O que são ativos e passivos na contabilidade? 5 dicas para controlar na sua empresa

Os ativos e passivos são números fundamentais para a contabilidade de uma empresa, além de também serem úteis no gerenciamento de qualquer organização. Isso porque refletem a sua situação patrimonial e ajudam nas análises financeiras atuais e futuras.

Por esse motivo, preparamos este texto para esclarecer o que são os ativos e passivos de forma detalhada, e para dividir algumas dicas de como você pode aplicar esses dois conceitos para controlar melhor as finanças da sua empresa.

O que são ativos e passivos na contabilidade?

Em geral, as operações contábeis de uma empresa podem ser classificadas em ativos, passivos, receitas e despesas. Cada movimentação realizada é nomeada e organizada em uma dessas categorias.

Dessa forma, a leitura da análise fica mais simples, o que ajuda muito no planejamento financeiro de uma empresa. Além disso, as informações sobre ativos e passivos são obrigatórias em cálculos de balanço, apresentados anualmente na prestação de contas de uma organização.

O SEBRAE define ativos e passivos como duas partes do balanço patrimonial de uma empresa, que é composto também pelo patrimônio líquido (o volume de recursos pertencentes aos sócios). De um lado, os ativos representam bens. De outro, os passivos representam dívidas.

Exemplos de ativos e passivos

Os ativos são as contas que contêm o registro de bens, créditos e direitos patrimoniais de uma empresa. Eles podem abranger números de estoque (seja de produtos acabados ou de matéria-prima), bens (como equipamentos e imóveis) e também ativos financeiros, como investimentos ou contas a receber.

Os ativos também podem representar patrimônios. Exemplos de ativos desse tipo? A sede da empresa, caso seja um imóvel próprio, fundos imobiliários, consórcios e investimentos que visam somar ao patrimônio da organização. Todos são considerados bens que estão no nome da empresa.

Os ativos também podem abranger patrimônios. Por exemplo: a sede da empresa pode ser contabilizada como um ativo caso seja um imóvel próprio.

Já os passivos são os números que registram as dívidas e obrigações da empresa com terceiros, sejam eles parceiros de negócio, bancos ou governo. Pagamento de fornecedores, empréstimos, financiamentos e obrigações fiscais e sociais são exemplos de passivos.

Eles representam os itens que geram custos para a empresa, sejam eles de manutenção ou gastos em geral, como dívidas, salários de colaboradores, energia elétrica, licenciamento de softwares, entre outros. Os passivos costumam ser registros de longo prazo, ou seja, compromissos que são assumidos por um período de tempo maior.

Também faz parte dos passivos o patrimônio líquido, que é resultado do ativo menos o passivo. Ele se trata, na verdade, de um resultado positivo. Entretanto, precisa constar como passivo, pois é uma obrigação que a empresa tem no lançamento de contas com os sócios.

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Quais são as diferenças entre ativos e passivos?

Para entender de forma simplificada a diferença entre ativo e passivo, basta imaginar a seguinte situação: uma empresa adquiriu um prédio para ser a nova sede. Esse imóvel entrou como ativo na classificação das contas contábeis.

Em contrapartida, o financiamento feito para adquirir esse bem entrou nas contas como passivo, pois se trata de um compromisso assumido com um banco ou outra instituição financeira.

Da mesma forma, um material adquirido como matéria-prima para a fabricação de algum produto entra na contabilidade como um ativo. Mas os pagamentos mensais realizados de forma parcelada aos fornecedores são contabilizados como passivos.

Sendo assim, entendemos como ativos tudo aquilo que soma ao patrimônio da empresa, e como passivos, o que faz parte das obrigações da organização. Ou seja, aquilo que reduz o patrimônio da empresa (pois são débitos assumidos e que precisam ser pagos).

Quais são os tipos de ativos e passivos?

Os ativos e passivos não são a única classificação existente. Eles também são subdivididos em categorias. Confira quais são elas:

Ativo circulante

Nesta categoria estão os valores que podem ser transformados em dinheiro no mesmo momento, ou em curto prazo. Alguns exemplos de ativos circulantes são: dinheiro em conta bancária (ou caixa), estoque, contas a receber em um curto período e aplicações financeiras que podem ser resgatadas a qualquer momento.

Ativo não circulante

Na categoria de ativos não circulantes (também conhecida como ativos imobilizados), estão os valores que podem ser convertidos em dinheiro a longo prazo, bem como bens patrimoniais.

Eles podem ser imóveis, itens de mobiliário, veículos, contas a receber no próximo ano e aplicações financeiras que podem ser resgatadas no ano seguinte ou nos subsequentes. Para entender melhor, confira algumas definições:

Ativo realizável a longo prazo: são os bens da empresa que serão realizáveis a longo prazo (ou seja, após o término do exercício social seguinte). Podemos usar como exemplo uma venda de mercadorias a prazo, realizada em 15 parcelas. Uma parte dessas parcelas a serem recebidas pode ser classificada no ativo realizável a longo prazo, uma vez que entrarão após o término do exercício.
Investimentos: devem ser consideradas investimentos as participações societárias com intuito de manutenção permanente, ou seja, como uma fonte permanente de renda. Por exemplo: propriedades como terrenos ou imóveis que são mantidos para valorização do investimento ou para aluguel.
Imobilizados: são os bens físicos necessários para que a empresa realize suas atividades, e que não devem ser comercializados. Esses bens podem ser imóveis, automóveis, utensílios, máquinas e equipamentos.
Intangíveis: representam os bens e direitos que não são tangíveis, ou seja, não são algo físico. Por exemplo, marcas e patentes, softwares e direitos autorais.

Passivo circulante

No subgrupo dos passivos circulantes estão as obrigações que devem ser pagas em curto prazo, como folha de pagamentos de colaboradores, contas a pagar com fornecedores, impostos e contribuições, além da distribuição de lucro entre sócios.

Passivo não circulante

Já os passivos não circulantes abrangem as obrigações da empresa para o ano seguinte ou anos posteriores, como contas a pagar e parcelas de empréstimos e financiamentos de longo prazo.

Qual é a importância dos ativos e passivos para a contabilidade de uma empresa?

As classificações contidas no balanço patrimonial de uma empresa, como ativos e passivos, ajudam gestores a analisar onde estão aplicados os recursos da empresa e com que despesas (obrigações) ela ainda precisa arcar. Isso ajuda a melhorar o gerenciamento do patrimônio da organização.

O equilíbrio entre ativos (bens e dinheiro que entra) e passivos (ônus e obrigações) é fundamental para uma empresa seja considerada rentável, e até sustentável. Por isso, a evolução desse equilíbrio no balanço patrimonial é algo a se mostrar para investidores, por exemplo, para que visualizem o potencial de retorno de suas aplicações.

Além disso, a análise e boa gestão de ativos e passivos é importante para que a empresa sempre tenha capital de giro: dinheiro circulando que permita a manutenção das atividades produtivas. Caso ele falte, é possível analisar entre os ativos qual deles pode servir para “liberar” esses recursos imediatos para a produção.

Ativos, passivos e plano de contas: qual a relação?

O plano de contas é o mapeamento das operações financeiras de uma empresa. Portanto, a sua relação com ativos e passivos é bastante próxima. Isso porque a movimentação das contas é organizada de acordo com a sua categoria, ou seja, se constituem o ativo ou o passivo.

Compreender o que são e qual a diferença entre eles é fundamental para elaborar um plano de contas de forma correta, dentro da estrutura pré-estabelecida dos princípios de contabilidade. Entender a importância de cada informação contida nos relatórios contábeis da sua empresa é necessário para obter melhores resultados e otimizar os processos.

Além do balanço patrimonial, que mapeia todos os recursos da empresa e suas obrigações com terceiros, há dois tipos de documentos contábeis fundamentais, que precisam ser sempre levados em consideração:

Demonstrativo de resultado do exercício (DRE): esse demonstrativo apura o lucro líquido dentro de um determinado período, e indica a eficiência da operação de uma empresa.

Fluxo de caixa: mostra quanto a empresa está gerando de capital líquido por determinado período. O famoso “dinheiro em caixa”.

Segundo o economista e colunista da Revista Isto é Hanna Hiar, nada impede que esses relatórios sejam usados também “para controle de suas finanças pessoais”. “As lições que eles deixam também servem para seu CPF, assim como para seu CNPJ”, ressalta.

5 dicas para controlar os ativos e passivos da sua empresa

Controlar os ativos e passivos de qualquer empresa é fundamental para não deixar que ela fique endividada demais. Também é importante para acompanhar o crescimento do patrimônio líquido (o saldo entre ativos e passivos) e aferir o tamanho da “riqueza” da sua empresa.

Por isso, vamos dividir algumas dicas importantes para que você faça um acompanhamento eficiente de seus ativos e passivos, e tenha nas mãos as rédeas financeiras do seu negócio.

Aposte em uma boa equipe contábil

O balanço patrimonial de qualquer empresa é feito, normalmente, por contadores. Por isso, invista na contratação de uma equipe confiável, com boa reputação no mercado. Se seu negócio é pequeno, um profissional pode dar conta do recado, mas escolha bem esse nome. Pesquise com outros colegas empreendedores e peça referências.

Armazene dados financeiros com segurança

Para que o contador (ou os contadores) façam seu trabalho, é crítico que todos os ativos e passivos da empresa estejam bem catalogados, com seus valores atualizados. Sem um sistema dedicado a seus processos financeiros, empresas podem perder informações com planilhas, ou pior, usando documentação em papel.

A solução para esse tipo de problema pode estar em um software de gestão especializado, onde esses dados ficam armazenados na nuvem automaticamente e nunca se perdem. Falaremos melhor sobre essas alternativas mais adiante.

Fique de olho nas dívidas

Os passivos são uma parte inevitável e importante da dinâmica de qualquer empresa. É importante pagar colaboradores e fornecedores a prazo, contrair empréstimos para investir na produção, e por aí vai. Só que é preciso manter esse endividamento em um nível seguro, de forma que seja possível arcar com essas obrigações.

Nesse sentido, um planejamento financeiro bem feito é fundamental para deixar o seu balanço patrimonial equilibrado. Aposte nos processos para viabilizar esse planejamento, além de boas ferramentas de gestão e em bons profissionais para conduzi-lo.

Invista na gestão de imóveis

Assim como falamos das dívidas, é preciso manter o controle sobre o patrimônio da empresa. Se sua empresa tem imóveis, é preciso cuidar para que problemas estruturais e até mesmo circunstanciais não os desvalorizem, fazendo com que sua empresa perca capital.

Dessa forma, invista no controle da manutenção desses imóveis e nos processos de gestão de seus arrendamentos, caso os imóveis estejam alugados. Avalie também quando é hora de vender esses imóveis para investir na própria empresa ou evitar a desvalorização.

Tenha um software de gestão e automação de processos financeiros

Um bom software de gestão de processos financeiros facilita o bom controle sobre o seu patrimônio, deixando ativos e passivos sempre em um equilíbrio saudável.

Isso porque esse software pode centralizar informações em workflows digitais, gerar relatórios e gráficos automáticos sobre suas obrigações e capitais e evitar erros na condução desses processos de gestão com automações — que livram colaboradores de tarefas repetitivas, manuais e sujeitas a falhas graves.

Nesse sentido, Pipefy é uma solução sob medida para seu time. Você pode controlar e automatizar sua gestão de patrimônio em uma interface muito fácil de usar, em que automações podem ser configuradas e workflows podem ser montadas com poucos cliques.

Assim, você consegue escalar sua gestão patrimonial conforme a empresa cresce, e garantir total visibilidade e previsibilidade sobre seus ativos e passivos.

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