Pode não parecer, mas o processo de offboarding — no qual um profissional é desligado da empresa — é muito importante para um negócio. Isso porque consumidores atualmente não se importam apenas com os produtos ou serviços que consomem, mas também com a cultura organizacional da empresa e como ela escolhe se posicionar publicamente.
Dada essa importância, vamos falar a seguir com mais detalhes sobre o que é offboarding, qual é a melhor maneira de conduzir um desligamento e como gerenciar esse processo de maneira responsável.
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O que é o processo de offboarding?
Offboarding é uma palavra que vem do inglês e significa “desembarque” em sentido literal. Basicamente, é o processo de desligamento ou desembarque do colaborador da empresa. Assim como o onboarding de colaboradores (contratação e integração), a demissão deve ser responsável e realizada com respeito e precaução.
Se o colaborador está saindo por escolha própria, o processo é mais simples. Mas se a empresa optou por afastar o colaborador, deve reunir justificativas claras e plausíveis. É importante não deixar dúvidas quanto ao motivo do desligamento de maneira a, tanto quanto possível, não causar um sentimento de injustiça na pessoa desligada.
Independentemente das causas, os documentos e materiais do colaborador devem ser recolhidos e todas as dúvidas precisam ser esclarecidas. É importante que o Jurídico trabalhe junto ao RH nessa etapa. Há uma legislação trabalhista específica que rege os direitos do trabalhador nesse caso, e é responsabilidade da empresa respeitá-la.
Todo o processo deve ser conduzido com respeito pela trajetória e momento atual da pessoa, de modo a prezar pela dignidade humana e direitos do trabalhador. A ideia é que essa etapa não seja um momento traumático na jornada do colaborador, ainda que seja um acontecimento necessário em sua carreira naquele momento.
Qual a diferença entre onboarding e offboarding no RH?
Onboarding e offboarding são processos opostos, mas semelhantes. O onboarding é o processo de ingresso de um colaborador na empresa. Nele a empresa acolhe o novo colaborador, apresenta-o aos valores da organização, integra-o ao seu time e garante que a pessoa tem tudo de que precisa para dar seu melhor.
Já o offboarding é o processo oposto, de desligamento do colaborador. Ele também deve seguir um fluxo padronizado de tarefas, incluindo o recolhimento dos equipamentos da pessoa desligada e o encerramento de seus acessos à empresa e seus sistemas. Assim como o acolhimento é importante no onboarding, neste momento é necessário manter uma relação de transparência, empatia e gratidão.
Por que o offboarding é importante?
A implementação e padronização do processo de offboarding contribui imensamente com o clima organizacional e garante ao colaborador o devido respeito. Também evita erros e atrasos nas documentações, o que ajuda a amenizar a situação.
Problemas durante o offboarding podem levar rapidamente a uma deterioração da marca empregadora. Dessa forma, esse processo é muito importante para que o ex-colaborador preserve a imagem da empresa e não busque formas de manchá-la publicamente.
Veja a seguir mais vantagens de garantir um processo de offboarding padronizado e organizado.
Desligamento saudável e sem conflitos
Por mais que o desligamento seja um momento desagradável, um offboarding bem conduzido ajuda a contemporizar a situação. Falta de feedback, atraso nos pagamentos ou desentendimentos nas contas do desligamento podem causar atritos, e a organização do offboarding ajuda a evitar esses problemas.
Gestão de documentos e burocracias
A empresa é responsável por garantir o cuidado adequado com os documentos de seus colaboradores, incluindo sua carteira de trabalho. Também deve orientá-lo por procedimentos padrões de offboarding como o exame demissional. Todas essas tarefas precisam ser organizadas para evitar problemas de jurídicos, e ter um processo confiável auxilia nesse sentido.
Beneficia a cultura interna e externa da empresa
Quando um colaborador é desligado, o resto dos colaboradores costuma prestar atenção à maneira como isso acontece e como o processo é conduzido. Um offboarding desorganizado, sem feedback ou transparência, pode deteriorar em muito a cultura da empresa, desmotivando os demais funcionários e aumentando o turnover.
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Por outro lado, quando a empresa demonstra empatia e gratidão pela pessoa desligada e se esforça para conduzir o processo da maneira mais correta possível, esse esforço também é reconhecido. No longo prazo, essa atitude não apenas melhora a cultura organizacional da empresa, mas também cria um exemplo e uma referência para os colaboradores, o que pode elevar todo o nível do mercado.
Como implementar o offboarding na sua empresa?
Toda empresa realiza offboardings, mas nem todas têm um processo estruturado para garantir que esses desligamentos sejam feitos de maneira responsável. Abaixo, listamos um passo a passo para auxiliar organizações a implementar esse processo.
Realização dos procedimentos formais
Antes de desligar o colaborador, certifique-se de que a empresa não tem pendências com ele. Todas as responsabilidades da empresa para com o colaborador já devem ter sido cumpridas, ou a empresa deve estipular, no momento do desligamento, um prazo adequado para esse cumprimento.
Essa etapa não é meramente burocrática para evitar ações judiciais. Ela também é essencial para que o colaborador perceba que mesmo o momento do desligamento é conduzido com respeito e organização pela empresa, o que pode amenizar a situação tensa do offboarding.
Devolução de equipamentos da empresa
Se o colaborador precisar devolver qualquer equipamento à empresa durante o offboarding, é importante que a organização facilite tanto quanto possível esse procedimento. Se esses equipamentos exigirem cuidados especiais, isso deve ser informado de maneira detalhada. Em casos de trabalho remoto, também vale a pena enviar um código para que o colaborador possa mandar os equipamentos pelo correio.
Atue com clareza
A clareza é a parte mais importante do processo. Não deixe dúvidas sobre os motivos do desligamento, os direitos do trabalhador, e as etapas seguintes após a comunicação do início do processo de offboarding.
Também é importante, tanto quanto possível, permitir que o próprio funcionário participe do processo, oferecendo opções de datas para pagamento, por exemplo. Oferecer apoio, tirar todas as dúvidas, e estar aberto a ouvir perguntas e feedbacks negativos é imprescindível neste momento.
Tenha empatia com o colaborador
Reações intensas e demonstrações de emoções difíceis são, compreensivelmente, uma possibilidade durante o offboarding. Ter empatia nesse momento pode fazer toda a diferença na saúde emocional dos colaboradores — tanto o que está passando pelo offboarding quanto os demais.
Portanto, garanta que o colaborador ouvirá a notícia em um local privado e terá um tempo para fazer suas preparações para o início do processo. Coloque-se no lugar dele e ofereça suporte emocional também, conforme necessário e possível.
Conduza uma entrevista de desligamento
Durante o processo de offboarding, o colaborador terá menos restrições a falar sobre possíveis problemas importantes que ele tenha sentido durante sua jornada na empresa. Conduza a entrevista com argumentos claros e escute o colaborador. Nessa hora, ele pode passar feedbacks valiosos, que serão úteis para o resto do time.
Como o Pipefy pode ajudar no offboarding?
Um dos motivos pelos quais poucas empresas têm processos estruturados de offboarding é a potencial complexidade desse processo. Para cada colaborador que passa por ele, são necessários inúmeros procedimentos, muitos dos quais envolvem outros times além do RH, como Financeiro e TI.
Pipefy é uma plataforma capaz de conectar todas essas equipes e tornar o offboarding um processo muito mais eficiente. É uma plataforma de gestão de processos que permite determinar cada etapa que precisa ser seguida, com regras claras de execução. Também permite acionar outros departamentos e enviar comunicações automaticamente via Email.
Na hora de encontrar documentos ou informações específicas de cada colaborador, Pipefy oferece bancos de dados que se integram a seus processos, garantindo visibilidade e transparência. E mantém ainda um registro confiável de documentos e ações para fins de compliance.
