Processos são pilares centrais de qualquer empresa. Compreendê-los, avaliá-los e otimizá-los — em outras palavras, gerenciar esses processos — é fundamental para impulsionar o sucesso dos negócios.
O BPM (em inglês, Business Process Management) engloba a gestão, otimização e automação de processos, garantindo que as empresas funcionem com eficiência conforme evoluem e mudam suas prioridades. Um bom software de BPM ajuda sua empresa a melhorar a produtividade, reduzir custos e aumentar a satisfação de funcionários e clientes.
O que é BPM?
O significado de BPM pode ser entendido como gerenciamento, otimização e automação de processos — uma abordagem utilizada para analisar e melhorar processos centrais que impulsionam as operações de uma empresa. O BPM começa com a identificação dos processos dos quais um negócio depende. Em seguida, é preciso analisar como é possível melhorar esses processos, implementar as mudanças e medir seus resultados.
A gestão, otimização e automação de processos é diferente do gerenciamento de projetos, que garante que projetos específicos — como a implementação de uma nova campanha de marketing ou o design de um produto — sejam concluídos com eficiência. O BPM pode ser útil para identificar e melhorar processos que contribuem para a gestão de projetos. No entanto, envolve muito mais do que apenas aprimorar o seu gerenciamento.
Da mesma forma, o BPM também é útil para simplificar e agilizar a gestão de tarefas — por exemplo, como uma empresa estrutura as tarefas individuais que sua equipe executa. Mas o gerenciamento de tarefas é apenas um dos aspectos que o BPM pode melhorar.
Conceitos importantes relacionados ao BPM
Você já ouviu falar em mapeamento, padronização e melhoria de processos? Pois todos fazem parte do conceito básico do que é BPM. A seguir, explicaremos cada um.
Mapeamento de processos
O objetivo do mapeamento é entender um processo, decifrar o seu “esqueleto” e identificar quais são os fluxos, etapas e em que direção eles vão.
O mapeamento de processos consiste na criação de um diagrama de fluxo de trabalho, seja em formato físico ou digital, garantindo mais clareza sobre as dinâmicas de determinado processo e de seus processos relacionados.
Mapear processos de negócio é uma forma de compreender as etapas necessárias do início ao fim de um fluxo de trabalho. Com mapas de processos, as equipes — especialmente seus líderes — podem ter uma visão geral da execução e de como ela se desenha.
Para mapear um processo, o ideal é reunir aqueles profissionais que o conhecem profundamente, e estabelecer as tarefas a serem realizadas e prazos a serem cumpridos.
Padronização de processos
Padronizar um processo é torná-lo replicável e repetível, estabelecendo um determinado modelo fixo de execução que deve ser adotado pelos membros da equipe — de forma a garantir a entrega do resultado esperado.
A padronização dos processos define informações e tarefas necessárias a cada etapa, além das etapas em si e dos responsáveis por elas. Assim, cada colaborador saberá exatamente o que é esperado, e deverá repetir essas ações toda vez que for responsável por cumprir determinada fase do processo.
A padronização dos processos oferece diversas vantagens. Primeiro, ela torna o resultado do processo mais previsível, evitando erros. Segundo, ela diminui o nível de ansiedade da equipe, que poderia se confundir sem saber exatamente o que fazer.
Em terceiro lugar, a padronização facilita a automação de determinadas etapas do processo — isto é, escolher tarefas manuais e maçantes e delegá-las a um software, que executará certas ações a partir de disparadores no lugar dos colaboradores.
Melhoria de processos
A melhoria de processos consiste na ação de modificar um processo para torná-lo mais eficiente. Para garantir a melhoria de processos, é importante mapeá-los e padronizá-los. Só assim, você poderá identificar facilmente onde estão os gargalos e achar soluções para eles.
Como funciona o BPM na prática?
Na prática, o BPM é gerido por meio de uma plataforma, onde você pode padronizar processos modelados. Assim, você cria workflows digitais, fluxos de trabalho baseados na nuvem, que podem ser melhorados e modificados conforme a necessidade do negócio.
Na prática, ao trabalhar com fluxos de trabalho digitais, você consegue estabelecer regras e etapas claras, dando mais visibilidade a todo o seu trabalho, fase a fase. É aí que você pode identificar oportunidades de automação, de modo a aumentar a eficiência do seu processo, reduzindo erros e perdas de tempo com tarefas manuais.
Na prática, o BPM infere aprimoramento contínuo dos processos, pois as plataformas de BPM facilitam a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria. Elas reúnem métricas em tempo real sobre a execução do seu processo, a partir de todas as informações inseridas no workflow.
Dessa forma, o BPM existe para que os processos possam alcançar a máxima eficiência possível, de forma escalável. Assim, se a empresa cresce, seus processos se adaptam e evoluem.
Funcionalidades de softwares de BPM
Os softwares modernos de BPM proporcionam autonomia para que as empresas tenham uma compreensão holística de seus processos e possam melhorá-los de forma eficiente. Prefira soluções que incluam:
- Automação no-code: Softwares de BPM atuais permitem que os profissionais envolvidos nos processos automatizem tarefas repetitivas sem a necessidade de ter habilidades técnicas.
- Mapeamento centralizado da comunicação: As ferramentas de BPM facilitam o mapeamento dos fluxos de comunicação entre membros da equipe, parceiros, fornecedores e qualquer outra pessoa envolvida no processo.
- Integrações: Boas soluções de BPM são complementares aos investimentos feitos anteriormente, integrando-se a softwares já utilizados pela equipe.
- Análise de dados: As melhores ferramentas de BPM facilitam a análise contínua de dados e oferecem painéis personalizados, com visibilidade em tempo real do estado dos processos.
- Escalabilidade: Com hospedagem segura na nuvem, as soluções de BPM de hoje são facilmente escaláveis, o que é perfeito para negócios em crescimento.
Benefícios do BPM
O gerenciamento e automação de processos permite que empresas identifiquem e mapeiem aqueles que impulsionam suas operações. As plataformas BPM traz uma série de vantagens para as empresas, tais como:
- Economia: Investir em gestão e automação de processos reduz custos. Processos mais eficientes podem economizar milhares de horas por pessoa a cada ano (artigo em inglês).
- Redução de erros: O BPM ajuda empresas a encontrarem maneiras de tornar seus processos mais confiáveis, diminuindo o risco de erros causados por supervisão humana ou complexidade excessiva.
- Satisfação de clientes: Ao otimizar as operações do negócio, a automação de processos reduz as chances de ocorrerem problemas que podem impactar os clientes, como atrasos no envio de produtos ou falhas de comunicação.
- Satisfação de colaboradores: Processos de negócio eficientes diminuem a quantidade de tarefas repetitivas, resultando em uma experiência de trabalho mais agradável e menos tediosa para a equipe.
- Mais agilidade: Com processos transparentes, as empresas conseguem enxergar com mais facilidade o que precisa ser ajustado e podem fazê-lo com mais rapidez.
Quanto é preciso investir para implementar o BPM na sua empresa?
A indústria de BPM como um todo vale quase 200 bilhões de dólares (artigo em inglês), e uma solução de automação e otimização de processos pode custar uma quantia alta por ano, dependendo da escala do seu negócio.
Porém, para avaliar adequadamente o custo do BPM, é preciso olhar para além do preço de uma plataforma e considerar o valor que ela oferece em retorno. Pesquise se a plataforma oferece os recursos necessários para garantir um retorno saudável do investimento. Dados da Gartner (artigo em inglês) mostram que 80% das empresas que adotam plataformas de BPM alcançam um ROI de pelo menos 15%. Além disso, mais da metade das empresas têm um retorno de U$100.000 a U$500.000 por projeto.
As antigas soluções de BPM dependiam muito da análise e da supervisão manual para mapear, analisar e melhorar os processos de negócio. Exigiam que as partes interessadas identificassem e revisassem os processos manualmente e ofereciam pouco em termos de recursos automatizados para mapeamento ou análise de processos. Como resultado, essas soluções eram caras e não proporcionavam o retorno necessário para justificar as despesas.
Já os softwares de BPM modernos, permitem o uso dos recursos de automação para otimizar processos, tornando-os mais eficientes e maximizando o ROI.
BPM em 6 Etapas
Depois de selecionar uma plataforma de BPM, siga essas 6 etapas para começar a implementação.
1. Análise
Primeiro, analise as necessidades da sua empresa e identifique os processos necessários para atingir os objetivos esperados. Não importa se sua empresa já existe ou se você está construindo um novo negócio, uma boa análise dos processos é o que vai estabelecer a base para um BPM eficaz.
2. Design
Depois de analisar e entender o que precisa ser feito, o próximo passo é projetar processos para atender essas necessidades específicas. Não espere perfeição e acertar logo da primeira vez. As próximas etapas são cruciais para aperfeiçoar os processos criados.
3. Modelagem
A modelagem de processos de negócio permite construir uma representação de como os processos individuais se encaixam. Você pode mapear a forma como os processos interagem uns com os outros, identificar recursos importantes para vários processos e assim por diante.
4. Execução
Depois de modelar seus processos, chega a hora de colocá-los em ação. Uma boa prática é implementar um novo processo apenas para uma pequena parte da sua equipe. Assim, é possível resolver qualquer problema antes de apresentá-lo à empresa toda.
5. Monitoramento
Monitore os processos que você aplicou coletando dados sobre eles, como: quanto tempo cada um leva para ser concluído e quantos recursos eles consomem.
6. Otimização
Os dados coletados permitem identificar ineficiências e gargalos, dando a oportunidade de resolvê-los e otimizando o processo. O objetivo dessa otimização é criar processos que entreguem o resultado esperado no menor tempo possível, exigindo a menor quantidade de recursos.
Como escolher um software BPM?
Construir um negócio de sucesso requer a compreensão dos processos que o fazem funcionar. Uma boa gestão dos processos protege os recursos da empresa enquanto mantém os processos ágeis conforme as circunstâncias mudam.
Para isso, é fundamental que você escolha a ferramenta de BPM mais completa possível, que seja fácil de usar por todos da equipe. Separamos a seguir todas as características que você deve procurar em um software de BPM:
- Fácil conexão entre processos: um bom software de BPM deve permitir que você conecte processos de diferentes departamentos da empresa e possa orquestrá-los em prol de resultados mais efetivos e mais fluidez de informações entre as equipes.
- Integração com as ferramentas que você já usa: ao integrar o sistema BPM com ERPs e ferramentas que sua equipe já usa, você potencializa o alcance das automações sem precisar transferir informações manualmente de um programa para outro.
- Templates de workflow prontos e customizáveis: para que você possa começar mais rápido a otimizar seus processos, é importante que a ferramenta de BPM ofereça templates já prontos de diversos tipos de workflows, que podem ser customizados conforme a realidade da sua equipe.
- Relatórios e dashboards completos: painéis e relatórios extraídos em tempo real permitem que você acesse todas as informações relevantes sobre o andamento do seu processo, conheça resultados e identifique pontos de melhoria possíveis.
- Interface intuitiva e no-code: uma ferramenta no-code não precisa de conhecimentos de programação para ser utilizada, e por isso não vai sobrecarregar o seu time de TI. Prefira uma opção que ofereça interface intuitiva, fácil de usar, em que basta clicar e arrastar ícones.
- Automações fáceis de configurar: seu BPM deve permitir que a própria equipe que trabalha com um processo seja a responsável por configurar as automações, sem dificuldades.
- Suporte completo para aproveitar o melhor da ferramenta: a ferramenta escolhida deve oferecer suporte completo para clientes, de modo que eles façam o melhor proveito possível de todas as funcionalidades.
- Formulários compartilháveis: formulários são uma ótima maneira de inserir informações relevantes no processo, sem risco de perda de dados ou de fornecimento de dados incompleto pelas partes envolvidas. Um formulário compartilhável e customizável é essencial para que sua equipe construa um processo à prova de erros.
O Pipefy é uma solução de BPM moderna e intuitiva, que fornece tudo o que sua empresa precisa para implementar uma gestão de processos eficaz e econômica — incluindo todas as funcionalidades descritas acima.
É uma ferramenta que dá autonomia a toda a equipe, permitindo automatizar processos de rotina com uma abordagem low-code, ou seja, sem a necessidade de conhecimentos técnicos em programação.
Além disso, com seus recursos robustos de análise de dados, o Pipefy ajuda sua empresa a melhorar os processos de vários departamentos — do RH e Financeiro a Vendas, Marketing e muito mais. Com Pipefy, você pode começar a otimizar seus processos, com templates prontos e personalizáveis conforme a área de atuação da sua equipe.
