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Criar um fluxograma de processos bem definido é fundamental para garantir uma visão mais completa e precisa sobre as atividades de uma empresa. Com ele, as operações se tornam mais fluidas e previsíveis, todos têm ciência sobre as tarefas que precisam cumprir, quais resultados devem ser obtidos em cada etapa e como elas se relacionam com o todo.
Essa capacidade de organização e previsibilidade é imprescindível diante dos crescentes desafios impostos pelo mercado. Neste artigo, você vai entender o que é fluxograma de processos, seus benefícios, como fazer um fluxograma e muito mais.
O que é um fluxograma de processo?
Um fluxograma de processo consiste em uma representação gráfica sobre o fluxo de tarefas e demandas a ser seguido em determinada operação. Ele é composto por símbolos e gráficos que sequenciam as etapas processuais de maneira lógica, demonstrando assim como os trabalhos devem ser executados.
Suas principais finalidades incluem modelar e mapear processos, determinar e registrar suas boas práticas, além de facilitar sua compreensão e otimização. Um fluxograma deve prever e relacionar o início, o meio e o final de um processo. Ou seja, as entradas necessárias para o procedimento, o andamento processual em si e as saídas ou resultados obtidos ao fim de suas etapas.
A representação de cada fase de um diagrama de fluxo de processo é feita por símbolos e modelos específicos. Antes de montar seu fluxograma, é fundamental analisar e documentar todos os processos que existem na empresa, pois isso garante que todos os pontos sejam contemplados e evita gargalos.
Tipos de fluxograma de processo
A montagem de um fluxograma pode ser baseada em diferentes modelos, que seguem lógicas próprias de organização. Os mais conhecidos e priorizados pelos mercado são:
Fluxograma de processo simples ou linear
O fluxograma de processo do tipo linear representa a sequência de trabalhos e seus pontos passíveis de decisão ao longo das atividades a serem cumpridas. Trata-se de uma opção mais abrangente, que ajuda a reconhecer falhas e pontos passíveis de aprimoramento. Seu principal objetivo é demonstrar e elucidar o funcionamento do procedimento em questão.
Fluxograma de processo funcional
Assim como o organograma funcional, o fluxograma funcional divide um processo entre diferentes times de uma mesma organização. Ele é voltado aos procedimentos que preveem a atuação de diferentes áreas, mas que têm apenas um fluxo de entradas e saídas. Sua finalidade é justamente conectar tarefas e melhorar a interação entre as equipes que lidam com as tarefas em diversos segmentos.
Principais símbolos usados em um fluxograma de processo
Os símbolos de fluxograma facilitam a compreensão de como o trabalho é conduzido em um processo. Eles são úteis para treinar novos funcionários, documentar práticas para garantir a continuidade delas e fornecer aos clientes internos e aos próprios profissionais da equipe uma visão geral de como o trabalho se desenvolve.
Confira os símbolos mais usados em um fluxograma de processo:
Terminal
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Indica o início (gatilho) ou fim (resultado) de um processo.
Processo
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Designa cada ação ou tarefa específica dentro do fluxo.
Decisão
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Indica uma escolha que deve ser feita ou uma pergunta que precisa ser respondida. Seu resultado determina a próxima etapa do fluxo.
Fluxo
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Mostra a direção e a ordem de cada fluxo. É preciso prestar atenção na “ponta” das setas.
Processo pré-definido
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Indica um processo que requer alto nível de detalhamento. Informações adicionais para processos predefinidos podem ser fornecidas em outro lugar.
Operação manual
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Trabalho ou atividade que não pode ser automatizada. A entrada manual é necessária para cada instância deste fluxo de trabalho.
Documento
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Mostra que é necessária a criação ou uso de um documento. Os documentos incluem arquivos, emails, relatórios, pedidos ou formulários.
Vários documentos
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Sentido parecido com o símbolo acima, mas indica que é necessário mais de um documento em determinada etapa.
Conector
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Indica que o fluxograma continua em outro ponto ou em outro documento. Os símbolos de conexão são numerados para que possam ser combinados, e isso é especialmente importante para fluxos complexos.
Benefícios em ter um fluxograma de processo
Ter um fluxograma empresarial permite que os processos da organização sejam mais bem estruturados e visíveis para todos da equipe, o que garante uma série de benefícios.
O fluxograma estimula a colaboração entre profissionais, facilita a identificação de problemas e a otimização de processos. Além disso, o tempo de onboarding e treinamento de novos colaboradores pode ser reduzido. Afinal, fica mais simples explicar para um recém-contratado o que ele deve fazer e quais são as próximas etapas quando a organização toda tem clareza sobre as tarefas envolvidas.
Outros grandes benefícios são a padronização de processos e a garantia que os mesmos serão executados da mesma maneira, todas as vezes. O fluxograma ainda facilita a definição exata de quem são os responsáveis por cada etapa do processo, tanto gerencial quanto operacionalmente. Assim, todos sempre sabem o que deve ser feito e até que reposições podem ser realizadas sem perda de qualidade.
Padronização de processos
Sem uma rotina bem definida para a realização das tarefas, é mais fácil que erros ocorram, que mais tempo seja gasto e que retrabalhos se tornem comuns. O fluxograma serve justamente para padronizar os modelos de atuação, minimizando esses contratempos e conferindo total conformidade a todos os processos da organização.
Otimização
O desenho do fluxograma permite visualizar todas as rotinas a serem realizadas diariamente na empresa. Isso também inclui trabalhos desnecessários e que mais tomam tempo dos colaboradores. Dessa maneira, o controle permite eliminar redundâncias, otimizar o tempo e os esforços dedicados às tarefas e manter-se sempre atento aos pontos passíveis de melhorias.
Cargos e responsabilidades
Todo negócio já passou por dificuldades ligadas à disponibilidade de profissionais, desde áreas sobrecarregadas por atividades fora de seu escopo, gestores que não sabem a quem atribuir certa demanda ou perda de qualidade em funções que deixaram de ser atendidas por determinado funcionário (que saiu de férias ou pediu demissão, por exemplo).
No fluxograma, é definido exatamente quem são os responsáveis por cada etapa do processo, tanto gerencial quanto operacionalmente. Assim, todos sempre sabem o que deve ser feito e até que reposições podem ser realizadas sem perda de qualidade.
Como fazer um fluxograma de processo
Para fazer um bom fluxograma de processo, siga os 5 passos abaixo:
1. Mapeie o processo e crie o fluxograma
O primeiro passo é mapear o processo que será diagramado. Isso inclui analisar e documentar todas as etapas, tarefas e pessoas envolvidas.
Um bom planejamento sobre o procedimento desenhado e suas sequências é fundamental, assim como a discussão do modelo inicial do fluxograma entre todos os interessados, que serve para validá-lo e garantir que nenhum ponto importante deixe de ser contemplado.
2. Revise e otimize o processo atual
Esse é o momento de identificar gargalos e oportunidades de melhoria. É muito importante, nesse passo, colher feedbacks dos colaboradores envolvidos diretamente no processo. Fazer a otimização antes de implementar vai te poupar muitas horas de trabalho no longo prazo.
3. Implemente o processo otimizado
Após o desenho do fluxograma do processo otimizado, já é possível começar sua implementação. É fundamental que todos os colaboradores tenham acesso fácil ao fluxo, sua diagramação, etapas e responsáveis.
4. Comunique a mudança e realize treinamentos
Seja transparente e comunique efetivamente a mudança para toda a equipe. Se necessário, realize treinamentos para que todos entendam e tenham domínio do novo processo. Nesse momento, colha feedbacks sobre o processo otimizado.
5. Monitore a performance do novo processo continuamente
Monitore de perto a performance do novo processo para entender se tudo está funcionando como planejado e se as melhorias estão sendo efetivas. Essa etapa deve ser feita continuamente para que os processos da sua empresa estejam sempre performando bem.
Como o Pipefy pode ajudar na criação de fluxogramas de processo?
A tecnologia é uma grande aliada na criação de fluxogramas de processo. O Pipefy é um software de gerenciamento e automação de processos que promove visibilidade e controle total para criação de fluxogramas, e é simples de usar e implementar.
O sistema conta com recursos de inteligência artificial, formulários online, templates de processos prontos para usar, portais de documentos, relatórios instantâneos, análise de dados e muitas outras funcionalidades que vão ajudar seu time a alcançar todo seu potencial.
É uma ferramenta que dá autonomia a toda a equipe, permitindo automatizar processos de rotina com uma abordagem no-code, ou seja, sem a necessidade de conhecimentos técnicos em programação.
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