Saiba como administrar o tempo no trabalho e torne-se mais eficiente

Você certamente já se perguntou como administrar o tempo para ter uma rotina de trabalho mais eficiente e livre de imprevistos, atrasos ou distrações.

De acordo com um estudo feito pela empresa estadunidense de softwares Workfront, apenas 39% das rotinas dos profissionais são realmente produtivas. 

Isso demonstra como é importante preservar hábitos e manter comportamentos que nos façam atingir nossos objetivos sem desperdiçar esforços com tarefas redundantes ou pouco efetivas.

Mas quais são os melhores meios para que isso seja possível? Descubra a seguir.

Como administrar o tempo no trabalho?

Por mais que a produtividade esteja atrelada às características e exigências de cada profissional, algumas dicas de como administrar o tempo podem ser muito valiosas para que ela seja favorecida no dia a dia. São elas: 

Planeje seu dia na noite anterior

Planejar o que fazer no dia seguinte é uma ótima maneira de não perder tempo decidindo como começar o trabalho de manhã. A tranquilidade do período noturno é ideal para organizar as tarefas a serem realizadas, e evita preocupações sobre o que fazer depois de acordar. 

Faça listas 

Para ter uma boa visão sobre suas pendências e se planejar melhor para lidar com elas, faça uma lista de tarefas na sua agenda ou no seu computador. Ao anotar o que precisa fazer e o que já concluiu, sua noção sobre o tempo laboral se torna muito mais precisa e organizada. 

Comece o dia com o trabalho difícil 

Na hora de planejar o dia e de fazer sua lista de trabalho, deixe as demandas mais desafiadoras sempre na frente. Além de se livrar das tarefas mais difíceis logo no começo da sua jornada, isso também traz motivação para concluir as demais e evita a procrastinação. 

Organize o trabalho segundo seus níveis de energia

Outra boa alternativa é analisar quais são os horários do dia em que você está menos disposto. Caso você tenha menos energia depois do almoço ou no final da tarde, por exemplo, deixe as tarefas de menor relevância para esses períodos e aproveite os demais com mais rendimento. 

Estabeleça níveis de prioridade 

Na hora de criar sua lista, determine suas atividades por ordem de prioridade. Ao saber o que é mais urgente, é mais fácil organizar o tempo para prevenir atrasos e não ter que fazer nada “na correria” por falta de organização. 

Limite o tempo de cada tarefa 

Programe uma média de tempo para cada atividade do seu dia. Com essa previsão, você organiza melhor seus afazeres e ainda entende quais são suas horas mais aproveitadas ou desperdiçadas. Não inclua apenas os trabalhos, mas também se programe para os períodos de lazer, de leitura, estudos, para dormir, e assim por diante. 

Não seja multitarefas: delegue 

Agregar inúmeras funções para si pode gerar estresse e atrasos. Algumas tarefas são menos importantes que outras, e elas podem ser facilmente delegadas para outras pessoas. Assim, você produz mais com menos esforços e aproveita o tempo em atividades de maior relevância. 

Faça pausas 

Por falar no estresse, não se esqueça que o excesso de trabalho pode ser prejudicial e comprometer a sua produtividade em médio prazo. Portanto, não deixe de programar pausas de descanso ao longo da semana, de aproveitar seus momentos de lazer e de evitar responsabilidades e preocupações nos períodos de folga ou finais de semana. 

Tenha um foco 

É mais fácil chegar até um lugar quando se sabe o caminho para ele. No trabalho, os objetivos e metas são excelentes para focar a produtividade e para não gastar tempo com atividades desnecessárias, redundantes ou que não agreguem ao seu planejamento.

Automatize tarefas repetitivas 

Manter o foco, delegar tarefas e organizar seu workflow são dicas diretamente relacionadas à redução de esforços desnecessários e à otimização de tempo. Ferramentas de automação também podem ser muito úteis para atingir esse objetivo, não importa em qual área você atue. Elas servem para realizar tarefas burocráticas de forma independente e inteligente, para que você tenha tranquilidade e rendimento ao lidar com o que há de mais importante no trabalho. 

Metodologias para otimizar o tempo no trabalho 

Além das nossas dicas de como administrar o tempo, algumas metodologias também são extremamente úteis para os profissionais, pois foram criadas justamente para otimizar as jornadas de trabalho e para torná-las mais produtivas. Conheça algumas das mais eficientes e utilizadas no mercado: 

Método GTD 

Para começar, o método GTD se refere ao termo “Getting Things Done”, que em tradução livre significa “deixando as coisas feitas”. Sua ideia é que o controle sobre a rotina garante mais tranquilidade para os profissionais, que consequentemente se tornam mais produtivos. 

Para aplicar a técnica, as tarefas e responsabilidades precisam ser organizadas a partir das seguintes etapas: 

1. Capturar: organize tudo que exige sua atenção e que precisa ser feito, por meio de uma lista de tarefas;
2. Esclarecer: faça uma avaliação da sua lista e observe cada demanda, decidindo quais são as atividades que exigem ações e esforços de sua parte;
3. Organizar: dos itens elencados na etapa anterior, organize as funções de acordo com suas semelhanças e ordem de relevância;
4. Refletir: revise sua lista pelo menos uma vez por semana, para ter certeza de que nada ficou para trás e não irá gerar problemas posteriores;
5. Engajar: por fim, essa etapa consiste no ato de realizar as tarefas previstas na sua lista. 

Método Pomodoro 

A metodologia Pomodoro atualmente é a resposta para muitos profissionais de como administrar o tempo na empresa com eficiência. Ela prevê a divisão do trabalho por intervalos específicos, estipulados para favorecer o foco e para tornar o desempenho mental mais ágil. 

Sua aplicação também é prevista por etapas, que se organizam da seguinte maneira: 

1. Listar: comece criando uma lista para as suas tarefas;
2. Cronometrar: pegue um cronômetro e o programa em 25 minutos;
3. Trabalhar continuamente: comece a primeira tarefa da lista e faça ela sem pausas ou interrupções;
4. Pausa: quando o cronômetro marcar os 25 minutos, faça um intervalo de 5 minutos para relaxar;
5. Retomada: ao fim da pausa, comece mais um intervalo de 25 minutos de trabalho sem parar;
6. Pausa Longa: repita as etapas acima por quatro vezes. Feito isso, faça um intervalo de 30 minutos e então reinicie todo o processo;
7. Tarefa finalizada: só risque as tarefas da lista quando elas forem devidamente concluídas, mas nunca deixe de fazer as pausas previstas enquanto as realiza, mesmo que falte pouco para sua finalização no momento do intervalo. 

Método Kanban 

Já o método Kanban não é voltado apenas para o gerenciamento de tempo e de produtividade, mas também para a gestão de projetos. Apesar de suas inúmeras possibilidades, é possível simplificar sua aplicação para ter uma melhor organização diária.

Basicamente, você deve criar suas listas de tarefas e dividi-las em quadros, sejam eles escritos ou digitais. A ideia é que as funções sejam delimitadas pelos quadros e transferidas de acordo com seu andamento. Uma boa dica é organizar cada quadro por “em andamento”, “a iniciar” e “concluído”, e então inserir as tarefas neles de acordo com sua realização. 

Softwares de gestão de processos

Para finalizar, seria impossível tratar de otimização de tempo sem mencionar os softwares de processos, que podem lhe ajudar a ser mais produtivo e inclusive agregar os métodos que descrevemos até aqui.

As opções são inúmeras, e vão desde opções para organizar tarefas, como o Trello, até sistemas de calendário, como o Google Calendar, aplicações para comunicação no trabalho, como o Slack, compartilhamento de arquivos, como o OneDrive, e avaliação profissional, como o Pipefy. 

Por falar no Pipefy, ele ainda oferece inúmeras outras funcionalidades, com foco na criação de workflows customizáveis que dão mais autonomia ao trabalho e trazem a resposta certa para como administrar o tempo e sua produtividade. Conheça as possibilidades da plataforma mais eficiente do mercado.