Qual a melhor maneira de fazer o desligamento de funcionários?

Nenhuma empresa contrata seus colaboradores pensando na demissão, mas infelizmente esse momento pode chegar. Seja por escolha da empresa, seja por vontade do próprio colaborador, o desligamento de funcionários (ou demissão, ou ainda offboarding) é uma tarefa difícil na gestão de Recursos Humanos que precisa ser realizada com cuidado.

O processo deve estar alinhado com a cultura da empresa e ser guiado com humanização. Cabe ao gerente de RH garantir que esse processo será realizado com a cautela adequada.

Além disso, pode ser um processo custoso. Nos Estados Unidos, por exemplo, a Harvard Business Review cita que os custos de demitir um funcionário e preencher sua posição ficam entre 100% e 300% do salário anual do colaborador substituído.

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Mas por que um funcionário é demitido? O que a legislação fala sobre isso? Como desligar um funcionário da empresa, e como realizar a gestão de pessoas de modo a minimizar o impacto do desligamento? Essas e outras respostas você encontra nas próximas linhas.

Há diferença entre desligamento e demissão?

A rigor, não há uma diferença clara entre os termos “desligamento” e “demissão”. Mesmo no texto da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a legislação brasileira que trata desse tema, as duas expressões aparecem com o mesmo sentido: o de rompimento do contrato de trabalho entre a empresa e o empregado.

Dessa forma, um colaborador pode solicitar sua demissão ou seu desligamento de uma empresa, e as duas palavras terão igual validade. Da mesma maneira, a empresa pode falar de demissão ou desligamento de colaboradores, sem que haja diferença entre as duas palavras.

Vale notar, porém, que a lei brasileira prevê diferentes tipos de demissão ou desligamento. Cada um deles exige procedimentos diferentes dos profissionais de RH, mas trataremos deles mais adiante nesse texto.

Desligamento em home office: muda algo?

A CLT não tem disposições específicas sobre demissões realizadas em trabalho remoto, mas indica que é preferível fazer um desligamento presencialmente. Ainda assim, com a popularização do home office nos últimos anos, já há algumas maneiras mais consolidadas de de conduzir esse processo remotamente sem agravar as dificuldades inerentes a ele.

Quando a decisão parte do colaborador, o melhor é que ele a comunique ao seu líder imediato em uma chamada de vídeo. Mensagens de texto ou áudio, ou mesmo ligações com apenas a voz, são menos adequadas. O líder então comunica a decisão ao RH, que continua com o processo.

Se é a empresa que opta pelo desligamento, é essencial que a decisão seja comunicada por videochamada, para humanizar tanto quanto possível o momento. É preferível agendar essa videochamada no dia anterior, marcá-la para o início do dia, e de preferência fazer o comunicado no começo da semana. Assim, o colaborador consigue usar os demais dias úteis para acionar contatos e buscar uma recolocação tão cedo quanto possível.

Em qualquer demissão, é necessário oferecer acolhimento, empatia e cordialidade durante a comunicação. No caso do desligamento em home office, a atenção a esses pontos deve ser redobrada, já que a comunicação por meios digitais não tem a mesma proximidade.

O que a CLT descreve sobre desligamento de funcionários?

A CLT prevê aos trabalhadores uma série de direitos no momento do desligamento. No entanto, é importante observar que as responsabilidades da empresa variam de acordo com o tipo de desligamento.

As orientações para o desligamento da empresa são amparadas pelos artigos 477 e 478 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

No caso de um colaborador que solicita a própria demissão, ou que é demitido por justa causa, benefícios como FGTS ficam retidos e a empresa não deve pagar rescisão. Já em situações que não envolvem justa causa, o profissional deve ter os seguintes direitos fornecidos:

Aviso prévio;
Décimo terceiro salário correspondente aos meses trabalhados no ano;
Pagamento de horas extras, DSR, comissões, gratificações e adicionais;
Salário fracionado pelos dias de trabalho no mês;
Férias vencidas, proporcionais e adicional de um terço desde o início;
40% dos depósitos do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
Outros benefícios em conformidade com o contrato.

Qual é o prazo para pagar os direitos do colaborador?

A CLT estabelece o prazo de dez dias após o término do contrato para o pagamento dos direitos do colaborador. Esse é o prazo para o pagamento integral dos valores devidos. Essa estipulação aparece no parágrafo sexto do artigo 477 da CLT.

Antes da reforma trabalhista de 2017, nos casos em que havia aviso prévio, o pagamento deveria ser feito no primeiro dia útil após o fim do contrato. Como verbas trabalhistas são consideradas de natureza alimentar, elas não podem ser ignoradas, e há consequências em caso de atraso. A lei estabelece, nesses casos, uma multa no valor de um salário do colaborador desligado.

É sempre importante que a empresa honre a lei nessa questão, pois atrasos podem dar margem para que a pessoa desligada acione a empresa na justiça do trabalho. Por isso, ter um processo estruturado para desligamento de funcionários é extremamente importante.

O que observar antes de fazer o desligamento de funcionários?

Existem alguns pontos de atenção que precisam ser analisados antes de consumar a rescisão de um colaborador. Esses pontos devem ser avaliados tanto no caso do colaborador sair da empresa quanto se a empresa tomar a decisão de demiti-lo. Eles ajudam a entender o que motivou a decisão e podem orientar a empresa a melhorar sua retenção ao longo do tempo.

Engajamento

Estar engajado dentro de uma empresa não é só se dar bem com os colegas: envolve também demonstrar interesse nas oportunidades. Os colaboradores que não se adaptam a mudanças ou recusam qualificações devem soar um alerta aos gestores e no RH.

Ao mesmo tempo, profissionais que se importam com seu crescimento, que querem aprender, estudar e se desenvolver precisam ser reconhecidos pelo seu esforço. Se colaboradores desse tipo estão solicitando desligamento, isso pode ser indício de um problema maior no clima organizacional.

Produtividade

Sem dúvida, a produtividade é um fator relevante que pode acarretar demissão. Porém, algumas medidas podem ser tomadas antes, como feedbacks negativos, conversas com o RH, capacitações e aperfeiçoamentos.

Caso a performance baixa persista, deve ser investigado o motivo que está levando a esse resultado. Por exemplo, às vezes o colaborador não está executando bem sua função, mas pode se desenvolver melhor em outra. Logo, a realocação pode funcionar. E novamente: a saída de colaboradores produtivos deve alertar o RH para a existência de problemas maiores.

Cortes na empresa

Em épocas de crise econômica é comum que as empresas precisem desligar alguns funcionários com o intuito de cortar gastos. Trata-se de uma ação necessária para garantir a saúde financeira do negócio.

A modificação no quadro de colaboradores deve ser pensada estrategicamente para que os prejuízos à produtividade sejam mínimos. É importante informar os motivos pelos quais eles estão sendo desligados, especialmente que se trata de uma ação financeira emergencial.

Fit Cultural

Estar alinhado à cultura organizacional e aos valores da empresa é primordial para manter um ambiente de trabalho saudável. Colaboradores que apresentam desvios de conduta, ou cujo comportamento organizacional apresenta indícios de falta de caráter e ética, são um risco para todos.

Ao notar posturas que vão de encontro aos valores da empresa, a melhor solução é o desligamento do funcionário. Em alguns casos, o gestor ou encarregado pode dar uma advertência, chamar para conversar e tentar resolver amigavelmente. Contudo, nem sempre é possível reverter a situação.

Desmotivação e comportamento

Quando o trabalhador está desmotivado, logo isso se torna motivo para atrasos, faltas, desatenção e até mesmo burnout. Além da perda de produtividade, que pode ser prejudicial ao negócio, essa desmotivação pode afetar negativamente também o trabalho de outros colaboradores.

Em situações assim, o mais indicado é a equipe de RH sentar e conversar com o funcionário. A ideia é tentar entender por que o trabalho não está atingindo suas expectativas e buscar uma solução. Se não houver possibilidade de resolver o problema de desmotivação, o desligamento pode ser a solução mais adequada para ambas as partes.

Quem deve fazer o desligamento do colaborador?

A responsabilidade por todo o processo de desligamento é do gerente de RH ou outro funcionário da equipe. Na hora de comunicar ao colaborador é importante que o gestor direto da pessoa desligada também esteja presente.

Após a comunicação, o ideal é que o restante do processo seja realizado por um profissional de RH com experiência. O desligamento exige uma série de documentos como a Carteira de Trabalho do funcionário, o extrato de sua conta no FGTS e um termo de rescisão de contrato — além de outros que podem ser exigidos segundo o tipo de demissão.

Tipos de demissão

Atualmente a legislação do Brasil identifica 4 tipos de diferentes demissão ou desligamento. Veja a seguir um pouco sobre cada um deles.

Justa causa

A demissão por justa causa acontece quando o funcionário dá motivos claros para seu desligamento. Os motivos para esse tipo de demissão são listados no artigo 482 da CLT e incluem abandono de emprego, violação de segredos da empresa, insubordinação, improbidade e embriaguez no serviço.

Nesses casos, quase todos os direitos previstos pela CLT são perdidos. São exceções o salário proporcional ao último mês, as férias vencidas e o terço de férias.

Sem justa causa

Esse desligamento ocorre quando a empresa já não possui interesse em continuar com o colaborador, mesmo que não haja motivos. Desse modo, não há necessidade de maiores explicações, mas é preciso fazer um comunicado prévio.

Além disso, nesse caso o colaborador deve receber todos os seus direitos trabalhistas dentro do prazo. Isso inclui a multa de 40% de todos os valores já depositados na conta do FGTS do colaborador.

Comum acordo

Esse processo foi incluído na CLT em 2017, por ocasião da chamada reforma trabalhista. Ele tenta formalizar acordos entre patrão e empregado que com frequência eram feitos de maneira ilegal antes da reforma.

A proposta prevê que a empresa pague valores inferiores aos que seriam desembolsados no desligamento. Por exemplo: nesse tipo de desligamento, a multa a ser paga é de 20% dos valores já depositados no FGTS do colaborador. Isso fica entre os 40% da demissão sem justa causa e a ausência dessa multa quando o funcionário solicita o desligamento.

Pelo funcionário

A demissão solicitada pelo funcionário costuma ser a menos onerosa para a empresa. Também é relativamente comum: segundo dados recentes, cerca de 1 em cada 3 desligamentos no Brasil partem do colaborador. Para que ela seja válida, o colaborador deve entregar uma carta de desligamento de funcionário formalizando seu desejo de se desligar.

A pessoa que se desliga voluntariamente do cargo não recebe depósito adicional em sua conta do FGTS, nem seguro-desemprego. Mas ainda deve receber salário, décimo terceiro e férias proporcionais ao tempo trabalhado, além de horas-extras e o saldo de seu banco de horas.

Qual a melhor maneira de fazer o desligamento?

Demitir o funcionário é uma tarefa complicada que precisa ser bem direcionada para minimizar os impactos. Por esse motivo, alguns times preferem fazer um checklist de desligamento para organizar o processo o que, como veremos mais adiante, pode não ser a melhor opção.

De maneira resumida, pode-se considerar que as ações a seguir são essenciais no processo de desligamento:

Prepare os documentos

Para que o processo de demissão seja formalizado, são necessários uma série de documentos, como a carteira de trabalho do funcionário. A lista exata depende do tipo de desligamento, como já mencionado.

Em todo caso, é importante ter esse inventário pronto para facilitar a coleta de todos os dados necessários. Afinal, o momento do desligamento é péssimo para atrasos ou entraves desse tipo. Por isso, vale a pena fazer um estudo prévio e deixar tudo preparado.

Identifique os direitos do colaborador

Independentemente da forma como o colaborador for desligado, ele é amparado por alguns direitos. O profissional de RH precisa ter consciência de quais são eles e como serão administrados para, seja para o caso de uma demissão, seja para quando o funcionário “pedir as contas”.

Como já citado, entre esses direitos estão os pagamentos proporcionais de dias trabalhados no mês, férias (com adicional de um terço) e 13º salário. Em alguns casos, pode haver ainda rescisão e multa. É importante deixar registrado quais são as verbas rescisórias e como elas foram calculadas, para que não haja quaisquer dúvidas quanto ao pagamentos dos direitos.

Envolva o gestor da equipe no processo

A presença do gestor de equipe durante o desligamento é essencial, pois deixa claro que a empresa dá àquele momento a importância devida.

No caso da demissão partir da empresa, o gestor pode resolver dúvidas sobre os motivos da decisão e dos direitos devidos ao colaborador. Caso o próprio funcionário tenha decidido sair, seu líder imediato terá a oportunidade de lhe oferecer um feedback positivo e agradecer pelos serviços prestados em nome da equipe.

Converse individualmente

Nos casos em que a empresa decide pelo desligamento de um colaborador, essa informação deve ser compartilhada a todos os funcionários em um segundo momento. Assim que os documentos estiverem prontos, o indicado é que alguém do time de RH marque uma reunião individual para dar a notícia.

Esse encontro gera segurança e sinceridade para a conversa, além contribuir, dentro do possível, para não deixar o indivíduo desconfortável. O anúncio para os demais pode ser feito após a assimilação da novidade.

Mesmo no caso em que o colaborador decide sair, também é importante que o RH agende uma conversa individual. Essa é uma ótima oportunidade de entender o que motivou sua saída e identificar maneiras como a empresa pode melhorar a jornada dos colaboradores.

Faça uma demissão humanizada

O desligamento humanizado é uma estratégia desenvolvida para que o colaborador não se sinta perdido e desamparado. Ele consiste na oferta de alguns benefícios por determinado período após a demissão.

Essa estratégia também é chamada por vezes de outplacement e visa complementar os direitos devidos ao colaborador com outros benefícios. A ideia é não só contribuir para sua condição financeira, mesmo com a demissão, como ajudá-lo em sua recolocação profissional.

Algumas das vantagens oferecidas em desligamentos humanizados incluem:

A cobertura do plano de saúde em até seis meses após a dispensa;
O pagamento do vale-alimentação por alguns meses;
Disponibilização de ajuda de custos;
Cartas de referência e indicação para contatos visando à realocação no mercado de trabalho.

Além de contribuir significativamente para a qualidade de vida do funcionário afetado, esse tipo de demissão também mostra aos demais colaboradores que a empresa se importa com eles. Entre outros benefícios, isso ajuda a reduzir o turnover e a fortalecer a marca empregadora.

Comunique colegas e toda a empresa

Rumores vagos sobre demissões acontecendo em uma empresa são extremamente danososs para a motivação dos colaboradores. O clima organizacional fica pesado e surge aquela angústia com a possibilidade de novos desligamentos.

Para evitar situações como essa, agende uam reunião geral com o time da pessoa desligada assim que ela for comunicada (ou assim que ela própria comunicar a intenção de se desligar). Se isso não for possível, faça no mínimo um comunicado de desligamento de funcionário explicando o que aconteceu e quais foram os motivos da decisão. Desse modo, você deixa todos cientes da decisão tomada, sem brechas para fofocas e boatos maldosos.

Utilize um software completo para o processo

Como já mencionado, o desligamento de funcionário é um momento em que a desorganização pode custar muito caro. Ter um processo estruturado, com etapas claras e visibilidade sobre a responsabilidade de cada tarefa, é essencial para evitar problemas nesse fluxo.

O Pipefy é uma solução ideal para essa função, pois permite que você crie fluxos de trabalho customizados para a sua empresa. Ele dá visibilidade total sobre cada tarefa dos processos, o que evita atrasos ou falhas de comunicação durante o desligamento. Além disso, é possível começar a usá-lo em questão de minutos.

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