A aquisição estratégica de bens e serviços é muito importante para sua empresa, e para fazê-la com eficiência é preciso ter um bom controle de compras. Esse controle engloba o planejamento e gestão do processo de compras, diminuindo desperdícios e maximizando savings.
O departamento de procurement deixou de ser um simples meio de adquirir produtos e hoje desempenha um papel estratégico no sucesso de uma empresa. Realizar um controle de compras eficiente agrega valor aos negócios, reduz gastos desnecessários, melhora a relação com fornecedores e ajuda no gerenciamento eficaz do estoque.
Veja 8 dias de como fazer um bom controle de compras e entenda sua importância!
O que é controle de compras?
O controle de compras consiste em um conjunto de práticas para a organização, planejamento e acompanhamento do processo de compras de uma empresa. Ele é uma parte importante da gestão de compras, garantindo que não haja desperdício nem falta de estoque.
Esse controle é um verdadeiro braço direito da administração da cadeia de suprimentos e deve ser feito de forma integrada aos setores de produção, manutenção e logística.
As principais funções do controle de compras são:
- Fazer orçamentos e cotar preços;
- Manter um estoque enxuto;
- Garantir uma boa gestão de fornecedores;
- Entender o que deve ser comprado, quando e em que quantidade;
- Eliminar gastos desnecessários ou excessivos;
- Assegurar um bom follow up de compras.
O controle de compras pode ser feito com ajuda de um software de gerenciamento e automação de processos. Esse sistema elimina tarefas manuais, mantém relatórios e dados confiáveis, otimiza o processo de compras e atualiza informações automaticamente.
Importância do controle de compras
O controle de compras de uma empresa implica em uma série de responsabilidades que impactam diretamente o resultado final dos negócios. É preciso atuar de forma estratégica para manter os custos operacionais contidos, disponibilizando dados e relatórios de tudo que é comprado.
Esses insights asseguram que não vai faltar nem sobrar itens no estoque, diminuindo prejuízos. O controle de compras precisa estar alinhado com a projeção de vendas, proporcionando um ajuste nas aquisições sempre que necessário.
Entre as maiores vantagens que o controle de compras traz estão:
- Redução de desperdícios;
- Aumento no saving de compra;
- Disponibilização de dados para decisões e compras estratégicas;
- Maior satisfação de clientes.
É importante sempre ter em mente que o procurement tem valor estratégico nas decisões corporativas.
Qual é a relação entre controle de compras e de estoque?
O controle de compras está diretamente ligado ao controle de estoque. Fazer um controle de compras efetivo garante que o estoque sempre contará com produtos necessários, porém não em quantidades excessivas, para evitar desperdícios.
Ou seja, o controle de compras é responsável pela verificação da quantidade atual de itens no estoque para não haver sobras ou faltas. Dessa forma, diminui-se gastos e insatisfação dos clientes. Um software de compras pode ajudar nessa gestão ao manter dados atualizados automaticamente sempre que um item entrar ou sair do estoque.
A rede integrada de saúde Dasa, por exemplo, aumentou sua eficiência em 295% ao automatizar demandas de supply chain. São mais de 7 mil demandas atendidas por mês, com uma queda de 75% no tempo de resolução de demandas de logística. Saiba como a Dasa escalou sua operação e melhorou a eficiência com a automação.
A eficiência e precisão do controle de estoque dependem da efetividade do seu controle de compras. Empresas atentas a esse ponto devem estudar seu segmento de atuação e seu próprio histórico de vendas para não deixar dinheiro parado nas prateleiras ou dar chance à concorrência.
Isso exige uma atenção constante, já que as demandas do mercado variam com o tempo. Por isso, o estoque deve ser elaborado dinamicamente, em busca de e um ponto de equilíbrio em um cenário de mudanças constantes.
Como fazer um bom controle de compras?
Fazer o controle de compras pode parecer simples e, com as ferramentas corretas, realmente é. Comece otimizando o processo que sua empresa já tem. Como cada organização se encontra em etapas diferentes de sofisticação desse processo, listamos a seguir 8 dicas gerais que se aplicam a quase todas.
1. Estruture um processo de compras transparente
O primeiro passo para controlar suas aquisições de forma eficiente é ter um processo de compras bem estruturado e transparente. As compras de uma empresa envolvem muitas etapas — e não tê-las bem definidas ou otimizadas por soluções digitais pode comprometer os resultados gerais do negócio.
Use um fluxograma de compras para representar visualmente seu processo, mapeando etapas e responsáveis. Assim fica mais fácil encontrar gargalos e oportunidades de melhoria. Lembre-se também de manter esse documento acessível para todos.
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2. Tenha uma estratégia e planejamento de compras
A estratégia de compras é o plano de longo prazo feito por uma empresa para adquirir os bens ou serviços de que precisa para operar. Na prática, ela serve como um guia geral para o controle de compras. O planejamento, por sua vez, deve ser detalhado e conter etapas, previsões e metas.
3. Mantenha um bom relacionamento com fornecedores
Fazer uma boa gestão de fornecedores é uma das funções mais importantes do departamento de procurement e compras. Por meio dessa atividade, a empresa consegue analisar, identificar e qualificar a cadeia de suprimentos.
Como parceiros de negócios, os fornecedores agregam valor à sua marca, pois auxiliam na gestão de custos, no monitoramento de encomendas e até mesmo em sugestões de logística. Manter um bom relacionamento com eles pode proporcionar descontos e favorece o cumprimento de prazos.
4. Construa uma política de compras
A política de compras é um conjunto de diretrizes usadas para estabelecer e padronizar o procedimento de aquisição de bens e serviços dentro de uma empresa. Ela fornece instruções específicas e regras para ajudar os colaboradores a navegar com êxito em cenários comuns de compras.
Essa política auxilia na implementação do controle de compras ao criar uma estrutura alinhada às necessidades estratégicas do negócio. Ela orienta as tomadas de decisão sobre aquisições, requisições e valores, estabelecendo metas e limites para o processo de compras.
Ter uma política consolidada e acessível para todos é uma das bases de um controle de compras eficiente. Juntos, eles garantem que o melhor custo-benefício seja obtido em qualquer aquisição, além de minimizar fraudes, incoerências e abusos nas transações.
5. Adote medidas de gestão de riscos
A gestão de riscos trata de encontrar técnicas para minimizar os impactos negativos que falhas na cadeia logística podem trazer ao processo de compras. Por isso, medidas para conter ameaças devem ser incluídas no controle de compras e implementadas na operação.
Isso envolve levantar todos os possíveis empecilhos que podem surgir na cadeia de suprimentos e desenvolver estratégias para contornar cada um deles. Uma dica para gerenciar riscos no setor de compras é usar a Matriz de Kraljic.
As medidas de gestão de risco em compras incluem ter fornecedores reservas, planos de contingência para falta de insumos, pedidos de compras padronizados e formas de reduzir erros humanos.
6. Acompanhe indicadores de compras relevantes
Indicadores de compras são elementos essenciais da gestão de processos dentro da área de procure-to-pay (P2P). Eles garantem a previsibilidade dos resultados, o monitoramento da produtividade e a rápida identificação de disrupções em fluxos de trabalho.
Os indicadores de compras medem continuamente o progresso de todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços necessários para a operação de um negócio.
Acompanhar indicadores deve estar na rotina do controle de compras como uma etapa obrigatória e recorrente. Deixar de medir esses KPIs é dar chances para desperdícios e prejuízos desnecessários.
Você deve se atentar aos seguintes indicadores:
- Saving de compras;
- Giro de estoque;
- ROI de compras;
- Número e diversidade de fornecedores;
- Cumprimento de prazos de entrega e contratos;
- Taxa de produtos com defeitos;
- Lead time;
- Preços;
- Tempo do ciclo de pedido de compra;
- Taxa de compras spot;
- Taxa de compras dentro e fora do orçamento;
- Custo por nota fiscal.
7. Gerencie os seus contratos de compras
Antes da popularização dos softwares de gestão de processos de negócios (BPM), as empresas dependiam quase exclusivamente de auditorias para obter informações sobre a adesão dos fornecedores aos padrões dos seus contratos.
Como essas plataformas finalmente permitem avaliar grandes quantidades de dados em pouco tempo, considere as seguintes métricas como pontos de partida para gerenciar seus contratos de compras:
- Obrigações contratuais perdidas;
- Número de autorizações de fornecedor imprecisas ou erradas;
- Número de contratos rescindidos;
- Número de disputas não resolvidas.
Evite as dificuldades de não conformidade antes da assinatura de um contrato, garantindo os melhores fornecedores desde o início. Defina critérios específicos para a conformidade tolerada em sua empresa. E uma vez assinado o contrato, realize auditorias regulares.
8. Invista em um bom sistema de compras
Os processos de compras estão em constante evolução, e o que importa é como sua equipe lida com as mudanças e se adapta às necessidades e aos concorrentes em tempo real.
A forma mais eficaz de fazer isso e controlar as aquisições de maneira estratégica é investir em um sistema de compras que:
- Automatize tarefas;
- Integre ferramentas e ERPs;
- Faça a análise do fluxo de compras;
- Tenha formulários online para coletar requisições padronizadas em um único lugar;
- Disponibilize dados e relatórios em tempo real;
- Tenha portais para fornecedores preencherem informações e acompanharem pagamentos.
Pipefy é uma plataforma de automação no-code, com funcionalidades de IA, que dá às equipes mais controle sobre seus processos de compras, integrando diferentes ferramentas já utilizadas pelo departamento no dia a dia.
Em uma interface visual, qualquer profissional sem conhecimentos de programação pode montar e customizar processos em minutos, garantindo resultados rápidos para a Transformação Digital do setor de Compras.
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