Planejar os processos de RH é um grande desafio em um meio corporativo cada vez mais competitivo e tecnológico. Mas, através da união entre BPM e RH, a transformação digital no setor de Recursos Humanos começou a ficar mais fácil, garantindo que os profissionais do departamento impactem de verdade na gestão organizacional.
As rotinas diárias, que até pouco tempo eram feitas manualmente, hoje são realizadas em sistemas que utilizam a metodologia do Business Process Management (BPM), ou Gestão de Processos de Negócio, usada para otimizar os processos de toda a empresa, e também do setor de Recursos Humanos.
Apesar disso se popularizar cada vez mais entre as empresas, ainda há departamentos de RH que sobrevivem com processos em planilhas e inúmeros canais de comunicação e solicitação, operando em um formato não apenas ultrapassado, mas que gera grande demanda, demora nas entregas e alto nível de estresse na equipe.
Neste conteúdo, vamos explicar o que é Business Process Management, como ele se relaciona com os processos de RH, além de seus benefícios, desafios e como integrar o RH em um sistema de BPM.
O que é BPM no RH e como impacta a gestão de pessoas?
O Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio, pode ser entendido como gerenciamento, otimização e automação de processos, e tem o papel de melhorar a eficiência operacional de uma organização, impactando todos os departamentos.
A necessidade da metodologia existe a partir de um novo cenário corporativo focado na velocidade, produtividade e no desenvolvimento de departamentos que operam em ambientes digitais. O RH não escapa deste contexto empresarial.
As operações do RH são importantes e constantes. Por exemplo: cada vez que um novo talento chega à organização e em toda saída de colaborador, é necessário realizar processos repetitivos. Isso acontece por conta da própria estrutura organizacional e de mercado de trabalho, além de questões regulamentadas por lei, como a existência das regras da CLT, por exemplo.
Algumas das rotinas de RH com atividades repetitivas são:
- Solicitações e dúvidas de colaboradores;
- Integração de novos talentos;
- Admissões e demissões de funcionários;
- Ações de conscientização e treinamentos;
- Avaliação de desempenho e eNPS;
- Gestão de folha de pagamento e ponto;
- Pedidos de férias e licenças;
- Transição interna de carreira ou promoções de funcionários;
- Planos de cargos, salários e bonificações.
Do ponto de vista de um setor eficiente e que precisa acompanhar as novas tendências tecnológicas, realizar essas rotinas sem apoio digital não é sustentável. É neste contexto que surge o BPM no RH.
A união entre BPM e RH faz ainda mais sentido quando a administração dessas rotinas repetitivas precisa ser melhorada, tirando as dificuldades do processo do foco para dar atenção plena à gestão de pessoas. Afinal, é no planejamento de desenvolvimento, valorização e preocupação com as pessoas colaboradoras que o Recursos Humanos manifesta seu verdadeiro impacto na organização.
Benefícios da Integração de BPM com o Setor de RH
Uma estratégia de Gestão de Processos de Negócio (BPM) envolve estruturas e fluxos de trabalho complexos. Normalmente, inclui um ou mais elementos como:
- Equipes
- Funções
- Tarefas
- Atividades
- Procedimentos
- Sistemas
A nível organizacional, essas rotinas estão destinadas a se relacionar. Entretanto, muitos desafios podem se apresentar, como documentação imprecisa, mapeamento inadequado dos fluxos e processos, além da falta de transparência sobre o que é preciso priorizar e como executar.
De acordo com o estudo Top 5 Priorities for HR Leaders in 2023 da Gartner, a segunda maior prioridade dos líderes de RH está na área de Design da Organização e Gestão de Mudanças, que se relaciona diretamente em como os processos e estruturas são desenhados na empresa. Esse panorama torna a metodologia BPM ainda mais fundamental.
Continue a leitura para conhecer os principais benefícios do BPM no RH.
Melhoria da eficiência dos processos de RH
A Gestão de Processos de Negócios como prática inclui também a automação de processos – utilizando a tecnologia para automatizar processos complexos, redundantes e burocráticos.
Existem processos em toda estrutura do RH que podem funcionar com pouca ou nenhuma interferência humana. Por exemplo, processamento de currículos, extração de dados de desempenho e cálculo de folha de pagamento.
Além disso, essas tarefas redundantes e atividades burocráticas são mais prejudiciais para a experiência do colaborador, pois tendem a causar letargia e a baixa eficiência. É possível usar a mesma quantidade de tempo gasto nessas tarefas repetitivas para atividades muito mais estratégicas e produtivas.
Equilíbrio entre vida profissional e pessoal
Este é um dos pontos mais importantes para todo os profissionais de RH. Quando seus processos estão mal gerenciados e fora de controle, isso afeta diretamente o desempenho das equipes. O BPM melhora a experiência dos seus funcionários, pois ajuda a facilitar os processos.
Colaboradores são seres humanos que anseiam por conexão social, limites pessoais e, é claro, algum tempo para relaxar. Sobrecarregar funcionários, fazendo com que trabalhem até tarde, aos finais de semana e não tenham tempo de qualidade com amigos e família, afeta diretamente o desempenho profissional.
Otimização do recrutamento e seleção
Candidatos talentosos e que tenham fit com a cultura da empresa são difíceis de atrair e contratar, e, principalmente, reter no futuro. Processos mais simplificados e inteligentes tendem a dar mais frutos, tanto para os profissionais de RH, quanto para os candidatos.
Segundo a Gartner, três estratégias para recrutamento serão mais efetivas daqui para frente:
- Aproveitar dados do banco de talentos para encontrar profissionais acessíveis e de novas fontes, sem indicações diretas ou influentes;
- Construir um formato e cultura interna equitativa, garantindo maior employer branding;
- Desenvolver programas de integração – onboarding – nos quais contratados tenham maior proximidade emocional com a empresa.
Todos estes desafios para o RH são processos a serem melhorados internamente para atrair e reter os melhores candidatos.
Aumento da produtividade dos colaboradores
O BPM é um facilitador para descobrir, medir, otimizar e automatizar processos de negócios.
Quando seus processos são eficientes e automatizados, seus funcionários podem direcionar seu tempo e energia para outras prioridades. Isso automaticamente leva à redução do desperdício de tempo e esforço, bem como ao aumento da produtividade.
Além disso, a visualização dos resultados produtivos do trabalho contribui para a satisfação dos colaboradores, criando um ciclo virtuoso de produtividade e contentamento.
Desafios e Soluções na Integração de BPM com o RH
Qualquer iniciativa de mudança traz consigo um conjunto de desafios, assim como a exploração de novas soluções internas. Apesar da gestão de processos ser uma atividade corriqueira nas empresas há muito tempo, mesmo quando os processos eram manuais, revisar a estrutura da gestão organizacional requer cuidados específicos.
Quando essas mudanças são implementadas sem uma gestão cuidadosamente planejada, os processos, sejam eles novos ou atualizados, tendem a ter uma implantação demorada, o que propicia a ocorrência de erros e pode desmotivar as equipes. A médio e longo prazo, essa situação pode acarretar problemas ainda mais graves para a organização.
Aqui estão alguns desafios possíveis e soluções que sua empresa pode adotar para evitar problemas.
Resistência à mudança e falta de engajamento dos colaboradores
De acordo com uma pesquisa conduzida pela Gartner, em comparação com 2016, em 2022 um funcionário médio vivenciou aproximadamente 10 mudanças corporativas. Alguns exemplos são as reestruturações para aumentar a eficiência, adaptações comportamentais para implementar novos modelos de trabalho e atualizações de sistemas tecnológicos.
De acordo com a pesquisa, os colaboradores apresentam resistência a esse tipo de mudanças estruturais em processos de negócio. Além disso, essas movimentações geram esgotamento mental e queda na produtividade do corpo de funcionários.
Diante desse cenário, é crucial adotar um planejamento minucioso e cauteloso para que as mudanças não tenham um impacto prolongado e negativo na rotina das equipes.
Alinhamento entre os objetivos estratégicos do RH e da empresa
Outro desafio que pode se apresentar na implantação de um BPM é a discordância entre as necessidades mapeadas pelos líderes RH e os objetivos determinados pela alta gestão.
Imagine o seguinte cenário: os executivos de alto escalão (C-levels) podem ter expectativas de que o departamento de Recursos Humanos aprimore a eficiência das equipes e otimize o recrutamento de novos talentos, enquanto os líderes de RH podem estar mais focados questões relacionadas à Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI) e na melhoria da experiência do colaborador.
Ao alinhar essas metas e funções do departamento de Recursos Humanos, a Gestão de Processos de Negócio acontecerá de forma fluida e integrada entre as diferentes áreas da empresa, abrangindo todos os objetivos estratégicos da organização.
Como integrar os processos de RH com BPM
Algumas etapas podem ser seguidas para que a integração de BPM e RH aconteça sem atritos. Veja alguns passos essenciais:
- Identifique os processos de RH: mapeie os processos de RH existentes, desde a contratação de novos funcionários até a gestão de desempenho dos colaboradores atuais. Isso ajudará a ententder o escopo e requisitos de cada processo;
- Priorize e analise os processos: classifique os processos de acordo com sua importância e impacto nos objetivos da organização. Faça um diagnóstico inicial dos processos existentes e não existentes do RH, além de analisar áreas em que a automação pode ser aplicada para reduzir tarefas manuais;
- Escolha uma solução de BPM para o RH: busque soluções, sistemas e plataformas intuitivas que sejam adequadas às necessidades da organização e compatíveis com as ferramentas de RH existentes. Procure por soluções focadas em low-code ou no-code, como o Pipefy. Esse tipo de ferramenta permite que funcionários de negócios (sem conhecimento de programação) modelem, automatizem e monitorem seus processos sem envolver os times de TI;
- Integre sistemas de RH com o BPM: integre a nova plataforma com os sistemas de RH existentes, contruindo uma operação integrada de ponta a ponta, para que processos e dados sejam compartilhados e fáceis de serem visualizados por todas as lideranças;
- Treinamento e engajamento dos colaboradores: os funcionários e líderes de RH devem ser capacitados para usar a plataforma de BPM. Envolva todos os times na discussão para mitigar erros e inconsistências, e para evitar que algum processo seja esquecido;
- Monitore e aperfeiçoe continuamente: use as capacidades de monitoramento da plataforma de BPM para acopanhar o desempenho dos processos de RH. Faça melhorias conforme o necessário para eliminar gargalos e aprimorar a eficiência dos processos.
Não esqueça que a integração de BPM com o departamento de RH é um processo contínuo e, à medida que a organização cresce e as necessidades mudam, é preciso continuar aperfeiçoando e adaptando os processos para que eles acompanhem os objetivos organizacionais.
Exemplos de processos de RH com BPM no Pipefy
Olhar para exemplos reais facilita a compreensão sobre como o BPM e o RH podem unir forças e tornar os processos de gestão de pessoas mais otimizados e eficientes. É o caso da JazzHR, empresa de software de recrutamento sediada em Pittsburgh, no estado da Pennsylvania, EUA.
No fim de 2019, a empresa decidiu otimizar seus próprios processos de RH, setor este que precisava de um sistema escalável e focado na gestão de processos operacionais, e não apenas no armazenamento de dados.
A partir de então, a JazzHR construiu uma parceria com o Pipefy para resolver problemas em seus processos internos de RH, como falhas de comunicação, riscos de compliance e erros humanos causados pela inserção manual de dados.
Após configurar regras de automação, a equipe de RH da empresa conseguiu:
- Simplificar todo o ciclo de vida dos colaboradores, desde o recrutamento e o onboarding até a gestão de benefícios e da folha de pagamento;
- Melhorar a comunicação com clientes internos;
- Criar automações e melhorias nos fluxos de trabalho, reduzindo erros;
- Reduzir riscos de compliance devido à melhor colaboração entre departamentos.
Conecte a área de RH com um software BPM
Qualquer iniciativa de otimização de transformação digital tem como objetivo final o aumento da eficiência interna. A eficiência começa com uma boa gestão de processos, que vai evitar retrabalhos, perda de prazos, erros técnicos e financeiros, entre outras questões.
A gestão de processos pode ser demorada, com muitas etapas de implantação de sistemas e equipes de programadores explicando cada uma das configurações. No entanto, quando essa iniciativa é integrada adequadamente com a abordagem da Gestão de Processos de Negócio (BPM), essa iniciativa se transforma em um motor que impulsiona a transformação digital em seu negócio.
Portanto, a integração eficaz do BPM e RH pode acelerar a modernização e a eficiência do departamento de RH, proporcionando resultados significativos em termos de eficácia e eficiência, diminuindo a carga de trabalho manual, trazendo maior precisão para processos críticos e melhorias para a experiência geral dos colaboradores.
O Pipefy é uma plataforma no-code que dá ao profissional de RH o poder de automatizar workflows e gerenciar processos de trabalho sem precisar de conhecimentos de programação. Implemente com facilidade, otimize seus processos e tenha tempo para o que realmente importa: as pessoas da sua organização.
