Eleve o nível do seu processo de compras com o Pipefy

Empresas de todos os tipos precisam de um processo de compras bem estabelecido para atender a suas necessidades de modo eficiente e à prova de erros, com bom custo-benefício, independente do segmento de atividade. 

Quando falamos de processos de compras, é essencial ter um fluxo de trabalho padronizado que vise economia de custos, evite brechas de fraude, elimine riscos e garanta que a operação de compra esteja em conformidade com os regulamentos (fornecendo informações claras para auditoria).

Seja produtos, serviços ou qualquer outro tipo de pedido, organizações devem construir um processo estruturado para ficar no controle dos custos, com visibilidade e centralização da operação financeira. Neste artigo, você vai aprender os passos para implementar uma gestão de compras impecável no Pipefy. 

1. Rápida definição do processo de compras

O processo de compras é responsável por gerenciar os pedidos de compra do início ao fim, o que inclui aprovações, recebimentos, faturas e pagamentos. Um processo de compras abrange os solicitantes, fornecedores e os compradores, com pedidos que podem ser:

• Licenças de software
• Material de escritório
• Equipamento
• Alimentação
• Serviços
• Bens
• Outros

Os pedidos de compras variam muito dependendo do negócio e da responsabilidade da equipe, indo de pedidos pontuais (como um produto ou serviço com quantidades e preço) até cenários mais complexos (como pedidos de contratos com aprovadores legais). Seja qual for o seu caso, é preciso estabelecer um fluxo de trabalho eficiente para enfrentar os desafios mais usuais do processo de compras.

2. Obstáculos comuns para compras

É fácil se perder em um processo de compras com informações incompletas ou disperças, como faturas, requisições, notas de recibo, registros e pedidos. Em um processo mal estruturado, você vai enfrentar dores de cabeça como:

• Sem fonte da verdade: informações espalhadas por vários sistemas, sem visibilidade clara do andamento de status, histórico de compras, prazos e rastreabilidade do processo. Pedidos enviados em diversos formatos, email sem padronização e muito retrabalho.

• Baixa autonomia: dependência de horas da equipe de TI ou equipes de outras plataformas para fazer alterações, customizações e integrações no processo. 

• Gastos invisíveis: falta de visibilidade e de fiscalização da atividade de compras resultando em gastos indiretos ou invisíveis fora do processo de compra estabelecido. Gastos não são controlados por meio de aprovações de solicitação para conter gastos organizacionais irrestritos.

• Ineficiências do processo: seguir manualmente os processos convencionais de compra afeta profundamente a eficiência do processo. Processos manuais levam a erros, ineficiências e atrasos, pois deixam a empresa sem capacidade de medir o desempenho do processo de compra ou fazer melhorias.

• Falta de visibilidade de dados: compras envolvem muitas transferências e aprovações, o rastreamento de vários documentos, e requerem bancos de dados de informações para gerenciar fornecedores. Isso resulta na entrada manual de dados e na falta de visibilidade do status da solicitação de compra e das métricas gerais de gastos.

Para se livrar desses problemas, é importante analisar como o seu processo de compras atual funciona e identificar lacunas, gargalos e etapas caóticas que impedem você de trabalhar de maneira mais fácil, inteligente e integrado.

3. Construindo um processo de compras

O que dá início a um processo de compra é a necessidade de compra: seja um material de escritório, uma licença de software, alimento para um evento interno ou quaisquer que sejam as demandas da equipe. É fundamental receber essa solicitação de modo estruturado e alinhado à estratégia de compras da empresa. Se não, você não poderá continuar com ela sem uma série de validações, aumentando o lead time.

Na Galeria de Templates do Pipefy, você encontra um modelo básico para o processo de compras, que funciona como ponto de partida para outras personalizações. Este fluxograma representa o template básico da Galeria de Templates do Pipefy.

Lembre-se de que este é o começo e uma versão simplificada de como pode ser um processo de compras no Pipefy. Vamos mergulhar fundo em cada uma de suas fases e aprender como enfrentar os desafios listados acima.

Passo 01: Identificando Necessidades / Solicitações

A primeira etapa é identificar a necessidade de uma compra. Isso acontece por meio de uma requisição de alguém externo ao time financeiro ou por meio de um processo interno de identificação de compras recorrente. A requisição de compra é enviada para a equipe que irá analisá-la e iniciar todas as etapas.

As solicitações de compra podem ser criadas e enviadas em diversos formatos, como pedidos em papel, ligações, emails ou por meio de um software específico. Como já dissemos, um dos primeiros entraves na compra é a falta de padronização, principalmente no recebimento das solicitações. É fácil se perder, por isso é preciso gerenciar o fluxo eficientemente. 

Recebendo Solicitações

O Pipefy permite que você crie formulários para receber solicitações de modo centralizado e padronizado, o que garante que as informações não sejam perdidas ou esquecidas.

Formulários iniciais são para os que têm acesso ao fluxo do processo de compras (quando as solicitações são da equipe interna), e os formulários públicos são compartilhados com quem não tem acesso ao Pipefy. 

Use campos condicionais (que se adaptam conforme o que é selecionado) e obrigatórios, etiquetas, anexos e muito mais para criar um formulário à prova de erros para receber solicitações de compra. Veja algumas dicas de campos para formulários:

• Nome do solicitante
• Email do solicitante
• Departamento da empresa
• O que precisa ser comprado / contratado?
• Tipo de categoria (software, produto, serviços, equipamentos etc.)
• Anexo
• Urgência
• Detalhes adicionais
• Data de Vencimento

O modelo de processo de compras oferece um formulário semelhante que você pode usar como ponto de partida. Se quiser, é possível criar campos condicionais para cada uma das categorias. Por exemplo: se alguém marcar o campo Outro, um novo item aparecerá com um campo de descrição para mais detalhes.

Assim que o formulário for preenchido, ele se transformará em uma solicitação de compra e aparecerá na primeira fase do fluxo de trabalho do Pipefy como um card. Nesse caso, o card é a representação visual da solicitação que passa por todas as fases do processo.

Um portal unificado de solicitações

Se você quer reunir vários formulários em um lugar, considere criar um portal. Assim, a equipe financeira pode disponibilizar uma página única e pública com links para formulários de compras, reembolso de despesas, contas a pagar, contas a receber e muito mais.

Passo 02: Triagem

A requisição de compra deve conter a descrição completa dos produtos ou serviços a serem adquiridos. Por isso, reiteramos a necessidade de um formulário detalhado com campos obrigatórios. Depois que a solicitação é enviada, cabe à equipe de compras revisar sua descrição e detalhes antes de prosseguir.

Itens como disponibilidade de orçamento, necessidade da compra e verificação legal podem ocorrer aqui. Se tudo estiver OK, a solicitação passa para a aprovação do gerente. Somente após a aprovação ela se tornará um pedido de compra efetivamente. Se a compra for rejeitada, o solicitante receberá uma notificação com o motivo da recusa.

Status de Solicitações (Guest Portal)

Normalmente, solicitantes podem entrar em contato com o time de compras perguntando por prazos de entrega. Isso pode ser bastante cansativo para a equipe, especialmente quando  várias pessoas solicitam o status de pedidos simultaneamente. 

Mas quando as requisições de compra são enviadas por meio de formulários do Pipefy, os solicitantes podem verificar facilmente em qual fase do processo o pedido se encontra (triagem, aprovação, cotação etc.). Eles recebem um email levando para a página de solicitações, que possui todas as requisições de um solicitante listadas.

Passo 03: Aprovação de Gerente

Depois de analisar a solicitação, é hora de validá-la. Cada departamento possui um ou dois gerentes que aprovam as solicitações, dependendo do custo total do produto. Esse tipo de aprovação geralmente requer um follow-up da equipe, o que pode levar algum tempo se a comunicação entre os envolvidos não for eficiente.

O fluxo da aprovação depende da complexidade da solicitação. Se for uma compra comum (material de escritório, bens, equipamentos), o gerente deve ser capaz de aprovar por conta própria. No entanto, as compras que consideram a contratação de um novo serviço ou novo software provavelmente precisarão passar por uma avaliação do comitê de software ou validação do time legal e de segurança.

Automação de Tarefas

Uma ótima maneira de tornar o fluxo de aprovação mais fácil é definir regras de automação dentro do Pipefy. Existem diferentes jeitos de estabelecer um fluxo de aprovação, como conectar o processo de compras com outros processos (vendas, marketing ou RH, por exemplo) para criar cards conectados.

Outra possibilidade é definir várias automações para tornar o processo mais rápido, como designar automaticamente um membro da equipe para uma solicitação. A automação pode seguir regras baseadas no valor do produto ou centro de custo, por exemplo, selecionando a pessoa certa quando a solicitação entra em uma fase. Dessa forma, os aprovadores corretos são notificados imediatamente.

Automação de Emails

Com as automações de email, você pode enviar emails diretamente do Pipefy. Você pode, por exemplo, enviar um email para o aprovador, com campos preenchidos automaticamente com dados da solicitação de compra e o link para revisão e aprovação. Desse modo, não precisa digitar um email do zero, garantindo que o aprovador seja notificado assim que a solicitação chegar à fase desejada.

Passo 04: Cotação

Quando a solicitação é aprovada pelo gerente, é hora de cotar opções para o pedido de compra. As requisições se tornam solicitações de cotação que são enviadas aos fornecedores. Você pode já ter uma seleção de fornecedores com quem trabalha ou talvez busque por novas opções para um pedido específico. 

Fornecedores em potencial enviam seus orçamentos e a equipe analisa as cotações para selecionar a que melhor se adequa à compra. Critérios como preço, termos e condições, localização, confiabilidade, especificações técnicas e tempo de entrega devem ser cuidadosamente avaliados, assim como a relação entre o comprador e fornecedor.

Registro de Fornecedores

Você pode criar uma biblioteca de fornecedores no Pipefy com databases (banco de dados). Assim é possível buscar um fornecedor (ou cadastrar um novo) quando o pedido de compra estiver na fase de cotação, centralizando todas as informações no card e garantindo um histórico claro.

Você pode até importar uma planilha e transformar cada item em um registro de banco de dados se tiver uma lista de fornecedores em outro lugar. Com os fornecedores dentro de um banco de dados, você não precisa buscar seus dados em outros sistemas e fontes, agilizando todo o processo.

Coletando informações no decorrer do processo

Você também pode usar formulários de fase para compartilhar um formulário diretamente da fase de cotação com um fornecedor. Desse modo, eles recebem um formulário com os campos (como anexos, valores, descrição, etc.) que devem ser preenchidos para enviar a cotação. Além disso, você pode automatizar essa comunicação com um template de email que preenche automaticamente o conteúdo com detalhes e links para o fornecedor.

Passo 05: Aprovação de Compra

Quando o melhor fornecedor é selecionado, é hora de uma aprovação final. Ela geralmente envolve o gerente do centro de custo ou o gerente do financeiro, dependendo das regras do seu processo. Por exemplo, o gerente pode aprovar compras abaixo de um valor específico (R$1.000), mas se a compra for superior ao referido valor, o CFO deve ser envolvido.

É preciso analisar o pedido de compras, a nota de recebimento e a fatura antes de aprová-la para pagamento. Essa verificação ajuda a decidir se a fatura deve ser paga parcialmente ou totalmente. As disparidades devem ser corrigidas para evitar cobranças extras, atrasos no pagamento ou danos às relações com os fornecedores.

Responsáveis por aprovações

O Pipefy permite criar automações que adicionam o aprovador correto a cada solicitação, de acordo com o centro de custo e valor total. Você pode personalizar essa automação a qualquer momento e adicionar quantas variáveis forem necessárias. Novamente, você pode enviar emails automatizados para aprovadores, informando-os sobre o que precisa ser feito dentro do prazo estabelecido.

Passo 06: Pagamento 

Depois que todas as etapas anteriores foram seguidas, é hora do pagamento. Lembre-se de que qualquer alteração ou cobrança de última hora pode precisar passar por outro processo de aprovação antes que a compra seja feita. Quando aprovado, o pagamento é emitido para o fornecedor. Normalmente, a equipe de compras busca descontos no pagamento antecipado e outros incentivos, evitando taxas.

As equipes de compras normalmente usam sistemas de ERP (como NetSuite, SAP ou TOTVS) ou outros sistemas financeiros para enviar e emitir notas fiscais e ter controle das transações realizadas. Entretanto, mesmo que esses sistemas forneçam uma solução para contabilidade, encargos e equilíbrio financeiro, eles carecem de autonomia. 

Eles acabam acorrentando o time de compras a uma equipe externa de TI para fazer alterações simples no processo, que podem levar horas para implementar. O processo se torna pouco personalizável e muito mais lento.

Integrações e Conexões

O Pipefy se integra com ERPs e outras plataformas para garantir a transmissão de dados de um sistema para outro, de forma que a informação seja conduzida sem se perder. Desse modo, o Pipefy alimenta os sistemas contábeis com os detalhes exatos da equipe para a emissão de faturas, contratos e pagamentos.

Integrações com o DocuSign para enviar e receber contratos no Pipefy são úteis para centralizar documentos em um só lugar e facilitar a verificação quando necessário. O Slack é um ótimo exemplo de integração quando falamos em notificações internas para a equipe, garantindo comunicação eficiente para que nenhuma mensagem passe despercebida.

Além disso, se preferir, é possível executar todo o processo financeiro dentro do Pipefy, com vários processos conectados. Por exemplo, com contas a pagar diretamente conectado a uma fase do processo de compra. Outros processos dentro do guarda-chuva financeiro também se beneficiam dessas conexões, como:

• Análise de contratos
• Relatório de despesas
• Pedidos de reembolso

Passo 07: Entrega

A última fase do processo de compra é a entrega — quando as mercadorias e produtos são entregues ao funcionário ou à empresa. Um contrato assinado também pode ser classificado como entregue, dependendo das regras do processo. É bom ficar de olho nos prazos e ter uma etapa de verificação final com o solicitante para garantir que a entrega foi realizada corretamente.

4. De olho nas KPIs mais comuns de processos de compras

É fundamental ter controle das despesas e do orçamento em qualquer processo de compras, com fácil acesso aos dados históricos. Você precisa estar atento aos seus KPIs financeiros, para que possa seguir métricas importantes o tempo todo, como:

• Custo por fatura
• Precisão da ordem de compra
• Prazo de entrega do fornecedor
• Taxa de compras emergenciais

Com o Pipefy, é fácil visualizar essas informações com relatórios personalizados que você cria para extrair informações. A personalização permite que você selecione e construa o relatório com os dados exatos que deseja ver, como número de solicitações por departamento ou funcionário, prazos e muito mais. Você também pode importar os dados do Pipefy para uma planilha e compartilhar com pessoas de fora da plataforma.

Os painéis permitem que você crie gráficos personalizados com apenas alguns cliques. Desse jeito, você pode visualizar informações do processo em gráficos, tabelas, barras, formato de pizza e muito mais. Por exemplo:

• Dinheiro gasto por fornecedor
• Tempo de card por fase
• Gasto VS Orçamento
• Economia mensal

Você não precisa de nenhum conhecimento de código para adicionar ou remover gráficos, bem como para criar relatórios customizados Isso garante autonomia na análise de despesas e dados mensais de todo o ciclo de compras.

5. Gerenciando um processo de compras impecável

Um processo de compra de alto nível deve seguir as etapas mencionadas ou provavelmente se tornará lento, pouco claro e exigirá muito retrabalho e trabalho manual. Ter um processo bem estabelecido não é útil apenas para o controle geral das compras, mas também para evitar fraudes e negociações ilícitas. 

Verifique os principais itens que trazem uma operação ao primeiro nível:

• Aprovações: Erradicar os riscos de compras indevidas e evitar fraudes com um fluxo de aprovações confiável, garantindo o cumprimento dos prazos e melhorando a comunicação da equipe.

• Automação: Usar a tecnologia a seu favor para eliminar tarefas manuais e custos de operação desnecessários com atividades automatizadas.

• Contabilidade: Informar as compras ao departamento financeiro com preços, datas e detalhes das negociações. As finanças da empresa dependem de relatórios com impostos e lucratividade.

• Rastreabilidade de Auditoria: Garantir a rastreabilidade e visibilidade, estar em conformidade com regulamentos para melhores decisões, gerenciando custos e alcançando maior economia.

• Autonomia de Customização: Reduzir burocracias, capacitar gestores a criar regras e ter total autonomia do fluxo de trabalho da operação.

Não negligencie nenhum centavo que pode ser melhor gasto. Independentemente do tamanho do negócio, é fundamental ter um processo à prova de erros, automatizado e confiável. O Pipefy oferece a autonomia da personalização aliada a recursos que garantem visibilidade, controle e agilidade, impulsionando o processo de compras a um nível superior de eficiência.