O processo de contas a receber, na definição da consultoria Forrester, “representa a movimentação das contas a serem recebidas durante um período”. Dessa forma, “um aumento nas contas a receber tem um impacto negativo no fluxo de caixa das atividades operacionais e vice-versa”. Ou seja, esse processo cuida das cobranças aos clientes que adquiriram produtos/serviços no crédito, e que têm um prazo para pagá-los.
Otimizar as contas a receber sempre foi importante para o lucro de qualquer empresa, mas esse peso aumentou com a pandemia de Covid-19. Segundo a consultoria McKinsey, a crise sanitária sobrecarregou esse processo, já que a inadimplência aumentou nesse período.
Em um cenário desses, padronizar etapas do processo e recorrer a soluções digitais que vão além das planilhas e emails pode ser o caminho mais fácil para aumentar a eficiência das suas contas a receber. Por isso, separamos neste artigo uma lista de ferramentas que podem ajudar você a enfrentar problemas nos fluxos de cobranças da sua empresa.
Quais são os problemas mais comuns no processo de contas a receber?
Alguns problemas são recorrentes quando falamos em um processo de contas a receber, e têm impactos significativos na entrada de recursos em empresas. Destacamos alguns deles abaixo:
- Falta de visibilidade do processo, seja por gestores ou por membros da equipe. Ocorre quando não há clareza sobre as atribuições, sobre o status de cada tarefa e sobre o escopo de cada atividade.
- Tolerância com a inadimplência dos clientes, provocada pelo mau monitoramento de prazos de pagamento e métodos ineficientes de cobrança — que, em alguns casos, nem mesmo é tentada.
- Manuseio ineficiente de informações, normalmente causado pela aposta em ferramentas obsoletas: trocas de email, papéis e planilhas, por exemplo. Algumas soluções digitais, por outro lado, centralizam informações importantes em um único lugar, e permitem padronizar a comunicação, automatizar o contato com clientes e criar invoices com mais precisão.
- Falta de escalabilidade, que acontece quando as vendas aumentam muito, mas o time responsável pelo processo de contas a receber não cresce na mesma proporção. Com isso, os profissionais ficam sobrecarregados com tarefas manuais repetitivas, aumentando a possibilidade de erros humanos.
Boas práticas no processo de contas a receber
Você reconhece algumas das situações descritas acima? Saiba que elas não são incontornáveis. Segundo o mesmo relatório da McKinsey que já mencionamos, empresas bem-sucedidas em minimizar problemas comuns do processo de contas a receber adotaram as seguintes estratégias:
- Estabeleceram sistemas robustos de classificação de risco de crédito dos clientes, com políticas claras em relação ao grau de exposição da empresa ao risco de inadimplência. Esses dados não ficaram limitados aos times de Financeiro, e puderam nortear ações dos departamentos de Vendas, responsáveis por fechar os negócios com os clientes.
- Focaram em reduzir os atrasos de pagamento no futuro — e não nos atuais. Empresas que optaram por prevenir a inadimplência em vez de resolver a atual conseguiram mais sucesso em diminuir esse problema, atacando questões estruturais.
- Padronizaram os termos de pagamento acordados pela empresa com seus clientes.
- Fizeram uma análise profunda de dados, para mapear a situação financeira dos clientes e seu histórico de inadimplência com a própria empresa.
- Garantiram a colaboração entre os times de Vendas, Operações, Gestão de Projetos e a equipe responsável pela emissão das faturas, otimizando esse fluxo de trabalho. Para a McKinsey, automações são uma boa solução para agilizar invoices e evitar que eles contenham erros.
5 ferramentas para melhorar seu processo de contas a receber
No caminho para otimizar seu processo de contas a receber e adotar algumas das estratégias citadas acima, certas ferramentas digitais podem ajudar. Elas facilitam a emissão de invoices, o monitoramento dos pagamentos dos clientes e a organização de informações relevantes para melhorar o processo. Separamos cinco dessas ferramentas, e vamos falar mais sobre cada uma delas a seguir.
Formulários padronizados
Para elaborar invoices com precisão, uma ferramenta importante para coletar informações de clientes podem ser os formulários online. Padronizados, eles podem ser montados e enviados para vários clientes, repetidas vezes. O exemplo mais famoso é o Google Forms, ferramenta que permite criar campos de diferentes tipos, submeter imagens e documentos, além de confirmar o recebimento dos dados para quem os preenche.
O Forms é gratuito, mas tem algumas limitações: não pode ser usado para automações e nem se conecta a seus workflows de contas a receber já existentes. Softwares de gestão de processos de negócios, como o Pipefy, já incluem essas funcionalidades em seus formulários online de contas a receber, oferecendo soluções mais completas.
Sage Intacct
O Sage Intacct é uma ferramenta robusta que conecta diversos processos financeiros diferentes, de contas a receber a contas a pagar. Fica hospedada na nuvem e pode ser acessada online por qualquer profissional que tem uma conta na plataforma (paga) pela sua empresa.
Esse programa permite que você crie workflows integrados dentro do seu departamento Financeiro, implemente automações que eliminem tarefas manuais de contas a pagar e aumente a visibilidade dos gestores sobre as operações financeiras como um todo.
Centralizando todas as informações no mesmo ambiente digital, fica mais fácil gerar relatórios que vão guiar planejamentos importantes para a sua empresa.
Chargify
O Chargify é uma plataforma dedicada especialmente a empresas de software que comercializam produtos dependentes de assinaturas (sejam elas mensais ou anuais). O programa facilita desde a montagem do modelo de faturamento (se vai ser oferecido um período de teste grátis, quanto vão custar os produtos, quais serão os descontos e valores extras) até o dia a dia da cobrança, emitindo invoices padronizados.
A partir da sua cartela de assinantes, a plataforma também gera relatórios importantes, que incluem desde o faturamento da empresa e suas variáveis até o comportamento dos consumidores em relação ao produto.
Freshbooks
O Freshbooks é dedicado a empresas de pequeno porte, ajudando-as na emissão de faturas profissionais e customizáveis de forma rápida e precisa. O programa permite criar algumas automações no processo de contas a receber, como o envio de lembretes aos clientes dentro de prazos pré-definidos.
É possível ainda monitorar o status de cada um dos invoices emitidos, exigir pagamentos adiantados de forma automática, gerar relatórios completos que permitem identificar quem são os devedores e tomar decisões que maximizem o lucro da sua empresa.
Bill.com
O aplicativo conecta os processos de contas a pagar e a receber de empresas, gerando relatórios detalhados dos fluxos de caixa. Para contas a receber, especificamente, a ferramenta emite faturas padronizadas e customizáveis aos clientes e permite a comunicação automática com consumidores cujos pagamentos estão atrasados.
Além disso, o software também pode programar invoices para o envio em datas específicas, para mandar notificações ao time Financeiro sobre o status de cada pagamento e controlar todos os fluxos monetários que entram com as vendas e saem para os fornecedores.
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Qual é o diferencial de um processo digital de contas a pagar e receber?
Em processos de contas a pagar e a receber digitalizados, os workflows dessas duas áreas podem ser integrados, e ficam abrigados em plataformas de orquestração de processos. Com isso, todas as informações sobre pagamentos recebidos e efetuados pela empresa são centralizadas em um mesmo ambiente, eliminando a necessidade de papéis, planilhas ou trocas de email infinitas. Isso permite que:
- Cada processo executado gere dados sobre seu próprio desempenho, facilitando a tomada de decisão pelos gestores.
- O pagamento dos clientes, no caso de contas a receber, seja acompanhado mais de perto e nenhuma fatura deixe de ser cobrada.
- A inadimplência de um cliente seja monitorada, registrada e influencie novos negócios no futuro.
- As informações não se percam em planilhas confusas de contas a receber e de contas a pagar, que podem provocar erros e perdas de dados.
- Os invoices emitidos fiquem registrados em uma plataforma, e sejam elaborados mais facilmente com a padronização de informações coletadas por formulários online.
- Todos os profissionais envolvidos nos processos de contas a pagar e a receber estejam cientes de suas atribuições.
Assim, as ferramentas digitais acabam por diminuir erros humanos e torna mais rápida a conclusão das atividades. Ao permitirem a aplicação de automações à workflows de contas a receber, como notificações pré-configuradas, emails automáticos de cobrança e outros, esses programas também economizam tempo precioso dos profissionais da sua equipe.
Integrando suas ferramentas para um processo de contas a receber otimizado
Algumas das ferramentas que indicamos para processos de contas a receber são específicas para o setor Financeiro. Porém, para alcançar resultados mais completos, elas podem ser conectadas a ferramentas mais abrangentes. Como a um software de gestão de workflows, que permite criar e aperfeiçoar qualquer processo de uma empresa, em todos os departamentos.
Além de desenvolver e aperfeiçoar processos e fluxos de trabalho, nessas plataformas é possível também configurar automações mais completas. Por exemplo: que sejam engatilhadas por ações em processos de outros departamentos e vice-versa. Ou ainda que permitam a integração de múltiplos programas diferentes usados por diferentes áreas do Financeiro: dos calendários do Google até o DocuSign (aplicativo para a assinatura de documentos online).
Como funciona o processo de contas a receber de uma empresa com Pipefy?
Com Pipefy, o processo de contas a receber de uma empresa fica menos sujeito a erros e melhora seu desempenho. Pipefy é um software de gestão de workflows que pode ser implementado em qualquer departamento. Ele permite que você coordene com eficiência todos os diferentes processos de uma empresa — e que cuide também individualmente de cada um deles.
Com uma interface visual e de fácil navegação, o software não requer conhecimentos de programação para o desenvolvimento de fluxos de trabalho eficientes de contas a receber, com automações que podem até ser complexas, mas são fáceis de configurar.
Ferramentas para processos de contas a receber, como Chargify, Bill.com, Freshbooks e até mesmo o Sage Intacct, podem ser integradas ao Pipefy, alavancando seu controle financeiro. O Pipefy também oferece formulários online customizáveis, padronizando a coleta de informações para a emissão de invoices.
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