Integração de sistemas: o que é e quais são os seus benefícios

Conforme o tech stack ou conjunto de soluções de TI de uma empresa aumenta, a integração de sistemas ganha relevância – e pode até representar um problema. Afinal, um número grande de sistemas que não se comunicam podem gerar trabalho adicional para os times de negócios, em vez de reduzir as atividades manuais do seu dia a dia. 

Assim, a conexão entre sistemas tornou-se uma condição básica para o sucesso da estratégia de TI e do próprio negócio. Ter uma rede orquestrada e funcional significa menos custos com tech stack supérfluo, mais produtividade e mais tempo para aperfeiçoar processos e melhorar KPIs do negócio.

Para discutir o tema em profundidade e saber como as empresas vêm solucionando gargalos nesse sentido, vamos explicar como funciona a integração entre sistemas, quais são seus principais tipos, benefícios e como implementá-la na sua empresa.

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O que é integração de sistemas?

A integração de sistemas é o processo de conexão de todas as soluções, softwares e sistemas de TI utilizados em uma empresa para que funcionem de uma forma unificada e, portanto, orquestrada. 

O ideal é que eles operem como um único sistema, de modo que dados, informações e até automações possam fluir entre diferentes soluções de TI sem que isso demande tarefas manuais dos colaboradores. Como, por exemplo, transcrever informações de um sistema de CRM em uma plataforma de visualização de dados, ou em um aplicativo de mensagens para iniciar o onboarding dos clientes. 

A integração entre sistemas deve abarcar tanto as soluções desenvolvidas in-house quanto sistemas externos, como os softwares cloud-based ou programas necessários para as tarefas do dia a dia (como o Google Calendar, Slack, Microsoft Teams e outros). 

Para a consultoria Gartner, a integração de sistemas é o processo de criação de um sistema de informação complexo, que pode incluir o projeto ou construção de uma arquitetura ou aplicação personalizada, integrando-a com outras soluções. O planejamento e implementação da integração, como a Gartner observa, muitas vezes depende de consultores externos à empresa, responsáveis pela boa condução do projeto.

Há também os iPaaS, softwares responsáveis por conectar soluções e promover essa integração. De acordo com dados da Grand View Research, o mercado global de integração de sistemas foi avaliado em US$ 385,95 bilhões em 2023, e deverá crescer a uma taxa composta de crescimento anual (CAGR) de 13,8% de 2023 a 2030.

É uma taxa de crescimento maior que a registrada por outro segmento considerado vital para os esforços de transformação digital, o de softwares leitores de documentos. Esse mercado deve crescer, segundo estimativas, 8,66% até 2031.

Tipos de integração de sistemas

Vamos explorar agora os principais tipos de integração de sistemas, que variam em grau de complexidade e robustez. Muitas vezes, as empresas podem recorrer a uma combinação destas modalidades para satisfazer suas necessidades de integração. 

API

A conexão por APIs é muito comum e considerada de alta eficiência. Utilizada por grandes empresas, com times de desenvolvedores, esse tipo de integração atualiza dados entre sistemas em tempo real e é realizada por meio de códigos. 

API é uma sigla para Application Programming Interface. Seu objetivo é simplificar a programação e torná-la mais segura, mostrando apenas as informações e ações necessárias para o desenvolvimento. 

No geral, as APIs evitam o trabalho dobrado. Se você utiliza um ou mais softwares, pode criar uma API para transferir informações de uma plataforma à outra e automatizar atividades em diferentes plataformas, por exemplo. 

As APIs atuam como navios, em forma de código, que transportam comandos e ações entre softwares. A questão é se sua empresa vai criar o API que permite esse “transporte” ou se vai utilizar plataformas conectoras, que fazem esse trabalho pelos seus desenvolvedores.

Vale ressaltar que a API é uma interface para programadores. Não é o mesmo que uma interface de usuário, ou UI (User Interface), ou seja, a interface front-end em que os usuários do software navegam. 

Troca de dados eletrônicos

A troca de dados eletrônicos consiste na exportação, por vezes manual, de dados entre um sistema e outro. Esse compartilhamento permite a transferência de dados entre um sistema e outro, e é bastante usado em empresas de todos os portes.

Pense, por exemplo, em uma tabela de contatos no Excel que se torna uma lista de mailing no servidor de email. Ou em um banco de dados interno de um sistema de CRM. A transferência permite facilitar uma atividade – no caso, o contato com os clientes ou leads. 

Banco de dados

Muitas empresas possuem mais de um banco de dados, e a integração dessas informações promove centralização, análises mais qualificadas e maior facilidade para os usuários, que dispensam tarefas mecânicas e sobrepostas (como a transferência manual desses dados).  

Para realizar a integração de banco de dados, várias técnicas e ferramentas podem ser utilizadas, dependendo das necessidades de cada time e da complexidade dos dados envolvidos. Uma das possibilidades é a utilização de ETL (Extract, Transform, Load), que envolve a extração dos dados de suas fontes originais, a transformação para garantir consistência e integridade, e a inserção dos dados em um novo sistema integrado. Outras abordagens incluem a replicação de dados em tempo real, a virtualização de dados e o uso das já citadas APIs para conectar sistemas de maneira mais dinâmica e flexível.

Os impactos da integração de bancos de dados podem ser medidos em forma de eficiência operacional, com a melhoria dos processos de tomada de decisão, a economia de tempo dos colaboradores e a redução de erros advindos da transferência manual de dados.

Benefícios da integração de sistemas

A integração de sistemas contribui para gestão empresarial trazendo mais eficiência para as operações e mais qualidade para o atendimento das necessidades dos clientes. A conexão entre bancos de dados e diferentes plataformas pode demandar um grande esforço inicial, mas quando bem executada, seu retorno é rápido e garantido. 

Confira alguns dos benefícios dessa empreitada: 

Redução de custos

A conexão entre diferentes ferramentas permite ao TI dimensionar melhor o tech stack. Pode ser identificada alguma redundância entre as diferentes ferramentas, o que abre a possibilidade da redução de contratos ou mesmo do cancelamento de alguns serviços e a racionalização de sistemas legados.

Por outro lado, a automação do tráfego de informações entre sistemas também aumenta a eficiência, liberando tempo que os colaboradores gastariam com a transferência manual de dados ou mesmo tentando localizar informações em um sistema ou em outro. Com a automação de processos que engloba diferentes programas e aplicativos, é possível, por exemplo, melhorar o FTE (Full Time Equivalent) e não precisar aumentar o headcount de um time mesmo quando sua demanda cresce. 

Maior integração entre equipes

Se diferentes equipes utilizam diferentes sistemas dentro de uma empresa e não há comunicação alguma entre eles, a colaboração fica prejudicada. O handoff de tarefas torna-se muito mais trabalhoso, e a tendência é que falhas aconteçam e criem-se silos de informação pela empresa. 

Conectando processos, uma equipe de RH pode, por exemplo, criar um ticket automático para o time de TI liberar acessos de um novo funcionário. Se os sistemas de gerenciamento não se comunicam – ou se os times não usam um mesmo sistema – será preciso escrever um email com um pedido manualmente, que pode conter erros e atrasar o onboarding do colaborador recém-contratado. 

Diminuição de erros

A redução da transferência manual de dados entre interfaces também diminui a quantidade de erros, uma vez que tarefas conduzidas por colaboradores estão propensas a falhas humanas. A melhora na qualidade da execução pode ser crucial para o cumprimento da estratégia operacional de uma empresa. 

Os erros na manipulação de dados também podem ser mais comuns sem uma gestão unificada, e ferir regulações locais que preveem penalidades altas para os negócios. De acordo com a IBM, o custo médio global de uma violação de dados em 2023 foi de $4,45 milhões de dólares, um aumento de 15% em 3 anos.

Otimização e controle de processos

A conexão entre diferentes ferramentas também facilita a otimização de processos ao automatizar a execução dos processos, unificando dados de performance e permitindo a identificação mais rápida de gargalos. 

Usando um exemplo da área de RH, é só pensar em um sistema de controle de ponto que notifica os colaboradores por meio de mensagens instantâneas em uma plataforma corporativa de mensagens. A partir da notificação, o RH consegue otimizar o processo de comunicação com esses colaboradores, podendo até aferir o nível de responsividade deles e desenvolver estratégias para evitar inconsistências no preenchimento dos dados. 

Como aplicar a integração de sistemas na sua empresa

Para implementar com sucesso a integração de sistemas, impulsionando a eficiência operacional, melhorando a tomada de decisões e promovendo o crescimento sustentável, siga os passos abaixo.

Defina os objetivos da integração

Antes de iniciar qualquer projeto de integração de sistemas, é fundamental definir claramente os objetivos que se deseja alcançar. 

Para isso, busque entender os desafios específicos enfrentados pela empresa, seja na otimização de processos, na melhoria da comunicação entre departamentos ou na obtenção de uma visão unificada dos dados. 

Estabelecer metas mensuráveis e realistas, além de alinhadas aos objetivos estratégicos, permite a rápida correção de erros e aumenta as chances de sucesso.

Determine o tipo de integração

Com os objetivos definidos, o próximo passo é determinar o tipo de integração mais adequado às necessidades da empresa. Isso pode incluir:

• Integração vertical: prevê a conexão de sistemas utilizados de ponta a ponta em cada processo, integrando diferentes níveis hierárquicos e etapas.
• Integração horizontal: se refere à integração entre ferramentas e dados utilizados ao longo da empresa, em diferentes departamentos, permitindo a orquestração de processos e comunicação entre diferentes setores – que muitas vezes, mal colaboravam antes das mudanças.
• Integração por API, como já detalhamos.
• Transferência de dados eletrônicos.
• Integração de bancos de dados da empresa.

Cada tipo de integração tem suas próprias características e desafios. É importante avaliar cuidadosamente as opções disponíveis e escolher a que faz mais sentido para a realidade da sua empresa.

Analise e prepare os dados da empresa

Antes de iniciar o processo de integração, reúna e analise detalhadamente os dados existentes na empresa. Isso inclui identificar fontes, avaliar a qualidade e consistência das informações, e garantir a conformidade com regulamentações de privacidade e segurança, além de identificar todos os sistemas existentes, como as equipes têm utilizado cada um deles, os resultados obtidos etc.

É necessário também preparar os dados para integração, o que pode envolver a limpeza, transformação e padronização dos dados para garantir sua integridade ao longo do processo.

Comunique e prepare os colaboradores para a mudança

Por fim, é importante envolver as equipes afetadas pelas mudanças desde o início do processo, fornecendo treinamento adequado e esclarecendo os benefícios da integração. Desenvolva também um plano de comunicação claro para manter os colaboradores informados sobre o progresso e os impactos da integração de sistema em seu trabalho, bem como suas responsabilidades nessa iniciativa.

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