Criar um fluxograma de processos bem definido é fundamental para garantir uma visão mais completa e precisa sobre as atividades de uma empresa. Com ele, as operações se tornam mais fluidas e previsíveis, todos têm ciência sobre as tarefas que precisam cumprir, quais resultados devem ser obtidos em cada etapa e como elas se relacionam com o todo.
Essa capacidade de organização e previsibilidade é imprescindível diante dos crescentes desafios impostos pelo mercado. Neste artigo, você vai entender o que é fluxograma de processos, seus benefícios, como fazer um fluxograma e muito mais.
O que é um fluxograma de processo?
Um fluxograma de processo consiste em uma representação gráfica sobre o fluxo de tarefas e demandas a ser seguido em determinada operação. Ele é composto por símbolos e gráficos que sequenciam as etapas processuais de maneira lógica, demonstrando assim como os trabalhos devem ser executados.
Suas principais finalidades incluem modelar e mapear processos, determinar e registrar suas boas práticas, além de facilitar sua compreensão e otimização. Um fluxograma deve prever e relacionar o início, o meio e o final de um processo. Ou seja, as entradas necessárias para o procedimento, o andamento processual em si e as saídas ou resultados obtidos ao fim de suas etapas.
A representação de cada fase de um diagrama de fluxo de processo é feita por símbolos e modelos específicos. Antes de montar seu fluxograma, é fundamental analisar e documentar todos os processos que existem na empresa, pois isso garante que todos os pontos sejam contemplados e evita gargalos.
Tipos de fluxograma de processo
A montagem de um fluxograma pode ser baseada em diferentes modelos, que seguem lógicas próprias de organização. Os mais conhecidos e priorizados pelos mercado são:
Fluxograma de processo simples ou linear
O fluxograma de processo do tipo linear representa a sequência de trabalhos e seus pontos passíveis de decisão ao longo das atividades a serem cumpridas. Trata-se de uma opção mais abrangente, que ajuda a reconhecer falhas e pontos passíveis de aprimoramento. Seu principal objetivo é demonstrar e elucidar o funcionamento do procedimento em questão.
Fluxograma de processo funcional
Assim como o organograma funcional, o fluxograma funcional divide um processo entre diferentes times de uma mesma organização. Ele é voltado aos procedimentos que preveem a atuação de diferentes áreas, mas que têm apenas um fluxo de entradas e saídas. Sua finalidade é justamente conectar tarefas e melhorar a interação entre as equipes que lidam com as tarefas em diversos segmentos.
Principais símbolos usados em um fluxograma de processo
Os símbolos de fluxograma facilitam a compreensão de como o trabalho é conduzido em um processo. Eles são úteis para treinar novos funcionários, documentar práticas para garantir a continuidade delas e fornecer aos clientes internos e aos próprios profissionais da equipe uma visão geral de como o trabalho se desenvolve.
Confira os símbolos mais usados em um fluxograma de processo:
Terminal
Indica o início (gatilho) ou fim (resultado) de um processo.
Processo
Designa cada ação ou tarefa específica dentro do fluxo.
Decisão
Indica uma escolha que deve ser feita ou uma pergunta que precisa ser respondida. Seu resultado determina a próxima etapa do fluxo.
Fluxo
Mostra a direção e a ordem de cada fluxo. É preciso prestar atenção na “ponta” das setas.
Processo pré-definido
Indica um processo que requer alto nível de detalhamento. Informações adicionais para processos predefinidos podem ser fornecidas em outro lugar.
Operação manual
Trabalho ou atividade que não pode ser automatizada. A entrada manual é necessária para cada instância deste fluxo de trabalho.
Documento
Mostra que é necessária a criação ou uso de um documento. Os documentos incluem arquivos, emails, relatórios, pedidos ou formulários.
Vários documentos
Sentido parecido com o símbolo acima, mas indica que é necessário mais de um documento em determinada etapa.
Conector
Indica que o fluxograma continua em outro ponto ou em outro documento. Os símbolos de conexão são numerados para que possam ser combinados, e isso é especialmente importante para fluxos complexos.
Benefícios em ter um fluxograma de processo
Ter um fluxograma empresarial permite que os processos da organização sejam mais bem estruturados e visíveis para todos da equipe, o que garante uma série de benefícios.
O fluxograma estimula a colaboração entre profissionais, facilita a identificação de problemas e a otimização de processos. Além disso, o tempo de onboarding e treinamento de novos colaboradores pode ser reduzido. Afinal, fica mais simples explicar para um recém-contratado o que ele deve fazer e quais são as próximas etapas quando a organização toda tem clareza sobre as tarefas envolvidas.
Outros grandes benefícios são a padronização de processos e a garantia que os mesmos serão executados da mesma maneira, todas as vezes. O fluxograma ainda facilita a definição exata de quem são os responsáveis por cada etapa do processo, tanto gerencial quanto operacionalmente. Assim, todos sempre sabem o que deve ser feito e até que reposições podem ser realizadas sem perda de qualidade.
Padronização de processos
Sem uma rotina bem definida para a realização das tarefas, é mais fácil que erros ocorram, que mais tempo seja gasto e que retrabalhos se tornem comuns. O fluxograma serve justamente para padronizar os modelos de atuação, minimizando esses contratempos e conferindo total conformidade a todos os processos da organização.
Otimização
O desenho do fluxograma permite visualizar todas as rotinas a serem realizadas diariamente na empresa. Isso também inclui trabalhos desnecessários e que mais tomam tempo dos colaboradores. Dessa maneira, o controle permite eliminar redundâncias, otimizar o tempo e os esforços dedicados às tarefas e manter-se sempre atento aos pontos passíveis de melhorias.
Cargos e responsabilidades
Todo negócio já passou por dificuldades ligadas à disponibilidade de profissionais, desde áreas sobrecarregadas por atividades fora de seu escopo, gestores que não sabem a quem atribuir certa demanda ou perda de qualidade em funções que deixaram de ser atendidas por determinado funcionário (que saiu de férias ou pediu demissão, por exemplo).
No fluxograma, é definido exatamente quem são os responsáveis por cada etapa do processo, tanto gerencial quanto operacionalmente. Assim, todos sempre sabem o que deve ser feito e até que reposições podem ser realizadas sem perda de qualidade.
Como fazer um fluxograma de processo
Para fazer um bom fluxograma de processo, siga os 5 passos abaixo:
1. Mapeie o processo e crie o fluxograma
O primeiro passo é mapear o processo que será diagramado. Isso inclui analisar e documentar todas as etapas, tarefas e pessoas envolvidas.
Um bom planejamento sobre o procedimento desenhado e suas sequências é fundamental, assim como a discussão do modelo inicial do fluxograma entre todos os interessados, que serve para validá-lo e garantir que nenhum ponto importante deixe de ser contemplado.
2. Revise e otimize o processo atual
Esse é o momento de identificar gargalos e oportunidades de melhoria. É muito importante, nesse passo, colher feedbacks dos colaboradores envolvidos diretamente no processo. Fazer a otimização antes de implementar vai te poupar muitas horas de trabalho no longo prazo.
3. Implemente o processo otimizado
Após o desenho do fluxograma do processo otimizado, já é possível começar sua implementação. É fundamental que todos os colaboradores tenham acesso fácil ao fluxo, sua diagramação, etapas e responsáveis.
4. Comunique a mudança e realize treinamentos
Seja transparente e comunique efetivamente a mudança para toda a equipe. Se necessário, realize treinamentos para que todos entendam e tenham domínio do novo processo. Nesse momento, colha feedbacks sobre o processo otimizado.
5. Monitore a performance do novo processo continuamente
Monitore de perto a performance do novo processo para entender se tudo está funcionando como planejado e se as melhorias estão sendo efetivas. Essa etapa deve ser feita continuamente para que os processos da sua empresa estejam sempre performando bem.
Como o Pipefy pode ajudar na criação de fluxogramas de processo?
A tecnologia é uma grande aliada na criação de fluxogramas de processo. O Pipefy é um software de gerenciamento e automação de processos que promove visibilidade e controle total para criação de fluxogramas, e é simples de usar e implementar.
O sistema conta com recursos de inteligência artificial, formulários online, templates de processos prontos para usar, portais de documentos, relatórios instantâneos, análise de dados e muitas outras funcionalidades que vão ajudar seu time a alcançar todo seu potencial.
É uma ferramenta que dá autonomia a toda a equipe, permitindo automatizar processos de rotina com uma abordagem no-code, ou seja, sem a necessidade de conhecimentos técnicos em programação.
Com Pipefy, você desenha qualquer fluxograma de processo e otimiza suas operações de forma rápida e eficiente.
