando informações ausentes ou incompletas. Isto prejudica a eficiência e induz a erros. Também torna mais difícil comparar fornecedores.

Muito trabalho manual 

Documentos como RFI, RFP e RFQ podem ser complexos e demorados para serem concluídos e coletados. 

Mesmo quando são geridos no formato digital, existem aspectos de gestão de compras que são conduzidos manualmente por algumas empresas, tais como fluxos de aprovação e coleta de assinaturas. Em muitos casos, as atualizações de status também são manuais.

Informação descentralizada 

Quando esses documentos são solicitados a diferentes departamentos em momentos diferentes, o gerenciamento de todos eles se torna complicado. Trabalho duplicado pode ocorrer quando vários departamentos solicitam informações do mesmo fornecedor ou quando um fornecedor é considerado em momentos diferentes. 

A centralização da gestão, por outro lado, aumenta a visibilidade e o controle das equipes sobre os fornecedores registrados e como acessar suas informações.

Leia também: Como criar uma estratégia de compras

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O lado bom é que todos os três desafios podem ser superados com as ferramentas certas. A automação no-code é uma escolha flexível e econômica para muitas empresas porque se integra a outros sistemas e apps existentes na empresa e pode ser facilmente modificada quando os fluxos de trabalho ou processos mudam.

No caso da automação no-code, os recursos de automação são acessíveis às equipes de compras por meio de uma interface de usuário visual – portanto, nenhum conhecimento de código é necessário. 

A automação no-code coleta, roteia e centraliza todos os documentos recebidos e notifica todas as partes envolvidas quando uma ação é necessária ou quando o status muda.

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