A troca de emails é uma parte importante da rotina de trabalho da maioria dos profissionais. Esse costuma ser um meio de manter todos informados, além de direcionar a execução de projetos, delegar responsabilidades, conferir visibilidade e muito mais.
Nesse sentido, e apesar de muita gente ignorar protocolos, saber como finalizar um email é imprescindível para deixar a comunicação clara, adequada ao perfil do destinatário e sinalizar próximos passos.
Um profissional passa em média 28% do seu tempo só gerenciando emails, de acordo com uma pesquisa da consultoria McKinsey, e esse tempo pode ser reduzido se os times tiverem mais clareza, objetividade e assertividade na redação dessas mensagens.
Para manter um padrão profissional e acertar no tom dos seus emails, vamos mostrar neste artigo como finalizar um email formal. Mas antes, é importante acertar na estrutura geral do texto. Abaixo, listamos dez dicas para a elaboração de um email direto e informativo. Você vai descobrir também como manter uma comunicação corporativa fluida e direta.
Importância em finalizar adequadamente um email
Saber como finalizar um email é imprescindível para garantir uma boa comunicação com a sua audiência. Seja ela seu chefe, sua equipe, profissionais de outro departamento, clientes etc.
Um email bem redigido, no caso de representantes de vendas, pode abrir portas para uma demonstração de produto ou até para uma conversão. Uma comunicação falha e lotada de erros de português pode fazer com que um cliente desconfie da qualidade dos serviços da sua empresa.
Internamente, um email pode acelerar ou retardar a entrega de uma informação, a finalização de um projeto ou até a conclusão de um pedido a outros departamentos. A falta de clareza, que é muito comum, torna tudo mais lento e truncado, tomando o tempo de todos os profissionais envolvidos.
Por isso, a importância de finalizar adequadamente um email está diretamente ligada à eficiência e à produtividade. Seja ela individual ou coletiva. Um time que se comunica muito bem entre si encontra informações com facilidade, delega funções com assertividade e, assim, consegue alcançar resultados rápidos.
Para públicos externos, emails devem ser finalizados com o cumprimento certo e, principalmente, com o Call to Action (CTA) mais adequado. É ele a sua grande chance de engajar o cliente, tornando o lead um prospect e o prospect uma conversão.
De forma geral, um bom final de email abre portas. Para que laços sejam criados, receita seja gerada, para que projetos conjuntos sigam adiante mais rapidamente e muito mais.
Como finalizar um email?
Com as informações necessárias para a continuidade do assunto (ou um call to action), uma despedida adequada ao restante do texto e sua assinatura. São essas as informações que precisam obrigatoriamente fechar um email corporativo.
O email é visto como um dos principais canais de comunicação usados no meio corporativo. Por isso, o modo como ele é construído requer certa atenção. Para que a pessoa destinatária entenda o conteúdo, você precisa passar as informações com precisão e clareza, sem criar antipatia.
Portanto, ajuste o tom e a linguagem usados, não trate de muitos temas de uma só vez, mantenha a consistência do seu texto e cuide da formatação. Não deixe de informar quando há anexos para então encerrar o email (caso uma falha aconteça no envio, esse erro pode ser comunicado pelo destinatário).
1. Adapte o tom e a linguagem ao destinatário
Saiba quem é seu público receptor e defina como será a abordagem. Por se tratar de um ambiente de trabalho, a formalidade não deve ser deixada de lado – mas precisa ser dosada, de acordo com a cultura da empresa.
Claro que, dependendo da situação, algumas regrinhas podem ser contornadas. Como quando você for escrever para um colega com quem você já tem certa afinidade. Nesse caso você não precisa ser extremamente formal, mas também não pode ser totalmente informal.
Além disso, é importante manter um padrão de formalidade e tom de voz para seus emails, pois eles são documentos que podem ser conferidos e usados em auditorias internas no futuro.
2. Aborde apenas um tema por email
Quando começar a escrever seu email, entenda exatamente o objetivo da mensagem. É a solicitação de um relatório? Um aviso de reunião? Novidades sobre alguma venda?
Se precisar encaminhar outra informação que não está relacionada à mensagem original, opte por outros emails – e não envie todos de uma vez só. Um texto abordando diversos acontecimentos pode se tornar confuso e, ao final, o destinatário não saberá o que precisa responder e nem o que precisa ser priorizado.
3. Seja consistente
Definido o assunto sobre o qual precisa conversar, desenvolva seu texto com consistência, empregando o mesmo tom do início ao fim da mensagem. Se iniciar com um “Prezado…” mantenha o fluxo formal na construção do email.
4. Informe os arquivos em anexo
Está enviando um relatório para outro setor ou colega? Avise no email que há um anexo e qual é o conteúdo dele. Esse aviso otimiza a comunicação e ainda evita possíveis desencontros de informações (como quando o anexo não carrega ou não é recebido).
5. Seja sutil com informações negativas
Informações ruins devem ser comunicadas com cuidado, apesar de ser importante que constem de forma assertiva. Não chegue avisando logo de cara sobre um erro ou alguma advertência. Escolha com cautela as palavras para amenizar o impacto da mensagem, mas não deixe de dizer o que precisa.
Ao final, não deixe de se colocar à disposição caso a pessoa precise de ajuda futuramente. Esse apoio mostra que você se importa com os que trabalham ao seu lado.
6. Cuidado com as abreviações
Sabemos que a internet, principalmente nas redes sociais e nos games, tem toda uma linguagem própria, mas evite usá-la nos emails. Principalmente, elimine o uso de abreviações como “vc”, “tbm”, “agr”, etc.
Esses vícios de linguagem não são adequados para o ambiente de trabalho, e muitas vezes são mal compreendidos. Um exemplo curioso: para brasileiros, a abreviação “fds” significa fim de semana. Para quem vive em Portugal, essas três letras podem ser interpretadas como a abreviação de um xingamento. Imagine só a confusão.
7. Evite usar caixa alta
Quando você lê um texto ou mensagem escrita em caixa alta, o primeiro pensamento não é que a pessoa estava gritando aquela mensagem? Esse é o efeito das letras maiúsculas no ambiente virtual. Por isso, evite ao enviar um email com palavras escritas dessa forma;
Se algumas informações precisam realmente de destaque, prefira aplicar negrito, itálico ou um fundo destacado.
8. Informe quais são os próximos passos
Você precisa deixar claro o que a pessoa deve fazer após ler seu email, o que chamamos de call to action. Ela precisa ligar, comparecer à sua sala, agendar uma demonstração de produto ou apenas responder ao email? Deixe esse passo evidente para evitar desentendimentos.
Para profissionais de marketing, o call to action é muito importante e determinante para vender os serviços ou produtos de uma empresa. Nesse sentido, invista em adequá-lo aos destinatários dos emails. Uma pesquisa do Hubspot, por exemplo, identificou que CTAs personalizados convertem 202% mais que aqueles que não levam em conta atributos da sua audiência.
9. Escolha uma despedida adequada
Existem diversas maneiras de finalizar um email, e todas devem estar adequadas ao restante do texto. As opções mais utilizadas nas despedidas formais são cordialmente e atenciosamente. Se você está em uma situação extremamente informal, vale enviar um “até breve” ou mesmo um abraço.
10. Inclua sua assinatura
Além de acertar na forma em que se despede, é importante deixar sua assinatura. Nela você vai informar os dados necessários sobre você e seus contatos (nome completo, cargo, nome da empresa, telefone, site, etc.). Isso é extremamente importante para emails que possam precisar de respostas por telefone, por exemplo.
11. Aproveite os gatilhos mentais
Essa dica é válida especialmente para emails de marketing e vendas. Os gatilhos mentais são formas de despertar no cliente um engajamento imediato com sua mensagem a partir de técnicas que partem da psicologia. Pode ser um estímulo a comprar um produto, agendar uma demonstração ou apenas responder com um pedido por mais informações.
Os gatilhos mentais despertam emoções e sensações, influenciando o cérebro humano a tomar decisões a partir de um contexto social e emocional. Isso acelera o processo de decisão no momento da compra, por exemplo.
Alguns dos principais gatilhos mentais são:
- Urgência: desperta a necessidade de ação imediata, sob o risco de o prazo da oferta terminar. Isso acelera a decisão porque a tendência natural é deixá-la para depois – e isso teoricamente deixa de ser possível. Exemplo: um desconto que dura só um dia, o término iminente de um período de inscrições em um curso, etc.
- Reciprocidade: retribuir algo que recebeu é uma tendência do pensamento humano. Por isso, quando você oferece algo para o cliente, como conteúdos gratuitos, uma demonstração ou um desconto na primeira compra, a tendência é que ele se sinta agradecido e esteja mais propenso a comprar seu produto ou serviço depois.
- Escassez: na mesma linha do gatilho da urgência, o risco alto de indisponibilidade de um produto ou serviço acelera a decisão de compra. Exemplo: vagas de um curso que acabam, uma oferta que vale só para um número limitado de clientes etc.
- Autoridade: é um gatilho relacionado à capacidade da marca de se mostrar uma autoridade reconhecida em determinado produto ou tema, influenciando o consumidor a acreditar que a qualidade de seu produto ou serviço está assegurada.
12. Use a técnica AIDA
A técnica AIDA também pode nortear a sua redação de email, especialmente para clientes e leads. Essa técnica, criada por Elmo Lewis nos Estados Unidos no século XIX, ajuda a entender o comportamento do consumidor e guiar sua jornada dentro do funil de vendas em quatro etapas (sobre as quais você pode estruturar e construir o conteúdo dos seus emails):
- Atenção: consiste em fazer a persona conhecer sua marca ou produto.
- Interesse: já dentro do funil de vendas, cabe à marca educar o potencial cliente e despertar sua curiosidade mostrando que pode resolver seus problemas. Ou seja: você deve parecer relevante.
- Desejo: essa é a hora de despertar no cliente a vontade de comprar o seu produto ou serviço, e não o da concorrência. Mostre suas funcionalidades e qualidades, e guie esse desejo até a decisão final.
- Ação: agora que o desejo já foi garantido, você precisa convencer o cliente de que a hora da compra é agora. No momento de “ação” normalmente estão situados os finais de emails e CTAs. É hora de caprichar e fazer com que o cliente entenda que não pode deixar passar a oportunidade.
O método AIDA pode servir tanto para estruturar cadências de email, em que cada mensagem foque em uma etapa, quanto para nortear o conteúdo de um só email. Nesse caso, a precisão deve ser maior, porque você tem pouco espaço para trabalhar as quatro etapas do método.
13. Evite vícios de linguagem
Vícios de linguagem podem deixar a comunicação truncada e desinteressante. Eles são desvios da norma padrão da língua que acontecem de forma não intencional, por descuido de quem está escrevendo. Pode ser um erro de sintaxe, de ortografia, construções ambíguas, erros de concordância pronominal e verbal e por aí vai.
Outras construções podem até ser gramaticalmente corretas, mas complicam a compreensão e a retenção da atenção do destinatário. Um caso bastante comum é o gerundismo: uso exagerado de verbos no gerúndio. Quem nunca se irritou um pouco ao ouvir que, do outro lado da linha, um atendente “vai estar respondendo”? Tudo poderia ser resolvido com um simples “vou responder”.
Nesse sentido, vale estudar regras de construções que causem dúvidas, instalar recursos de corretores gramaticais e ortográficos e sempre, sempre, consultar dicionários e materiais de referência (como jornais e revistas online confiáveis) em caso de dúvidas.
Exemplos de como finalizar um email
Ainda em dúvida sobre como finalizar um email corporativo? Vamos compartilhar a seguir alguns exemplos clássicos de boas conclusões para as suas mensagens.
Formal
Nesse caso, procure utilizar conclusões como “atenciosamente”, “cordialmente” ou “respeitosamente”. Lembre-se de sempre lembrar prazos e deixar seus contatos à disposição.
Aguardo seu retorno até a próxima segunda-feira (2) para que possamos continuar as ações do projeto. Fico à disposição caso tenha quaisquer dúvidas.
Atenciosamente,
Profissional A
(telefone)
(email)
Informal
O exemplo informal vale para colegas muito próximos no trabalho. Nesse caso “um abraço”, “até amanhã” e variações são opções válidas. Mesmo que sejam muito próximos, evite ser informal demais com “valeu”, “paz”, “falou” e outros nessa linha. Como já mencionamos, esse email pode servir de documento no futuro.
Podemos combinar o envio até sexta, dia 2? Se você tiver qualquer dúvida, pode me escrever.
Um abraço,
Profissional A
(telefone)
(email)
Agradecimento
A conclusão em agradecimento (com “grata(o)”, “obrigada(o) desde já” ou “desde já agradeço”) normalmente vem quando o receptor está fazendo algum favor para quem envia. Ou então, serve para agradecer de antemão pela atenção ou por algum trabalho. É o caso de um email para a apreciação de rascunhos de projetos ou currículos.
Caso precise de qualquer informação sobre meu currículo ou formação, não hesite em me procurar por email ou telefone.
Grata desde já,
Profissional A
(telefone)
(email)
Call to action
O call to action é centrado na ação desejada ou necessária do receptor do email. A ideia é que o receptor faça alguma coisa depois de ler a mensagem (ou dentro do prazo estipulado). Por isso, deixe essa ação bastante explícita e clara na sua conclusão.
Para reservar sua vaga neste curso, não esqueça de responder seu email com os dados pessoais requeridos acima até o dia 3 de outubro.
Aguardo sua resposta,
Profissional A
(telefone)
(email)
Pergunta
Em interações mais rápidas e informais, vale também concluir seu email com uma pergunta. Isso ajuda a evidenciá-la dentro do texto.
Obrigada pela resposta. Podemos então enviar o texto para aprovação hoje mesmo?
Profissional A
(telefone)
(email)
Ressaltando algo importante do email
Outra forma de concluir sua mensagem é retomar uma informação muito importante contida no texto, como no exemplo abaixo.
Não esqueça, por favor, de enviar os documentos solicitados até o dia 1º de março. Aguardo sua resposta e desejo um ótimo final de semana.
Profissional A
(telefone)
(email)
Automatize a comunicação com sua equipe e clientes com Pipefy
Emails são ótimas ferramentas de comunicação e devem continuar existindo por muito tempo. Mas e se sua equipe tivesse a oportunidade de estabelecer uma comunicação mais rápida e eficiente com clientes e internamente?
E se ela pudesse usar uma ferramenta que permitisse a todos comentar diretamente em cada tarefa executada e que oferecesse visibilidade ilimitada sobre o que todos do time, e até mesmo de outros times, estão fazendo no momento?
Essa plataforma já existe, e a melhor notícia é que ela é muito simples de usar. Com Pipefy, você pode estabelecer a comunicação com o seu time dentro de cada atividade do seu processo, marcando prazos, adicionando etiquetas, encaminhando aprovações e definindo responsáveis por cada tarefa.
Pode também coletar informações relevantes de clientes internos e externos por meio de formulários personalizáveis, compartilháveis por um link. Ou enviar emails automáticos quando uma ação for executada, usando templates que você consegue customizar em minutos.
Tudo isso aumenta a qualidade do seu trabalho, a produtividade do seu time e a consistência das suas entregas. Em tempos de crise, não se pode perder tempo e chances de otimizar o próprio trabalho.
