O Zendesk é um software de relacionamento com clientes (também chamado de software CRM, sigla em inglês para “Customer Relationship Management”). Essa plataforma foi desenvolvida para melhorar a relação entre empresas e aqueles que consomem seus produtos ou serviços.
O Zendesk é usado pelos times de Vendas, Marketing, Customer Service e outros departamentos com processos focados em clientes. Uma das características mais marcantes do software é usar inteligência artificial para criar chatbots, e assim automatizar a comunicação com clientes em situações específicas.
Zendesk e softwares de gestão de processos (BPM)
Já um software de gerenciamento de processos de negócio, ou BPM, possibilita que empresas ganhem uma visão integrada dos seus processos. Com essa vantagem, elas podem melhorar tais processos e fazer mais com menos recursos. A maioria das soluções de BPM tem um escopo mais amplo: normalmente elas não focam apenas nos processos ligados à relação com clientes, mas em todos os fluxos de trabalho existentes em uma empresa.
Por isso, enquanto uma ferramenta de CRM pode ser muito útil para gerenciar leads em campanhas de marketing ou resolver problemas de consumidores, provavelmente não vai ser tão bem sucedida ou sequer vai funcionar para processos como onboarding de funcionários ou fluxos do departamento de Contas a Pagar.
Assim, empresas tendem a adotar mais de uma solução para gerenciar suas equipes e tarefas de rotina. O departamento de Customer Support pode usar o Zendesk, enquanto o Financeiro, o Jurídico e o RH costumam apostar em um software BPM. Mesmo assim, diferentes equipes frequentemente precisam trocar informações e interagir. É aí que a integração entre o Zendesk e o software de gestão de processos (BPM) pode ser muito útil.
Por que integrar o Zendesk com um software BPM é importante
Ao integrar o Zendesk com um software BPM, as empresas passam a aproveitar os principais benefícios oferecidos por cada ferramenta, e aumentam sua capacidade de gerenciar processos com precisão, eficácia, visibilidade e transparência.
Por exemplo, se a equipe de vendas usa o Zendesk e fecha um novo negócio, pode enviar informações diretamente para o software BPM utilizado pelo departamento Financeiro – e isso geraria um primeiro recibo para o cliente imediatamente. Nesse caso, os aplicativos se comunicam diretamente, reduzindo as oportunidades de erros comuns que ocorrem quando dados são inseridos manualmente.
O Zendesk e a maioria dos softwares BPM oferecem uma série de possibilidades de automações. Integrando os dois, você consegue automatizar um conjunto amplo de tarefas. Em alguns casos, essa integração permite até a criação de um processo de vendas totalmente automatizado, que pode gerar lucros com menos tarefas executadas diretamente por membros da equipe.
Experiências de empresas que já fizeram essa integração mostram ser possível:
- Criar de um fluxo de vendas completamente automatizado, que integra geração de leads, conversão de leads, onboarding de clientes, pagamentos e outras tarefas do time Financeiro (gerenciadas por um software BPM);
- Facilitar a comunicação direta das equipes de Vendas com o Jurídico e o TI da empresa, além de vários outros departamentos que estão relacionados a possíveis modificações no produto ou que dão informações sobre contratos de serviço;
- Sincronizar informações entre os bancos de dados dos dois softwares, possibilitando que cada time tenha total visibilidade sobre os processos que envolvem o relacionamento com clientes, independentemente da ferramenta que cada departamento usa;
- Tornar as atividades de vendas mais personalizadas. Se um cliente em potencial solicitar modificações em um produto antes de decidir comprá-lo, a equipe de Vendas pode usar a integração entre Zendesk e BPM para enviar o pedido diretamente à equipe de Produto. Esse time, por sua vez, tem mais clareza sobre quais solicitações priorizar e consegue manter todos atualizados sobre o status de cada pedido.
Assim, integrar o Zendesk com um software BPM pode trazer muitos benefícios para a sua empresa, incluindo:
- Redução de erros e mais eficiência nos processos: Poupe o tempo de suas equipes, evite o retrabalho e melhore o fluxo de dados entre os processos.
- Maior visibilidade para melhores decisões: Integre seu software CRM e os workflows de todo o negócio para visualizar e analisar dados, conseguindo informações valiosas para a sua estratégia.
- Melhor comunicação: Os dois sistemas se conectam e trocam informações, evitando falhas de comunicação.
Como integrar o Zendesk com um software BPM
O processo exato de integração do Zendesk com um software BPM pode variar, mas a maioria dos fornecedores das plataformas de gestão de negócios têm equipes de Customer Success disponíveis para ajudar no procedimento. Muitas soluções de BPM também oferecem opções de integração – e algumas delas podem ser usadas por pessoas sem nenhum conhecimento de programação.
Boas práticas para a integração com o Zendesk
Apesar de ser fácil integrar o Zendesk e um software BPM, é importante observar algumas práticas recomendadas para garantir que sua equipe extraia o máximo dessas ferramentas:
1 – Defina precisamente o que você quer integrar
Antes de começar o processo de integração, defina exatamente o que busca com ele, e que informações você precisa transferir entre as plataformas. Durante o processo de integração, você pode ter que explicar processos de trabalho ou o seu funil de vendas para terceiros. É crucial que você e sua equipe entendam cada fluxo, e quais são os objetivos da integração entre as plataformas.
2 – Garanta a participação ativa dos gestores
Com a integração de aplicativos, a configuração de trabalho da sua equipe vai mudar. E, mesmo sendo uma mudança benéfica, pode levar tempo até que todos os colaboradores se ajustem a ela. Por isso, é importante manter o diálogo com todos os líderes envolvidos no processo, e ter certeza de que eles estão cientes das mudanças e apoiam a transição.
3 – Entre em contato com os responsáveis pelas plataformas
É uma boa ideia entrar em contato com os suportes do Zendesk e do seu software BPM para seguir o passo a passo da integração, caso você tenha alguma dúvida sobre como fazê-la. Essas equipes ajudam a resolver problemas e garantem que a integração funcionará como deve. Elas também podem apontar outras maneiras de integrar os dois programas, o que pode até inspirar mais soluções para seus processos.
Como integrar Zendesk com Pipefy
O Pipefy é uma solução de BPM moderna e intuitiva, que oferece tudo o que sua empresa precisa para gerenciar processos de negócio de maneira eficaz e econômica. É possível integrá-lo com outras ferramentas populares usadas por milhares de empresas em todo o mundo, incluindo o Zendesk.
Se sua equipe já usa o Pipefy para gerenciar processos e o Zendesk para administrar contatos de CRM, você pode sincronizar os bancos de dados, e usar gatilhos em uma ferramenta para automatizar tarefas na outra.
A integração do DocuSign e do Pipefy, por exemplo, pode ser feita em questão de minutos. O vídeo abaixo (em inglês) mostra como é possível fazer os dois sistemas funcionarem juntos:
Esses recursos permitem a criação de um processo de vendas automatizado, integrando desde o marketing até o onboarding de clientes. Eles também aumentam a visibilidade e a agilidade dos seus processos de customer support, identificando quem tem solicitações em aberto e quem é o responsável por cada uma delas. Isso garante que nenhum chamado fique sem resposta.
Pipefy fornece aos profissionais a possibilidade de automatizar suas rotinas, dentro de uma abordagem no-code (que não exige qualquer conhecimento de programação). Com uma robusta capacidade de análise de dados, sua empresa poderá aperfeiçoar todos os tipos de processos, em qualquer setor – do RH ao Financeiro, passando pelo time de Marketing e pelo departamento de Vendas.
Experimente Pipefy gratuitamente
Suas equipes já usam o Zendesk? Uma integração com Pipefy pode impulsionar a automação do seu negócio, eliminando tarefas repetitivas e manuais. Também será mais fácil manter gestores totalmente informados sobre cada etapa dos processos, aumentando a visibilidade e transparência de todas as ações na empresa. Experimente o Pipefy gratuitamente, ou solicite uma demonstração para descobrir como ele pode otimizar seus fluxos de trabalho.
