O que é ciclo BPM e para que servem suas 6 etapas?

Processos são pilares centrais de qualquer empresa. Compreendê-los, avaliá-los e otimizá-los – em outras palavras, gerenciar esses processos – é fundamental para impulsionar o sucesso dos negócios. Nesse contexto, o ciclo BPM é uma ferramenta poderosa.

O ciclo BPM é uma parte do Business Process Management – BPM (em português, Gerenciamento de Processos de Negócios) e consiste em 6 etapas que devem ser feitas de forma intermitente para garantir que os processos de uma empresa funcionem sempre da forma mais eficiente possível.

O que é ciclo BPM?

O ciclo BPM é uma metodologia usada para tornar os processos de uma empresa mais eficientes, melhorando o cumprimento de metas e objetivos estratégicos do negócio. Ele é realizado por meio de 6 etapas que devem ser feitas de maneira contínua.

Segundo o professor Marlon Dumas, autor do livro Fundamentals of Business Process Management, o ciclo de vida BPM deve iniciar na identificação do processo atual, seguir para o planejamento de como o processo deve ser e continuar até a execução e monitoramento das mudanças. Veja como o estudioso define o tema na imagem abaixo:

O foco principal do ciclo BPM é estruturar, monitorar, padronizar, automatizar e otimizar os processos para alcançar os objetivos mais rapidamente e escalar os resultados da empresa.  A metodologia ajuda ainda a identificar gargalos nos processos e criar estratégias para eliminá-los. 

As 6 fases do ciclo BPM 

De acordo com o CBOK – Guia para Gerenciamento de Processos de Negócios, da ABPMP (Association of Business Process Management), o ciclo BPM é dividido em 6 fases: planejamento, modelagem, simulação, execução, monitoramento e melhoria. 

Essas etapas devem ocorrer de maneira constante e cíclica para que os processos estejam sempre operando da melhor forma possível e de acordo com a estratégia da empresa. Entenda mais sobre cada fase:

1. Planejamento

Como qualquer projeto corporativo, a primeira etapa do ciclo BPM é o planejamento. Ele define qual é o objetivo do BPM, identifica quais processos precisam ser melhorados, como essas melhorias serão feitas, quais recursos serão necessários e como o sucesso será medido. Tenha em mente que o planejamento oferece o direcionamento para a gestão dos processos.

2. Modelagem

Depois de planejar e entender o que precisa ser feito, o próximo passo é fazer a modelagem dos processos para atender às necessidades identificadas. Isso significa entender o contexto atual da empresa e desenhar como os processos devem ser feitos daqui para frente. 

A modelagem de processos de negócio permite construir uma representação de como os processos individuais se encaixam. Você pode mapear a forma como os processos interagem uns com os outros, identificar recursos importantes para vários processos e assim por diante.

Não espere perfeição ou acertar tudo logo na primeira vez. É normal que a modelagem passe por diversos reajustes ao longo do tempo, uma vez que novos problemas e necessidades vão sendo encontrados. 

3. Simulação

Apesar de não ser uma etapa obrigatória, a simulação traz muitos benefícios para o ciclo BPM, principalmente ao diminuir erros. A simulação consiste essencialmente em  desenhar e testar os processos otimizados para identificar o que vai ou não funcionar como previsto. É neste momento que perguntas, como: “o quê, quando, onde, quem e como”, referentes à execução, cronograma, localização, responsáveis e método, são respondidas.

4. Execução

Processos planejados, modelados e simulados, agora é hora de executar o plano de ação. Também é comum surgirem pequenos ajustes nessa etapa. 

Na fase da execução, todas as mudanças propostas são implementadas, o que pode envolver novas tecnologias e ferramentas, treinamentos para colaboradores e reestruturação de atividades.

Uma boa prática é implementar um novo processo apenas para uma pequena parte da sua equipe. Assim, é possível resolver qualquer problema antes de apresentá-lo à empresa toda.

5. Monitoramento

O monitoramento e controle de processos é uma etapa importante e constante dentro do BPM. A empresa precisa acompanhar as equipes e indicadores previamente estabelecidos para avaliar sua performance. Os processos ficaram melhores? Estão mais padronizados? Isso gerou um aumento ou redução de custos?

Com essas respostas, o monitoramento possibilita pensar em novas estratégias para melhorias e garante se tudo está correndo conforme planejado.

6. Melhoria

Uma regra importante do ciclo BPM é que os processos devem estar sempre em estado de melhoria contínua. Ou seja, eles devem ser continuamente analisados e atualizados conforme novas necessidades da empresa ou do mercado. Se atente aos dados e realização das metas, compare resultados e garanta que os processos estejam alinhados ao propósito da empresa.

Fases adicionais que podem fazer parte do ciclo BPM

As fases que falamos acima são etapas clássicas e tradicionais do ciclo BPM, mas o processo não precisa ficar restrito a elas. Tendo em vista que cada empresa possui necessidades específicas, existem outras fases que podem ser adicionadas para que os processos que entreguem o resultado esperado no menor tempo possível, exigindo a menor quantidade de recursos.

Mapeamento de processos

O mapeamento de processos é o ato de criar um diagrama de fluxo de trabalho com o objetivo de conseguir uma visão mais clara de um processo e seus processos paralelos. Ele tem como finalidade compreender os procedimentos adotados pela empresa para alcançar um produto final. Além disso, serve para viabilizar otimizações e adaptações, documentar suas operações e padronizar as rotinas em prol de melhores resultados.

Para um mapeamento de processos mais rápido e efetivo, experimente usar um BPMS ou uma ferramenta de automação de processos. 

Análise de processos

A análise de processos deve ser feita junto com a etapa de planejamento. Ela é importante para entender como os processos estão sendo feitos, quais são os gargalos mais comuns e se os procedimentos então atingindo os objetivos esperados.

Nessa etapa, busque responder perguntas como:

• Quais são meus processos e como está a performance de cada um deles?
• Quais processos devem ser melhorados?
• Qual é o objetivo dos processos da empresa?
• Quais ferramentas são usadas?

Automação de processos

Automação de processos é uma etapa chave no BPM. Ela consiste na execução em série de tarefas repetitivas e manuais que integram processos por meio de uma ferramenta tecnológica (software de automação), de forma coordenada. Assim, a plataforma agiliza o cumprimento de tarefas simples e minimiza erros e riscos.

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Padronização de processos

A padronização de processos trata da organização e formalização dos procedimentos executados pelos colaboradores de uma empresa com o objetivo de estabelecer regras e parâmetros repetíveis para as tarefas. 

A padronização de processos deve ser sempre um objetivo nas empresas. Alguns dos seus benefícios são:

• Redução de falhas e retrabalho;
• Cumprimento de prazos;
• Resultados consistentes;
• Maior previsibilidade.

Arquitetura de processos

A arquitetura de processos é uma prática para criar uma visão sistêmica da empresa, identificando todos os processos e atividades realizadas e relacionando-os com a geração de valor para os clientes e objetivos estratégicos. 

Ela proporciona maior entendimento do funcionamento dos negócios, serve como um guia para o planejamento do ciclo BPM e contribui para uma gestão de processos efetiva. Essa arquitetura é uma importante etapa da gestão de processos.

Desenho de processos

O desenho de processos consiste em uma representação visual ou gráfica sobre os fluxos de trabalho e demandas a serem seguidas em determinada operação. O desenho de processos pode ser feito por meio de:

• Fluxograma de processos;
• Diagrama de workflow;
• Notação e modelo de processos de negócios (BPMN);
• Notação de Processo Universal;
• Matriz GUT;
• Matriz BASICO;
• Matriz SIPOC.

Transformação de processos 

A transformação de processos é o desenvolvimento de mudanças em processos para melhorar a performance dos mesmos e da empresa como um todo. Existem diversos níveis de transformação, que vão desde pequenos ajustes até alterações totais no funcionamento do processo. 

Como a maturidade de processos da sua empresa afeta o ciclo BPM?

A maturidade de processos mede a capacidade que uma empresa tem de definir e controlar seus processos. Essa maturidade é crucial para avaliar a “saúde” dos negócios, principalmente sua eficiência em administrar as atividades que geram valor para a empresa. 

Seguir a metodologia do ciclo BPM implica em ter processos melhores, o que está diretamente ligado à maturidade de processos. Processos bem projetados e executados incentivam a proatividade e a colaboração, aumentando a satisfação do cliente, a eficiência no uso de recursos e a qualidade do produto final.

Uma empresa com alto nível de maturidade de processos e que mantém uma cultura de seguir o ciclo BPM documenta seus processos de forma clara, padronizada e abrangente, permitindo que os colaboradores os entendam e os cumpram com precisão e consistência.

Benefícios de implementar o ciclo BPM

A implementação do ciclo BPM traz diversos benefícios para as empresas, como a padronização e melhoria contínua de processos, maior produtividade e redução de erros. Saiba mais sobre eles: 

Melhoria contínua dos processos

A melhoria de processos contínua é uma estratégia que empresas devem adotar para acompanhar seus processos de negócio, aprimorando a qualidade e eficiência de sua atuação. Essa mentalidade focada em aumentar a produtividade, melhorar as entregas e otimizar a capacidade de todos os processos é necessária para atingir a excelência operacional.

A melhoria contínua é justamente um dos pilares do ciclo BPM e sua natureza de otimização constante.

Maior produtividade

O ciclo BPM ajuda empresas a encontrarem maneiras de tornar seus processos mais confiáveis e eficientes, aumentando a produtividade dos departamentos de forma geral. Além disso, ele diminui erros e retrabalho, o que consequentemente torna o trabalho mais produtivo. 

Esse método torna a rotina dos colaboradores mais fluida e menos estressante, já que proporciona visibilidade e processos bem definidos. Isso resulta em maior produtividade das equipes em suas tarefas individuais.

Redução de desperdícios e erros

O ciclo BPM padroniza e otimiza processos, o que significa mais visibilidade e controle, e consequentemente, menos desperdícios de recursos e erros. Processos mais eficientes podem ajudar a economizar mais de 6.500 horas por ano. Isso por si só representa uma grande redução de custos operacionais, por exemplo. A automação, por sua vez, elimina erros humanos.

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Como falamos em algumas partes desse texto, a tecnologia pode ser uma grande aliada na implementação do ciclo BPM. O Pipefy, por exemplo, é um software de gerenciamento de processos que promove visibilidade, controle, padronização, automação e otimização de todos os seus processos.

O sistema conta ainda com formulários online, templates de processos prontos para usar, portais de documentos, relatórios instantâneos, Inteligência Artificial, análise de dados e muitas outras funcionalidades que vão ajudar seu time a alcançar todo seu potencial.

É uma ferramenta que dá autonomia a toda a equipe, permitindo automatizar processos de rotina com uma abordagem no-code, ou seja, sem a necessidade de conhecimentos técnicos em programação.

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