Processos de negócios são conjuntos de atividades que permeiam todo o fluxo de geração de valor de uma empresa. Processos devem ser padronizados e servem como base de operação e execução para a companhia.
Fazer uma boa gestão de processos permite a identificação de desperdício de recursos e oportunidades de melhoria, entre muitos outros benefícios. Assim, seguindo alguns passos e boas práticas, a gestão de processos pode ser um diferencial competitivo para empresas.
Benefícios de uma gestão de processos eficiente
Um relatório da consultoria Capgemini mostra que 78% das empresas acreditam que seus investimentos em Business Process Management (gestão de processos de negócios) melhoraram a flexibilidade do negócio, enquanto 77% dos que aplicaram a metodologia para melhorar o compliance das empresas e gestão de risco relataram um impacto positivo nessas áreas.
Os benefícios não param por aí. Como os processos são a base de todas as operações de uma empresa, fazer um gerenciamento eficiente dos mesmos – usando tecnologia e automação – proporciona:
- Melhor aproveitamento do tempo dos colaboradores
- Redução de custos
- Maior qualidade nos serviços e produtos
- Tomadas de decisões baseadas em dados
- Mais eficiência operacional
Diferenças entre otimização e robotização de processos
A otimização de um processo implica na busca pela melhoria do mesmo, ou seja, a identificação de problemas e ações para resolvê-los. Já a robotização de processos (RPA) pode ser entendida como aplicações tecnológicas que automatizam atividades humanas.
Uma plataforma de gerenciamento e automação de processos, como o Pipefy, age como um habilitador para a robotização de processos. A ferramenta entra com a função de padronizar as etapas dos fluxos, e estruturar dados através de formulários e regras de negócios. Só depois dessas otimizações o bot pode vir e robotizar as atividades.
Se você não faz um bom trabalho de mapeamento, redesenho e automação de processos, e parte logo para a robotização, você pode estar escalando um processo que não está eficiente e causar problemas mais graves a longo prazo. Por isso, é importante sempre otimizar antes de robotizar.
Tenha uma visão holística dos processos
Falei recentemente em um podcast que existe uma hiper especialização nas áreas de negócios. Colaboradores que estão focados por exemplo somente em paid ads do marketing que perdem a visão sistêmica dos objetivos da empresa como um todo. Áreas que conseguem estabelecer essa visão holística tem se tornado muito necessárias por conseguir identificar lacunas na jornada do cliente com mais facilidade.
Para tornar a gestão de processos um diferencial competitivo na empresa, é preciso que os colaboradores não olhem só para os seus processos. Isso é ineficiente e muitos pontos individuais serão levantados, o que pode criar uma dificuldade de conciliar e conectar todos esses pontos.
Tendo uma visão holística dos processos de negócios, é mais fácil identificar e estabelecer problemas que não são de áreas específicas e sim inerentes ao negócio – problemas maiores e que vão demandar colaboração para resolver.
Pense na qualidade dos processos desde o começo
Muitos processos são construídos de forma apressada e com foco em volume, seguindo uma mentalidade de “querer fazer mais com menos”. Esses processos são implementados de qualquer jeito e só lá na frente se preocupam com qualidade. Isso é um erro. É importante pensar em qualidade desde o começo, uma vez que é mais fácil escalar um processo eficiente do que ter que rever um processo inteiro atrás de gargalos.
Participe ativamente da implementação de plataformas
Outro passo importante para fazer da gestão de processos um diferencial competitivo é participar ativamente da implementação de novas tecnologias e plataformas. O melhor cenário é modelar os processos dentro da ferramenta junto com o time de implementação do software contratado. A maior vantagem disso é o compartilhamento de conhecimento e entendimento sobre as possibilidades da plataforma.
Automatize com confiança
A tecnologia é a maior aliada da eficiência na gestão de processos. As plataformas no-code (que dispensam o uso de código) capacitam os usuários não-técnicos, fornecendo uma série de possibilidades (sancionadas pelo time de TI) para resolver problemas e melhorar o desempenho dos negócios.
Essas plataformas de automação de processos também oferecem aos usuários a oportunidade de serem criativos com os desafios que enfrentam. Os avanços na tecnologia sem código – como capacidades de IA – estão democratizando ainda mais o trabalho de resolução criativa de problemas e de tomada de decisão baseada em dados, ajudando usuários a identificar tendências e gargalos mais rápido do que nunca.
