Como fazer análises de processos? Melhores ferramentas e exemplos

A análise de processos é indispensável para que as empresas consigam promover melhorias em suas atividades. Afinal, mapear e compreender os fluxos de trabalho é o único caminho para identificar seus gargalos e oportunidades, aprimorando-os com o auxílio de novos métodos e tecnologias.

Não por acaso, 3 em cada 4 executivos já consideram a automação uma prioridade, segundo uma pesquisa da Bain & Company.

Isso reforça como a otimização do trabalho se tornou um verdadeiro requisito de mercado, e não mais um diferencial próprio das grandes organizações.

Mas afinal, como a análise e modelagem de processos permite que eles sejam automatizados e aprimorados continuamente? Confira as melhores dicas e exemplos sobre o tema ao longo deste artigo.

O que é análise de processos?

A análise de processos é uma abordagem por meio da qual a empresa investiga maneiras de melhorar sua produtividade e eficiência. Como o nome indica, ela envolve um olhar aprofundado e sistemático sobre todas as etapas dos processos de negócios desenvolvidos dentro da organização.

Os processos de negócios são conjuntos de tarefas por meio dos quais a empresa gera valor aos seus clientes. Alguns deles, como o desenvolvimento de novos produtos, estão diretamente implicados nos resultados da companhia. Outros, como o recrutamento e o onboarding de novos colaboradores, não impactam a receita da empresa tão diretamente, mas são igualmente importantes.

Analisar esses processos significa dividi-los em etapas, identificar os envolvidos em cada etapa, descrever o que cada pessoa faz e entender como esse conjunto todo funciona. Uma vez compreendidos os processos, o próximo passo é avaliar maneiras de conduzi-los com menos recursos e de maneira a gerar mais retornos.

Qual é a sua importância?

A análise de processos é importante justamente por permitir que as empresas gerem mais valor em menos tempo e com menos recursos. Esse tipo de otimização ajuda os negócios a manter sua competitividade mesmo em mercados mais disputados.

Promover essa análise é essencial, pois raramente conseguimos perceber com clareza maneiras de trabalhar com mais eficiência.

Mesmo quando fluxos de trabalho não são realizados com a presteza desejada, o motivo para essa ineficiência raramente é claro. Tentar resolver esses gargalos sem uma análise de processos adequada pode trazer prejuízos, como contratações desnecessárias ou assinaturas de softwares e compras ferramentas que acabam não sendo usadas.

Fazer a análise de processos também é importante para gerar mais clareza sobre diretrizes e padrões de execução das tarefas. Isso ajuda a regularizar a realização das tarefas em cada processo, o que permite que a empresa documente suas atividades de maneira mais fiel à realidade, deixa os resultados dos processos mais previsíveis, e facilita o treinamento de novos contratados.

Quando analisar processos?

De maneira geral, a análise de processos pode ser realizada sempre que um processo não estiver funcionando de maneira satisfatória para as necessidades da empresa. Ela também deve ser feita como início de um projeto maior de reengenharia de processos. Se a empresa pretende automatizar seus processos, a análise deles também é um primeiro passo crucial.

Outro momento em que é importante realizar a análise de processos é quando a empresa pretende padronizar a execução de determinadas tarefas. Além de trazer uma série de vantagem para os negócios, essa padronização também pode ser necessária por motivos de compliance ou para fins de regularização com questões tributárias.

Fora essas oportunidades, também é recomendável analisar seus processos em alguns outros momentos. Por exemplo, quando a adoção de um novo software muda a maneira como um time trabalha, ou quando alguma reestruturação gera a necessidade de trabalhar de maneira diferente.

Como fazer a análise de processos?

Como citamos acima, a análise de processos é o primeiro passo para sua automação. Isso porque a partir do mapeamento é possível estipular as melhorias e otimizações necessárias.

1. Levantamento de dados

Antes de tudo, sua gestão deve realizar um estudo sistêmico sobre todas as atividades internas, seus respectivos subprocessos, bem como de suas interdependências. Durante o mapeamento, é preciso delimitar as entradas e saídas, setores e profissionais responsáveis, documentações, tarefas-chave, e assim por diante.

Como resultado, será possível reconhecer falhas, gargalos, eventuais duplicidades ou mesmo atividades que não geram valor para o todo e que podem ser eliminadas.

2. Identificação de problemas

Uma vez feita a pesquisa inicial, é necessário começar a identificar fatores responsáveis pelo mau aproveitamento dos seus recursos financeiros e humanos. Isso pode incluir tarefas manuais, informações descentralizadas, registros que exigem consultas em diversas fontes, documentações físicas, entre outros casos semelhantes.

Nessa etapa, você precisa reconhecer todos os problemas e pontos passíveis de melhorias. Depois, começar a pensar em maneiras de eliminar desperdícios e tornar as ações mais eficientes.

Lembre-se que você deve transformar seus pontos frágeis em aprimoramentos. Portanto, use os insights para fazer o sequenciamento dos novos procedimentos.

3. Propostas de melhorias

Em seguida, você precisa idealizar a nova lógica dos processos, seus fluxos de informação, checklists e métodos de controle contra possíveis inconformidades.

Este é o momento de propor maneiras de solucionar as dificuldades levantadas na etapa anterior. A ideia é idealizar uma maneira diferente de conduzir essas atividades. Uma maneira que gere as melhorias de eficiência e produtividade que você procura.

Nesse ponto, é essencial consultar com as equipes de negócios e os responsáveis pelos processos que você está analisando. Eles são as pessoas que estão mais envolvidas na realização cotidiana desses fluxos de trabalho, e por isso certamente terão observações importantes a fazer sobre as melhores maneiras de otimizá-los.

4. Automação

Com os novos processos de negócios modelados, é chegado o momento da automação. Para isso, você deve contar com programas alinhados às suas necessidades e que possam adequar suas propostas de solução à realidade da organização.

Nessa busca pela otimização de processos, é indispensável ter em mente os objetivos que você pretende atingir com essas mudanças. Entre eles, podem estar a padronização das tarefas, a redução do tempo de trabalho, diminuição de custos, coleta de dados, acesso facilitado à informação e aumento da segurança, entre outros parâmetros.

Vale a pena ter em mente, quanto a esse ponto, que você precisará mensurar a performance do seu processo para poder aferir se essas otimizações geraram o resultado desejado.

3 Exemplos de análises de processos automatizados

Agora você já sabe quais etapas seguir para realizar uma análise de processos voltada à sua automação. Confira alguns exemplos que demonstram as oportunidades que esse cuidado pode proporcionar para as diferentes demandas da sua empresa:

Tarefas individuais

As tarefas manuais dos colaboradores muitas vezes podem gerar desperdícios. Frequentemente ainda tomam um tempo valioso, que poderia ser usado em funções mais estratégicas.

Imagine, por exemplo, a emissão de notas fiscais para cada venda feita em um e-commerce. Na medida que as conversões aumentam, mais recursos e profissionais serão necessários.

Em contrapartida, um sistema automatizado é capaz de realizar esse tipo de função tranquilamente. Além disso, a agilidade de uma solução desse tipo é maior do que a de qualquer trabalhador humano. E ela também pode evitar erros gerados por inserção manual de dados.

Compra e venda

Os processos de vendas e compras são estratégicos: sua automação não só impulsiona os resultados do negócio como também lhe agrega mais segurança.

Seja no atendimento das demandas dos clientes, nos controles de estoque, gestão de contratos ou outras frentes, você precisa de padronização e menos riscos para alavancar seus resultados. E a análise de processos pode ajudar nesse sentido.

A exemplo do caso anterior, o apoio da tecnologia é decisivo. Com ele, os profissionais consegue otimizar suas tarefas e focar em atividades que agregam ainda mais valor à organização.

Contabilidade e Financeiro

Você certamente vai concordar que os processos contábeis e financeiros são imprescindíveis para a saúde de uma empresa. Afinal, eles impactam diretamente o controle e tomada de decisão.

Com o apoio da análise de processos, a automatização de workflows permite diminuir o uso de planilhas, de cálculos manuais e de outras formas pouco sólidas de controle.

Graças à otimização da tecnologia, é possível manter as informações sempre acessíveis, ter prazos de vencimento sob controle, realizar os cálculos com mais precisão, e assim por diante.

Melhores ferramentas para análise de processos

Fazer a análise de seus processos é algo importante para manter as empresas no pico de sua produtividade. Por ser algo tão importante, já há diversas metodologias bem estabelecidas que ajudam nesse tarefa. Veja a seguir um pouco sobre algumas delas.

Benchmarking

Benchmarking, em essência, é inspirar-se em exemplos. No caso da análise de processos, fazer benchmarking é entender como outras empresas do ramo da sua coordenam os mesmos fluxos de trabalho que você precisa executar.

A ideia é que como os desafios são semelhantes entre empresas do mesmo ramo, é bem provável que outras organizações já tenham descoberto soluções interessantes para esses desafios. Por meio do benchmarking você pode entender como elas superaram esses obstáculos e tentar reproduzir os ganhos dela no seu próprio negócio.

Análise SWOT

A sigla SWOT vem do inglês, e significa “forças, fraquezas, oportunidades e ameaças”. A análise SWOT, resumidamente, envolve identificar quais são cada um desses atributos da sua organização, departamento ou modelo de negócios.

Usar a análise SWOT como técnica de análise de processo não é exatamente ortodoxo. Mas pode trazer resultados interessantes. Nesse caso, o ideal é avaliar as “forças” e “fraquezas” do seu processo como ele é atualmente, e avaliar as “oportunidades” e “ameaças” do novo modelo de processo que você pretende implementar.

Gap Analysis

Gap Analysis, ou “análise de lacuna”, é basicamente comparar o processo que você tem com o processo que você quer ter. Ao fazer isso, as lacunas (ou gaps) entre as metas e os dados do presente ficam mais evidentes, e fica mais fácil descobrir o que precisa ser feito para chegar ao processo ideal.

De maneira mais estruturada, fazer uma análise de lacuna exige identificar quatro dados. O primeiro é sua performance, ou os dados atuais do processo. Por exemplo: valor mensal de receita, número de contas a receber processadas por trabalhador, tempo de contratação, etc. O segundo é o seu potencial, que é a meta que você pretende que sua performance atinja no futuro.

Entre esses dois dados estará o terceiro dado de que você precisa: a lacuna. O quarto dado é o plano que você deve traçar para levar sua performance até o potencial e superar a lacuna. Esclarecer esses quatro pontos é o objetivo dessa técnica de análise de processo.

Entrevistas

Nada melhor para analisar uma situação do que conversar com as pessoas envolvidas, certo? Com a análise de processos, não é diferente. Conduzir entrevistas com os profissionais responsáveis pelos processos é uma excelente maneira de entender como eles funcionam e como é possível melhorá-los.

Entrevistas são parte de uma técnica maior de análise de processos chamada de “análise observacional”. Em essência, ela consiste em uma observação cuidadosa de cada tarefa que compõe o processo a ser analisado, conduzida via de regra por um profissional de fora da área.

Com isso, é possível unir o melhor dos dois mundos. A pessoa envolvida no processo sabe tudo sobre a maneira como ele é gerenciado. O profissional de outra área, por sua vez, pode trazer questões, sugestões e apontamentos que ajudam a área e criar uma maneira diferente — e mais eficaz — de trabalhar.

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