4 dicas práticas sobre mapeamento de processos

Formada em administração, realizando uma pós-graduação em gestão de processos com foco em Lean, trabalho no Pipefy como CSM (Gerente de Sucesso do Cliente). Nessa função pude identificar a dificuldade das empresas em mapear seus processos. Diante desse cenário, compartilho algumas dicas para facilitar essa tarefa.

1- Se você tem na sua mente o cenário ideal, documente-o

Diversas vezes me deparei com clientes me falando: “seria perfeito se fosse assim, mas vamos deixar pra lá. Depois a gente melhora”. Se você já sabe o que seria o ideal, tenha ele mapeado. Daqui um ou dois meses você pode entrar na rotina e se esquecer. Dessa forma deixará de correr correndo atrás das melhorias necessárias. 

Além disso, muitas vezes o ideal nem está tão longe da realidade. Alguns pequenos ajustes já podem fazer com que ele aconteça e a partir do momento que você expõe isso para o seu time e parceiros, essa jornada para o sucesso pode ser ainda mais rápida.

2- Se você ainda não sabe o que é ideal, o feito é melhor que perfeito

Sua empresa ainda não atingiu maturidade de processos para saber o que é ideal? Comece de alguma forma e teste. Trabalhando no Pipefy aprendi que não existe problema em errar, desde que você aprenda rápido e arrume rápido. Muitas vezes os erros bobos do dia a dia vão nos alertar sobre melhorias possíveis de serem feitas nos processos. Portanto comece de algum lugar, mas comece rápido. Dessa forma tenho certeza que os resultados virão muito de maneira rápida e eficaz.

3- Pergunte e pergunte muito

Antes de bater o martelo sobre o modelo ideal, converse com a sua operação. É o seu time quem estará gerenciando esse processo e colocando a mão na massa dia após dia. Pergunte também para os gestores e compreenda a visão que eles têm para a área. Troque ideias com outras pessoas. 

No Pipefy, por exemplo, já temos um conhecimento muito grande de diversos processos e verticais e estamos sempre abertos a compartilhar boas práticas com nossos clientes e parceiros. Quanto mais você perguntar, mais visões você terá e mais base para construir os melhores caminhos para atingir os resultados esperados.

4- Não tenha medo, mude constantemente

Mapeei meu processo, implementei e notei algumas coisas que poderiam ter sido feitas diferente. O que fazer agora? Mude! Processos são organismos vivos. O que hoje é ideal, em um mês pode não condizer mais com a realidade e, enquanto você perde o sono pensando no que fazer, outras empresas estão se adaptando. 

Não tenha medo de estar em constante melhoria e escolha ferramentas que te possibilitem isso. Essa é uma das coisas mais legais que eu vejo na nossa plataforma. A capacidade de adaptação extremamente rápida e fácil. Qualquer gestor é capaz de efetuar as alterações e colocar para rodar sem nenhuma ajuda de TI ou times externos a empresa.

Incentivo vocês a olharem para dentro das suas empresas e que surjam ideias de melhorias e mudanças. Acredito muito no poder do compartilhamento de informações, então caso você queira discutir algum dos tópicos ou falar sobre qualquer situação que tem encarado nessa jornada de mapear seus processos, me manda uma mensagem e vamos trocar uma ideia!