Ferramentas de RH: 13 recursos essenciais para uma gestão de pessoas estratégica

Escolher as ferramentas de RH certas é imprescindível para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, são elas que permitem uma gestão estratégica e orientada ao crescimento contínuo dos negócios.

Levando em consideração as responsabilidades inerentes ao setor Recursos Humanos, é fácil perceber a relevância do tema. Por isso, vamos falar a seguir da importância de uma boa gestão de RH e sobre as melhores ferramentas para realizar essa gestão.

Por que usar ferramentas de RH?

O departamento de Recursos Humanos é diretamente responsável pela intermediação entre as demandas gerenciais e os talentos responsáveis por cumpri-las da melhor maneira possível.

Uma pesquisa da consultoria McKinsey concluiu que as empresas mais preparadas para o futuro são aquelas que sabem o que são, operam de forma prática e rápida e que conseguem crescer pautadas no aprendizado e na inovação.

Nesse sentido, é justamente a gestão estratégica de RH que viabiliza esses diferenciais, impulsionando transformações internas que resultam em mudanças positivas.

Benefícios das ferramentas para a gestão de RH

A gestão estratégica de RH abre portas a uma série de melhorias na qualidade de trabalho de diversos profissionais. Não só o time de RH consegue trabalhar com mais assertividade como também, em consequência disso, seus clientes internos recebem um atendimento melhor da equipe.

Confira a seguir algumas dos diferenciais das empresas com gestão estratégica de RH:

Otimização do tempo

De acordo com uma pesquisa da Zapier publicada em 2021, 60% dos chamados “trabalhadores do conhecimento” (categoria na qual profissionais de RH se encaixam) economizam tempo no trabalho com automações. E uma boa gestão estratégica de RH é um requisito para que essas automações possam ser implementadas.

Dessa maneira, tarefas manuais e repetitivas, como inserção de dados em planilhas e envio de emails a grupos de pessoas (novos contratados, candidatos, etc), podem ser eliminadas em poucos cliques. Isso proporciona maior produtividade e agilidade para a equipe de RH, além de oferecer uma melhor experiência para os colaboradores da empresa.

Melhorias gerenciais

Além de agilidade e eficiência, uma boa gestão estratégica do RH também promove mais transparência e, com isso, mais confiança na liderança. Isso é relevante pois, segundo uma pesquisa realizada pela Gallup em 2019, colaboradores que confiam na liderança de seu trabalho tem duas vezes mais probabilidade de permanecer na empresa por mais um ano.

Nesse sentido, também fica mais fácil monitorar a performance de cada colaborador. Isso permite fornecer avaliações de desempenho mais assertivas, o que também beneficia os colaboradores da empresa.

Ganho estratégico

Uma boa gestão dos processos de RH pode reduzir o turnover, garantindo que os colaboradores que possuam fit técnico e cultural com a empresa permaneçam na equipe. No longo prazo, isso se traduz numa equipe mais engajada, e que se mantém motivada mesmo em momentos mais desafiadores. Esse tipo de gestão também é essencial para a aplicação de People Analytics, uma das tendências de negócios para os próximos anos.

Mas afinal, quais ferramentas para gestão de RH adotar? Qual a importância das metodologias atreladas a elas? Quais as melhores soluções disponíveis no mercado? Vamos nos aprofundar no assunto na sequência!

13 melhores ferramentas de RH

Investir em ferramentas de gestão de pessoas significa otimizar tudo que envolve o departamento de RH. Ou seja, trazer mais produtividade, agilidade nos processos, capacidade de tomar decisões mais assertivas e manter os colaboradores mais engajados, entre outras melhorias estratégicas.

Atualmente, alguns recursos têm ganhado cada vez mais destaque para cumprir esses objetivos e se tornaram requisitos para a otimização da área de Recursos Humanos nas empresas. São eles:

1. Software de Recrutamento e Seleção – ATS

Um tipo muito comum de ferramenta de gestão de RH é o ATS, sigla em inglês que significa Applicant Tracking System (ou “sistema de rastreio de candidatos”). Como o nome indica, esses programas são voltados para o acompanhamento de candidatos em processos seletivos.

Softwares desse tipo coletam e armazenam CVs e outras informações sobre candidatos em um banco de dados. Profissionais de RH podem aplicar filtros a esse banco para encontrar nele os candidatos que melhor se adequam às vagas que precisam ser preenchidas naquele momento.

Dados armazenados em ferramentas de RH de recrutamento e seleção costumam seguir padrões rigorosos de segurança. Além disso, esses programas também costumam oferecer outros recursos para facilitar a gestão de processos seletivos. Alguns dos ATS mais populares do mercado incluem WorkDay, JazzHR e Taleo.

2. Software de admissão

Uma vez preenchida a vaga, é necessário que o RH realize o processo de admissão do candidato escolhido, que envolve assinatura de contrato, coleta de documentos, assinatura da carteira de trabalho, entre outras tarefas. O software de admissão é uma ferramenta de RH que pode auxiliar a equipe a conduzir essas tarefas com mais organização e eficiência.

Essas aplicações permitem automatizar e digitalizar várias etapas do processo. Também possibilitam que o líder do RH delegue tarefas a membros de sua equipe e tenha visibilidade sobre o andamento da admissão de cada novo contratado — algo essencial em empresas de maior porte.

3. Software de onboarding

A admissão pode ser pensada como a primeira em uma série de etapas que vão desde a contratação até o momento em que o profissional está trabalhando plenamente em seu novo cargo. O conjunto dessas etapas é conhecido como onboarding e inclui coleta de documentos, criação de contas em sistemas digitais, envio de materiais, treinamentos e diversas outras tarefas.

Softwares de onboarding ajudam equipes de RH a organizar esse processo — o que pode ser essencial no caso de empresas que contratam em ritmo acelerado. Eles ajudam a monitorar o progresso de cada novo contratado no processo de onboarding e permitem comunicação entre as diversas equipes que precisam colaborar para que esse processo corra bem (RH, TI, Financeiro, etc.).

4. Sistemas de controle de ponto

Cartões e relógios de ponto já eram, em 2019, métodos antiquados para a gestão da carga horária dos colaboradores. Com a pandemia da COVID-19, a demanda por sistemas digitais que fossem capazes de registrar o horário de trabalho de cada colaborador se tornou urgente.

Sistemas de controle de ponto digitais já existiam antes disso, mas se popularizaram muito com a ampliação do trabalho remoto. O Pontomais é um exemplo dessa ferramenta de RH, permitindo que o registro do horário de trabalho de cada colaborador seja feito com precisão. Esse registro é feito pelo próprio colaborador, que indica o momento em que começou seu dia de trabalho e o momento em que encerrou as atividades.

Essas ferramentas de RH podem ser usadas pelo colaborador tanto em um notebook quanto em seu próprio celular. Alguns sistemas ainda permitem que a empresa exija geolocalização no momento do registro, ou que o colaborador envie uma foto sua para comprovação.

5. Plataforma de gestão de desempenho

O processo de avaliação de desempenho é decisivo para uma gestão estratégica de RH. A falta de perspectivas de crescimento é um fator que faz com que muitos profissionais deixem suas empresas. Resolver esse problema exige uma abordagem de múltiplas iniciativas, mas a avaliação de desempenho, realizada regularmente e com qualidade, pode auxiliar imensamente.

As plataformas de gestão de desempenho, como Mesh e Lattice, ajudam a evitar esse problema. Elas permitem que a equipe de RH gerencie esse processo com o máximo de visibilidade possível. Além disso, as ferramentas fornecem um ambiente digital no qual cada profissional pode avaliar a si mesmo e os demais (tanto pares quanto gerentes ou coordenadores) segundo parâmetros estabelecidos pela equipe e fornecer feedback da maneira mais construtiva possível.

6. Chatbot

Chatbots podem não parecer, imediatamente, uma ferramenta de RH. Mas também podem ser usados neste sentido: eles oferecem uma interface conversacional por meio da qual colaboradores podem fazer perguntas e solicitações ao time de Recursos Humanos.

Através da Inteligência Artificial, os chatbots podem ser alimentados com bases de dados e informações sobre a empresa, garantindo que o recurso seja capaz de atender diferentes chamados direcionados ao time de RH.

7. Gamificação

Gamificação é a tática de usar elementos ou sistemas inspirados em jogos eletrônicos para atividades cotidianas. É uma ferramenta de RH no sentido de que profissionais dessa área também podem recorrer a essa tática para aumentar o engajamento dos colaboradores ou tornar algumas atividades do trabalho mais interessantes.

Por exemplo: é possível desenvolver treinamentos para novos funcionários que se baseiem em jogos, oferecendo pontos e recompensas por atividades realizadas. Esse recurso também pode ser empregado para incentivar aumentos de produtividade, com bônus sendo oferecidos aos colaboradores conforme eles atingem determinadas metas de desempenho.

8. Ferramentas de armazenamento de dados em nuvens

Soluções como o Google Drive, o One Drive e o Dropbox são úteis para diversos departamentos de negócios. Naturalmente, também são importantes ferramentas de RH. Essas plataformas permitem que a equipe armazene e organize arquivos e documentos digitais de maneira rápida e segura.

Em específico, o time de RH pode usar sistemas de armazenamento de dados em nuvem para arquivar digitalmente contratos de trabalho, atestados médicos e outros documentos dos colaboradores, facilitando a localização dessas informações. Aplicações desse tipo criam um backup seguro desses dados importantes e dão mais confiabilidade ao trabalho da equipe.

9. Pesquisa de clima organizacional

Manter um clima organizacional positivo traz uma série de benefícios para a empresa: melhor comunicação, maior senso de pertencimento, menos turnover, entre outros. E há ferramentas de gestão de pessoas que podem ajudar a mensurar e melhorar esse clima.

Plataformas de surveys ou de formulários digitais podem ser usadas para realizar pesquisas de clima organizacional. Elas ajudam a centralizar as respostas, a fazer a média das notas recebidas para alguns fatores e mantêm o sigilo das informações. Esse último ponto é particularmente importante, já que colaboradores se sentirão mais à vontade para responder sinceramente de forma anônima.

10. Coaching

Mentorias e coaching também podem auxiliar colaboradores que estejam em busca de oportunidades de desenvolvimento profissional dentro da empresa. Além de técnicas específicas, há também plataformas de gestão dedicadas a esse ramo que podem ser interessantes caso a empresa pretenda oferecer esse serviço aos colaboradores.

11. Plataforma de treinamento

Planos de treinamento também são importantes para garantir a prosperidade dos colaboradores e viabilizar que as empresas se mantenham competitivas, e há plataformas dedicadas à oferta de planos desse tipo.

Contar com uma plataforma de treinamento viabiliza que a aprendizagem virtual aconteça de maneira uniforme na empresa, fazendo com que o ensino seja mais eficiente. Udemy, Coursera e Alura são algumas das plataformas de aprendizagem mais utilizada pelas empresas.

12. People analytics

Para empresas que têm um departamento de RH mais maduro e estratégico, ferramentas de People Analytics podem ser um próximo passo interessante.

Relativamente novas, elas conseguem trazer insights valiosos sobre os colaboradores por meio do uso de dados. Também podem ajudar a medir o nível de satisfação da equipe com o cargo atual e entender novas maneiras de motivá-las.

13. Inteligência Artificial

A adoção da Inteligência Artificial nos Recursos Humanos tem crescido cada vez mais para criar e melhorar processos, analisar dados e coletar insights valiosos. A pesquisa O Futuro do Trabalho 2022 da IDC prevê que, ao final de 2023, 60% das empresas globais implementarão ferramentas de IA e machine learning (ML) para apoiar toda a gestão da experiência do colaborador.

De acordo com o estudo, 92% dos líderes de RH pretendem aumentar a utilização da AI no próximo ano, com foco em aplicar a tecnologia em áreas como: gestão de desempenho, processamento de folha de pagamento e administração de benefícios, recrutamento e contratação, integração de novos funcionários e gestão de registros de funcionários.

Um exemplo de solução é a Pipefy AI, que utiliza a inteligência artificial generativa para criar, gerir e automatizar processos de RH. Através de um chatbot inteligente, é possível gerar respostas automáticas para dúvidas recorrentes, abrir solicitações de colaboradores, obter análises e insights estratégicos em segundos, além de automaticamente criar processos com regras personalizadas.

Como escolher a melhor ferramenta de RH?

Escolher a melhor ferramenta de RH começa com entender os principais desafios da sua organização. Seu time de RH não está conseguindo contratar no ritmo que precisa? Os colaboradores da equipe ficam sobrecarregados com demandas repetitivas? O turnover está muito alto? Cada uma dessas questões pode ser solucionada com o uso de plataformas diferentes.

O Pipefy é um sistema de gestão e automação de processos de negócios que faz o papel da maioria dos tipos de ferramentas para gestão de RH descritas acima. Com Pipefy, você garante as melhores experiências para seus funcionários e candidatos. Tudo por meio de uma plataforma prática e intuitiva, que automatiza trabalhos manuais e repetitivos.

Elimine tarefas manuais e conte com recursos sob medida para atender suas necessidades, como:

Abertura de vaga e aprovação;
Recrutamento e Seleção;
Onboarding de colaboradores;
Solicitações de RH;
Solicitações de trabalho remoto;
Workflows customizáveis;
Automação de processos.

Tudo isso pode ser feito de forma totalmente personalizada. Inclusive, você não precisa entender linguagem de programação para montar processos estruturados e criar automações.

Para se livrar de planilhas extensas, trabalhosas e confusas, você pode integrar o Pipefy às suas ferramentas de folha de pagamento, HCM, ERPs e bancos de dados de colaboradores.

Já para eliminar threads infinitas e poupar tempo com a gestão de emails, a plataforma oferece uma caixa de entrada compartilhada, além de templates de emails prontos para usar.

Assim, nenhuma mensagem fica para trás. Seu time também pode distribuir mensagens automaticamente e aumentar sua produtividade com respostas padronizadas.

Outra possibilidade é extrair informações do seu fluxo de trabalho e traduzi-las em métricas instantâneas. Essas métricas permitem medir com precisão elementos ligados a contratações, orçamentos, níveis de desempenho, entre outros dados estratégicos.