Como escrever um email profissional: 21 dicas para melhorar sua comunicação no trabalho

Qualquer profissional que já trabalhou em um ambiente corporativo já teve dúvidas de como escrever um bom email profissional e lidar com uma caixa de entrada lotada.

O grande número de mensagens que recebemos todos os dias remete a Sísifo, o personagem da mitologia grega condenado a empurrar uma rocha morro acima pelo resto de sua vida, já que ela desce novamente quando chega perto do topo. Uma batalha sem fim e sem vencedores. Essa é a sensação do desafio diário de responder emails, organizar a caixa de entrada e ainda manter a produtividade nas outras (muitas) atividades de trabalho.

Ainda assim, o gerenciamento de mensagens e a comunicação são habilidades essenciais no mundo dos negócios. Se você seguir algumas boas práticas para planejar, escrever e responder a emails, sua vida pode ficar muito mais fácil — e você pode chegar mais perto da promoção que está buscando.

O gerenciamento e a escrita de emails também são temas cruciais para a gerência de empresas, que precisa estar ciente de como sua equipe lida com a caixa de entrada. Essa gestão faz parte da cultura corporativa e impacta na eficiência da equipe, afetando a forma como os clientes e o mercado percebem a empresa. Além disso, em contextos de trabalho remoto, a comunicação escrita se torna ainda mais desafiadora.

Neste artigo, vamos compartilhar dicas para guiá-lo no envio de melhores emails, para que você comece a colocar a comunicação escrita em primeiro plano e saiba como escrever um email profissional.

O que é etiqueta de email profissional?

Quando nos comunicamos por email, não temos nossas expressões faciais e corporais para ajudar a exprimir o que queremos dizer, como de costume. Uma vez que os seres humanos confiam mais de 90% da comunicação ao tom de voz e à linguagem corporal, é essencial ter um cuidado extra quando a conversa acontece apenas por escrito.

Mas embora as expressões faciais e a linguagem corporal sejam extremamente importantes, no mundo corporativo nos apoiamos muito nas mensagens escritas. Um profissional passa 28% da sua semana lendo e respondendo emails, de acordo com um estudo da McKinsey. Isso é mais do que um quarto do seu tempo produtivo!

Por isso, precisamos prestar atenção a linguagem, pontuação, contexto, tom de voz e como finalizar um email profissional que será enviado a colegas de trabalho, clientes, fornecedores ou outros stakeholders. As regras podem variar dependendo da empresa, do setor ou mesmo do país em que você trabalha. Mas existem algumas diretrizes que todos podem seguir para realizar trocas de email produtivas e bem-sucedidas. Vamos a elas.

Como escrever um email profissional? 21 dicas e regras

Em geral, as boas práticas da escrita e gestão de emails são implícitas, mas também é possível registrá-las em uma política da empresa. Nas seções a seguir, você vai encontrar diretrizes comuns de etiqueta para emails de trabalho. Vamos mergulhar em dicas e truques para garantir que você e sua equipe se comuniquem profissionalmente em todas as mensagens.

O que você vai aprender:

• Noções básicas de como escrever um email profissional
• A escrita de um bom email
• Respeitando o tempo de todos os envolvidos

1. Por que você está escrevendo?

Essa dica pode parecer óbvia, mas é comum recebermos emails sem objetivo claro ou não entendermos o motivo de sermos adicionados em uma troca de mensagens. Portanto, é importante ter clareza sobre o que você deseja alcançar com o que está enviando, quem precisa receber a mensagem e se um email é o melhor formato para transmiti-la.

O ideal é escrever sobre apenas um assunto por email. Mas se for indispensável incluir mais informações, use listas ou bullet points para deixar a mensagem resumida e escaneável.

2. Seja conciso e mantenha a simplicidade

Em média, um profissional recebe 121 emails profissionais por dia. É uma quantidade enorme de mensagens para ler e responder, um número do qual devemos sempre lembrar antes de clicar em enviar.

Por isso, quanto mais curto, melhor. Ao escrever emails, seja breve, mas não deixe de dar contexto e uma boa explicação. O objetivo é não deixar o receptor em dúvida sobre o que você quis dizer, enquanto vai direto ao ponto e respeita o tempo de todos os envolvidos.

3. Use a estrutura correta

Se o email é a melhor forma de comunicar o que você precisa, use sua estrutura para facilitar o entendimento da mensagem pelos destinatários. Reserve um tempo para criar um título fácil e conciso, use saudações e assine no final.

O assunto do email precisa ser sucinto e específico. Seu objetivo é informar do que se trata antes que ele seja aberto. É preciso comunicar o tema da mensagem ao destinatário o mais rápido possível, usando palavras-chave como “proposta”, “ajuda” ou “feedback”. Visto que a linha de assunto é tão importante, nunca envie um email sem ela.

4. Apresente-se

É educado se apresentar ao enviar um email para alguém com quem nunca se comunicou antes, mesmo que essa pessoa trabalhe na mesma empresa que você. Não presuma que o destinatário já te conhece e faça uma breve introdução antes de abordar o assunto da mensagem.

Se estiver escrevendo um email para uma pessoa de fora da sua empresa, explique como conseguiu o contato, para não parecer intrusivo. Além disso, encontre uma maneira de mencionar como vocês se conhecem, para não deixá-la sem contexto.

5. Preste atenção ao formato

O formato também é importante na hora de escrever um email profissional. Normalmente, os provedores definem um formato padrão e é uma boa ideia mantê-lo. Ao usar as fontes e cores padronizadas, você não distrai o receptor do principal, que é a mensagem. 

Além disso, uma assinatura profissional geralmente tem um formato específico. Muitas empresas têm modelos prontos para seus funcionários. Mas se esse não for o seu caso, a prática recomendada é incluir seu nome e sobrenome, cargo e nome da empresa.

Se você trabalha com vendas ou entra em contato com pessoas fora da empresa com frequência, também pode incluir outras informações na assinatura, como:

• Número de telefone profissional
• Perfil do linkedIn
• Endereço da empresa
• Site da empresa
• Logotipo da empresa
• Sua foto

6. Tenha cuidado com os anexos

Você já enviou um email dizendo que incluía um arquivo anexado, mas tinha esquecido de fazer o upload da imagem ou documento? Nestes casos, quando percebemos o erro, é preciso escrever uma nova mensagem, para explicar a falha e encaminhar o arquivo. Por isso, uma boa prática para o envio de emails corporativos é verificar duas vezes antes de compartilhar anexos.

Outra regra básica é nunca anexar arquivos muito grandes às mensagens. Se o envio for realmente necessário, faça upload em um serviço como o Google Drive e envie o link de acesso, ou compacte seu arquivo no formato .zip. Desta forma, você facilita a vida dos destinatários e evita que eles enfrentem problemas de internet ou uma longa espera para abrir imagens ou documentos.

7. Seja educado e respeitoso

Educação e respeito são regras básicas para qualquer relacionamento, seja por escrito ou pessoalmente. É sempre bom lembrar a importância de tratar colegas de trabalho, clientes e fornecedores como você gostaria de ser tratado. Manter a educação e ser agradável em suas interações é crucial, mesmo nos dias ruins.

Além diso, um dos piores erros que você pode cometer ao escrever um email profissional é ser impessoal demais. Sempre mencione o nome do destinatário e preste atenção para não errar. Como não temos nossas expressões faciais e corporais para facilitar a comunicação nesses casos, evite fazer piadas que possam ser mal interpretadas e se esforce para soar positivo.

8. Revise o tom emocional das suas mensagens

Liz Fosslien e Mollie West Duffy falam sobre a necessidade de revisar mensagens além de erros de digitação e gramática em um artigo sobre falhas de comunicação digital para a Harvard Business Review (em inglês). Elas destacam a importância do tom emocional de um email.

As pessoas tendem a perceber mensagens escritas como agressivas ou passivo-agressivas com mais frequência. É por isso que devemos ter cuidado com as palavras e não deixar o assunto muito aberto para interpretação. Faça um esforço para não deixar as pessoas nervosas ao receber uma mensagem sua, usando a pontuação certa e explicando o contexto.

9. Cuidado ao compartilhar informações confidenciais

O ideal é nunca compartilhar informações sensíveis ou confidenciais por email, já que existem várias maneiras da sua mensagem ser divulgada sem o seu consentimento neste tipo de comunicação. Você pode enfrentar problemas de segurança da informação ou enviar os dados confidenciais para o endereço errado por engano.

Mas se for indispensável compartilhar algo por email, seja extremamente cuidadoso ao revisar os destinatários e sempre siga as boas práticas de segurança, especialmente aquelas especificadas pela sua empresa.

10. Nunca termine sem os próximos passos

Se o pré-requisito principal de um email de trabalho é saber o motivo da mensagem, a melhor maneira de encerrá-lo é compartilhando as próximas etapas com os destinatários. Evite emails que terminem em aberto. Explique as atividades e informações necessárias para que a intenção da mensagem seja concluída, esclarecendo o que espera alcançar com ela.

Se receber um email vago, tome a iniciativa de entender os próximos passos e quem é o responsável por eles. Desta forma, você direciona a conversa para que todos os destinatários e até mesmo o remetente fiquem alinhados, evitando confusão e falhas de comunicação.

11. Gramática e ortografia

O primeiro cuidado em relação à escrita de emails é evitar erros de ortografia e respeitar as regras gramaticais. Falhas desse tipo são perigosas, porque fazem sua mensagem parecer pouco profissional. 

Para evitá-las, você pode usar a verificação ortográfica de editores de texto, além de aproveitar ferramentas de revisão gramatical. Um truque que funciona bem é ler a mensagem a ser enviada em voz alta, pois isso ajuda a captar as frases que estejam soando estranhas.

12. Revisão e edição são fundamentais

Sempre revise sua mensagem antes de enviá-la. Procure por erros, confirme o nome do destinatário, sua assinatura, os detalhes da mensagem e certifique-se de que tudo está correto.

Além disso, quanto melhor você editar seus emails de trabalho, mais concisas e atraentes ficarão suas mensagens. Aqui estão algumas técnicas de autoedição para te ajudar:

• Corte ou substitua redundâncias e repetições desnecessárias;
• Cuidado com frases muito longas. Às vezes é preciso dividi-las;
• Verifique se seu tom está profissional e condizente com a mensagem;
• Cuidado com a voz passiva – não use com frequência;
• Reveja suas escolhas de palavras.

13. É tudo uma questão de tom

Como mencionamos, comunicar-se sem as expressões faciais e a linguagem corporal é difícil para os seres humanos. Portanto, preste atenção ao seu tom para garantir que os destinatários do email te entendam corretamente.

O tom ideal depende do ambiente e da pessoa com quem você está trocando a mensagem. Ele pode variar de formal a casual. Porém, evite soar muito informal no local de trabalho. Jamais use linguagem imprópria, xingamentos e tome cuidado com piadas.

Emails são um meio de comunicação nos quais tudo o que foi dito fica registrado para sempre (mesmo que eles sejam excluídos da sua caixa de entrada). É possível recuperar mensagens antigas e apagadas se for preciso. Assim, para não errar, sempre use um tom amigável e respeitoso.

14. A importância dos cumprimentos

A forma pela qual você cumprimenta seu(s) destinatário(s) também ajuda a definir o tom do email. Mais uma vez, a maneira mais segura é evitar ser muito informal ou excessivamente formal (como “Prezado Senhor/Senhora”, por exemplo). Encontre um equilíbrio e considere seu público antes de escolher a melhor forma de cumprimentá-lo. 

Na maioria das vezes, escrever o nome do destinatário e, em seguida, iniciar a mensagem é uma boa escolha. Outra boa prática é evitar cargos, pontos de exclamação ou iniciar seu email sem saudações, porque assim você pode parecer grosseiro ou pouco profissional.

15. Usar ou não usar emojis?

O uso de emojis para escrever emails profissionais é bastante controverso. Muitos afirmam que devemos evitá-los a todo custo, enquanto outros acreditam que podemos usá-los com pessoas mais próximas ou para dar o tom do que está escrito.

Por um lado, de acordo com um estudo de 2017, emojis de sorriso não são bem recebidos em um ambiente de trabalho. Os resultados mostram que “quando os participantes foram solicitados a responder emails sobre assuntos formais, suas respostas foram mais detalhadas e eles incluíram mais informações quando o email não tinha uma carinha sorridente”. Os pesquisadores descobriram que existe uma “percepção de incompetência quando um emoji de sorriso está no email, o que prejudica o compartilhamento de informações”.

No entanto, Sean Peek aponta alguns benefícios do uso de emojis no trabalho, em seu artigo para o site Business.com. Chamar a atenção do leitor, adicionar um toque pessoal e mostrar honestidade podem ser bons resultados de usá-los em sua comunicação por email. 

Em resumo, evitar emojis é o caminho mais seguro, embora eles possam ser úteis dependendo da situação. Por isso, use-os com sabedoria.

16. Seja proativo na gestão da sua caixa de entrada

A gestão de emails pode consumir muito tempo e não é produtivo passar o dia todo monitorando e respondendo mensagens. Embora dar um retorno dentro de um prazo plausível seja essencial, não se pode viver em função da caixa de entrada.

Então, o que é possível fazer? Programe blocos de tempo para ler e responder emails e implemente uma estratégia de priorização. Para isso, a matriz de Eisenhower é uma excelente ferramenta. Ela traz uma estrutura para categorizar mensagens como “urgentes” ou “não urgentes”, e “importantes” ou “não importantes”. Essa classificação propicia maior clareza sobre o que precisa ser respondido imediatamente, agendado, delegado ou excluído (de preferência, com uma breve resposta ao remetente).

Para facilitar esse processo, você pode usar marcadores, pastas ou até mesmo adicionar datas de vencimento às mensagens como um lembrete. Caso fique claro que a resposta de uma mensagem vai demorar muito, é educado retornar com uma confirmação rápida de recebimento e explicar ao remetente que a mensagem será respondida quando possível.

17. Respeite o horário comercial

Ser profissional na hora de escrever emails de trabalho também passa por respeitar a agenda dos colegas. Não envie mensagens aos fins de semana ou após o expediente. 

Se precisar escrever imediatamente para não esquecer o que precisa dizer, existem ferramentas que permitem agendar o envio da mensagem para o dia seguinte ou para o próximo dia útil. Desta forma, você pode continuar trabalhando sem perturbar o descanso da outra pessoa.

Além disso, dê tempo para que os emails sejam lidos e que os envolvidos possam agir de acordo com suas mensagens. Isso significa não enviar emails na sexta-feira à noite com a expectativa de receber uma resposta ou um resultado na segunda de manhã. 

Um ambiente profissional aonde as pessoas respeitam o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é responsabilidade de todos. Faça sua parte.

18. Use uma caixa compartilhada para emails coletivos

Quando emails são enviados para um endereço de grupo e não são endereçados diretamente a ninguém, há mais espaço para falhas de comunicação, erros e retrabalho. Portanto, uma boa prática é configurar uma caixa de entrada compartilhada para essas mensagens. Quando uma conta é dividida pela equipe, a centralização é a melhor maneira de gerenciar os emails de forma mais eficiente e colaborativa.

Ter uma caixa compartilhada permite que gerentes e todos os membros da equipe tenham visibilidade sobre cada uma das mensagens. É possível monitorá-las para certificar-se de que todos estão recebendo respostas. E, além disso, conversar com a equipe sobre os emails em uma plataforma (sem precisar encaminhar mensagens), facilitando a delegação de responsabilidades e evitando erros como encaminhar mensagens erradas ou informações sigilosas.

Confira o Guia completo do Pipefy para caixas compartilhadas.

19. Melhores práticas para encaminhar e responder mensagens

Um dos pontos mais importantes sobre como escrever um email profissional e gerenciar a caixa de entrada diz respeito ao encaminhamento de mensagens. Evite ao máximo responder ou encaminhar um email para alguém que não esteja diretamente envolvido no assunto. Respeitar o tempo das pessoas também significa não encher suas caixas de entrada com mensagens desnecessárias.

Se estiver encaminhando uma longa sequência de emails para alguém, economize o tempo do destinatário resumindo as informações mais importantes. Além disso, é educado colocar os endereços em cópia oculta ao enviar mensagens para muitas pessoas, especialmente se elas não se conhecem. Esta é uma forma de proteger suas informações pessoais.

Além disso, se a mensagem contiver dados sensíveis ou confidenciais, tenha cuidado. Sempre revise os endereços de email dos destinatários e apague as informações da mensagem original, se necessário. Todos já ouviram alguma história em que um único clique errado é responsável pelo vazamento de informações. Ou sobre clientes lendo conversas internas relativas ao problema do qual estavam reclamando. 

Portanto, tenha cuidado ao responder a todos e sempre verifique mais de uma vez as informações sensíveis. Neste caso, a caixa de entrada compartilhada pode ser muito útil, porque permite que a equipe converse e comente mensagens sem precisar encaminhá-las.

20. Configure mensagens automáticas

Além de ajudar na produtividade, configurar mensagens automáticas também é uma boa prática na gestão de emails profissionais. Elas são úteis quando você está fora do escritório, de férias ou em algum feriado específico, pois avisam a todos que os emails não serão respondidas com rapidez. 

Ao definir este tipo de mensagem, lembre-se de adicionar sua data de retorno e as informações da pessoa que está te substituindo enquanto você estiver fora. Você também pode ir além e definir mensagens automáticas para notificar sobre seu horário de trabalho ou informar aos remetentes sobre seu SLA para retorno de mensagens.

21. Tenha sensibilidade para diferenças culturais

Não corra o risco de ofender ou não transmitir a mensagem que precisa para um cliente ou colega de trabalho no exterior. Eric Barton escreveu para a BBC sobre a arte das boas maneiras para emails em um contexto global (em inglês):

“O envio de emails para contatos estrangeiros, assim como para profissionais do seu país, pode afundar uma parceria antes mesmo que ela comece. Por isso, o sucesso na hora de enviar emails para pessoas em outros países tem a ver com ajustar-se às suas normas.”

Em alguns países, as mensagens são mais formais, enquanto em outros, funcionam mais como um bate papo. O importante é se ajustar aos destinatários. Estude as regras sociais do país com o qual está se correspondendo para construir relacionamentos mais fortes e comunicar-se com eficácia.

Lembre-se das boas práticas ao escrever um email profissional

Ter sucesso no mundo dos negócios não significa apenas conhecimento técnico e cumprimento de metas. Também envolve comunicação e relacionamentos. Portanto, saber como escrever um email profissional pode ajudar muito. Seja claro, conciso, educado, alinhe as expectativas e nunca prometa o que não pode cumprir.

Para facilitar que sua equipe siga as melhores práticas de gestão de emails, você também pode usar a tecnologia a seu favor automatizando mensagens e propiciando visibilidade dos emails para todos. Para isso, considere adotar uma caixa de entrada compartilhada com sua equipe.

Com a Caixa Compartilhada do Pipefy, você vai:

• Ter total visibilidade das mensagens que sua equipe recebe em um endereço de grupo, como contato@, vagas@ ou suporte@;
• Definir regras de automação com facilidade para rotear emails, escalar mensagens e enviar respostas padrão;
• Adicionar comentários, construir bancos de dados e consolidar a comunicação e as tarefas em um só lugar;
• Aumentar a eficiência da sua equipe transformando as respostas de emails em tarefas monitoráveis, com a ajuda de fluxos de trabalho digitais.