Contas a pagar: guia completo sobre como o processo funciona

Empresas compram itens a crédito todos os dias. E como negócios nem sempre têm dinheiro no bolso para pagar algo antecipadamente, eles rastreiam faturas e pagam despesas quando geram caixa. Em teoria, isso soa como uma ótima solução, mas rever faturas, ordens de compra, contratos e outros acordos exige uma atenção enorme aos detalhes. É aqui que as Contas a Pagar entram!

A eficácia do seu departamento de Contas a Pagar pode afetar:

• o caixa da sua empresa;
• o modo como você interage com os seus fornecedores;
• a classificação de crédito da sua empresa.

Consequentemente, seu time de Contas a Pagar e o processo que eles usam precisam ser estar bem alinhados. Neste artigo, você aprenderá mais sobre o que o processo de Contas a Pagar (CP) faz, como ele se diferencia das Contas a Receber e como tornar o seu processo o mais eficiente possível.

O que é Contas a Pagar?

Uma equipe de Contas a Pagar (CP) forte é um recurso inestimável para qualquer organização. A equipe de CP é responsável por acompanhar os passivos e pagar as contas de uma empresa. Esse trabalho influencia diretamente as projeções financeiras e as demonstrações financeiras trimestrais de uma empresa.

Sendo assim, os membros da equipe de CP devem ser extremamente detalhistas, pois qualquer erro de CP pode provocar uma bola de neve. Por exemplo, omitir uma fatura de fornecedor ou registrar uma despesa em atraso pode causar falta de passivos no balanço patrimonial e na demonstração de resultados da empresa. Por outro lado, uma despesa acidentalmente registrada duas vezes pode fazer com que os passivos e as despesas sejam superestimados.

Sem um processo eficiente, integrado e bem gerenciado de Contas a Pagar, os líderes e acionistas da empresa ficarão mal informados quanto ao desempenho e à posição financeira dessa empresa.

Qual é a diferença entre Contas a Pagar e Contas a Receber?

Muitas vezes Contas a Pagar e Contas a Receber caem no mesmo balaio na hora de fechar as contas da empresa. Embora as duas sejam bastante semelhantes e fiquem sob o guarda-chuva de Finanças, elas são diferentes. Como? Bem, Contas a Receber são aos valores devidos a uma empresa por seus clientes. Já as Contas a Pagar, por outro lado, são os valores que uma empresa deve a seus fornecedores.

Nessa lógica, os pagamentos (CP) são classificados como passivo atual, enquanto os recebíveis (CR) são classificados como ativo atual. Como tal, os recebíveis podem ser contrabalançados por um subsídio para contas duvidosas, enquanto os a pagar não têm essa compensação.

Outra diferença entre as duas contas é que os pagamentos são frequentemente usados para criar produtos. As empresas precisam comprar materiais (a pagar) para criar os bens que vendem (recebíveis).

Em última análise, tanto as Contas a Receber quanto as Contas a Pagar são utilizadas para análise de liquidez. Assim as empresas saudáveis terão fundos suficientes provenientes de recebíveis para pagar suas faturas pendentes.

Contas a pagar

Contas a pagar são todos os documentos que a organização precisa compensar — ou seja, que representem despesas nas quais a organização precisa incorrer. Exemplos de contas a pagar são aquisição de insumos, despesas com contas fixas (água, luz, aluguel), salários, entre outras. Elas trazem o valor, a forma de pagamento, a data de pagamento e a quem o pagamento será feito.

Contas a receber

Em oposição, as contas a receber são documentos sobre valores que a empresa receberá. Entre essas estão contas como produtos vendidos, serviços prestados, notas promissórias, títulos de crédito em favor da empresa, entre outras.

Por que é importante gerenciar com precisão o processo de Contas a Pagar?

Pagar contas tem uma série de efeitos duradouros no crédito da empresa, nos relacionamentos com os fornecedores e até mesmo no desempenho das vendas. Quando o CP paga as faturas em dia, os fornecedores cumprirão os pedidos em dia e os produtos de uma empresa serão criados e vendidos em tempo.

No geral, os processos de CP rígidos garantem que uma empresa:  não pague multas; não pague clientes em excesso; mantenha um fluxo de caixa consistente; forneça aos clientes internos e externos uma imagem real da saúde financeira da empresa. Mas há outros benefícios importantes, como os seguintes:

• Otimização de tempo
• Mais oportunidades de economizar
• Renegociação

Otimização de tempo

Uma vez que todas as contas estão ordenadas por data de pagamento, basta você entrar no sistema e pagar. Não existe perda de tempo conferindo diversas vezes se tudo o que estava planejado foi feito. Isso faz com que cada vez menos erros apareçam e o foco possa estar em tarefas mais estratégicas.

Considerando ainda que atualmente grande parte dos pagamentos podem ser feitos de maneira online, tudo se torna ainda mais prático. Utilizando por exemplo integrações customizadas com sistemas financeiros, esse processo pode ser totalmente automatizado. Dessa forma cabe ao time simplesmente cadastrar quais são as contas e datas, e eventualmente pagar manualmente alguma que exija um procedimento diferenciado.

Mais oportunidades de economizar

Como já mencionado anteriormente, uma vez que sua empresa não atrasa os pagamentos não existe a cobrança de multas ou juros. Além disso é prática de mercado em diversos setores dar descontos ou benefícios para os parceiros e clientes que têm um histórico de serem bons pagadores, ou seja, uma vantagem na hora de barganhar preços.

Mais do que isso, uma vez que o processo está organizado é possível extrair métricas exatas de onde estão sendo os maiores gastos. Caso eles não sejam necessários, é simples cortá-los ou reduzi-los. Os negócios mudam constantemente, e diversas vezes nos deparamos com assinaturas que não são mais utilizadas ainda estão sendo pagas, por exemplo, pelo simples fato de que ninguém lembrou de avisar o departamento financeiro da alteração.

Renegociação

Caso por algum motivo você perceba que não conseguirá honrar com todos os pagamentos, é interessante entrar em contato com antecedência com seu fornecedor para avisá-lo e tentar renegociar prazos. Essa prática pode conservar seu bom relacionamento e algumas vezes reduzir ou até zerar os juros pelo atraso no pagamento. Porém se você não tem visibilidade de todos os pagamentos para o mês, é impossível prever essa situação. Talvez quando seu time perceber já seja tarde demais para tentar um novo acordo.

Como funciona o processo de Contas a Pagar?

O processo de Contas a Pagar é o método pelo qual a empresa paga suas contas (fora da folha de pagamento). Como mencionado anteriormente, essa função é extremamente vital para a organização, porque afeta o fluxo de caixa, as demonstrações financeiras, os relacionamentos com fornecedores e a pontuação de crédito, também conhecida como score de crédito.

Este processo pode ser realizado por um único contador em uma pequena empresa, por uma pequena equipe de CP em uma empresa de médio porte ou por um departamento inteiro de Contas a Pagar em uma grande organização.

Antes de uma fatura ser registrada em um sistema contábil, ela deve exibir o que a empresa pediu e o que recebeu, tudo com as unidades corretas, os cálculos e valores totais. Normalmente, os processos de CP possuem controles internos para cuidar de três coisas: evitar o pagamento de faturas imprecisas e fraudulentas, evitar o pagamento sumário ou em excesso e, por fim, considerar todas as faturas.

Sendo assim, nesse processo, há uma série de etapas necessárias a serem cumpridas:

1. Emissão da Ordem de Compra
2. Processamento do relatório de recebimento
3. Processamento da fatura do fornecedor
4. Verificação em três etapas
5. Verificação com comprovantes
6. Realização do pagamento
7. Atualização dos registros

1. Emissão da Ordem de Compra

Preparar e distribuir Ordens de Compra (OC) é o primeiro passo no processo de Contas a Pagar, pois ela documenta o que a empresa encomendou de um fornecedor.

Nesse viés, as OC contêm:

• o número da Ordem de Compra;
• a data em que a Ordem de Compra foi preparada;
• o nome da empresa; o nome do fornecedor e as informações de contato;
• a descrição do que está sendo comprado (incluindo quantidade e método de envio);
• a data em que o comprador espera receber os itens adquiridos.

Normalmente, as OCs são repassadas para várias pessoas a fim de garantir que as informações sobre elas estejam corretas. Logo, as OCs vão para: a pessoa que prepara a OC, o indivíduo solicitante da OC, o fornecedor, o departamento de Contas a Pagar e o departamento de recebimento.

2. Processamento do relatório de recebimento

Uma vez que bens ou serviços tenham sido recebidos, o Contas a Pagar precisa rastrear os itens na forma de um relatório de recebimento. Esse relatório detalha quando as mercadorias foram recebidas, bem como a quantidade e a qualidade desses itens. O relatório de recebimento é então comparado às informações da Ordem de Compra e, eventualmente, da fatura do fornecedor.

3. Processamento da fatura do fornecedor

Os vendedores enviam faturas para as empresas que recebem bens ou serviços no crédito. Assim que a conta é recebida, o CP verifica se a fatura corresponde ao relatório de recebimento e à Ordem de Compra. Após a aprovação da fatura, o valor da conta será creditado na conta do departamento de Contas a Pagar e debitado em outra conta como despesa ou ativo.

4. Verificação em três etapas

A verificação em três etapas refere-se ao sistema de CP para validação de faturas de fornecedores. A equipe de Contas a Pagar compara a Ordem de Compra da empresa ao relatório de recebimento e à fatura do fornecedor. Se os três documentos coincidirem, a fatura será inserida na conta CP e será agendada para pagamento.

5. Verificação com comprovantes

Além da verificação em três etapas, algumas empresas usam um comprovante para certificar a completude do processo de Contas a Pagar. Os vouchers são uma folha de cobertura para documentos comprovados (OC, relatório de recebimento, nota fiscal), os quais apontam várias aprovações, números de conta e outras informações relevantes.

Quando uma fatura é paga, o voucher, uma cópia do cheque correspondente e todos os anexos são armazenados em um arquivo. Todos os documentos serão marcados com um selo “PAGO” para garantir que não haja pagamentos duplicados.

6. Realização do pagamento

Os pagamentos devem ser processados na data ou antes do vencimento, conforme pré-determinado pelo fornecedor e pela empresa compradora. Os fornecedores geralmente preferem certos métodos de pagamento, a ponto de oferecer descontos. A equipe do Contas a Pagar deve prestar atenção a essas ofertas para pagar os fornecedores.

Nesse sentido, cabe lembrar que pagar os fornecedores em dia é essencial para preservar bons relacionamentos. Quando os fornecedores sabem que serão pagos em dia, eles são mais propensos a recomendar a empresa para outros negócios. Além disso, os fornecedores pagos em tempo hábil podem até ser incentivados a produzir melhores materiais ou serviços.

7. Atualização dos registros

Uma vez que os pagamentos são feitos, o departamento de Contas a Pagar fechará a conta do fornecedor, reduzindo assim o passivo criado quando os bens ou serviços comprados. Nesse ponto, o valor mostrado no sistema como “a pagar” não será mais considerado um passivo. O departamento de CP então atualizará todos os registros associados a esse pagamento em seu sistema de contabilidade.

Cópias do cheque final, detalhes da conta bancária do fornecedor, comprovantes de pagamento ou verificação em três etapas, faturas originais, Ordens de Compra e solicitações recebidas são todas aprovadas e armazenadas nos livros de contabilidade ou em softwares.

Embora isso possa parecer um processo complexo, esses materiais devem estar disponíveis para revisão durante as atividades contábeis ao final de cada mês e para quaisquer disputas de pagamento que possam surgir no futuro.

Como organizar o processo de Contas a Pagar?

Como você pode ver, existem muitas etapas manuais no processo de Contas a Pagar. Para mitigar o potencial de erro humano, muitas empresas intensificam seu jogo implementando as melhores práticas de CP. Algumas dessas atividades são: configurar lembretes de pagamento; manter relacionamentos com fornecedores; criar processos rastreáveis.

Como você pode ver, existem muitas etapas manuais no processo de Contas a Pagar. Para mitigar o potencial de erro humano, muitas empresas intensificam seu jogo implementando as melhores práticas de CP. Algumas dessas atividades são: configurar lembretes de pagamento; manter relacionamentos com fornecedores; criar processos rastreáveis.

Nessa lógica, a automação de processos de contas a pagar pode facilitar cada uma dessas práticas recomendadas, além de eliminar a necessidade de papel e de diminuir o tempo e o custo do processamento de CP.

Quer mais? O software de CP muitas vezes se integra diretamente com os ERPs das organizações, o que torna a tarefa de produzir demonstrações financeiras infinitamente mais simples.

Agora, veja alguns dicas para organizar o seu processo de Contas a Pagar de forma eficiente:

• Padronize informações
• Monitore o processo diariamente
• Deixe as responsabilidade claras
• Cries regras de execução
• Não dependa de planilhas

Padronize informações

Para uma conta ser paga, ela exige uma série de informações: valor, prazo, forma de pagamento, etc. Receber contas sem esses dados acaba gerando muito retrabalho e atrasando o processo. Por isso, procure padronizar a maneira como seu time recebe esses dados. Usar um formulário de contas a pagar, por exemplo, pode resolver esse problema.

Monitore o processo diariamente

Deixar contas vencerem pode gerar atrasos, multas e outros problemas. Por isso, é importante conferir todo dia quais são as contas em aberto e ficar atento aos prazos de cada uma. Se puder, use um sistema capaz de notificar seu time quando uma conta estiver para vencer.

Deixe as responsabilidades claras

Se ninguém da sua equipe souber quem é o responsável por cada conta, é bem possível que uma delas seja esquecida. Estabelecer com clareza as responsabilidades de cada conta evita que isso aconteça. É possível fazer isso usando códigos coloridos (cada cor representa uma pessoa) ou plataformas que permitem atribuir tarefas a outras pessoas.

Crie regras de execução

Quando há diversas pessoas realizando os mesmos trabalhos, é possível que surjam divergências na forma como cada um trabalha. Por exemplo: uma pessoa pode considerar as contas pagas assim que o pagamento é agendado; outra, apenas quando o pagamento é confirmado. Para impedir que essas diferenças causem erros no processo, é importante deixar claras as regras de execução de cada tarefa.

Não dependa de planilhas

Planilhas podem ser úteis em casos muito específicos. Mas para processos de contas a pagar, elas acabam criando mais problemas do que resolvem. Isso porque elas não dão clareza sobre as regras de execução, as responsabilidades, as datas em que cada ação foi realizada, entre outros pontos. Um software de gestão de processos é mais adequado por suprir essas carências.

Benefícios em automatizar o processo de Contas a Pagar

Qualquer empresa de alto funcionamento precisa de uma equipe CP em excelente forma. Suas contas precisam ser analisadas com precisão e pagas em dia.

Desse modo, os resultados do trabalho de CP precisam ser refletidos adequadamente nas demonstrações financeiras gerais da sua empresa. Esse processo normalmente requer uma série de etapas manuais e tediosas, logo, automatizar esse processo é algo a ser considerado. Por quê?

Porque automatizar o processo de Contas a Pagar irá poupar muito tempo da sua equipe contábil, assim como dinheiro e influência. Softwares como o Pipefy fornecem modelos modernos de fluxos de trabalho de contas a pagar prontos para usar que podem ser personalizados para qualquer organização.

Com esses modelos prontos, sua equipe de CP deixará de perder prazos de pagamento, criará confiança com fornecedores e tornará os pedidos de pagamento simples para seus funcionários.

Vale a pena investir em um sistema de Contas a Pagar?

Sistemas de gestão de processo podem ser usados para gerenciar o processo de contas a pagar. Há opções específicas para esse processo, e outras que se adequam a diversas funções de sua empresa e que podem ser customizadas para esse caso específico. Mas, de maneira geral, investir nessas soluções é uma boa escolha, especialmente para pessoas com maior volume de contas a pagar.

As plataformas permitem customizar processos de modo que as regras de execução sejam claras, e cada conta só possa avançar se cumprir os requisitos estabelecidos pelo time. Também facilitam a tarefa de designar contas a membros da equipe e podem notificar automaticamente quando contas estiverem para vencer. Em alguns casos, também é possível criar um formulário para inserir novas contas no processo.

Agora que você já conhece mais sobre esse processo e seus benefícios, está na hora da sua empresa também ter um controle saudável das contas a pagar. Com o Pipefy para contas a pagar, você pode:

• Automatizar o processo de contas a pagar, garantindo que todos os pagamentos serão feitos nas datas corretas
• Mensurar os gastos de cada um dos departamentos e tirar conclusões baseadas em dados
• Integrar o Pipefy com seu sistema financeiro para evitar tarefas manuais, repetitivas e suscetíveis a erro

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