5W2H: os segredos que podem melhorar a sua produtividade

Produtividade e eficiência são desejos comuns a muitos gestores, e há diversas ferramentas que contribuem para a otimização dos trabalhos em uma empresa. Uma delas é a técnica 5W2H, que pretende auxiliar equipes na realização de tarefas e projetos. 

A metodologia 5W2H é uma excelente opção para planejamentos estratégicos e operacionais. Quando atrelada a outras ferramentas, ela promove uma série de benefícios para toda a organização. Quer entender como? Confira a seguir o significado de 5W2H, seus principais benefícios e exemplos práticos de sua aplicação.

Saiba como gerenciar fluxos de trabalho digitais com mais eficiência

Baixe nosso guia gratuito

O que é e como funciona a metodologia 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta de qualidade, assim como uma matriz GUT ou um Diagrama de Ishikawa. Trata-se de uma espécie de checklist das atividades para um projeto ou setor, sempre visando um objetivo específico. Ele tem a função de dar clareza sobre todas as tarefas envolvidas no projeto, deixando claro seu vínculo com a meta final.

Nesse ponto, vale notar que 5W2H é uma sigla: cinco “W”s e dois “H”s. Essas letras representam sete perguntas, em inglês, que devem ser feitas antes de iniciar a atividade.

5W

• What? O que será feito?
• Why? Por que será feito?
• Where? Onde será feito?
• When? Quando será feito?
• Who? Por quem será feito?

2H

• How? Como será feito?
• How much? Quanto vai custar?

Essas sete respostas vão nortear todo o processo, e por isso devem ser respondidas logo em sua concepção. Sem elas, aumenta o risco de falhas de comunicação, atrasos, retrabalho e outros problemas que podem comprometer o objetivo daquele projeto. 

Ter essas respostas sempre em vista ajuda na produtividade, garantindo que todos os envolvidos tenham ciência da totalidade do projeto e invistam tempo nas tarefas mais importantes. 

Como essa ferramenta surgiu?

A origem da técnica 5w2h como técnica de produtividade não é clara. Contudo, atribui-se a autores clássicos como os gregos Hermágoras de Temnos e Aristóteles, além do romano Marco Fábio Quintiliano, o uso de uma técnica semelhante para analisar os elementos centrais em qualquer questão.

No final do século 19 e começo do século 20, um recurso semelhante era utilizado por jornalistas para reportar fatos. O escritor inglês Rudyard Kipling é creditado como um dos propagadores desse uso.

Sua utilização mais recente, porém, parece estar associada à metodologia de 5S desenvolvida no Japão na década de 1950 para trazer mais eficiência à economia japonesa no pós-Segunda Guerra Mundial. Atribui-se à indústria automobilística desse país os primeiros usos do 5w2h como ferramenta de controle de qualidade. 

Qual a diferença entre 5W2H e PDCA

Além do 5W2H, outra ferramenta de qualidade bastante usada em empresas é o PDCA, sigla em inglês que representa as palavras “Plan”, “Do”, “Check” e “Act” (planejar, fazer, conferir e agir, em tradução livre). São ferramentas semelhantes, mas com algumas diferenças. 

Uma dessas diferenças é que o PDCA é pensado como um ciclo. Após sua última etapa (agir), espera-se que os trabalhadores comecem o ciclo novamente (planejar). O 5W2H, por sua vez, costuma ser usado no início de processos. Ele poderia, por exemplo, ser aproveitado na primeira etapa do PDCA, na hora de planejar um novo projeto. 

Outra diferença é que o PDCA costuma ser aplicado em projetos pontuais, ou melhorias em projetos já em execução. O 5W2H, por sua vez, pode ser usado tanto em projetos como em processos internos da empresa — quer eles estejam sendo estruturados pela primeira vez, quer estejam sendo renovados para se tornarem mais eficientes. 

Qual a importância do 5W2H para empresas?

O 5W2H traz mais clareza e visibilidade sobre as tarefas e objetivos de qualquer projeto ou processo de uma organização. Isso é importante por uma série de motivos. Veremos mais alguns deles abaixo: 

Planejamento estratégico

Na hora de criar um roadmap ou planejamento estratégico para a sua empresa, o 5W2H pode ser um recurso bem interessante. Se os objetivos da empresa puderem ser destrinchados com essa técnica, isso ajudará a entender quais ações devem ser executadas (e quais resultados acompanhados) para avaliar o progresso rumo a essas metas.

Embora o 5W2H possa não ser a melhor maneira de definir os planos da empresa, seu valor é tornar facilmente compreensível esse plano — incluindo suas razões e as tarefas que decorrem dele. Isso pode ser extremamente benéfico para o clima organizacional, já que contribui para que todos os colaboradores trabalhem com esse plano em mente. 

5W2H em conjunto com outras ferramentas

O 5W2H é uma técnica potente para controle de qualidade, trabalho em equipe e planejamento. Mas ela não resolve todos os problemas de uma empresa. Para otimizar seus resultados, vale a pena utilizá-la ao lado de outras ferramentas semelhantes.

Além do Diagrama de Ishikawa e da Matriz GUT, outra técnica que funciona bem nessa combinação é o brainstorming. Ele pode ser usado para chegar a uma ideia ou objetivo central, e o 5W2H pode ser aplicado em seguida para sintetizar os motivos e detalhes em torno dessa ideia central à qual o brainstorming chega.

Outra ferramenta que pode contribuir é a conhecida como  “os cinco porquês”. Resumidamente, ela envolve perguntar “por quê?” cinco vezes a um problema para determinar suas causas. Ao se chegar à causa-raiz de um problema, pode-se aplicar o 5W2H para planejar sua solução. Alternativamente, pode-se transformar o “why?” do 5W2H em cinco porquês, de maneira a garantir que as ações planejadas resolvam a raiz daquele problema.

Onde aplicar?

Há diversas áreas de negócio em que a metodologia 5W2H pode ser aplicada. A gestão de projetos é a mais imediata: ela pode ajudar a determinar tarefas, prazos e responsabilidades para qualquer projeto novo, além de contextualizar sua aplicação.

De maneira semelhante, também pode ser usada no planejamento estratégico, para identificar metas, custos e ações que devem ser realizadas ao longo de um período. O mesmo vale para momentos de otimização de processos.

Também é possível aplicar a 5W2H no atendimento ao cliente. Afinal, ao lidar com clientes insatisfeitos, é importante identificar a causa do problema e definir uma solução. Nesses casos, a técnica pode ser usada para identificar o que aconteceu, por que aconteceu, quem está envolvido, onde aconteceu, quando aconteceu, como resolver o problema e quanto essa solução custará.

Quando aplicar?

Os momentos mais indicados para a aplicação da 5W2H são:

• Para resumir um planejamento estratégico;
• Ao estruturar um processo empresarial pela primeira vez;
• Ao reestruturar um processo para melhorar sua performance;
• No início de um projeto com prazo e abrangência específicos. 

Ao usar essa técnica durante esses momentos, a empresa conseguirá dar mais visibilidade sobre a tomada de decisão por trás de seus objetivos. Também deixa explícito o que espera que aconteça e quais atitudes espera de cada colaborador ou área. Assim, o novo processo ou projeto já começa com todos os envolvidos bem informados. 

Falhas recorrentes com uma causa bem definida também são uma boa oportunidade para usar o 5W2H. Se não há muita dúvida sobre as causas, o foco em atribuir prazos e responsabilidades para a resolução do problema ajudam a resolvê-lo com mais agilidade. 

De maneira geral, essa técnica pode ser usada sempre que houver a necessidade de planejar, executar e controlar ações empresariais de uma forma mais estruturada e organizada, independentemente do tipo de projeto ou problema. Mas se não houver clareza sobre as causas de um problema ou quais ações devem ser tomadas, ela não é a ferramenta mais indicada.

Principais vantagens do 5W2H

Ao dar ampla visibilidade às tarefas, prazos e responsabilidades de cada um, o 5W2H ajuda a proporcionar agilidade, foco e produtividade a toda a equipe. Ele promove uma otimização dos processos estruturados da empresa, além de um aumento de eficiência que se traduz em diminuição dos custos.

Vamos explorar em mais detalhe algumas dessas vantagens a seguir.

Proporciona agilidade, foco e produtividade da equipe

Quando os colaboradores têm um direcionamento claro sobre os prazos, modos de fazer e o motivos para se dedicar a algo, a produção se torna ágil.Isso porque o foco estará todo em realizar as tarefas, e não em questionamentos em torno delas. O time se torna mais engajado e comprometido com os objetivos definidos.

Otimiza tempo de entregas

O 5W2H consegue aumentar a capacidade de entrega de um time graças ao alinhamento e à centralização de informações que ele promove. Também ajuda a dar mais destaque às responsabilidades individuais e prazos. Assim, cada pessoa sabe o que tem que fazer, e até quando precisa concluir suas tarefas. 

Diminui os custos e gastos

Um planejamento com 5W2H também reduz os custos de cada atividade. Ele traz desde o início uma listagem dos recursos necessários em cada etapa, bem como uma estimativa de despesas.

Essa definição dá maior segurança para a empresa planejar estratégias futuras. Também evita que os custos de um projeto aumentem de maneira desgovernada, já que a estimativa inicial fica facilmente visível. 

Como utilizar a técnica 5W2H na prática?

O 5W2H é muito utilizado para a criação de planejamentos estratégicos, campanhas de marketing e processos de recrutamento. Mas há inúmeras possibilidades para a sua aplicação. Para ilustrar sua utilização na prática, montamos uma tabela que explica com mais detalhes quais informações devem ser fornecidas a cada pergunta.

Exemplo prático de uso dessa ferramenta

Na sequência, vamos mostrar um exemplo prático. Nele, uma empresa precisa organizar um processo de recrutamento e seleção para o setor Financeiro. Confira a construção da tabela 5W2H com essa finalidade:

Dicas extras de como utilizar o 5W2H

A essa altura, você já deve ter uma boa ideia de como usar o 5W2H. Mas há algumas melhores práticas que surgem com o uso contínuo, e que podem tornar a ferramenta ainda mais útil. A seguir, vamos falar sobre algumas delas. 

Responda às perguntas de forma breve

Ao responder às sete perguntas do 5W2H, é importante ser minucioso. Isso não significa que você deva escrever muito em cada resposta. Procure inserir apenas as informações necessárias em cada campo. Respostas muito longas comprometem o poder de síntese e a clareza que essa ferramenta é capaz de fornecer. 

Revise o projeto com frequência

É normal que um projeto sofra alterações durante sua execução. Quando isso acontecer, lembre-se de voltar ao 5W2H inicial e conferir se algo precisa ser alterado. De início, não há problema em rever detalhes do planejamento. No entanto, se a execução começar a desviar demais do projeto inicial, pode ser o momento de reunir todos os envolvidos para rever o planejamento. 

Peça feedbacks

Se outras pessoas da organização tiverem experiência na aplicação dessa técnica — ou mesmo na realização de projetos semelhantes — peça feedback a elas e ouça o que elas têm a dizer. Isso pode ajudar a evitar algumas das armadilhas mais comuns no uso de metodologias como essa, e a gerar melhores resultados.

Permita que a equipe tenha acesso e possa revisar

Usar o 5W2H sozinho não é muito interessante. Afinal, dificilmente uma única pessoa da empresa saberá todos os detalhes de um projeto específico. Dê a cada um dos envolvidos nas tarefas descritas uma oportunidade de avaliar as respostas e propor alterações. Assim, o resultado final será mais representativo. 

Gerencie seus projetos com nosso modelo gratuito

Embora o 5W2H ajude muito na fase de planejamento de um projeto, ele é só o começo. A gestão de projetos exige esforços constantes de alinhamento de expectativas, comunicação, conferência de prazos e qualidade das entregas, entre outros. Sem uma ferramenta adequada, essa gestão pode se tornar muito mais complicada do que precisa ser. 

Pipefy é uma plataforma de gestão de processos que pode ajudar na condução de projetos. A solução permite criar padrões de execução para cada tarefa, delegar responsabilidades com facilidade e acompanhar o andamento dos trabalhos com poucos cliques. 

Também permite automatizar a comunicação entre colaboradores com emails pré-formatados. Assim, todos conseguem trabalhar em suas atividades sem perder o foco geral do projeto — e sem perder tempo com tarefas manuais e repetitivas.

Traga mais transparência e controle à sua gestão de projetos com uma ferramenta Kanban

Comece usando um template gratuito