Como ser bem-sucedido no gerenciamento de múltiplos projetos?

Atuar no gerenciamento de múltiplos projetos pode ser uma tarefa desafiadora para as organizações que precisam equilibrar suas principais demandas, recursos e esforços para que atinjam os objetivos planejados simultaneamente.

Segundo dados do PMI, cerca de 20% do PIB mundial é investido na execução dos mais diversos tipos de projetos, o que só reforça como é relevante para o mercado dedicar seus principais esforços na criação e na melhoria dos seus empreendimentos. 

Você certamente já conhece a importância de um bom gerenciamento, mas como ter sucesso ao coordenar uma carteira de projetos ampla e com necessidades variadas? Descubra a seguir. 

Gerenciamento de múltiplos projetos: principais conceitos 

Muitos projetos para administrar, tudo ao mesmo tempo?

Esse é um problema comum nas organizações, principalmente naquelas de maior porte e que se dedicam a diversas atividades conjuntas. 

A resposta para esse desafio está no conceito de gerenciamento de múltiplos projetos, que visa gerenciar a alocação de recursos entre vários empreendimentos que concorrem por eles. 

Quando um gerente planeja um projeto, ele prevê certos recursos para a execução de suas atividades. Contudo, não é possível ter certeza de que eles estarão disponíveis no momento da execução, já que sua acessibilidade depende dos resultados de outros planos. 

O gerenciamento de múltiplos projetos, portanto, lida com o equilíbrio entre os recursos que concorrem entre si, para que a execução de outras demandas não impactem negativamente as demais ações a serem realizadas. 

Qual a diferença entre portfólio e gerenciamento de múltiplos projetos?

Com as noções apresentadas acima, a diferença entre portfólio e gerenciamento de múltiplos projetos pode se tornar confusa, já que ambos precisam lidar com a disponibilidade de recursos para atividades a serem executadas de forma simultânea. 

O que os difere é que a gestão de portfólio atua na definição e priorização das ações, enquanto o gerente de múltiplos projetos lida diretamente com a alocação dos seus recursos, que são limitados, mas precisam ser compartilhados para que tudo ocorra conforme o previsto.

Ou seja, o portfólio lida com as estratégias, enquanto os gerentes de múltiplos projetos focam nos desafios táticos de seu controle, sendo que o primeiro possui uma visão de longo prazo, enquanto o segundo lida com a rotina diária da empresa.

Seguindo a mesma lógica, podemos concluir que a responsabilidade pelo portfólio é ligada à alta administração do negócio, enquanto o gerenciamento de múltiplos projetos é mais próximo das atividades cotidianas, na figura de gerentes de recursos ou de projetos. 

Qual a diferença entre gestão e gerenciamento de projetos? 

Em geral, os gestores e gerentes lidam com processos, mas os segundos também têm autoridade para a tomada de decisões relevantes em termos estratégicos, como a demissão de colaboradores pouco engajados, por exemplo. 

Nas grandes empresas, é comum encontrar mais gestores do que gerentes, uma vez que não é viável dar tamanha autoridade para um grande número de profissionais responsáveis pela coordenação das atividades, já que isso poderia ser fonte de grandes conflitos internos.

Isso também significa que os gestores precisam ser mais flexíveis ao lidar com as diferentes demandas dos projetos e seus profissionais, enquanto um gerente de múltiplos projetos deve tomar para si a responsabilidade de ações com impactos mais profundos sobre a rotina organizacional. 

Como realizar o gerenciamento de múltiplos projetos? 

Agora que você já sabe o que é gerenciamento de múltiplos projetos e seus conceitos relacionados, vamos a algumas etapas fundamentais para que ele possa ser desempenhado corretamente dentro da sua empresa: 

Reúna as informações de todos os projetos em um único ambiente

Por mais diversos que sejam os projetos, a ferramenta para gerenciá-los deve ser única, pois só isso garante uma visão integrada dos seus recursos, etapas e ações correlacionadas. 

Quando o gerenciamento é feito de maneira separada, muito mais tempo é gasto para analisar as demandas diante do contexto geral da organização e os processos se tornam mais sujeitos a gargalos ou falhas operacionais.

Com isso em mente, não abra mão de um bom sistema gerencial, pois ele confere maior capacidade de controle e integração, aumenta o rendimento dos projetos e ainda economiza tempo e dinheiro com automação e outros recursos inteligentes de gestão. 

Defina e atente-se aos prazos

Os prazos são centrais para o sucesso do gerenciamento de múltiplos projetos, pois seu devido cumprimento é o que garante que as etapas e recursos previstos estejam disponíveis para a realização das atividades planejadas dentro do organograma funcional de trabalho. 

Sendo assim, sempre insira uma margem de segurança nos períodos estipulados para cada processo, pois assim, você evita que imprevistos afetem o andamento dos demais projetos ou mesmo que os clientes fiquem insatisfeitos com eventuais atrasos. 

Por falar nos consumidores, também evite prometer prazos muito curtos apenas para agradar novos parceiros, pois isso pode comprometer a lógica gerencial já estipulada, gerar problemas inesperados e prejudicar a sua reputação ao invés de favorecê-la. 

Incentive e seja um bom líder para a equipe

O gerenciamento de equipes de projetos exige que os gerentes saibam direcionar bem os seus colaboradores e equilibrar os seus talentos.

Para exercer uma boa liderança, é preciso engajar e motivar a todos para que cumpram os objetivos definidos com excelência. Tão importante quanto isso, é impulsionar suas principais habilidades e reconhecer os pontos carentes de desenvolvimento.

Ao obter o máximo de cada profissional e aprimorar aptidões que precisam ser melhor exercidas, você garante que todos obtenham resultados em um mesmo nível. Assim, os projetos não ficam muito dependentes de apenas um ou de poucos funcionários mais aptos, o que favorece o trabalho em equipe e evita problemas caso um membro relevante tenha que se afastar ou seja desligado, por exemplo. 

Busque adaptar-se facilmente

Normalmente, múltiplos projetos contam com características diversas e são ligados a clientes com perfis distintos. Contudo, os recursos gerenciados para a sua realização são os mesmos dentro da empresa, o que exige equilíbrio para atender às demandas previstas. 

Isso significa que um bom gerente é aquele que sabe se adaptar rapidamente e com eficiência aos pormenores de cada atividade ou processo exigido, o que também engloba a adequação de suas ferramentas de trabalho, a gestão adequada de prazos e uma boa liderança dos times.  

Para o gerenciamento de múltiplos projetos, você precisa construir uma operação integrada de ponta a ponta e garantir a máxima produtividade da sua equipe, desde o recebimento das demandas até a entrega dos seus resultados.

Um trabalho eficiente começa com um bom BPM, e a Pipefy oferece a maneira mais rápida e segura para monitorar, gerenciar e aperfeiçoar os processos que você executa todos os dias.