A automação de tarefas é uma forma que muitos negócios têm encontrado de acelerar o tempo de conclusão dos processos e evitar erros humanos durante a sua execução. Hoje, muitas plataformas e ferramentas de Inteligência Artificial permitem que tarefas sejam automatizadas.
Os avanços tecnológicos fizeram até as tarefas complexas entrarem na mira da automação. Veículos de imprensa noticiaram que a OpenAI, por exemplo, está trabalhando em um software para automatizar tarefas complexas ao “entrar” no computador dos usuários. A ideia é que agentes virtuais desempenhem essas funções sem precisar de supervisão de humanos.
No Brasil, segundo um estudo global da OTRS, 52% das empresas já adquiriram as ferramentas de automação necessárias e tem experiência em usá-las, em comparação com 28% de todos os outros mercados incluídos na pesquisa. Das respondentes que já usam a automação de processos de negócios, 59% também estão usando ativamente IA ou machine learning como parte do gerenciamento de tarefas.
Se você tem interesse em automatizar mais tarefas na sua empresa e quer mergulhar no tema, vamos explicar, ao longo deste artigo o que é a automação de tarefas, quais são seus benefícios, e como implementar a automação no seu negócio.
O que é automação de tarefas?
Automação de tarefas é uma estratégia para tornar o trabalho mais fácil e rápido, melhorando a consistência e a precisão de processos. Isso ocorre porque a automação reduz o tempo e a energia necessários para concluir tarefas e trabalhos repetitivos e frequentes. Automatizar tarefas diminui a quantidade de trabalho manual necessário para concluir um processo ou entregar resultados.
Em geral, as empresas implementam softwares de automação para simplificar e acelerar seus fluxos de trabalho, assim como para aliviar o esgotamento dos profissionais diante da realização repetitiva da mesma tarefa. Um dos benefícios da automação é liberar tempo da equipe para que ela esteja mais atenta aos clientes, foque em prioridades e projetos estratégicos e pense de forma criativa sobre seu trabalho.
Características de tarefas que podem ser automatizadas
Existem muitos tipos de processos e tarefas manuais que são fortes candidatas à automação, em todos os departamentos de uma empresa. Em geral, as tarefas mais fáceis de automatizar – e cuja automação traz retorno mais rápido – são as seguintes:
| Frequente | Representa um grande volume de trabalho que deve ser concluído diversas vezes em uma hora, dia ou semana |
| Dependente | Tarefa que é gerada a partir de um evento específico ou uma mudança de status do processo |
| Repetitiva | Envolve as mesmas etapas ou inputs todas as vezes em que é executada |
| Simples | Não requer informações complexas ou solução de problemas que exigem criatividade na tomada de decisão |
| Agendada | Ocorre regularmente no mesmo horário ou no mesmo dia a cada semana ou mês |
| Previsível | Tarefa planejada dentro de um fluxo de trabalho ou processo regular |
| Colaborativa | Requer uma ou mais ações e/ou informação de várias membros do time, clientes, fornecedores ou parceiros |
Exemplos de automação de tarefas por departamento e processo
Todos os departamentos de uma empresa podem se beneficiar da automação de tarefas. A seguir, separamos alguns exemplos de algumas tarefas em diferentes processos que podem ser delegadas à tecnologia.
Recursos Humanos
A área de Recursos Humanos engloba diferentes processos, e cada um deles possui várias tarefas que podem ser automatizadas. De modo geral, essa estratégia consegue reduzir tempos de espera em processos de serviços, aumentar a visibilidade sobre o status de solicitações e, dessa forma, melhorar o eNPS e a satisfação de candidatos com processos seletivos – entre outros benefícios.
No processo de recrutamento, por exemplo, é possível configurar formulários de candidatura perfeitos para cada vaga aberta. Assim, o RH pode criar automações a partir dos campos do formulário, eliminando de cara os candidatos que não tenham experiência compatível com a vaga (como a fluência em um idioma, experiência prévia em algum segmento ou algum curso ou certificação específica).
Também é possível automatizar a comunicação com os candidatos de ponta a ponta, configurando emails automáticos (com campos inteligentes) que podem ser enviados conforme cada etapa do processo avança.
Já no processo de avaliação de performance, é possível acionar gestores de forma automática e enviar alertas por email caso os prazos (seja de avaliações, da submissão de documentos ou outros) estejam expirando. De acordo com o resultado da avaliação de desempenho, é possível criar reuniões automáticas com profissionais de RH responsáveis por formalizar promoções ou planos de ação para elevar a performance.
No caso do onboarding de colaboradores, as tarefas específicas do onboarding podem ser atribuídas automaticamente se o até então candidato marcar como “aceita” uma proposta de trabalho, por exemplo. Ou então suas atividades de onboarding podem ser delegadas, por automações, de acordo com a área de empresa em que vai atuar.
Procurement
No caso do setor de Procurement, a automação de tarefas pode evitar erros humanos e aumentar os savings. Ao longo de uma operação de procure-to-pay, diversas ações podem ser automatizadas.
Uma delas é a triagem para a aprovação da compra. É possível designar quem vai ser o aprovador (ou mesmo se a aquisição não precisa de aprovador algum) com base nas informações preenchidas no formulário de solicitação de compras, como preço estimado, departamento de origem etc.
Como nos processos de RH, emails de follow-up aos clientes podem ser disparados automaticamente também, de acordo com a etapa do processo onde a solicitação se encontra. Isso poupa o tempo da equipe em responder, de modo reativo, a mensagens de clientes perguntando qual é o status dos pedidos.
É possível também apostar na automação até para tarefas mais gerenciais ou criativas. Por exemplo, se o software de automação de processos utilizado tiver recursos de IA como o Pipefy, você pode pedir sugestões de como otimizá-lo, e quais tendências podem estar representando gargalos.
CRM
Nos processos de vendas, pós-vendas e atendimento aos clientes, uma série de tarefas podem ser automatizadas para aumentar as conversões e fidelizar clientes Para começar, é possível criar uma cadência de comunicações automáticas com novos leads, para nutri-los.
Vale lembrar que, mesmo automatizada, essa cadência pode e deve ser personalizada, de forma a conversar melhor com as características e dores de cada lead da sua base.
Outra tarefa automatizada pode ser a designação de um representante de vendas para cada prospect, de acordo com as características do negócio. É possível que um dos aspectos filtrados seja o idioma do potencial cliente, ou o mercado onde atua, por exemplo.
Já no pós-venda, o processo de onboarding de clientes pode ser desencadeado também de forma automática, a partir da assinatura do contrato comercial. Assim, um outro representante da empresa dará seguimento aos primeiros contatos, que podem incluir uma reunião para falar mais sobre o produto/serviço, a designação de um gerente para a conta e muito mais.
Benefícios da automação de tarefas
A automação de tarefas – e de processos inteiros – é um dos principais recursos para o aumento de produtividade das empresas.
De acordo com a pesquisa exclusiva Impacto da automação de processos, da Pipefy, 59% dos líderes corporativos acreditam que a automação fornece melhores dados e melhora a tomada de decisão, enquanto 57% afirmam que ela dá mais agilidade aos negócios e 57% também citam a economia de custos como um dos principais benefícios da automação.
Acesse a íntegra da pesquisa gratuitamente
Redução de custos
A automação de tarefas é uma solução eficaz para reduzir custos operacionais. Ao substituir processos manuais por sistemas automatizados, as empresas conseguem eliminar despesas associadas a erros humanos, retrabalho e ao próprio tempo gasto com ações manuais.
O resultado é uma gestão de serviços e de recursos mais eficiente, com menos desperdícios. A proptech brasileira Rooftop, por exemplo, obteve uma economia de R$1,2 milhão por ano ao usar uma ferramenta para automatizar seus processos.
Redução de erros
Outro benefício de automatizar tarefas é minimizar erros humanos, garantindo mais consistência e qualidade em todas as etapas dos processos. Isso melhora a precisão dos resultados e fortalece a reputação do time – seja com clientes internos ou externos.
A rede de logística portuária Ocean Network Express automatizou o processo de contas a pagar e conseguiu reduzir erros frequentes, aumentando a eficiência em 295%. Com isso, quando uma fatura é aprovada dentro do processo, a equipe de contas a pagar recebe automaticamente a solicitação com todas as informações necessárias para dar continuidade ao pagamento, evitando falhas de comunicação e faturas duplicadas.
Desse jeito, a empresa conseguiu reduzir todo o ciclo de pagamento de faturas a apenas dois dias úteis, da solicitação ao agendamento do pagamento.
Mais tempo para tarefas importantes e estratégicas
Liberar o tempo dos colaboradores das tarefas repetitivas e de baixo valor agregado permite que eles se concentrem em atividades mais importantes e estratégicas, dedicando seu tempo e energia a iniciativas que fazem mais diferença para o crescimento do negócio.
Como consequência, a empresa pode alcançar níveis mais elevados de produtividade e eficiência, impulsionando seu sucesso a longo prazo. É o caso da Capgemini, que automatizou processos de serviços de RH e conseguiu redirecionar os esforços do time para atividades de maior valor agregado.
Antes, os pedidos ao RH da empresa demandavam trabalho em tempo integral de cinco colaboradores. Depois, o tempo exigido por essas tarefas equivalia ao de 1,5 colaborador em tempo integral.
Como automatizar tarefas repetitivas
Algumas boas práticas podem ajudar seu time a identificar tarefas repetitivas em processos e iniciar o processo de automatizá-las. Confira um passo a passo:
1. Identificação das tarefas repetitivas
Defina quais tarefas da rotina do time são de baixo valor agregado, manuais e repetitivas. Isso pode incluir enviar emails padronizados, atualização de planilhas, geração de relatórios, entre outros. Uma boa prática é também mapear seus processos e representá-los, para identificar gargalos e etapas manuais.
2. Avaliação das ferramentas de automação
Após identificar as tarefas a serem automatizadas, pesquise e avalie as ferramentas de automação disponíveis no mercado. Existem várias opções, desde softwares específicos para determinadas tarefas até soluções que permitem a automação de múltiplos processos de negócios – como o Pipefy, que também não exige conhecimentos de código.
Considere fatores como facilidade de uso, integração com outras plataformas e apps e o custo total não só da implementação, mas do próprio uso contínuo da ferramenta (o Total Cost of Ownership).
3. Implementação da automação
Selecionado o software de automação, é hora de configurar e implementar os processos automatizados. Siga as instruções fornecidas pelo fornecedor ou contrate especialistas, se necessário, para garantir que o processo de automação seja eficaz.
Esse trabalho envolve não só a montagem dos fluxos de trabalho como a edição de formulários de entrada, portais de serviços, definição de regras de negócios e integração com outros sistemas – entre outras atividades.
4. Teste e otimização
Após configurar a automação, é importante realizar testes para garantir que os processos estão funcionando conforme o esperado.
Faça ajustes e otimize as automações já configuradas conforme o necessário para melhorar a eficiência e corrigir eventuais problemas. A automação de tarefas é um processo contínuo, e você deve buscar maneiras de aprimorar processos e automatizar mais tarefas à medida em que sua empresa cresce e que as exigências do mercado mudam.
Trabalhe melhor, não por mais tempo
Automatizar tarefas manuais pode fazer a diferença no crescimento da empresa e até na satisfação dos colaboradores. Pipefy é a melhor ferramenta para promover essa automação de forma rápida – e para cortar custos operacionais.
Com Pipefy, é fácil montar processos digitais – basta arrastar e clicar em ícones, ou detalhá-lo rapidamente à nossa IA, ou ainda começar com um template pronto para usar. Depois, basta selecionar “automações”, e escolher o tipo de automação desejada, como mostra a figura abaixo:
Você pode também conectar o Pipefy a outros sistemas e aplicativos que o negócio já usa, para ampliar o alcance das automações e criar uma operação integrada e mais coesa. Assim, as equipes controlam o crescimento desordenado do tech stack, e ainda centralizam dados e processos em uma ferramenta segura, onde é possível monitorar e medir a performance dos workflows.
