O que são compras spot e como usá-las na sua empresa

Imagine a seguinte situação: um dos seus fornecedores regulares tem um problema inesperado na logística ou está com falta de um material e você precisa rapidamente de um item específico para não parar a produção no seu negócio. Você não tem tempo para negociar um novo contrato de longo prazo e precisa de uma solução imediata. E agora?

É aqui que entram as compras spot: uma estratégia ágil focada para atender demandas pontuais e urgentes.

Neste artigo, vamos abordar:

• Definição de compras spot;
• Como as compras spot se comparam com outros tipos de sourcing, como tático e estratégico;
• Quando compras spot são necessárias;
• Quando compras spot são vantajosas;
• Estratégias para simplificar e otimizar o processo de compras spot.

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O que são compras spot?

Compras spot são compras não planejadas que atendem a necessidades imediatas e pontuais de uma empresa. Na maioria dos casos, as compras spot ocorrem fora do processo formal de Pedido de Proposta (RFP), agilizando a execução da compra.

Essas compras costumam ser de baixo valor e únicas, voltadas para situações que precisam de uma solução imediata, desde aquisições necessárias para a continuidade de um evento específico ou para evitar a interrupção de uma atividade importante do negócio. Frequentemente, essas compras são executadas pelo usuário final, sem o envolvimento direto de profissionais de procurement. 

Imagine, por exemplo, que um gerente na sua empresa percebe que não encomendou cadeiras suficientes para um evento corporativo que está prestes a acontecer. Nesse caso, a compra spot de cadeiras adicionais fará a diferença para o sucesso do evento e provavelmente o processo não passará pelas etapas tradicionais. 

No entanto, como você já deve ter imaginado, as compras spot correm o risco de se tornar um gasto mal gerenciado nas organizações, justamente por sua natureza imediata e descentralizada. É essencial, portanto, entender a natureza e os limites deste tipo de compra para geri-las de forma eficaz, evitando que se transformem num gargalo financeiro ou operacional.

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Caso de estudo Samsonite

Compras spot vs. sourcing tático vs. sourcing estratégico 

O processo de compras pode ter estratégias, formas e funções variadas a depender de contextos como o tamanho da empresa, sua natureza e outros processos internos. De modo geral, três abordagens são predominantes: compras spot, sourcing tático e sourcing estratégico. Entenda a seguir a definição de cada uma, como se diferenciam entre si e em quais situações podem ser benéficas à empresa.

Sourcing estratégico

O sourcing estratégico, ou strategic sourcing, é um processo meticuloso e que está de olho no futuro da empresa e não nas necessidades básicas do dia a dia. Para esse tipo de sourcing, é preciso executar atividades-chave bem detalhadas, como a seleção cuidadosa de fornecedores, negociação de contratos, análise de gastos e planejamento minucioso para atender às necessidades do negócio a longo prazo. 

O sourcing estratégico é uma estratégia holística e leva em conta não só o preço e a disponibilidade dos itens, mas também o impacto dessas compras na empresa como um todo no longo prazo. É assim que ele se diferencia, por exemplo, do sourcing tático, que visa horizontes de curto prazo e será explicado a seguir.

A metodologia do sourcing estratégico prioriza a comunicação contínua e o cultivo de um relacionamento com o fornecedor ao longo de todo o ciclo de vida do contrato. A ideia aqui é sempre pensar no longo prazo, abrindo espaço para negociações mais flexíveis e vantajosas no futuro.

Sourcing tático

O sourcing tático é uma estratégia focada na aquisição de itens de baixo custo necessários para a operação do dia a dia e o bem-estar dos funcionários. Aqui, a abordagem é de curto prazo e o preço e a disponibilidade de entrega são as principais preocupações. Itens como canetas, papéis e tinta, que mantêm a empresa em operação e os funcionários supridos, são comuns nesta categoria.

O sourcing tático pode soar bem similar às compras spot por sua natureza orientada ao curto prazo e para compras de baixo valor, mas há diferenças. O sourcing tático costuma envolver um certo grau de planejamento prévio e é normalmente realizado com fornecedores pré-aprovados ou conhecidos. Já as compras pontuais, como veremos abaixo, são reativas, muitas vezes desencadeadas por circunstâncias imprevistas, como uma falha de equipamento ou o esgotamento súbito de estoque. 

Compras spot

Por fim, as compras spot são compras não planejadas, muitas vezes executadas diretamente pelos usuários finais daquele produto ou serviço. São caracterizadas por serem imediatas e muitas vezes emergenciais, focando principalmente em preço e timing. Dada a sua natureza, as compras spot podem passar despercebidas ou não receber gerenciamento adequado, o que pode levar a custos ocultos ao longo do tempo.

Em resumo:

• O sourcing tático é orientado para necessidades corriqueiras de curto prazo e transações pontuais, enquanto o sourcing estratégico olha para o futuro e está diretamente ligado às metas da empresa.
• Em relação aos fornecedores, o sourcing tático busca como prioridade o custo mais baixo. O sourcing estratégico, por outro lado, investe em relações de longo prazo que minimizem riscos e possam oferecer vantagens no futuro.
• As compras spot são aquisições imediatas e não planejadas, geralmente feitas para solucionar uma necessidade urgente ou aproveitar oportunidade única. 
• Sourcing tático e compras spot não são a mesma coisa. O sourcing tático trabalha com algum grau de planejamento e favorece fornecedores já conhecidos, enquanto compras spot são independentes de qualquer estratégia de sourcing, focando em preço e disponibilidade imediata.

Quando as compras spot são necessárias? 

Em algumas circunstâncias, as compras spot não só fazem sentido, mas também se tornam uma necessidade operacional. Vejamos alguns casos:

Emergências e falhas de equipamento

Imagine que um curto-circuito danifica equipamentos eletrônicos na sua empresa, impedindo que colaboradores desempenhem seu trabalho. Nesse caso, não há tempo para que a empresa inicie um processo prolongado de sourcing estratégico para comprar novos laptops, e as compras spot vão proporcionar a agilidade necessária para manter a operação.

Transações de baixo valor

Quando a aquisição é muito pequena para justificar um processo detalhado de pesquisa e faturamento, uma compra spot pode ser mais eficiente. Seria o caso, por exemplo, se  a impressora do escritório ficasse sem papel poucas horas antes de uma apresentação importante que utilizará material gráfico. Nesse caso, faz mais sentido enviar alguém à papelaria para comprar algumas folhas extras do que iniciar um processo de compras formal.

Transações simples

Para itens adquiridos em transações simples, como comprar um bolo para o aniversário de um colega de trabalho ou pedir uma pizza para uma equipe que está fazendo hora extra, a compra spot é o método mais prático.

Despesas não gerenciadas

Este é o caso de gastos que ainda não estão organizados ou estruturados nos registros da empresa. 

Por exemplo, imagine que, para um projeto específico, a equipe de design tem interesse em testar um software de edição de vídeo que não está incluído nas licenças habituais da empresa. Neste caso, um membro da equipe poderia fazer uma compra pontual de uma licença de um mês para esse software específico e, com base nos resultados, recomendar ou não um processo de compra de longo prazo com o fornecedor do programa.

Quando as compras spot são melhores e vantajosas?

Há situações em que, por urgência ou custos, as compras spot são a única opção viável. 

Seja por conta de uma entrega de mercadoria que não foi realizada ou uma situação de compra única que não está coberta por um contrato estratégico, as compras spot são boas aliadas para demandas urgentes. 

E, embora o uso não gerenciado de compras spot possa elevar os gastos da empresa, há ocasiões em que ela é mais eficiente em termos de custo – como compras spot demandam menos energia e recursos, seu retorno sobre o investimento pode ser maior.

Veja algumas situações específicas em que isso se aplica:

Promoções

Se um fornecedor está oferecendo um desconto de curto prazo em um produto que sua empresa usa frequentemente, as compras spot permitem que você aproveite essa redução temporária de preço sem estar vinculado a um contrato de longo prazo.

Teste de mercado

Ao explorar novos produtos ou fornecedores, as compras spot oferecem uma maneira flexível de comprar pequenas quantidades para teste sem compromissos de longo prazo.

Liquidação de ativos

Quando um fornecedor está encerrando suas atividades ou liquidando ativos, as compras spot oferecem a chance de adquirir mercadorias a preços significativamente reduzidos.

Consertos emergenciais

As compras spot são especialmente úteis quando equipamentos importantes apresentam defeitos, pois permitem que você adquira as peças de reposição necessárias ou contrate manutenção imediatamente, diminuindo o prejuízo causado pelo tempo sem operação.

Custos relacionados ao compliance

Há casos em que os custos relacionados a processos de compliance, como a elaboração de contratos e análise jurídica, podem superar os custos do próprio item. Nessas situações, as compras spot também podem ser vantajosas.

Como simplificar e melhorar o processo de compras spot

Centralize todo o processo em um lugar

Usar um sistema de gestão de compras centralizado permite que sua empresa tenha maior controle e visibilidade sobre as transações, além de ajudar a evitar gastos perdidos e melhorar a precisão das informações. Esse sistema pode incluir funcionalidades como aprovações, atualizações de status, rastreamento de entregas e registros de faturamento. 

Com plataformas no-code, é possível realizar tudo isso sem a necessidade de programação adicional, facilitando a customização e o desenvolvimento da melhor estratégia para cada empresa.

Automatize tarefas repetitivas e/ou manuais

Automatizar tarefas como a inserção de dados, autorização de compras e acompanhamento de entregas pode economizar tempo significativo e reduzir erros. Na hora de montar seu processo, busque softwares que permitam a integração de ferramentas de análise de dados e relatórios automatizados para uma visão mais precisa e em tempo real das suas operações de compra.

Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores

Fazer boas compras spot não é só conseguir um bom preço. Embora a relação com fornecedores possa ser menos significativa quando se trata de metas globais da empresa, é importante investir num relacionamento saudável para garantir que os produtos ou serviços adquiridos sejam de qualidade e entregues pontualmente. 

Analise o desempenho do processo

Implemente métricas-chave de desempenho (KPIs) para avaliar a eficácia do seu processo de compras spot. Alguns fatores que podem ser medidos incluem o tempo do ciclo da compra, o custo médio de aquisição, saving de compras e a qualidade dos produtos recebidos. Faça uma revisão periódica dessas métricas e ajuste suas estratégias de compras com base nos resultados.

Simplifique seu processo de compras spot com Pipefy

A gestão de compras spot pode ser complexa, oscilando entre a necessidade de agilidade e a busca por custo-benefício e eficácia. O Pipefy para Procure-to-Pay é uma ferramenta no-code que simplifica e otimiza esse cenário, contando com a ajuda de Inteligência Artificial para desenhar processos e automatizar tarefas com ainda mais eficiência.

Centralização Maximizada

O Pipefy é uma plataforma onde todos os elementos, desde pedidos a aprovações e acompanhamento de compras spot, estão centralizados e podem ser acessados de forma simples. Isso torna a operação não apenas mais ágil, mas também mais transparente, o que é especialmente útil quando se trabalha com contratos spot, que requerem um alto grau de transparência e eficiência.

Automação Inteligente

Com o software de compras do Pipefy, você pode automatizar solicitações, cotações, seleção de fornecedores, aprovações e muito mais. Diminuímos o trabalho manual e liberamos o seu time para focar na estratégia e na tomada de decisões.

Portal de autoatendimento

Dê aos seus fornecedores e solicitantes portais seguros de autoatendimento. Esses portais permitem realizar pedidos rápidos, disponibilizam atualizações de informações e rastreamento de status em tempo real, tornando o processo de compras spot ainda mais eficiente.

Compliance simplificado

O Pipefy oferece formulários personalizados com campos obrigatórios para garantir que suas compras spot sejam não apenas precisas, mas também estejam em conformidade com as políticas internas da empresa.

Controle de Gastos e Integração

Além de otimizar os processos desde a aquisição até o pagamento, o Pipefy se integra com ERPs e sistemas de contabilidade para que você tenha controle total sobre os gastos e eficiência nos diversos processos de compras.

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