Aprenda a facilitar a coleta de informações e estruturar um processo eficiente e automatizado de contas a receber.
O controle de contas a receber da sua empresa pode ser muito mais fácil com as ferramentas certas. Com o formulário e o modelo grátis de fluxo de trabalho do Pipefy, planilhas e papéis podem ficar no passado. Você e sua equipe serão muito mais eficientes nas cobranças, evitarão atrasos e erros, e ainda poderão deixar para trás as tarefas repetitivas e a inserção manual de dados.
Se ainda não conhece, Pipefy é um software para gestão e automação de fluxos de trabalho. Com uma interface fácil de usar, ele proporciona autonomia para que profissionais organizem e otimizem seus processos, automatizando etapas do trabalho, com simplicidade e sem a necessidade de conhecer programação.
Neste artigo, você vai descobrir:
- Como o Pipefy te ajuda a centralizar as cobranças.
- Como funciona o modelo de formulário pronto de contas a receber do Pipefy.
- Por que a combinação do formulário com workflows digitais vai deixar seu processo mais eficiente e menos propenso a erros.
- 5 passos para implementar o formulário de controle de contas a receber grátis do Pipefy no seu departamento.
Como funciona um formulário de contas a receber no Pipefy?
Em geral, um fluxo de trabalho de contas a receber inicia-se com uma venda, que gera uma demanda de cobrança para o time financeiro. Em muitos casos, essas vendas são registradas em planilhas, informadas por email ou até anotadas em documentos em papel. Mas essas não são as maneiras ideais para capturar os dados necessários para o início da execução de um fluxo de trabalho de contas a receber.
Um formulário online é a ferramenta perfeita para facilitar a inserção de informações e a criação de um pedido de cobrança para o time responsável. Ele funciona como centralizador de demandas, o que simplifica o trabalho da equipe. Também facilita o processo para os times de Vendas ou qualquer profissional que precise abrir uma demanda para um recebível – isso porque pode ser enviado a qualquer pessoa, mesmo que não seja usuária do Pipefy.
Com a ferramenta, também é possível ir além e definir uma regra de automação que conecte a venda ao formulário diretamente. Por exemplo, você pode criar uma configuração para que, sempre que seu time receber um email de confirmação de venda, um formulário seja enviado automaticamente para o requisitante. Essa estratégia facilita o recebimento da demanda, diminuindo o número de interações necessárias para o entendimento do que precisa ser feito.
Além de tudo isso, o formulário do Pipefy está ligado a um workflow ou fluxo de trabalho digital, o que permite a organização e padronização das etapas necessárias para a execução de um pedido de conta a receber. No modelo pronto, você encontra as etapas mais comuns para o atendimento de uma solicitação de cobrança:
- Backlog: fase em que o recebível foi registrado, mas ainda não foi priorizado ou designado a alguns dos profissionais da equipe.
- Cobrança: etapa em que um membro da equipe entra em contato com o cliente para fazer a cobrança.
- Confirmação: etapa em que o recebimento é confirmado, por meio da comparação do extrato bancário.
- Recebidos: registro das cobranças realizadas e dos recebíveis finalizados.
A combinação formulário e workflow digital possibilita uma gestão mais eficiente de solicitações, além de mais visibilidade para o processo de contas a receber.
Os benefícios de usar o formulário de contas a receber do Pipefy no seu departamento Financeiro
Como vimos, o Pipefy é uma plataforma que centraliza as solicitações e facilita a comunicação e colaboração com os profissionais de qualquer departamento que necessitem de ajuda do Financeiro para cobranças.
A seguir, listamos alguns dos principais ganhos provenientes da implementação de um formulário de solicitação de cobranças:
- Independência de planilhas. Planilhas podem ser muito úteis quando o trabalho a ser executado não exige colaboração e a inserção de dados por muitas pessoas diferentes. Em processos um pouco mais complexos, que envolvem gestão de solicitações, várias etapas e a comunicação entre diversas pessoas, formulários e workflows são melhores opções para dar conta do recado. Com Pipefy, você combina os dois e proporciona à sua equipe uma ferramenta amigável, segura e menos propensa a erros e à perda de dados.
- Melhor visibilidade do trabalho. Quando os dados para a cobrança são inseridos no formulário do Pipefy, cria-se uma representação visual daquele recebível — o que chamamos de card. Ele será o elemento que vai se “movimentar” dentro do fluxo de trabalho, facilitando o monitoramento de cada uma das cobranças por meio da visualização em Kanban. Assim, sua equipe não precisa perder tempo com planilhas, mensagens e emails em busca das informações que precisa para executar o trabalho e para saber o status de cada cobrança.
- Mais controle do processo de execução. O pedido de cobrança é o pontapé inicial para a execução de um fluxo de trabalho que pode envolver diversos profissionais, aprovações e a comunicação entre grupos diferentes. Com o formulário do Pipefy, o pedido transformado no card armazena todo o histórico daquela cobrança. Nele, é possível anexar arquivos, trocar mensagens com a equipe e delegar tarefas (manual ou automaticamente) aos responsáveis por etapas específicas. Toda a equipe autorizada pode executar suas atividades de forma segura, seja no escritório ou em home office.
- Integração com o ERP. Muitas equipes de departamentos financeiros usam ERPs para a gestão e registro de dados. Se você está entre os usuários dessas ferramentas, seu time pode ganhar muito ao usar os formulários e workflows digitais do Pipefy. Isso porque é possível integrar as duas plataformas, facilitando a inserção de dados e automatizando etapas do processo. Com o Pipefy, sua equipe tem uma interface muito mais amigável para inserir informações no ERP, além de uma ferramenta que facilita a colaboração e comunicação, otimizando o processo.
- Automação de tarefas de contas a receber. Uma das maiores vantagens de utilizar o Pipefy são as possibilidades de automação que o software oferece. Sem precisar programar ou ter qualquer conhecimento em TI, sua equipe pode criar regras para envio de mensagens automáticas, notificações de prazos, condições para delegação de tarefas, entre outros. Além disso, você pode personalizar seu formulário com campos condicionais, o que significa que certas informações aparecem ou desaparecem de acordo com as opções escolhidas no preenchimento.
Vá além e utilize os formulários do Pipefy para outros processos financeiros
Pipefy é uma plataforma muito flexível e altamente customizável. Por isso, você pode gerenciar e automatizar muito mais do que seu processo de contas a receber dentro dele. Com os modelos prontos de formulários (e também de fluxos de trabalho), é possível otimizar e conectar outros processos do departamento financeiro, como:
→ Compras
→ Contas a Pagar
5 Passos para usar o modelo de formulário grátis para controle de contas a receber
- Crie uma conta no Pipefy. O primeiro passo para usar o formulário pronto de contas a receber é criando sua conta gratuita. Clique aqui para começar.
- Adicione o modelo do processo de contas a receber na sua conta. Caso já tenha uma conta ativa, basta copiar o workflow de contas a receber e imediatamente você terá acesso ao formulário, podendo editá-lo e personalizá-lo em poucos minutos. Clique aqui para adicionar o modelo de contas a receber na sua conta.
- Convide os membros do seu time para acessar o workflow. Com o Pipefy, solicitantes podem acompanhar seus pedidos de cobrança e clientes ou colegas podem adicionar informações em qualquer etapa do processo, mesmo não sendo usuários da plataforma. Porém, caso você queira executar as atividades em equipe, é preciso convidar seu time para participar do fluxo de trabalho de contas a receber.
- Envie o link para as pessoas responsáveis por registrar as cobranças. Os colegas que não executarão as cobranças, mas são responsáveis pelas vendas, podem fazer as solicitações para a sua equipe utilizando o link do formulário. Ensine-os a requisitar cobranças pelo link e economize muito tempo com emails e mensagens, já que todas as informações necessárias serão capturadas no formulário de uma só vez.
- Customize seu formulário e/ou seu workflow. Com os modelos de formulário e workflow de contas a receber, você pode implementar um novo processo de cobranças em poucos minutos. Mas se quiser adaptá-lo para a sua empresa, essa também será uma tarefa simples e rápida de ser executada. Com uma interface drag-and-drop, você pode adicionar ou excluir campos no formulário, incluir etapas novas no workflow e criar regras de automação com poucos cliques.
Tenha mais visibilidade, eficiência e rapidez nas cobranças com Pipefy
Uma execução correta do fluxo de trabalho de contas a receber é fundamental para a sobrevivência de uma empresa. Por isso, dedicar-se à padronização, à automação e à melhor gestão desse processo pode trazer resultados muito valiosos.
Com o formulário de controle de contas a receber grátis, somado ao workflow do Pipefy, seu time estará pronto para receber solicitações de cobrança com agilidade, monitorar prazos e investir seu tempo no desenvolvimento de relacionamentos e em tarefas estratégicas.
