A chamada Quarta Revolução Industrial (ou Indústria 4.0) é uma expressão designada ao uso intensivo de tecnologias de automação de diversos tipos e do processamento de dados para aumentar a produtividade das empresas.
Nesse contexto, o departamento de Compras – em toda a sua relevância para o controle de gastos – não poderia ficar de fora. A seguir, apresentamos o que são as chamadas compras 4.0, no que consistem e como inserir a área de procurement da sua empresa nessa dinâmica apoiada no (cada vez mais) rápido desenvolvimento de novas tecnologias.
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O que são compras 4.0?
As compras 4.0 são uma evolução natural dos processos de compras dos negócios, diante dos grandes desafios do mercado atual e das possibilidades que a Transformação Digital oferece. Esse conceito se refere ao uso de tecnologias como automação, Inteligência Artificial (IA), Internet das Coisas e análise preditiva para otimizar o processo de compras, aumentando a margem de lucros da empresa.
No âmbito das compras 4.0, as empresas buscam não apenas eficiência operacional como visibilidade aumentada sobre todas as etapas e dados dos processos de procure-to-pay, permitindo decisões mais embasadas por parte dos gestores e escolhas de fornecedores mais estratégicas e transparentes.
Essa nova modalidade veio para revolucionar a rotina dos times de Compras, tornando-os mais ágeis, produtivos e estratégicos, com foco em iniciativas de gestão e otimização em vez de ter todo o tempo tomado por tarefas manuais e repetitivas. O resultado final é uma área de procurement mais resiliente, capaz de se adaptar rapidamente aos desafios e oportunidades do ambiente de negócios em rápida evolução.
No Brasil, esse cenário ainda está em processo de expansão: apesar de 76% dos CPOs considerarem a implementação de Digital and Analytics uma prioridade, só 52% das empresas têm uma estratégia clara e documentada para implementá-lo nos próximos cinco anos, e apenas 18% está capturando valor com a estratégia atual. Os dados são de uma pesquisa da consultoria McKinsey.
Portanto, apostar nas compras 4.0 na sua empresa pode ser um imenso diferencial – inclusive a curto prazo e médio prazo, se você investir nas ferramentas certas e tiver uma equipe alinhada em torno dos objetivos estratégicos.
Componentes das compras 4.0
A seguir, vamos mostrar em detalhes algumas das tecnologias e recursos que compõem as compras 4.0 na rotina dos principais times de Compras:
Inteligência artificial (IA)
A Inteligência Artificial (IA) é uma disciplina que combina ciência da computação e dados para resolver problemas complexos. A IA engloba também o uso de machine learning, processamento de linguagem natural (PLN), aprendizado profundo e algoritmos para analisar dados e fazer previsões. A IA generativa tem a capacidade de aprender e replicar linguagens de código.
O uso da inteligência artificial vem se popularizando e atraindo o interesse dos profissionais de negócios nos últimos anos. Em março de 2023, a OpenAI lançou o GPT-4, um modelo multimodal de linguagem grande que substituiu a versão anterior, o GPT- 3.
Essa tecnologia tem a capacidade de analisar volumes imensos de dados e, a partir deles, produzir insights, prever resultados e conduzir operações complexas. Os usuários interagem com o modelo, escrevendo comandos em linguagem natural, em um chat.
As soluções usando o GPT-4 são praticamente ilimitadas e passou a ser cada vez mais incorporada a sistemas de automação já existentes, como o Pipefy, e a outras ferramentas úteis para empresas.
No dia a dia do time de Compras, é possível pedir que a Inteligência Artificial indique os melhores fornecedores a partir de critérios pré-definidos, monte processos digitalizados, dê instruções a solicitantes de compras a partir das perguntas que tiverem, conduza análises complexas, altere processos já montados e muito mais.
Automação de processos
A automação de processos pode ser considerada um termo simplificado para Automação de Processos de Negócios, a tradução de Business Process Automation (BPA). Essa sigla engloba os softwares que reduzem a carga de trabalho manual dentro de processos de negócios, tornando-os mais eficientes – e seus resultados mais precisos.
Uma vez que cada processo consiste em uma série de tarefas e fluxos de trabalho, o objetivo principal do BPA é automatizar o maior número possível de elementos do processo, tornando-o fluido e sem erros do início ao fim. Além disso, envolve facilitar a comunicação entre diversos processos automatizados, aumentando a colaboração dentro do time e entre as equipes, evitando falhas de comunicação que podem afetar a qualidade da execução.
Em resumo, a automação de processos BPA destina-se a automatizar e otimizar vários processos, incluindo os de Compras. Nesse sentido, a automação consegue, por exemplo, informar aos solicitantes o status de cada pedido, delegar de forma automática a aprovação de determinadas compras, selecionar fornecedores dentro de bancos de dados, acioná-los para a execução de um serviço com emails automáticos e muito mais.
Robotic Process Automation (RPA)
A automação RPA (Robotic Process Automation é uma tecnologia que utiliza robôs de software para realizar tarefas operacionais em sistemas de software, e tem se destacado como uma ferramenta valiosa em muitos setores, incluindo o setor de compras.
Nessa modalidade de automação, robôs que agem a partir de regras pré-definidas (e que demandam código) podem executar ações em sistemas de software da mesma forma que um ser humano faria, interagindo com interfaces de usuário, coletando e inserindo dados, e realizando uma gama variada de tarefas, principalmente as que envolvem um grande volume de dados.
A RPA é frequentemente usada para aumentar a eficiência, reduzir erros e redirecionar o tempo dos colaboradores para tarefas mais estratégicas, permitindo às empresas escalar suas operações.
Imagine, por exemplo, uma equipe de procurement em uma empresa varejista que precisa lidar com uma grande quantidade de fornecedores. A automação RPA pode ser implementada para automatizar a coleta de dados de diferentes fornecedores, comparar preços, gerar ordens de compra e lidar com tarefas de documentação.
No exemplo acima, ela pode também ser configurada para monitorar e atualizar constantemente informações de fornecedores, garantindo que a empresa esteja sempre tomando as melhores decisões de compras.
Machine Learning
Machine Learning é uma vertente da Inteligência Artificial (IA) que permite que sistemas aprendam e melhorem seu desempenho em tarefas específicas a partir da análise de dados, sem a necessidade de programação de novos comandos.
O Machine Learning envolve a construção de modelos matemáticos e algoritmos que são alimentados com dados para identificar padrões, tomar decisões e fazer previsões. Esses modelos podem ser treinados para executar tarefas variadas, desde reconhecimento de padrões e processamento de linguagem natural até a otimização de processos de negócios.
Quando falamos em processos de Compras, entre as possibilidade de uso do Machine Learning, estão:
- Análise de Fornecedores: a aprendizagem computacional pode ser usada para a gestão de fornecedores, incluindo a análise do histórico de desempenho, preços, prazos de entrega e qualidade dos produtos. Isso ajuda as equipes de Compras a identificar os melhores fornecedores e a tomar decisões mais embasadas.
- Previsão de Demanda: O Machine Learning pode analisar dados históricos de compras e fatores sazonais para prever a demanda futura de produtos. Isso permite que as empresas planejem melhor seus estoques e evitem carência ou excesso de produtos.
- Automatização de Pedidos: Com base em dados de consumo e níveis de estoque, tecnologias de Machine Learning conseguem controlar o processo de geração de pedidos, garantindo que os produtos sejam solicitados no momento certo, economizando tempo e reduzindo a quantidade de erros.
Big Data
O termo Big Data combina uma variedade de coisas. Envolve os dados gerados por mecanismos de busca, lojas de comércio eletrônico, mídias sociais, aplicativos (online e offline), governo, e ainda os sites que rastreiam a inteligência, os hábitos e comportamentos humanos. Podem ser significativos ou sem sentido, online e offline.
Os dados são cruciais para acompanhar o progresso de qualquer coisa, incluindo empresas e até governos. É usado para implementar tecnologias, monitorar a experiência do usuário, reduzir riscos ou criar e introduzir novas políticas. Cada tipo de dados contém fatos e números que, se manipulados pelas tecnologias disponíveis, ajudam nas decisões das empresas.
Assim, o Big Data tem diversos usos na área de procurement/compras. Ele serve, por exemplo, para:
- Previsão de Demanda: o Big Data permite às empresas processar dados históricos de compras, tendências de mercado, sazonalidade e outros elementos para prever a demanda futura, tornando a gestão de estoque mais eficiente.
- Monitoramento de Preços e Condições de Mercado: as empresas podem coletar e analisar dados de preços, taxas de câmbio e condições de mercado em tempo, ajudando nas melhores decisões sobre o momento certo para comprar e negociar preços competitivos.
- Análise de Custos e Desempenho: o Big Data ajuda a identificar e analisar uma série de custos associados a diferentes aspectos do processo de compras, permitindo uma melhor compreensão dos gastos e identificando oportunidades de redução de custos.
Cloud computing
Cloud Computing, ou computação baseada na nuvem, é um modelo de fornecimento de serviços de TI e recursos computacionais pela internet. Nele, é possível acessar, armazenar, processar e gerenciar dados e aplicativos por meio de servidores e data centers remotos, em vez de depender de infraestrutura de TI local.
Isso permite flexibilidade, escalabilidade e eficiência, pois os usuários podem pagar apenas pelas funcionalidades que usam, sem a necessidade de investir em hardware e software caros.
A computação em nuvem é amplamente utilizada em uma variedade de setores, inclusive no de compras. Muitos dos softwares de automação que ajudam a otimizar processos do setor estão baseados na nuvem – os de BPA que não demandam conhecimentos de código, por exemplo.
Benefícios das compras 4.0
Já mencionamos que as compras 4.0 ajudam a conferir mais agilidade e eficiência para os processos da área. Elas trazem também mais resiliência e escalabilidade a esse processo.
Um indicativo disso é que, segundo a Harvard Business Review, diante das disrupções causadas pela pandemia de Covid-19, 60% dos executivos ouvidos decidiram acelerar os planos de automatizar processos de procurement.
A seguir, vamos destrinchar mais as principais vantagens de apostar nas compras 4.0:
Redução de erros e falhas
A inclusão de softwares de diversos tipos de automação no processo de compras consegue reduzir ou até eliminar o volume de tarefas manuais e repetitivas executadas pela equipe. Isso potencialmente redireciona o tempo de trabalho dos profissionais para atividades mais estratégicas, além de prevenir os erros humanos tão comuns quando há transferência manual de dados entre sistemas.
Dessa forma, problemas típicos da rotina de compras como falhas na comunicação e confusão entre fornecedores e solicitantes, além de handoffs atrasados para a equipe de contas a pagar, são bem menos comuns quando a empresa digitaliza esse processo.
Decisões baseadas em dados
A capacidade de processar e analisar uma grande quantidade de dados ajuda equipes a tomar decisões de compra mais estratégicas e rápidas.
Isso vale tanto para a gestão de fornecedores, onde os dados podem ajudar a aferir a qualidade dos produtos/serviços/entregas e a razão entre eles e os custos envolvidos, como para a própria decisão de compra.
É possível, por exemplo, usar dados para decidir qual é a melhor hora de comprar certos produtos sazonais sem correr riscos no lado do estoque, ou mesmo prever a demanda por certos produtos em diferentes períodos e contextos de mercado.
Gestão de compras simplificada e eficiente
O uso de diferentes tecnologias de automação permite que gestores tenham mais visibilidade sobre eventuais problemas e oportunidades de melhoria dos processos de compra, e possam mensurar de forma constante uma série de KPIs relevantes.
Além de melhorar a tomada de decisão, isso permite que a equipe tenha processos cada dia mais precisos, e aumente sua produtividade de forma consistente a longo prazo. Da mesma forma, a automação facilita a identificação e rápida resolução de eventuais desperdícios e gargalos nos processos, e a consequente redução de custos.
Como aplicar as compras 4.0 na sua empresa?
Você deve estar pensando que aplicar as compras 4.0 na sua empresa é como escalar uma imensa montanha, mas não é. Com estratégia e o apoio das ferramentas apropriadas, essa é uma tarefa empreitada relativamente rápida e objetiva, que trará benefícios a curto, médio e longo prazo. É importante sempre lembrar que o procurement tem valor estratégico nas decisões corporativas.
A seguir, separamos algumas boas práticas para que você também possa implementar as compras 4.0 na sua empresa sem grandes transtornos:
Analise o cenário atual e as necessidades do setor de compras
A partir dos dados que você já tem sobre o seu processo de compras como ele é, verifique o que não está dando certo, ou quais são os objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo. Esse será o norte que ajudará você a tomar decisões como, por exemplo, qual software de automação escolher. Leve em conta alguns aspectos:
- Problemas identificados;
- Tamanho da empresa;
- Objetivos estratégicos;
- Escopo do processo de compras;
- Tamanho da equipe de compras;
- Contexto do mercado;
- E outros aspectos.
Mapeie os processos
Mapear processos é uma maneira eficaz de entender todas as etapas necessárias para concluir um fluxo de trabalho.
Com tais mapas, os funcionários — especialmente no gerenciamento de nível superior — podem facilmente ter uma visão geral de como esses processos são executados, como eles podem ser aprimorados ou simplificados, e quantas etapas são necessárias para conduzi-los até o fim.
Antes da implementação de qualquer software, o mapeamento de processos ajuda a entender os fluxos como eles são, o que pode ser modificado no futuro, em que etapas e tarefas configurar automações e que dados devem ser exigidos em cada uma das fases.
Identifique gargalos e oportunidades de melhoria
A última etapa dessa preparação é discutir com a equipe quais são os gargalos identificados nos processos as is (em seu contexto atual), e como melhorá-los no futuro.
Esse mapeamento de soluções pode ajudar os times na escolha das melhores soluções de automação, no sentido de aferir as funcionalidades necessárias para a empresa e para o setor de Compras.
Defina objetivos e KPIs
Indicadores de compras são elementos essenciais da gestão de processos da área, garantindo o acompanhamento dos resultados e a correção rápida de eventuais desvios de percurso. A integridade e o sucesso dos workflows de compras 4.0 depende, em boa parte, desse acompanhamento.
Alguns KPIs relevantes da área de procurement/compras são:
- Prazo de entrega cumprido, ou OTD (de On-time Delivery): um KPI que permite às empresas monitorar dados sobre o tempo de entrega da transportadora de encomendas. Quando os atrasos são constantes, a equipe deve ligar um sinal de alerta em relação aos fornecedores.
- Taxa de defeitos do fornecedor: mede a porcentagem de produtos recebidos que não atendem aos padrões acordados. Os defeitos dos produtos causam enormes atrasos na produção, e podem fazer uma empresa perder clientes.
- Saving de compras: o saving de compras ou economia de custos, é uma medida da economia real de despesas calculada depois de iniciativas de redução de custos. Para chegar a esse número, basta uma simples comparação do total de despesas antigas e as mais recentes, ou entre o valor inicial de um produto e o valor que ele foi realmente comprado depois de uma negociação.
Conheça mais indicadores de compras.
Escolha a tecnologia adequada para os objetivos e necessidades
A partir de todas as informações colhidas sobre o estado atual do processo de compras, os problemas enfrentados e os objetivos estratégicos para o setor, é hora de as lideranças – em diálogo com a equipe – escolherem as melhores ferramentas para digitalizar e automatizar seus workflows.
Uma solução estrutural para automatizar processos de compra de ponta a ponta sem demandar grandes investimentos é a automação de processos no-code (BPA). Através dela, empresas conseguem integrar diferentes processos e variadas ferramentas tecnológicas, automatizar tarefas e orquestrar operações.
Tudo isso sem precisar sobrecarregar o TI – as automações e a própria criação dos workflows podem ser conduzidos sem uma única linha de código. Segundo Varsha Mehta, Especialista Sênior em Pesquisas de Mercado na Gartner, “Equipar desenvolvedores profissionais de TI e pessoas que não são de TI com diversas ferramentas que não demandam código permite que as organizações alcancem o nível de competência digital e velocidade de entrega necessários para o ambiente de mercado ágil e moderno.”
Os melhores softwares de BPA hoje em dia já englobam funcionalidades de IA, que trazem retorno ainda mais rápido para os times de Compras. No Pipefy, por exemplo, é possível criar processos inteiros em segundos e pedir insights de alto nível para otimizá-los ao chatbot. Saiba mais sobre a Pipefy AI.
Implemente e treine os colaboradores
Cumpridas todas essas etapas, é chegada a hora da implementação. O ideal é que você escolha uma ferramenta que ofereça suporte integral no início da jornada do seu time, com especialistas em processos à sua disposição para auxiliar no sucesso da implementação.
É importante também que você promova treinamentos – tanto técnicos quanto culturais – entre os colaboradores envolvidos nos processos. Se o seu time ainda depende majoritariamente de planilhas e emails, por exemplo, será necessária alguma mudança de mentalidade, e possivelmente sessões educativas sobre a importância das mudanças promovidas, os objetivos pretendidos etc.
Acompanhe o desempenho das mudanças
Como já abordamos neste artigo, medir KPIs é essencial para entender objetivamente se a estratégia de automação de processos está se mostrando bem-sucedida. Esse acompanhamento é permanente, porque mudanças nos cenários externos e internos da empresa vão demandar alguma adaptação dos processos.
De qualquer forma, junte as lideranças e analise periodicamente os resultados objetivos, colete feedbacks dos profissionais envolvidos nos processos e faça ajustes sempre que for necessário.
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Os processos de compras evoluem com o tempo, e o que importa é como sua equipe lida com as mudanças e se adapta às necessidades e aos concorrentes em tempo real.
Pipefy é uma plataforma de automação no-code, com funcionalidades de IA, que dá às equipes mais controle sobre seus processos de compras, integrando diferentes ferramentas já utilizadas pelas equipes em seu dia a dia.
Em uma interface visual, qualquer profissional sem conhecimentos de programação pode montar e customizar processos até mesmo em minutos, garantindo resultados rápidos para a Transformação Digital do setor de Compras.
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