Você provavelmente já ouviu falar de modelagem de processos e da sua importância para que as empresas consigam ser mais eficientes no que fazem. O BPMN (sigla do inglês Business Process Model and Notation) é uma forma pela qual profissionais podem organizar e modelar seus processos a partir de um padrão.
Mas afinal, do que estamos falando quando tratamos de BPMN? Como ele funciona e quais são os seus benefícios? Ao longo deste artigo, traremos respostas sobre essas e outras perguntas, e você vai descobrir como padronizar seus processos usando parâmetros conhecidos e referendados do mundo dos negócios.
O que é BPMN (Business Process Model and Notation)?
BPMN é uma notação (um modelo) que permite esquematizar visualmente todas as etapas de um processo de negócios com um diagrama.
Ou seja, estamos falando de um conjunto de símbolos e regras que conseguem reproduzir os padrões de uma sequência ordenada de atividades e fluxos. Seguindo esses fluxos de ponta a ponta, obtemos o resultado final desejado para esse processo.
Segundo o próprio site oficial deste modelo, gerido pela associação Object Management Group (OMG), o BPMN “fornece às empresas a capacidade de entender seus procedimentos internos de negócios em uma notação gráfica, e permite às organizações a capacidade de comunicar esses procedimentos de maneira padrão”.
Desta forma, as empresas conseguem “entender a si mesmas”, definindo uma linguagem padronizada que pode ser compreendida por todos os seus profissionais.
É importante destacar que BPMN e BPM são conceitos diferentes. O BPM (Business Process Management) trata da otimização de processos de forma que toda a empresa alcance o máximo de eficiência. Para que isso seja alcançado, cabe analisar minuciosamente como os processos são conduzidos pelas equipes.
Nessa análise, o BPMN pode ser um aliado, pois é um método que permite mapear qualquer processo de forma visual, a partir de ícones padronizados inseridos em diagramas. Veja um exemplo abaixo:
Como surgiu o BPMN?
O BPMN foi criado no ano 2000, por uma organização que estudava a gestão de negócios chamada Business Process Management Initiative (BPMI). A ideia era chegar a uma notação comum, capaz de padronizar a modelagem de processos de negócios e torná-la compreensível em todas as empresas.
O problema que o BPMN visava combater era a desinformação. Imagine, por exemplo, uma empresa em que cada equipe usa uma fórmula diferente para sintetizar seus processos. Uma simples reorganização de times comprometeria o entendimento dos profissionais transferidos.
Ou então, imagine ainda uma equipe em que cada líder usa seu próprio método, e tudo muda quando outro gestor passa a substituí-lo no time. Nesse caso também surgem problemas que poderiam ser resolvidos com uma notação precisa dos processos de negócios.
A notação BPMN é mantida pela OMG, que se uniu à BPMI em 2004. É essa a instituição responsável por manter a metodologia sempre atualizada — temos agora a versão BPMN 2.0
Com o avanço dos anos e a consolidação da transformação digital, a OMG manteve a notação atualizada para lidar com os novos processos. A própria OMG disponibilizou um guia rápido da versão, explicando tudo sobre o padrão. Você pode encontrá-lo nesta página.
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Qual é a relação entre BPMN e BPM?
O significado de BPM (Business Process Management) pode ser entendido como gerenciamento, otimização e automação de processos — uma abordagem utilizada para analisar e melhorar processos centrais que impulsionam as operações de uma empresa.
O BPM começa com a identificação dos processos dos quais um negócio depende. Em seguida, é preciso analisar como é possível melhorar esses processos, implementar as mudanças e medir seus resultados.
O BPMN se relaciona com o BPM ao permitir que todas as etapas dos fluxos de trabalho sejam esquematizadas de forma visual. Ou seja, o BPMN é um aliado do BPM pois proporciona o mapeamento de processos em um diagrama com ícones padronizados.
Diferenças entre BPMN e fluxograma
Um fluxograma de processos é uma representação gráfica de uma sequência de tarefas a ser executada para a obtenção de um resultado esperado. Ele é composto por símbolos e gráficos, que sequenciam as etapas processuais de forma lógica, demonstrando como os processos devem ser executados.
O fluxograma é popular na visualização de soluções passo a passo ou do fluxo de trabalho. Porém, a notação BPMN é mais poderosa, já que conta com uma ampla variedade de ícones e recursos para detalhar os processos mais complexos. Outro fator que muda em relação ao BPMN e fluxograma são os ícones e algumas regras do desenho.
Por que usar BPMN?
O BPMN é uma metodologia muito útil para entender processos e evitar ou resolver problemas de comunicação. Essa padronização traz uma série de benefícios para as empresas. A seguir, listamos alguns.
É universal
O BPMN vem se tornando uma linguagem padronizada e universal para entender e visualizar os processos de negócios. Ele ajuda vários departamentos ou empresas a aumentar a colaboração e entender os processos modelados por outro time ou por uma liderança que deixou o cargo, por exemplo.
Ajuda na gestão e comunicação
Um processo com muitos elementos e variáveis corre mais risco de sofrer com falhas de comunicação. Com o BPMN, líderes e profissionais das equipes conseguem se comunicar mais claramente sobre seus processos, graças a uma linguagem comum a todos.
Permite ver o projeto com clareza
Alguns processos são complexos demais para serem discutidos sem suportes visuais. Um diagrama de BPMN usa símbolos para definir com mais clareza as etapas necessárias para uma atividade ser concluída. Um bom esquema gráfico permite ter visibilidade sobre:
- Quem desempenha uma tarefa
- Onde estão concentrados os gargalos
- Possíveis fases desnecessárias
- Por que falhas de comunicação ocorrem.
É claro que o modelo BPMN não é perfeito para todas as empresas, afinal ele é apenas uma das metodologias que os times podem usar para criar e entender melhor seus processos. O ideal é pesquisar todas as opções e escolher a que mais faz sentido para a realidade da empresa.
Padroniza os processos
Padronizar um processo é torná-lo replicável e repetível, estabelecendo um determinado modelo fixo de execução que deve ser adotado pelos membros da equipe — de forma a garantir a entrega do resultado esperado.
A padronização dos processos define informações e tarefas necessárias a cada etapa, além das etapas em si e dos responsáveis por elas. Assim, cada colaborador saberá exatamente o que é esperado, e deverá repetir essas ações toda vez que for responsável por cumprir determinada fase do processo.
A padronização dos processos oferece diversas vantagens. Primeiro, ela torna o resultado do processo mais previsível, evitando erros. Segundo, ela diminui o nível de ansiedade da equipe, que poderia se confundir sem saber exatamente o que fazer.
Em terceiro lugar, a padronização facilita a automação de determinadas etapas do processo — isto é, escolher tarefas manuais e maçantes e delegá-las a um software, que executará certas ações a partir de disparadores no lugar dos colaboradores.
Componentes do BPMN
Se o BPMN é uma notação que permite mapear processos, quais são seus elementos? A seguir, vamos mostrar quais são os quatro componentes essenciais em um diagrama de BPMN.
Objetos de fluxo
Objetos de fluxo são ações importantes que integram seu processo. O BPMN divide esses objetos em eventos, atividades e gateways (ou decisões).
Conectores
Conectores servem para mostram como os objetos de fluxo se conectam uns aos outros. O modelo BPMN divide os conectores em fluxos de sequência, fluxos de mensagens e associações.
Os fluxos de sequência (representados por linhas sólidas) indicam a ordem das ações que devem ser executadas. Digamos que você tenha uma linha de montagem de quatro etapas para criar um produto. Teríamos aí quatro atividades diferentes com um fluxo de sequência que leva de uma etapa para a seguinte.
Os fluxos de mensagens (linhas tracejadas com setas) expressam informações compartilhadas entre organizações ou departamentos. Se uma central de atendimento ao cliente enviar informações sobre uma solicitação recebida à área técnica, essa interação seria representada por uma linha tracejada com uma seta.
Piscinas e raias
Piscinas e raias combinam e parecem literalmente piscinas — são representadas graficamente por retângulos com traços (as raias).
As piscinas representam os principais participantes do processo. Em um restaurante, poderia ser um chefe de cozinha, por exemplo.
Já as raias listam as responsabilidades específicas desse participante dentro do processo. Seguindo com o mesmo exemplo, seria preparar as refeições e supervisionar outros cozinheiros.
Artefatos
Artefatos são informações adicionais que você pode conectar ao seu diagrama se precisar dar mais detalhes. Pense neles como notas de rodapé e referências. São representados graficamente por objetos no diagrama.
Objetos de dados (representados por figuras de papéis) representam dados envolvidos em um processo. Pode significar também quais informações precisam ser coletadas para dar seguimento ao processo. Em outros casos, são dados resultantes de um processo. Por exemplo, um objeto de dados pode representar um banco de dados digital que seu time de RH usa para registrar solicitações.
Os grupos (retângulos com linhas tracejadas) se sobrepõem a várias partes do diagrama que têm pontos em comum. Por exemplo, em seu processo de atendimento ao cliente, você pode ter várias atividades que requerem um feedback de um consumidor sobre seu atendimento. Os retângulos servem para mostrar o agrupamento dessas atividades semelhantes.
Anotações (colchetes) são notas em seu diagrama BPMN que fornecem mais informações sobre as etapas. Se seu processo de onboarding tiver uma fase em que são fornecidos usuários e senhas aos colaboradores, você pode adicionar uma anotação pedindo que o profissional envolvido verifique os padrões de senha dos recém-chegados.
Eventos
Os eventos, representados por círculos no diagrama, são gatilhos que iniciam, alteram ou encerram um processo. Os símbolos dentro dos círculos representam ações específicas — um envelope pode significar o recebimento de uma mensagem, por exemplo.
Atividades
As atividades são representadas por retângulos com arestas arredondadas. Elas são ações que alguém proativamente deve realizar. Enquanto os eventos simplesmente acontecem, as atividades são algo que alguém deve cumprir. Um exemplo é o treino de candidatos durante um processo de onboarding.
Porta de entrada
As portas de entrada, por vezes chamadas de gateways, lembram um diamante em seu formato e são pontos onde o processo pode seguir um caminho entre vários possíveis. Ou seja, são etapas de decisão que podem ajustar para onde o fluxo vai com base em determinadas condições.
Exemplo: se um CFO aprova um orçamento, as próximas etapas se referem à execução desse orçamento. Se o CFO não aprovar, o próximo é fazer os ajustes necessários.
Associação
As associações são objetos de conexão (linhas) que conectam objetos de fluxo BPMN. Associações atribuem texto a um evento, atividade ou gateway. Às vezes, é necessário adicionar uma nota sobre certas etapas do seu processo. Use uma linha pontilhada para que os leitores do diagrama conectem uma nota a uma determinada etapa.
Como o BPMN contribui para a modelagem de processos?
A modelagem de processos é a prática de representar processos de forma visual. Esses modelos geralmente assumem a forma de fluxogramas ou diagramas que exibem todas as etapas que um processo tem ou deve ter e como elas se relacionam.
Esta é uma etapa fundamental na implementação de estratégias de gerenciamento de processos de negócios e, com o BPMN, se torna ainda mais assertiva. O BPMN otimiza a modelagem, análise e performance de processos, melhorando a eficiência de suas operações.
O BPMN permite que donos de processo identifiquem na modelagem cada etapa e entendam melhor o funcionamento da execução. Isso envolve o estado atual dos processos (ou seja, eles “como estão”) e seu estado futuro ideal, como se almeja ficar.
Como construir um diagrama BPMN?
Vamos mostrar agora quais são as etapas que você precisa cumprir para montar seu próprio diagrama BPMN, assim como boas práticas para essa empreitada.
Defina suas metas
Antes de começar a combinar formas e linhas, você precisa identificar seus objetivos.
Evite fazer a notação de processos que não vão contribuir com os objetivos da empresa. A última coisa que você precisa é gastar tempo e energia criando algo que nem será útil.
Alguns pontos que você deve considerar nessa decisão:
- Que resultados você espera obter desse processo?
- Esse processo é realmente necessário para a empresa?
- Como esse processo vai agregar valor à empresa?
- Qual é a visão e a resposta dos colaboradores a esse processo?
Dependendo dos recursos da sua empresa, também pode haver limitações ao processo planejado. Por exemplo, uma empresa que não pode executar certas ações ou implementar determinadas mudanças sem a equipe qualificada apropriadamente, tecnologia ou equipamentos necessários.
Liste e organize cada etapa
Uma maneira eficaz de começar a montar seu diagrama BPMN é começar “do início e do final”. Faça as seguintes perguntas:
- O que desencadeia seu processo?
- Qual é o resultado final esperado para ele?
Depois de identificar esses dois pontos, liste cada etapa do início ao fim, em um fluxo.
Outra maneira de estruturar esse diagrama é agrupar tarefas semelhantes antes de organizá-las em sequência.
Atribua papéis a cada tarefa
Identificadas as fases do seu processo, é hora de atribuir tarefas às pessoas da empresa.
Pense nos departamentos, funções e ferramentas necessárias para esse processo. Certifique-se também de que cada ação tem um papel e explique claramente o que cada pessoa deve fazer e do que ela precisa para essa execução.
Teste
Antes que todo o seu departamento ou empresa adote um processo, é aconselhável testá-lo usando alguns funcionários ou equipes primeiro. Peça a todos feedbacks honestos e construtivos. Trabalhe para melhorar todos os gargalos identificados e analise se o processo funcionaria ou não em uma escala maior.
Implemente
Agora que você testou seu processo, é hora de vê-lo funcionando na vida real.
A implementação de um novo processo geralmente é um tanto complicada. Todos estão aprendendo algo novo ao mesmo tempo, o que significa que haverá certa confusão e frustração. Isso é normal.
Seus colegas de trabalho podem precisar de treinamento, orientação e incentivo. Para além disso, eles precisam ver você dando o seu melhor para ajudá-los durante o período de ajustes. Todos vão se inspirar em você, a pessoa que criou o processo.
Monitore e otimize
Depois de implementar um novo processo, é importante monitorá-lo e otimizá-lo.
Não basta testar um processo algumas vezes, implementá-lo e resolver. Os processos precisam de melhorias constantes. Para otimizá-los é necessário acompanhamento permanente de seus resultados. Essas são algumas maneiras de verificar se o processo deve ser melhorado:
- Peça feedback aos profissionais envolvidos. Muitas vezes, aqueles que trabalham diretamente com um novo processo têm as melhores ideias para melhorá-lo.
- Acompanhe as principais métricas. As métricas incluem o tempo do início ao fim, quanto tempo cada etapa leva e a qualidade da saída.
- Identifique gargalos. Os gargalos são pontos que atrasam todo o sistema. Eles podem indicar que você precisa dividir uma tarefa específica em etapas menores, ou de mais colaboradores envolvidos, ou apenas uma maneira diferente de executar tarefas.
Complemente seu trabalho com a ferramenta perfeita
O BPMN é uma forma eficaz de visualizar, criar e otimizar processos. Ele ajuda a melhorar a comunicação entre os colaboradores e a organizar com clareza os fluxos de trabalho complexos.
Para potencializar sua eficiência, você pode contar com um software de automação de processos que te ajuda a organizar esses fluxos de trabalho no ambiente digital, onde todos terão ampla visibilidade sobre todas as etapas e tarefas.
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