Muito mais do que apenas adquirir produtos e serviços, o setor de compras realiza tarefas importantes para garantir eficiência da empresa e o cumprimento de prazos. Uma dessas atividades é o follow up de compras.
O follow up é o acompanhamento dos pedidos de compra depois que são formalizados. Ele envolve todas as atividades de monitoramento, como rastreamento de entrega, acompanhamento de prazos e verificação do produto/serviço final.
O que é follow up de compras?
O follow up de compras é o monitoramento de pedidos para garantir que o produto/serviço adquirido chegue dentro do prazo e com as especificações estabelecidas no momento da compra.
Ele é responsável pelo abastecimento da empresa, tanto para atender pedidos de consumidores (prontamente ou conforme combinado), quanto para manter a infraestrutura funcionando bem. Isso é estratégico para aumentar a satisfação dos clientes e colaboradores, agregando valor ao negócio.
Follow up de compras x follow up de vendas
O follow up de compras e o follow up de vendas estão diretamente relacionados, mas são procedimentos diferentes. Enquanto o de compras trata do acompanhamento de pedidos feitos a fornecedores, o de vendas é realizado com leads durante a jornada de compra do cliente.
Ou seja, o follow up de vendas se encarrega de transformar consumidores interessados em clientes e, em seguida, o follow up de compras é responsável por garantir que o produto chegue ao consumidor no prazo e qualidade estipulados.
Por que o follow up de compras é importante?
Essa função é importante para garantir a integridade do gerenciamento das compras. O follow up permite que atrasos sejam evitados, ou que se ocorram, você saiba exatamente o motivo e qual é o novo prazo.
O follow up de compras envolve um conjunto de práticas e técnicas fundamentais para garantir (juntamente com o controle de compras) que os estoques da empresa estejam devidamente supridos.
Assim, o follow up de uma empresa implica em uma série de responsabilidades que impactam diretamente o resultado final dos negócios. É preciso atuar de forma estratégica para manter uma relação de confiança com fornecedores, além de disponibilizar dados e relatórios de tudo que é comprado. Também é essencial que o follow up ocorra de forma orquestrada com o diligenciamente de compras.
Tipos de follow up
Esse monitoramento pode ser preventivo ou corretivo, feitos em momentos diferentes e com objetivos distintos.
Preventivo
O follow up de compras preventivo consiste no monitoramento para que nenhuma inconformidade aconteça no pedido de compras. Ele serve para prevenir problemas e garantir que os prazos acordados serão mantidos.
Um exemplo disso é entrar em contato com o fornecedor para confirmar o status do pedido, verificar se os todos os documentos estão corretos e checar se a entrega será feita dentro do previsto.
Corretivo
O follow up de compras corretivo é feito nas situações em que a compra tem algum problema depois do pedido ter sido emitido ou do produto ter sido entregue. Ele envolve o alinhamento com o fornecedor para definir novos prazos, corrigir o erro e assegurar que inconsistências não voltem a ocorrer.
8 dicas para fazer um bom follow up de compras
Devemos ter em mente que o principal critério para fazer um bom follow up é manter uma boa relação com fornecedores, com canais de comunicação eficazes e rastreamento de status. Mas não é só isso. Contar com um bom software de compras é essencial para o sucesso desse procedimento.
Veja 8 dicas para fazer um bom follow up de compras:
Selecione seus fornecedores criteriosamente
Todos os procedimentos do follow up de compras começam, direta ou indiretamente, na seleção dos fornecedores. O objetivo dessa etapa é prever a entrega de valor de cada um. Você deve ter critérios pré-estabelecidos para a escolha de cada fornecedor e fazer uma análise de background.
Ao selecionar seus fornecedores, leve em consideração:
- Reputação do fornecedor
- Preços
- Tempo de entrega
- O que dizem sobre a qualidade dos produtos/serviços desse fornecedor
- Capacidade de produção
Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores
Você já deve ter percebido que fazer uma boa gestão de fornecedores é uma das funções mais importantes do departamento de procurement e compras. Por meio dessa atividade, a empresa consegue analisar, identificar e qualificar a cadeia de suprimentos.
Como parceiros de negócios, os fornecedores agregam valor à sua marca, pois auxiliam na gestão de custos, no monitoramento de encomendas e até mesmo em sugestões de logística. Manter um bom relacionamento com eles pode proporcionar descontos e favorece o cumprimento de prazos.
Principalmente quando se trata do follow up, ter uma relação de transparência e confiança com fornecedores é essencial.
Estabeleça uma rotina de contato frequente com os fornecedores
A comunicação com fornecedores é uma das responsabilidades mais importantes do follow up de compras. Você deve estabelecer uma rotina de contato frequente e não só quando ocorra algum problema. Além disso, mantenha um canal aberto para que os fornecedores possam te contatar com facilidade quando necessário.
Lembre-se que a meta desse processo é maximizar o valor que os fornecedores entregam à cadeia logística e melhorar a lucratividade do negócio.
Visite-os presencialmente quando possível
Uma boa estratégia para manter um relacionamento sólido com fornecedores é visitá-los presencialmente sempre que possível. Além de ver como os produtos são manufaturados, o contato presencial pode estreitar ainda mais os laços.
Monitore os indicadores de compras
Indicadores de compras são elementos essenciais da gestão de processos dentro da área de procure-to-pay (P2P). Eles garantem a previsibilidade dos resultados, o monitoramento da produtividade e a rápida identificação de disrupções em fluxos de trabalho.
Aprenda a melhorar seus indicadores de compras e muito mais com nosso guia completo de otimização de procure-to-pay
Os indicadores de compras medem continuamente o progresso de todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços necessários para a operação de um negócio. Acompanhá-los deve estar na rotina do follow up de compras como uma etapa obrigatória e recorrente.
Alguns dos indicadores que você deve acompanhar são:
- Número e diversidade de fornecedores
- Taxa de cumprimento de prazos de entrega
- Lead time
- Tempo do ciclo de pedido de compra
- Taxa de produtos com defeitos
Automatize tarefas de baixa prioridade
A automação de tarefas é uma estratégia para tornar o trabalho mais fácil e rápido, melhorando a consistência e a precisão de processos. Isso ocorre porque a automação reduz o tempo e a energia necessários para concluir tarefas e trabalhos repetitivos ou regulares. Automatizar tarefas diminui a quantidade de trabalho manual necessário para concluir um processo ou entregar resultados.
Essa automação é feita por meio de um software de compras. Ela é muito útil para o follow up de compras, realizando etapas como a atualização de status de pedido, envio de emails com informações sobre rastreamento e alertas para comunicar atrasos.
Tenha uma política de compras que defina detalhes do relacionamento com fornecedores
A política de compras é um conjunto de diretrizes usadas para estabelecer e padronizar o procedimento de aquisição de bens e serviços dentro de uma empresa. Ela fornece instruções específicas e regras para ajudar os colaboradores a fazer uma boa gestão de fornecedores e gerenciar o procurement.
Essa política deve definir detalhes e normas sobre o relacionamento com fornecedores, como reputação, números e documentos necessários. Ela orienta as tomadas de decisão sobre aquisições, requisições e valores, estabelecendo metas e limites para o processo de compras.
Ter uma política consolidada ajuda muito a ter um follow up de compras eficiente. Assim, é mais fácil alcançar o melhor custo-benefício em qualquer aquisição, além de minimizar fraudes, incoerências e abusos nas transações.
Reavalie os fornecedores pelo menos anualmente
O mercado e as necessidades das empresas mudam constantemente. Por isso, é comum que um fornecedor que antes te atendia bem passe a não ser mais tão satisfatório. Uma reavaliação periódica (no mínimo uma vez por ano) do seu quadro de fornecedores é essencial.
Essa etapa é um bom momento também para fazer uma pesquisa de mercado e verificar novos fornecedores. Confira os que atendem melhor o que seu departamento de compras precisa.
Faça uma gestão de fornecedores eficiente com Pipefy!
Fornecedores são parceiros estratégicos que colaboram com as empresas para atingir resultados mutuamente benéficos e ajudá-las a ter mais lucros e solucionar seus problemas.
As empresas, por sua vez, podem inovar e solucionar problemas priorizando suas relações com fornecedores, implementando soluções que simplifiquem processos e equipando seus times com ferramentas que tornem o follow up de compras mais eficiente.
A forma mais eficaz de fazer a gestão de fornecedores de maneira estratégica é investir em um sistema de compras que:
- Automatize tarefas;
- Integre ferramentas e ERPs;
- Faça a análise do fluxo de compras;
- Tenha formulários online para coletar requisições padronizadas em um único lugar;
- Disponibilize dados e relatórios em tempo real;
- Tenha portais para fornecedores preencherem informações e acompanharem pagamentos.
Pipefy é uma plataforma de automação no-code, com funcionalidades de IA, que dá às equipes mais controle sobre seus processos de compras, integrando diferentes ferramentas já utilizadas pelo departamento no dia a dia.
Em uma interface visual, qualquer profissional sem conhecimentos de programação pode montar e customizar processos em minutos, garantindo resultados rápidos. Você pode experimentar todos os recursos do Pipefy para procurement solicitando uma demonstração com um de nossos especialistas em processos, ou testando a ferramenta gratuitamente.
