Um diagrama de fluxo de trabalho nada mais é do que a representação visual de uma série de ações definidas para um trabalho específico ou, genericamente, como um trabalho deveria ser feito.
A diagramação do seu fluxo de trabalho permite que você visualize e defina como suas tarefas diárias fluirão entre as etapas do processo e os recursos necessários para o seu cumprimento, bem como as condições fundamentais para que ele se mova (se você estiver usando o Pipefy, as etapas do seu processo são as fases e as condições são os campos necessários).
Um Diagrama de Fluxo de Trabalho pode ser feito com a ajuda de ilustrações ou apenas com uma série de descrições dentro de um fluxograma, com as caixas e diamantes habituais.
Para que é usado um diagrama de fluxo de trabalho?
A princípio, ter uma representação visual real do seu fluxo de trabalho é necessário para fins de documentação e implementação.
Você deve estar se perguntando: por que isso? Porque este mapa que você está desenhando fornecerá uma visão geral de seu processo ou processos. É especialmente necessário como base para outras documentações mais complexas, como novos projetos, diagramas de fluxo de dados e outros.
Alguns de seus processos (ou até mesmo todos eles, na pior das hipóteses) podem ser muito complexos para um simples entendimento por parte de todos os membros de sua equipe. Foi cientificamente comprovado, porém, que representações visuais, como um diagrama de fluxo de trabalho (contendo as etapas, as tarefas e os requisitos) tornam muito mais fácil de entender – afinal, uma imagem vale mais do que mil palavras.
Ao olhar para o seu diagrama de fluxo de trabalho, você deve ter uma ideia clara de qual resultado(s) é esperado e quais passos você deve dar para alcançar esses resultados. Assim, uma representação visual oferecerá um ponto de partida concreto para cada tarefa contida em seu workflow.
Ter seus workflows bem documentados com a ajuda de um diagrama de fluxo de trabalho torna muito mais fácil para os funcionários entenderem quais são suas funções e responsabilidades dentro desse processo. Isso permite que todos olhem para o quadro geral e considerem todos os potenciais cenários que derivam das etapas do seu processo.
Um diagrama de workflow também servirá como uma ferramenta muito útil para outras pesquisas e compreensão de seus processos – uma representação visual torna muito mais fácil para você ver como e onde ele pode ser alterado, melhorado ou até mesmo automatizado com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Ter algo para realmente “observar” também será útil para conquistar o acordo de todos sobre como as coisas devem ser feitas. É o que acontece também com o diagrama de Ishikawa, que pode ajudar a identificar a origem de problemas e a realizar o controle de qualidade de seus processos.
Como eu posso diagramar um workflow?
O processo é bastante simples: cada etapa do seu fluxo de trabalho será representada no diagrama por meio de uma forma abstrata, como uma caixa ou um pequeno desenho para representar a referida etapa. Os passos serão então conectados por setas para indicar como as tarefas fluem, do início ao fim.
Para tornar essa parte de “desenhar” ainda mais fácil, você pode usar ferramentas simples e online de desenho de fluxograma, como o draw.io ou o Lucidchart (esses dois são os meus favoritos, mas se você preferir encontrar uma alternativa que melhor se adapte a você, basta pesquisar “ferramentas de fluxograma” no Google e pronto, você terá várias opções para escolher).
Se você decidir usar draw.io (como fiz no exemplo acima), ou qualquer outra ferramenta online de desenho de fluxograma, o processo de diagramação do seu workflow será bastante semelhante (você pode até fazer esse processo de desenho usando powerpoint, mas softwares específicos facilitarão a vida).
Etapas para a criação de um diagrama de workflow:
1. Identificação:
O ponto de partida da diagramação de qualquer fluxo de trabalho deve ser o mesmo: identificar o processo (ou processos) que você deseja diagramar. Um processo, neste caso, será qualquer série de etapas passíveis de repetição. Procure por quaisquer atividades feitas seguindo os mesmos passos todas as vezes e você saberá que tem um processo.
Em seguida, identifique corretamente esse processo dando-lhe um nome intuitivo e facilmente compreensível (opte por específico em vez de amplo, isso tornará muito mais simples identificar seus fluxos de trabalho).
2. Definição do início e do fim do processo:
Essa deve ser a parte fácil: o que coloca o processo em movimento e o que o identifica. Ter início e fim claros facilitará muito a identificação dos passos necessários entre eles (e também evitará aquelas caixas irritantes para o lado que não pertencem a nenhum lugar no processo).
Se você estiver usando uma ferramenta de desenho de fluxograma, você deve adicionar símbolos tanto para o início quanto para o fim do seu processo (eu escolhi retângulos, mas você pode ser tão gráfico quanto sua imaginação permitir).
3. Elaboração do processo:
Agora que você tem o início e o fim do seu fluxo de trabalho definidos, você deve listar, ou ir simplesmente adicionando ao desenho, tudo o que acontece no meio desse fluxo. Se você não tiver tanta certeza a respeito das etapas, você pode fazer um rascunho usando papel e caneta, para permitir uma edição mais simples.
No entanto, se você já estiver usando uma ferramenta de desenho, continue adicionando as etapas e conectando-as às formas anteriores para determinar como as tarefas fluem ou devem fluir.
4. Mapeamento de regras e exceções:
Pense sempre em todos os cenários possíveis para as etapas do seu processo. Se houver um fluxo alternativo possível, desenhe-o também (é melhor prevenir do que remediar, certo?).
Nesse sentido, as caixas de decisão normalmente ajudarão você a cobrir todas as possibilidades e variações.
5. Demonstração do diagrama:
Depois de terminar seu diagrama de workflow, mostre-o aos clientes internos e externos envolvidos, a fim de ter certeza de que seu diagrama está completo e preciso.
Um diagrama de workflow é muito importante, pois oferece ajuda visual necessária para as muitas demandas possíveis que listamos acima. Se você já está usando uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho on-line, como o Pipefy, fazer um diagrama de fluxo de trabalho deve ser mais fácil para você definir as fases do seu fluxo de trabalho. Além disso, o diagrama pode ser muito útil para ajudar a identificar o que poderia ser feito de uma melhor em seus processos existentes.
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