6 riscos comuns de Procure-to-Pay e como mitigá-los

Os riscos de procurement surgem de processos ineficientes ou não confiáveis. Os sinais característicos desses processos defeituosos – ineficiências, erros, atrasos e gastos excessivos – podem parecer familiares. Isso porque eles são muito mais comuns do que se imagina.

A boa notícia é que existem ferramentas para ajudar na mitigação desses riscos. Processos podem ser estruturados, dados podem ser integrados, e fluxos de trabalho podem ser automatizados e otimizados para serem mais eficazes e ágeis. Ter a ferramenta certa faz toda a diferença para que times de procurement antecipem riscos – e não sejam pegos desprevenidos.

Antes de qualquer coisa, vamos ver alguns sinais de alerta para riscos de procure-to-pay (P2P).

Avaliando os riscos do processo de procure-to-pay (P2P)

Alguns riscos são bem conhecidos, mas outros podem estar ocultos, tornando-se visíveis apenas quando uma crise surge. Uma tática que as equipes de procurement podem usar para identificar riscos é uma avaliação informal de processos. Essa é uma avaliação direta do que está – e não está – funcionando.

Alguns dos sinais de alerta de que problemas provavelmente estão no horizonte podem ser identificados nos seguintes quesitos:

Quesito	O que procurar
Estrutura do processo	A conexão entre os processos de compras e contas a pagar está fragmentada. Fluxos de trabalho sem coesão. Atividades como revisão de solicitações de compra ou faturas ocorrem em silos e a comunicação é difícil. Stakeholders não têm conhecimento sobre o status dos seus pedidos ou tarefas.
Dados	Dados são atualizados manualmente em mais de um sistema ou aplicativo. Erros decorrentes de inputs manuais são frequentes. Documentos, contratos e políticas são difíceis de localizar. Encontrar informações é trabalhoso e exige muito follow up ou procura entre emails, planilhas e sistemas.
Visibilidade	Dificuldade na elaboração de relatórios de performance do time ou fornecedores. KPIs e métricas são difíceis de rastrear. Prazos não são cumpridos. Compras pontuais são feitas frequentemente e sem a devida documentação. A tomada de decisões estratégicas com base em dados demanda mais esforço do que deveria.

6 riscos comuns de P2P e suas causas

Uma avaliação mais profunda do processo de procure-to-pay (P2P) pode fornecer uma noção geral dos fatores de risco. Se seu processo apresentar algum destes sintomas, é provável que o time de procurement esteja enfrentando desafios mais específicos. Abaixo estão 6 dos riscos mais comuns e suas causas.

Risco	Causas
Custos desnecessários	Descumprimento de SLA. Aprovações de fatura lentas ou dificuldade em coletar informações, resultando na perda de descontos ou multas por atraso de pagamento.
Gastos excessivos e desregulados	Processos não padronizados e falta de auditoria permitem que gastos excessivos e compras não reguladas cresçam descontroladamente. A política de compras da empresa não é respeitada.
Fraude	A falta de visibilidade e de estrutura do processo abre portas para a possibilidade de fraude, como faturas inflacionadas, alterações de compra não aprovadas, licitações desregulamentadas, faturas duplicadas ou conflitos de interesse.
Gerenciamento de contratos ineficiente	Dados e fluxos de trabalho fragmentados dificultam ou impossibilitam o gerenciamento de contratos. Poder de compra é perdido. Alterações de preços, questões de qualidade e problemas de entrega ficam sem solução. Os contratos com fornecedores indevidos não são encerrados.
Erros que custam caro	A entrada duplicada de dados e trabalho manual desnecessário fazem a taxa de erros ficar alta. Silos de dados e falta de visibilidade pioram os problemas.
Menos poder de compra e má gestão de fornecedores	Analisar fornecedores pode ser maçante quando feito manualmente e sem um fluxo de trabalho estruturado e padronizado estabelecido. A coleta de informações demanda trabalho excessivo e os resultados são inconsistentes.

Como a automação de processos mitiga riscos

Felizmente, todos os riscos citados podem ser minimizados e, em alguns casos, totalmente eliminados. Um software de automação de processos de negócios (BPA) é uma ferramenta comumente usada para melhorar o controle e a visibilidade sobre processos e fluxos de trabalho de procurement.

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Veja um resumo do que um software de automação de processos pode fazer quando se trata de procurement:

Estrutura e padroniza fluxos de trabalho

Plataformas BPA facilitam a visualização e organização de processos e fluxos de trabalho. Ao definir inícios, sequências e resultados, as equipes podem trazer consistência à forma como o trabalho é realizado – seja um colaborador enviando uma solicitação de compra ou um fornecedor atualizando seus registros de pagamento.

Ao aplicar regras e condicionais, as equipes podem garantir que os processos e fluxos de trabalho sejam executados da mesma maneira, todas as vezes. Estruturar (e padronizar) processos é o primeiro passo para abordar e prevenir riscos.

O resultado disso é mais controle e visibilidade em compras, contas a pagar, processamento de faturas, gerenciamento de contratos e gestão de fornecedores.

Simplifica dados e comunicação por meio de integrações

A fragmentação de processos ocorre quando dados e informações não são devidamente enviados entre os diferentes aplicativos e sistemas usados por uma empresa. Esses silos dificultam a comunicação, criam pontos cegos e retardam os processos.

Ferramentas de automação de processos podem (e devem) integrar-se a todos os componentes para criar um ambiente conectado. Algumas ferramentas de automação podem até preencher lacunas de processo que surgem quando novos sistemas são implementados.

Com um processo de procure-to-pay completamente integrado e automatizado, a transferência de dados e a comunicação entre sistemas e equipes são instantâneas, consistentes, confiáveis e à prova de erros. Isso significa mais foco na maximização de savings e menos tempo gasto com retrabalhos.

Automatiza tarefas trabalhosas e passíveis de erros

Uma forma comprovada de reduzir riscos em qualquer processo é eliminar tarefas manuais e repetitivas sempre que possível. Veja como exemplo a entrada de dados. Cada vez que um membro da equipe precisa inserir dados em uma planilha ou aplicativo, existe o risco de erro.

A automação libera os colaboradores de atividades manuais, como informar solicitantes sobre seu pedido ou atualizar fornecedores sobre status de pagamentos. Essa tecnologia também garante que as tarefas não fiquem paradas. Com notificações automatizadas e alertas de prazos, gargalos de processo são identificados e resolvidos.

Embora nem tudo possa ser automatizado, tarefas repetitivas, previsíveis ou que acontecem com frequência podem e devem ser resolvidas com automação. Veja como isso funciona na prática dentro do Pipefy.

Proporciona mais visibilidade para revelar ineficiências e riscos

Muitos riscos moram nas partes ocultas dos processos e aumentam quando há falta de responsabilidade pelas ações nos workflows. Ferramentas de automação de processos proporcionam mais visibilidade, facilitando a localização e o acesso a dados, aplicando permissões baseadas em funções e criando registros de auditoria que rastreiam todas as atividades.

A maioria dessas ferramentas também oferecem opções para medir o desempenho dos processos. Essas métricas podem fornecer insights sobre problemas antes que eles saiam de controle e tragam prejuízos.

Facilita a tomada de decisões estratégicas

E se você pudesse analisar dados de procurement de vários meses para obter insights valiosos que podem embasar decisões estratégicas? E se você pudesse reunir rapidamente os gastos totais de fornecedores e analisar sua performance? Com o recurso de IA na automação de processos, você pode.

Extraia dados de forma rápida e confiável para tornar o procurement um verdadeiro parceiro estratégico na sua empresa. Ganhe agilidade para otimizar seu processo de procure-to-pay, eliminando gargalos e riscos que impedem que o time tenha mais eficiência.

Como mitigar riscos de procurement

Risco	Como mitigar
Despesas evitáveis	Automatize notificações para alertar quando faturas estão perto do vencimento. Estruture o processo de pagamento com regras que exigem aprovações de supervisores. Use condicionais para designar aprovações para membros específicos do time. Use IA para avaliar o número total de faturas de compras pontuais processadas dentro de um certo período de tempo.
Fraude	Automatize tarefas manuais e repetitivas para que as equipes tenham mais tempo para avaliar o desempenho do fornecedor. Colete informações por meio de formulários customizados com campos obrigatórios para evitar informações faltantes ou incompletas. Aplique o gerenciamento de permissões baseado em função para processos confidenciais, como avaliação de fornecedores ou processamento de pagamentos. Aplique regras e condicionais para garantir que as aprovações corretas ocorram no período determinado. Revise os registros de auditoria para melhorar as responsabilizações no fluxo de trabalho e detectar atividades ou ações incomuns. Use IA para coletar informações sobre faturas e categorias comuns de gastos. Use ferramentas de gerenciamento de processos que incluam recursos de segurança integrados, como MFA, SSO, 2FA, e que atendam os padrões do mercado em termos de privacidade e segurança.
Falta de conformidade e compliance	Centralize solicitações em uma única plataforma para não perder nenhuma de vista. Construa processos com regras e condicionais para garantir o cumprimento das políticas internas. Automatize notificações e alertas para serem acionados quando itens no processo não atenderem aos padrões definidos, como um prazo. Use portais para centralizar informações sobre políticas e criar fluxos de trabalho de autoatendimento para solicitantes e fornecedores. Use formulários customizáveis para coletar informações obrigatórias. Aplique regras e condicionais para evitar que formulários incompletos sejam submetidos.
Gerenciamento de contratos ineficiente	Integre sistemas e aplicativos para garantir que as informações do contrato permaneçam atualizadas em todas as plataformas. Automatize notificações para alertar membros da equipe quando um contrato precisar de atenção. Centralize formulários e documentos em um portal que fornece acesso a stakeholders externos. Aplique condicionais aos fluxos de trabalho para garantir a responsabilização adequada, especialmente para aprovações.
Erros evitáveis	Integre sistemas e aplicativos para garantir que os dados sejam transferidos entre pontos do processo e reduza a necessidade de entrada duplicada de dados. Personalize formulários para prevenir informações incompletas ou faltantes. Automatize tarefas sempre que possível para reduzir erros humanos.
Má gestão de fornecedores	Padronize o processo de onboarding de fornecedores estruturando e automatizando o fluxo de trabalho. Colete informações de fornecedores usando um formulário padronizado criado com regras para evitar campos sem preenchimento ou incompletos. Automatize tarefas e fluxos de trabalho para dar às equipes mais tempo para interagir com fornecedores e negociar preços.

Reduza riscos usando automação de processos

As soluções de automação de processos fornecem ferramentas fáceis de usar que ajudam as equipes a minimizar riscos comuns de procurement. Para a maioria dos times, os benefícios de usar uma plataforma de automação de processos no-code incluem:

Requisitos de segurança e compliance reforçados
Integridade do processo assegurada por regras e condicionais
Automatização simples de tarefas e notificações
Times tem mais facilidade para construir workflows estruturados e padronizados
Integração de sistemas para eliminar de gargalos e erros de comunicação
Informações faltantes ou incompletas são evitadas através de formulários padronizados
Uso de Inteligência Artificial para revelar insights e identificar causas de problemas

Veja o que é possível com Pipefy

O Pipefy oferece todos esses benefícios e muito mais. O software foi projetado para ser fácil de usar, além de ter uma implementação rápida, direta e segura. O melhor de tudo é que o Pipefy é facilmente adaptável a qualquer tipo de fluxo de trabalho ou processo. Os membros da equipe com as permissões corretas podem criar ou modificar rapidamente seus fluxos de trabalho usando uma interface no-code.

O Pipefy disponibiliza integrações com os aplicativos e sistemas de procurement mais comuns. Recursos de segurança integrados protegem os dados e apoiam os esforços de compliance, enquanto a Inteligência Artificial ajuda a obter insights de dados complexos em segundos.

Pipefy ajuda o departamento de procurement a mitigar riscos e assumir sua posição estratégica nos negócios.

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