5 etapas para elaborar um plano de treinamento para colaboradores

Treinar funcionários e ajudá-los a melhorar constantemente conhecimentos e habilidades afeta positivamente o desempenho e os resultados financeiros da sua empresa. Na verdade, as empresas que treinam regularmente suas equipes têm maior retenção de colaboradores e maiores lucros do que aquelas que não proporcionam treinamentos.

Ter um plano de treinamento de colaboradores para novos ou antigos membros da sua equipe ajuda a otimizar a jornada do colaborador, melhorar o processo de capacitação, aumentar o envolvimento das pessoas e definir um roteiro para avaliação e análise constantes. Para criar um plano de treinamento robusto é preciso considerar fatores como o tipo de treinamento, os objetivos e como ele será aplicado.

Tipos de programas de treinamento para colaboradores

Existem muitos tipos de planos de treinamento e você precisa entender qual deles será mais eficaz para a sua situação específica.

Interno x Terceirizado

Primeiro, decida se o treinamento será conduzido internamente – por um departamento dedicado a isso ou uma equipe que tenha o conhecimento necessário – ou se será preciso contratar os serviços de um terceiro especializado. Os fatores decisivos podem incluir: seu(s) objetivo(s) com o treinamento, o orçamento disponível e os recursos que você pode dedicar a ele. Tanto o treinamento interno quanto o externo têm prós e contras e sua escolha terá um impacto em seu ROI.

Treinamentos internos precisam de mais preparação. Atividades como selecionar instrutores, decidir sobre os assuntos, criar o conteúdo e encontrar um local adequado ficam a cargo da sua equipe. No entanto, o treinamento interno oferece a vantagem da personalização das sessões, para que você tenha certeza de que os colaboradores receberão exatamente as informações que você quer passar no tempo disponível. Também é um bom caminho se você quer criar um planejamento sustentável para treinamentos semelhantes no futuro.

Uma desvantagem é que um treinamento apresentado por sua própria equipe fica limitado ao conhecimento deles. Por isso, garanta que eles não se afastem muito da sua área de especialização, pois pode ser que eles passem informações que não estão de acordo com o mercado, sem o conhecimento da empresa ou dos participantes do treinamento. 

Já o treinamento externo tem a vantagem de trazer informações e uma possível nova perspectiva de especialistas no assunto. No entanto, lembre-se de que, geralmente, a maioria das sessões de treinamento externo segue um modelo, independente da natureza dos participantes ou da empresa. Personalizar as sessões de acordo com a sua necessidade pode não ser uma opção. Além disso, o treinamento externo pode ser caro a longo prazo, portanto, fique atento ao seu orçamento.

Estilo sala de aula x Workshop

Se você vai entregar informações objetivas e complexas para grandes grupos, o treinamento em estilo sala de aula pode ser ideal porque não requer muitos recursos; tudo o que você precisa é de uma sala e um projetor.

Quando se trata de assuntos ou ideias mais dinâmicas, que exigem brainstorming, criatividade e trabalho em equipe, o treinamento tipo workshop geralmente é o melhor caminho. Embora o workshop exija mais preparação e recursos, ele é útil para desenvolver habilidades sociais de forma interativa com equipes menores.Workshops podem ser extremamente úteis para orientar colaboradores por meio de exercícios criativos ou para melhorar o atendimento ao cliente usando técnicas de dramatização. Eles são mais personalizáveis do que as sessões em estilo sala de aula, mas também podem exigir um orçamento maior.

Presencial x Online

O treinamento presencial é uma ótima maneira de fazer com que a equipe interaja e, provavelmente, é a melhor forma de desenvolver soft skills e exercitar a criatividade. Entretanto, o presencial requer sessões programadas, o que pode ser difícil em uma escala maior; encontrar horário ideal no qual todos estejam disponíveis pode ser um desafio. E, em algumas situações – como a atual pandemia de coronavírus – exigir que todas as partes estejam fisicamente presentes pode ser problemático.

O treinamento virtual pode ser feito a qualquer hora e em qualquer lugar. No entanto, falta um toque pessoal e muitos treinadores têm dificuldade de se conectar com o público dessa forma, o que impede o desenvolvimento de assuntos em tempo real. O treinamento virtual pode ser a abordagem certa para informações conceituais ou para cursos introdutórios que serão mais detalhados posteriormente. Pode ser uma boa opção para sessões de “autotreinamento”, já que a abundância de materiais online incríveis permite que os funcionários aprimorem suas habilidades seguindo seu próprio ritmo.

Individual x Em grupo

O treinamento individual possibilita um cronograma flexível para desenvolver hard skills como programação, web design ou análise de dados. Uma desvantagem é a falta de perspectivas diferentes, por isso, o treinamento individual pode funcionar melhor para assuntos científicos ou mais rígidos.

A natureza interativa do treinamento em grupo faz com que ele seja uma ótima maneira de aprimorar o desempenho de todo um departamento ou equipe. Embora esse formato permita que múltiplas perspectivas e pensamentos sejam compartilhados, informações podem ser perdidas devido a sessões mais agitadas. Assim, o ideal é aplicá-lo para habilidades leves e assuntos dinâmicos.

Desenvolvimento de habilidades x Treinamento em gestão

Capacitar constantemente sua equipe é crucial para a retenção dos colaboradores e o sucesso da sua empresa. É preciso preparar os melhores membros do seu time para cargos de gestão, garantindo, assim, sucesso e consistência.

O treinamento para desenvolvimento de habilidades ajuda os novos contratados – ou colaboradores que vieram de um outro departamento ou filial – a começar a trabalhar. Esse tipo de treinamento é uma ótima maneira de corrigir lacunas e falta de habilidades. Por exemplo, se você precisa eliminar erros de seu no departamento Financeiro, é exatamente nisso que o treinamento baseado em habilidades pode ajudá-lo.

Por outro lado, o treinamento em gestão está mais focado em habilidades sociais, como comunicação, gestão de pessoas, resolução de conflitos e tomada de decisões. Ele pode aumentar o envolvimento dos colaboradores, ajudar na identificação de futuros líderes e garantir que você tenha pessoas capacitadas para gerenciar seus departamentos.

Treinamento de novas contratações

Todo mundo fica nervoso ao começar em um novo emprego e o treinamento de novos contratados pode dar a eles uma sensação de controle. Ninguém gosta de perguntar como a impressora funciona no primeiro dia, então cabe a você garantir que a integração seja fácil e tranquila. Aqui estão alguns assuntos a serem considerados ao criar um plano de treinamento de onboarding:

• Panorama da empresa: Proporcione aos novos contratados informações aprofundadas sobre o que a empresa faz, sua missão, visão, valores, estrutura organizacional, canais de comunicação e estrutura dos departamentos.
• Políticas: Promova um treinamento sobre políticas da empresa para os novos contratados o mais rápido possível. Assim, eles saberão exatamente o que fazer, não fazer, seus benefícios e como funciona a avaliação de desempenho.
• TI: Ninguém gosta de passar horas configurando o e-mail ou computador. Por isso, propiciar explicações detalhadas, checklists, diretrizes e todas as informações de configuração relevantes é fundamental para ajudar na adaptação à nova posição.
• Benefícios: Explique o pacote de benefícios ao colaborador desde o início e esteja disponível para responder a quaisquer perguntas que possam surgir.
• Segurança: Os colaboradores querem se sentir seguros, portanto, compartilhe com eles os regulamentos de segurança da empresa e explique as regras para visitantes e as medidas de segurança física e virtual.
• Específico para a função: Discuta as responsabilidades da posição, a hierarquia do departamento, funções dos membros da equipe e KPIs relevantes.

Checklist para treinamento de colaboradores: 5 etapas para um plano de treinamento eficaz

Para criar um plano de treinamento de colaboradores resiliente e eficaz, existem cinco etapas importantes a serem consideradas:

1. Avalie e documente as necessidades específicas

Antes de criar um plano, avalie e documente necessidades para entender exatamente por que o treinamento é necessário: O que está faltando? Quais são as metas ou resultados que você espera alcançar?

A necessidade geralmente decorre de:

• Baixo desempenho, ou
• proatividade e/ou continuar desenvolvendo um trabalho sólido

Por exemplo, se você fosse criar um plano de treinamento para membros do departamento de Marketing, uma avaliação ou análise básica poderia ser feita como a seguir:

Agora você tem uma visão clara do que o treinamento do seu time deve incluir, por que e como ele impacta no problema enfrentado.

2. Estabeleça metas e objetivos para o treinamento

Definir metas e objetivos práticos é uma maneira de usar uma abordagem baseada em dados para calcular o sucesso de uma sessão de treinamento. Continuando com o nosso exemplo, as metas poderiam ser:

• Os membros do time de Marketing devem reduzir em 30% o tempo para atender às solicitações.
• Os analistas de Marketing devem produzir relatórios mais abrangentes e precisos.

Ao definir objetivos claros, você pode medir os resultados do treinamento aplicado.

Estruture um plano de ação para o treinamento de colaboradores

Um plano de ação permite que você coloque os pingos nos Is, garantindo que cada parte da experiência do treinamento seja otimizada, tanto para os instrutores quanto para os participantes. O tipo de treinamento, o ambiente, o conteúdo e os materiais afetarão seu resultado e o ROI. Por isso, crie um esboço e decida como promover a(s) sessão(ões) de treinamento da melhor forma possível.

4. Execute seu programa de treinamento

Agora é hora de definir um cronograma e convidar os colaboradores. Garanta que alguém de TI esteja presente para lidar com problemas técnicos que possam surgir, especialmente se as sessões forem realizadas virtualmente. Quando o treinamento estiver em andamento, monitore o progresso do colaborador; sentir um avanço no momento do treinamento é vital para sua eficácia e para o engajamento dos membros do time.

5. Avalie os resultados do programa

Quando o treinamento for concluído, continue acompanhando e avaliando os participantes para ver se suas metas e objetivos foram alcançados. Colete feedbacks para entender o impacto do treinamento, se houve benefícios e documente todas as sugestões para melhorar ou corrigir sessões futuras.

Padronize e automatize seu processo de treinamento de colaboradores com Pipefy

Com tanto para considerar, avaliar e analisar, criar um plano de treinamento de colaboradores pode ser assustador. Porém, você pode facilitar todo esse processo e deixá-lo mais eficaz padronizando e automatizando muitas das etapas necessárias para estruturar e executar um bom plano de ação.

• Padronize: Personalize um formulário e construa portais de autoatendimento para coletar todas as informações necessárias, como departamento do colaborador, o tipo de treinamento e, por fim, o registro de necessidades, metas e resultados. Assim, você agiliza o processo e evita retrabalho e erros.
• Automatize: Automatizar o processo faz com que você economize tempo e recursos valiosos, garantindo que todos os dados e atualizações fornecidos sejam precisos e todos saibam o que fazer em seguida.
• Conecte: Centralize e conecte fluxos de trabalho, como contratação, treinamento de colaboradores, onboarding, avaliação de desempenho e desligamento, integrando simultaneamente departamentos relevantes, como RH, TI e Financeiro. Assim, você garante uma operação otimizada, simplificada e à prova de erros.

Treinar colaboradores é apenas uma de todas as responsabilidades de um departamento de RH de excelência. O Pipefy ajuda sua equipe a proporcionar experiências digitais de primeira linha, com portais de autoatendimento para os colaboradores.

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