O que é automação empresarial e quais são suas vantagens?

A automação empresarial é uma realidade global. De acordo com uma pesquisa em escala mundial conduzida pela consultoria McKinsey entre empresas de vários setores, apenas 13% das organizações respondentes não tinham nenhum plano de testar tecnologias de automação. 

Ao mesmo tempo, cerca de dois terços das empresas que experimentaram a automação de processos em suas rotinas constataram melhorias no controle de qualidade, na satisfação dos clientes e na experiência dos colaboradores, além de redução das despesas operacionais. 

Se você está pensando em experimentar esses benefícios na sua empresa, vamos explicar neste artigo como funciona a automação empresarial, quais são os seus tipos, como começar a implementá-la e muito mais. 

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O que é automação empresarial?

A automação empresarial é a automação de processos dentro do escopo do trabalho das empresas públicas ou privadas. Trata-se do uso corrente da tecnologia (softwares de automação) para automatizar processos de negócios complexos, delegando a esses softwares tarefas que antes eram executadas por pessoas – e propensas a erros e falhas, nesse sentido.

Por conta do avanço tecnológico e das próprias ferramentas de automação, cada vez mais acessíveis a quem não sabe programar, a automação empresarial é cada vez mais frequente na rotina das empresas. Principalmente na rotina das que querem se manter competitivas, apostando na inovação. 

A também chamada automação corporativa permite uma gestão empresarial mais eficiente, uma vez que a digitalização de processos torna-os mais conectados, menos suscetíveis a erros, mais baratos e mais ágeis. Ou seja: cria uma operação mais eficiente e mais fácil de otimizar a qualquer momento, conforme as necessidades da organização ou do mercado. 

Normalmente, a automação comercial inclui a substituição de planilhas e emails para a gestão de processos e de demandas por um software, onde fluxos de trabalho são organizados e orquestrados, e onde toda a comunicação entre profissionais envolvidos nas tarefas e todos os dados relativos ao processo são armazenados e organizados.

Qualquer equipe pode ter seus processos estruturados e automatizados – e, a depender da ferramenta escolhida, eles podem ser até centralizados dentro da mesma plataforma. Isso fica mais fácil quando a empresa recorre à tecnologia no-code para automatizar processos. 

De acordo com uma pesquisa da Deloitte, o número de empresas que apostam nessas plataformas que permitem aos próprios profissionais das equipes de negócios criar automações vem aumentando. Em 2020, 24% das empresas usavam esses softwares para gerenciar processos. Em 2022, esse percentual já tinha subido para 40%. 

Principais tipos de automação empresarial

A automação empresarial, no entanto, não pode ser vista de forma estanque, como se fosse “uma coisa só”. Existem diferentes tecnologias de automação e elas podem inclusive trabalhar de forma complementar para elevar a eficiência operacional como um todo. Conheça, a seguir, algumas delas. 

Automação de processos

Automação de processos pode ser considerado um termo simplificado para Automação de Processos de Negócios, tradução de Business Process Automation (BPA). Essa sigla refere-se ao uso de um software que minimiza e aprimora o trabalho de seres humanos dentro de processos de negócios. 

Como cada processo é composto por uma série de tarefas e fluxos de trabalho, o objetivo principal do BPA é a automação do maior número possível de elementos do processo, para torná-lo mais eficiente de ponta a ponta. E, também, fazer diversos processos automatizados se comunicarem, aumentando a colaboração e evitando falhas de comunicação entre as equipes e profissionais envolvidos. 

Em resumo, a automação de processos BPA serve para automatizar e otimizar diversos processos.

Robotic process automation (RPA)

Algumas tarefas em especial se beneficiam da automação que usa bots criados com código personalizado, nos softwares da chamada Robotic Process Automation (ou automação RPA).

Normalmente, são tarefas estruturadas e repetitivas, que ocorrem sempre da mesma maneira, sem exceções. Por exemplo, quando um colaborador passa parte do dia fazendo login em um sistema, recuperando dados e depois adicionando esses dados a outro sistema. Esse tipo de tarefa — que não requer tomada de decisão — é ideal para RPA.

Automação inteligente

A automação inteligente é uma solução complexa e conjunta. Ela incorpora automação de tarefas, automação de processos (BPA) e RPA, e combina-os com Inteligência Artificial (IA), análise de dados e outras tecnologias avançadas. 

Assim, além da padronização de processos em si, é possível automatizar tarefas que exigem um nível de raciocínio, como a tomada de decisões e análise preditiva. 

Hiperautomação

A consultoria Gartner define a hiperautomação como “uma abordagem disciplinada e orientada para os negócios que as organizações usam para identificar, examinar e automatizar rapidamente o maior número possível de processos de negócios e de TI”. Ela é a combinação de uma gama de tecnologias de automação, que aparecem de forma orquestrada nos processos de negócio. 

Inclui, assim, Inteligência Artificial, machine learning, arquitetura de software event-driven, automação RPA, gerenciamento de processos de negócios (BPM) e redes inteligentes de gerenciamento de processos de negócios (iBPMS), além de plataforma de integração como serviço (iPaaS), ferramentas no-code e outros tipos de tecnologias de automação de processos, tarefas e tomada de decisões. 

Quais processos empresariais podem ser automatizados?

Praticamente qualquer processo empresarial pode ser automatizado, em pelo menos algumas de suas etapas ou tarefas. Muitos deles são candidatos a uma enorme quantidade de automações, de diferentes tipos. 

A seguir, vamos falar de como diferentes processos de cada área de uma empresa podem ser automatizados, de modo que se tornem mais eficientes e gerem mais valor. 

TI

Processos de TI podem ser automatizados para agilizar tarefas repetitivas, aliviando o alto volume de tickets que normalmente afeta as operações desse time, como processos de administração, serviços e suporte.

O objetivo da automação de processos de TI é ganhar tempo, aliviando a pressão sobre a equipe. Imagine precisar compartilhar emails, acompanhar atualizações de processamento de tickets, responder a solicitações de serviço e enviar lembretes de segurança ou treinamento. 

Quando essas tarefas repetitivas são automatizadas, as equipes de TI podem dedicar mais tempo às atividades que agregam valor ao negócio, como a governança e o suporte a decisões das áreas de negócios quanto a tecnologias de Transformação Digital.

Veja exemplos de processos de TI que podem ser automatizados:

• IT service desk: As solicitações de serviço são um dos processos mais importantes de um time de TI. Elas variam em tipo, urgência e quantidade de esforço necessário para resolvê-las. Cada tipo de solicitação de serviço de TI pode exigir um fluxo de trabalho ou estrutura de roteamento diferente. A automação promove a digitalização e otimização desses fluxos de trabalho, agilizando o andamento das resoluções.
• Onboarding de colaboradores: as contratações sempre exigem algum apoio da equipe de TI durante a chegada do novo colaborador. As equipes de TI normalmente disponibilizam equipamentos, configuram credenciais de login e gerenciam a segurança das ferramentas. A automação, nesse caso, conecta as ações do TI a outras atividades do processo de onboarding, evitando erros e atrasos.
• Compliance: Aplicar regras de compliance é uma das responsabilidades mais importantes da equipe de TI. A realização de auditorias – seja conforme programado ou em resposta a um incidente – também é. A automação ajuda na organização e planejamento de auditorias, e a manter registros e monitorar o status de quaisquer auditorias em andamento.

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Compras

As equipes de Compras automatizam seus processos por vários motivos. Quase todas as equipes que optam pela automação buscam criar processos mais precisos e eficientes. Outras razões para automatizar o processo de Compras incluem:

• Escalar fluxos de trabalho e processos existentes
• Integrar diferentes aplicativos e sistemas, como ERP e SAP
• Padronizar o fluxo de compras, facilitando a execução
• Melhorar a visibilidade e o controle
• Evitar erros na escolha de fornecedores (que podem custar caro)
• Evitando transferências de informações erradas
• Eliminar riscos com planilhas
• Facilitar auditorias e melhorias no fluxo de compras
• Otimizar a gestão de fornecedores e de contratos

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Financeiro

O uso da automação empresarial pelas equipes de Financeiro inclui o encaminhamento automático de solicitações (como de reembolsos e pagamentos de contas), acelerando as aprovações de crédito e padronizando processos para facilitar a aplicação de requisitos de segurança e conformidade. Processos que se beneficiem da automação incluem compras, contas a receber, contas a pagar e reembolso de despesas, entre outros.

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Recursos Humanos

Criar experiências positivas durante toda a jornada de candidatos/colaboradores é um dos principais objetivos de qualquer equipe de RH. 

A automação de processos apoia esses esforços reduzindo o tempo de contratação e a duração do processo de onboarding de colaboradores, integrando vários aplicativos e sistemas de RH e proporcionando menos erros na comunicação. A automação de RH também otimiza processos como recrutamento e operações de HR service delivery.

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Atendimento ao cliente

Processos de atendimento ao cliente devem ser automatizados para proporcionar um serviço de maior qualidade, em menos tempo, e com mais dados disponíveis para otimizações futuras dentro da empresa. Como todo processo, a automatização do atendimento deve ser pensada de forma estratégica e com foco em preservar recursos.

Algumas das tarefas mais comuns de processos de atendimento ao cliente propensas de automação são:

• Solução de dúvidas de clientes;
• Primeiro contato (triagem);
• Envio de reclamações e feedbacks;
• Solicitação de segunda via de documentos;
• Início de conversas comerciais;
• Consultas de status de solicitações.

Em softwares de automação de processos sem código como Pipefy, a possibilidade de criar e customizar formulários online com campos editáveis melhora ainda mais o atendimento. Isso porque evita erros de preenchimento e, consequentemente, retrabalho e a necessidade de follow-ups com clientes. 

Dessa forma, as solicitações chegam formatadas, prontas para a triagem e o processamento em um fluxo de trabalho automatizado. 

Gestão de contratos

A gestão automatizada de contratos permite que todos eles sejam analisados e fiquem armazenados em um fluxo de trabalho digital, de forma que informações importantes jamais se percam. 

Com a automação, é possível documentar o planejamento e a criação de contratos, reunir aprovações internas e externas, controlar modificações e auditar periodicamente todos os processos de gerenciamento de contratos.

Os tipos de contratos que podem ser gerenciados em um processo automatizado incluem notas fiscais, contratos de trabalho, contratos de licença, contratos sigilosos, contratos com fornecedores, notas promissórias ou qualquer outro tipo de contrato comercial. A automação reduz erros, aumenta a transparência para futuras auditorias e agiliza tomada de ações junto às partes interessadas em diferentes etapas. 

Marketing

A automação pode ser útil para equipes de marketing em diversas situações: elimina tarefas repetitivas, acaba com a necessidade de inserir dados manualmente em planilhas e de escrever emails do zero, evita atrasos e libera tempo da equipe para focar em tarefas de fato criativas. Algumas das tarefas automatizáveis no marketing são:

• Envio/preenchimento do briefings a designers e redatores;
• Notificação dos solicitantes conforme o conteúdo avança dentro do fluxo de trabalho;
• Compartilhamento das revisões e solicitações de alterações;
• Publicação das peças de marketing nos canais adequados;
• Monitoramento de métricas sobre a criação e o desempenho dos conteúdos.

Benefícios da automação empresarial

A automação de processos de negócios, se feita com os recursos e ferramentas certos, pode ser determinante para o futuro de uma empresa. Tanto para que ela se torne mais competitiva, entregando produtos e serviços de qualidade a menores custos, quanto para que cresça sem precisar de grandes investimentos em pessoal e em equipamentos. 

Confira abaixo alguns dos principais aspectos positivos que a automação traz para os processos de negócios: 

Redução de custos

Processos automatizados reduzem custos porque a automação consegue realizar tarefas humanas – e em menos tempo, porque sem uma tecnologia de automação elas estariam propensas a erros, retrabalho etc. Dessa forma, empresas conseguem economizar com processos digitalizados e automatizados. 

A possibilidade maior de auditorias, principalmente em processos que lidam com compras, despesas e transações, também ajuda nesse sentido. 

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Diminuição de falhas e erros

Ao tirar o peso das tarefas manuais dos colaboradores, a automação de processos empresariais reduz muitos dos erros frequentes. 

A inserção manual de dados em sistemas, ferramentas e planilhas, por exemplo, é propensa a erros humanos e ela é basicamente eliminada com a automação. Além do erro em si, que pode prejudicar a qualidade das entregas, é preciso considerar o tempo e o esforço necessários para corrigi-los.

Por isso, para empresas com sistemas complexos e diversos softwares em uso, os recursos de integração de uma ferramenta de automação de processos reduzem as chances de erro. Ao conectar fontes de informações, padronizar formulários e estruturar um fluxo contínuo para dados e atividades, a automação empresarial ajuda a manter uma operação de excelência.

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Maior produtividade e eficiência

Com menos falhas, menos tempo gasto para corrigi-las e menos tarefas manuais ocupando a rotina dos colaboradores, as equipes tornam-se mais produtivas, e os processos, mais eficientes (alcançam resultados maiores com menos recursos).

A equipe de marketing do GPA, por exemplo, sofria com a falta de centralização de canais de recebimento de pedidos (usavam email, Whatsapp e outros) e com informações que chegavam ou erradas ou incompletas. 

Ao padronizar essas solicitações em formulários digitais, que iniciam um processo automatizado de desenvolvimento das peças, a equipe passou a produzir três vezes mais peças no mesmo tempo e com os mesmos recursos humanos.

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Padronização dos processos

A padronização de processos permite que seus resultados e SLAs sejam mais previsíveis, e também que todos da equipe executem as ações exigidas de forma coordenada. Com todas as etapas, ações, regras de automação e responsabilidades definidas, fica mais fácil:

• Que todos da equipe tenham clareza sobre o processo;
• Que o processo não sofra com mudanças bruscas de gestão;
• Que haja mais transparência e colaboração em relação a outros times;
• Que seja mais fácil de identificar problemas e fazer ajustes que otimizem a execução;
• Que processos diferentes se integrem com mais facilidade.

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Agilidade nas tomadas de decisão

Processos empresariais executados em bons softwares de automação podem ter suas métricas extraídas em tempo real, no formato de relatórios e painéis. Essas informações ajudam os gestores a entender o que funciona ou não em um processo, e como ele pode ser melhorado de forma rápida.

O Pipefy, por exemplo, oferece até funcionalidades de IA que facilitam ainda mais essa obtenção de insights de alto nível. Basta pedir esses dados ao chat e ele fornece sugestões de otimização de processos imediatamente. 

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Inovação e vantagem diante concorrentes

A automação de processos facilita a inovação. Não só porque os processos se tornam mais bem executados, mas porque o tempo que é liberado aos colaboradores a partir da delegação de tarefas manuais à tecnologia pode ser usado para isso.

Sem precisar se preocupar com tarefas manuais e trabalhosas, os colaboradores têm mais tempo livre para se dedicar a funções de planejamento e estratégia, além de treinamentos e tarefas de inovação. Não por acaso, a Forrester considera em um dos seus relatórios que “as com programas de automação avançados irão destruir – e não apenas vencer – a concorrência”. 

“Para chegar a este estado, as empresas devem definir uma estrutura de automação – uma estrutura para construir, orquestrar e governar uma força de trabalho híbrida de trabalhadores humanos e digitais – que ligue componentes de automação tradicionais e baseados em IA, apoiados por um programa proativo de inovação”, ressalta a consultoria.

Como implementar a automação empresarial no seu negócio?

Implementar a automação empresarial no seu negócio pode ser mais fácil se você seguir uma sequência de boas práticas, evitando demoras desnecessárias. Confira quais são elas:

1. Mapeie os processos

O mapeamento de processos significa a representação visual de um processo e todos os seus detalhes – nesse caso, da forma como ele é atualmente. Identifique etapas, responsáveis, ações necessárias, fluxos e tudo o que for relevante. 

Um fluxograma de processos pode te ajudar a chegar nesse modelo visual, assim como o uso de notações já padronizadas e bastante populares na gestão de processos, como o BPMN. 

O mapeamento de processos busca compreender os procedimentos adotados por uma equipe para alcançar uma entrega final. Além disso, serve para facilitar otimizações e ajustes, documentando operações e padronizando rotinas de trabalho de forma a identificar mais facilmente oportunidades de melhoria e gargalos nos processos. 

É importante que o mapeamento seja feito através de um registro formal, e que todos os colaboradores tenham acesso ao documento. Uma ferramenta de automação de processos é o local ideal para uma equipe agilizar essa implementação, já que ela monta e otimiza o processo praticamente ao mesmo tempo. 

2. Identifique gargalos e oportunidades de melhoria

A partir do mapeamento detalhado do seu processo, você precisa identificar onde estão os gargalos que atrapalham a operação, e quais são as oportunidades de melhoria. Leve em conta as tarefas mais trabalhosas, repetitivas e manuais. 

Depois, tente fazer uma representação de como ficará o processo reestruturado e automatizado (o chamado fluxo de trabalho to be, o ideal a ser implementado). Nesse esforço, conte sempre com feedbacks e não tenha pressa para chegar aos melhores caminhos possíveis para seu processo automatizado.

3. Defina as melhorias prioritárias

Na hora de testar e incluir melhorias, caso um processo precise de várias e não possa ser totalmente recriado por questões de logística operacional, defina o que é mais importante e deve ser priorizado. Essas escolhas precisam estar alinhadas aos objetivos da empresa.

4. Defina objetivos e KPIs 

Após definidas as prioridades, é preciso reunir gestores e profissionais envolvidos nos processos e eleger quais serão os objetivos – mensuráveis – do processo de automação. 

Pode ser, por exemplo, o valor total economizado, o incremento de vendas, aumento da produtividade por colaborador, redução no prazo de resolução de atendimento ou tempo de resposta etc. 

Em todos os casos, o mais importante é entender bem qual é o objetivo da automatização dos processos: ou seja, o que se pretende melhorar. E eleger os melhores indicadores para conferir, a curto, médio e longo prazo, se essa melhora realmente ocorreu.

5. Escolha a tecnologia adequada

A fase do planejamento é importante, mas é bastante crítico que a automação de processos se dê na ferramenta de automação que melhor atende às necessidades da sua equipe. 

Vale a pena entender melhor todos os tipos de automação existentes no mercado, quais são os principais softwares de cada tipo (e os que conjugam mais de um deles) e verificar preços, se há suporte do produto disponível em português e outros aspectos.

6. Implemente a tecnologia

Uma vez escolhido o software, é hora de executar o plano de elaborar e executar um plano de ação para implementar a ferramenta e migrar os processos, automatizados, para ela. 

Nessa etapa, é preciso que os colaboradores da equipe estejam envolvidos. É fundamental que haja transparência na hora de comunicar não só as mudanças, mas o papel que cada um vai assumir no novo desenho do processo.

7. Treine os colaboradores

Os treinamentos são essenciais para que os colaboradores entendam todos os detalhes dos novos processos, mas não só. Saibam usar a tecnologia escolhida e adotem melhores práticas no dia a dia. 

Se for a primeira experiência da empresa com automação de processos, vale investir em treinamentos culturais, que possam minimizar qualquer resistência à ideia de automatizar e otimizar processos. 

A vantagem de escolher uma ferramenta no-code como Pipefy é que a plataforma requer pouco treinamento para ser usada. Basta entender o básico e, navegando na interface intuitiva do software, os profissionais logo aprendem na prática a criar e alterar processos e configurar automações.

8. Monitore os KPIs e faça mudanças quando necessário

A automação não é uma etapa definitiva. Um processo deve ser sempre otimizado e modificado de acordo com o seu desempenho, com a estratégia da empresa, com mudanças internas e outros aspectos. Faça desse exercício uma prática constante. Alguns fatores que fazem parte da atualização dos processos são:

• Monitoramento dos KPIs a curto, médio e longo prazo;
• Reavaliação contínua dos processos junto da equipe, lideranças e partes interessadas;
• Atualização dos documentos e dados que fazem parte do dia a dia do trabalho.

Como escolher uma boa ferramenta de automação empresarial?

Para que a transformação digital na empresa seja uma solução – e não um novo problema, principalmente para a TI – é fundamental que você escolha um sistema de automação que seja capaz de suportar e simplificar processos complexos, mas ao mesmo tempo fácil de usar. 

Um sistema no-code é ideal porque empodera os colaboradores a criar seus próprios workflows e regras de automação sem que eles precisem a toda hora criar tickets para o TI. É deixar a gestão de processos nas mãos de quem mais entende dele, resguardando o controle e a segurança dos processos em um software confiável, onde o TI possa zelar pela governança e evitar o shadow IT. 

Veja algumas das funcionalidades que, idealmente, seu software precisa ter para ser melhor aproveitado pelas equipes de negócios em toda a sua rotina:

• Integrações da tech stack: ao integrar o sistema de automação com ERPs e ferramentas que sua equipe já usa, você potencializa o alcance das automações sem precisar transferir informações manualmente de um programa para outro.
• Funcionalidades de IA: a Inteligência Artifical (IA) ajuda a criar processos mais rápido, por meio de simples descrições do que o time precisa. Também é capaz de identificar problemas e oportunidades de melhoria por conta própria, ajudando na otimização.
• Navegação intuitiva: uma ferramenta no-code não precisa de conhecimentos de programação para ser utilizada, e por isso não vai sobrecarregar o seu time de TI. Prefira uma opção que ofereça interface intuitiva e fácil de usar, em que basta clicar e arrastar ícones.
• Templates gratuitos: para que você possa começar a otimizar processos de forma rápida, é importante que a ferramenta ofereça modelos já prontos de diversos tipos de workflows, que podem ser personalizados de acordo com as necessidades de cada time..
• Implementação ágil: o sistema deve ser capaz de ser implementado em até 6 semanas, para que os resultados não demorem muito a vir.
• Automações simples de configurar: a plataforma deve permitir que a própria equipe envolvida com o processo seja a responsável por configurar as automações, aumentando a autonomia dos colaboradores.

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Se você busca uma solução de automação rápida de implementar, fácil de usar pelas equipes de negócios e que traga resultados rápidos, Pipefy é o software de automação ideal para os processos da sua empresa. 

A plataforma no-code permite que qualquer equipe consiga criar fluxos de trabalho digitais, extraindo relatórios, painéis e insights de alto nível fornecidos por Inteligência Artificial (a Pipefy AI) para resolver problemas e promover melhorias sempre que for necessário. 

Com workflows altamente customizáveis, Pipefy permite automatizar processos inteiros em minutos, conectando os processos de diferentes áreas e integrando as ferramentas mais importantes que as equipes já usam para criar uma operação eficiente, de menor custo para a empresa e que leve mais valor e qualidade de produto/serviço ao cliente final.

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