RESUMO DO ARTIGO
O Pipefy permite a criação de usuários com permissões de convidados - sem custos adicionais por eles. Conheça essa e outras funcionalidades da plataforma que melhoram a visibilidade de solicitantes e aprovadores, aumentando a produtividade das equipes e minimizando riscos às informações.
Um dos quebra-cabeças que mais intrigam equipes de negócios e de TI é como eliminar os gargalos da experiência do usuário que interage com um processo aprovando solicitações, acompanhando status ou consultando histórico de pedidos – mas sem precisar de um acesso de administrador.
Profissionais recebem, em média, 120 novos emails por dia e só conseguem responder 25% deles. Para quem precisa gerenciar follow-ups de solicitantes diariamente, as novas mensagens no inbox podem chegar aos milhares, e a queda de produtividade diária é de, em média, 10%, segundo relatório da consultoria McKinsey.
Essas equipes sofrem ainda com a insatisfação dos stakeholders e falta de segurança dos dados transmitidos – o que pode ferir regulações locais, como a LGPD brasileira, e gerar multas. Por outro lado, a maioria das plataformas disponíveis no mercado não permite adicionar convidados sem um login próprio para cada um, tornando esses softwares uma opção cara.
Se você se identifica com esses problemas, confira neste artigo como funciona a experiência de usuários convidados no Pipefy. Conheça as funcionalidades que ajudam a manter a segurança das informações, aumentar a produtividade dos times e a visibilidade para os convidados, sem gerar despesas adicionais pela inclusão deles.
O que é a gestão de usuários convidados?
A gestão de usuários convidados (também chamada de guest experience) diz respeito à gestão da jornada de clientes e stakeholders que interagem com um workflow – seja solicitando ações de um time, concedendo aprovações, assinando documentos e muito mais. No entanto, essas pessoas não precisam ter acesso a tudo o que está dentro do workflow – apenas o administrador do processo.
Toda empresa tem esse tipo de interação. Por exemplo: RH recebe solicitações de férias dos funcionários, o Jurídico sanciona contratos de fornecedores, e o departamento de Facilities precisa responder às solicitações de equipamentos de outras áreas.
O problema é que, muitas vezes, ninguém consegue rastrear o status de uma solicitação ou uma aprovação pendente, e o time responsável precisa enviar muitos emails para comunicar atualizações a essas partes interessadas.
No Pipefy, uma série de funcionalidades (detalhadas ao final deste artigo) garante que a experiência dos convidados seja fluida e segura, beneficiando stakeholders, times de negócios e TI. Dentro da plataforma, existem vários níveis de permissão de usuários:
- Administrador: acesso total e poder de edição nos pipes (workflows do Pipefy), bancos de dados, automações, relatórios e configurações.
- Membro: só pode ver e acessar os pipes públicos e os pipes privados aos quais foram adicionados.
- Convidado da empresa: pode acessar tarefas e o status de solicitações, além de criar novos pipes ao se tornar membro da empresa (ideal para colaboradores de outros departamentos).
- Convidado externo: não pode criar pipes nem se tornar membro da empresa. Ideal para fornecedores, clientes e partes interessadas.
Saiba tudo sobre os níveis de permissão dentro do Pipefy.
O diferencial do Pipefy é que, sendo membro ou administrador, você pode criar acessos para seus solicitantes/stakeholders, sem cobranças adicionais, fornecendo a essas pessoas ampla visibilidade sobre o status de cada tarefa ou solicitação, além de todo o seu histórico de interações com os processos da sua empresa.
Os benefícios da experiência de convidados no Pipefy
Redução de gargalos de aprovação
Acabe com atrasos para obter aprovações junto a clientes internos e externos, além da perda constante de informações, tão comum em trocas de emails.
Com a gestão de convidados, esses clientes podem acessar todas as suas tarefas e aprovações pendentes em uma única interface – bem como receber notificações quando uma nova tarefa foi atribuída a eles. Fornecedores podem revisar e assinar contratos e candidatos podem aceitar propostas de trabalho, por exemplo. Tudo isso com menos percalços, proporcionando mais rapidez e fluidez aos aprovadores/revisores.
Agilidade para os times de negócios
Conclua tarefas como aprovações de orçamento, aprovação de descrição de vagas e assinatura de contratos de compras mais rápido, centralizando todas as tarefas pendentes em uma única interface.
Os responsáveis por cumprir as tarefas tarefas podem verificá-las com mais facilidade, e os membros dos times que dependem da conclusão da tarefa não precisam escrever e enviar emails pedindo por ações dos responsáveis – podendo usar melhor seu próprio tempo.
Autonomia para fornecedores, clientes e colaboradores de outros times
Com Pipefy, todos eles podem acompanhar solicitações em uma página específica, sem perder tempo entrando em contato com os responsáveis pelos processos ou se frustrando com demoras.
Exemplo: para saber se as férias foram aprovadas pelo RH, se a solicitação de novo usuário foi aceita pela TI ou se um contrato foi assinado pelo Jurídico da empresa, basta consultar a aba de solicitações.
Alto nível de governança
A gestão de usuários convidados no Pipefy promove mais transparência e conformidade, de modo que o time de TI consiga rastrear processos, identificando cada usuário e todas as alterações feitas dentro das suas solicitações ou tarefas.
Proteção de dados
O departamento de TI ganha visibilidade sobre os envolvidos em cada processo e suas ações, protegendo os dados da empresa e dos usuários por meio de um login único e intransferível. É fácil de encontrar, por exemplo, informações sobre interações com um fornecedor, ou pedidos de clientes ao setor de atendimento.
Redução de custos
Conceder logins únicos e intransferíveis para convidados normalmente encarece bastante o valor de um software, mas não no Pipefy. A inclusão de convidados (da empresa e externos) é gratuita, independentemente do número de usuários.
Gerenciamento de usuários convidados: antes e depois do Pipefy
| Antes de adotar Pipefy | O que o Pipefy oferece | Depois do Pipefy |
| Fornecedores, colaboradores e clientes sem autonomia para acessar status de pedidos ou consultar o histórico de informações compartilhadas – e frustrados diante da falta de visibilidade sobre essas ações. | – Acesso ao histórico de solicitações anteriores. – Centralização de solicitações e tarefas em uma área própria. – Sistema de busca de solicitações antigas. – Visualização e aprovação de tarefas em uma só interface. | Convidados externos e internos à empresa capazes de rastrear solicitações, revisar o histórico de interações e conceder aprovações dentro do Pipefy. Foi assim que Capgemini melhorou em mais de 150% a taxa de cumprimento de SLAs no RH, e que a empresa de marketing e gestão de marcas Adventures diminuiu em 67% o SLA do Helpdesk de TI. |
| Times de negócios sem um sistema de rastreamento para seus stakeholders, recebendo milhares de emails pedindo o status de solicitações, o que diminui a produtividade. Muitos acabam criando logins manualmente para essas partes interessadas, aumentando o custo total da plataforma que utilizam. | – Inclusão de convidados em massa no sistema, de uma vez. – Consolidação de dados e aprovações de diferentes processos em uma única interface. | Menor volume de emails a ser gerenciado pelos analistas, uma vez que os convidados acessam aprovações pendentes, status de pedidos e históricos por conta própria. Com o Pipefy, a exportadora Berneck reduziu o volume de emails escritos por colaboradores em 46%, poupando 10 mil horas de trabalho por trimestre. |
| A falta de usuários únicos e intransferíveis põe em risco os dados das empresas e dos indivíduos que usam seus serviços. E podem levar a multas altas, de acordo com as legislações locais: o RGPD da União Europeia, por exemplo, estabelece multas de até 20 milhões de euros, ou 4% da receita anual. | – Acesso de convidados apenas com email. – Agrupamento de usuários para gerenciar o nível de acesso a informações. – Controle do tipo de informação que cada usuário pode ver. – Acompanhamento do histórico de alterações. | Informações seguras graças a um sistema que fornece logins individuais para acesso de convidados, monitoramento de históricos de interações, e controle sobre os direitos de acesso do grupo, adaptando o nível de visibilidade das informações para cada convidado. |
| Custos proibitivos com softwares que oferecem logins únicos. Eles mantêm um valor por usuário tão alto que a única solução é gerenciar processos de negócios com soluções manuais e improvisadas. | – Acesso de convidados externos e internos da empresa totalmente gratuito em todos os planos. | Reduza custos com plataformas e forneça acesso seguro e gratuito para fornecedores, clientes internos, externos e mais. Usando Pipefy, o RH da Capgemini reduziu em 42% os custos com gerenciamento de solicitações. |
As funcionalidades para gestão de convidados no Pipefy
As principais funcionalidades do Pipefy que proporcionam uma experiência segura e rastreável para convidados – e menos custos para as empresas – são:
- Interfaces: unifique informações de diversos pipes em uma única interface.
- Permissões de convidados: conceda acessos com níveis específicos de visualização.
- Convidados sugeridos: adicione usuários que a plataforma sugere.
- Grupos de usuários: crie grupos de pessoas para ter mais controle e governança
- Adição de convidados em massa: adicione vários usuários de uma única vez.
- Área de tarefas e solicitações: permita que convidados visualizem todas as suas demandas e solicitações em um só lugar.
Interfaces
As interfaces permitem que você compartilhe informações específicas com solicitantes ou stakeholders, estejam eles dentro ou fora da sua empresa no Pipefy.
Com uma série de filtros disponíveis, você pode customizar a interface adicionando textos e bases de dados, selecionando apenas os dados que você quer que estejam visíveis para os seus convidados, sem que eles precisem acessar pipes ou databases.
Assim, você mantém todos os dados visíveis e centralizados em um só lugar, evitando pedidos de atualização de status do processo constante à sua equipe.
Por exemplo: com as interfaces, colaboradores sem acesso ao pipe do Financeiro podem visualizar seus pedidos de reembolso aprovados ou em aprovação. Líderes de diferentes times podem revisar e aprovar anúncios de vagas sem que precisem entrar no pipe de recrutamento, e muito mais.
Saiba como criar e customizar interfaces
Permissões de convidados
Qualquer contato pode acessar formulários e compartilhar informações com sua equipe no Pipefy. Basta adicioná-los como convidados da empresa ou convidados externos – ambos podem ser adicionados em massa (inclusive via API caso você pretenda enviar o convite para mais de mil emails ao mesmo tempo).
Para controlar quais ações os convidados podem realizar, defina permissões. Você pode definir se as pessoas adicionadas serão convidados da empresa (que não pode ver ou editar nenhum card dentro do seu pipe, mas pode criar pipes e ser adicionado a um deles se for tornado membro) ou convidados externos (que, assim como os convidados da empresa, podem ver portais e formulários públicos, mas nunca poderão editar cards ou ser membros de um pipe).
Aprenda mais sobre o gerenciamento de permissões no vídeo abaixo:
É importante lembrar que apenas super admins, administradores e membros dos pipes podem convidar e gerenciar permissões – mas a adição de convidados, da empresa ou externos, é gratuita no Pipefy.
Entenda como gerenciar permissões
Convidados sugeridos
Se você não souber quem convidar, também é possível adicionar convidados da empresa ou externos a partir das recomendações de convidados. Basta selecionar a aba “Sugestões de convite”, como mostra a figura abaixo:
Grupos de usuários
Você pode simplificar o gerenciamento de convidados alterando as permissões de vários usuários em massa – em vez de individualmente. O recurso que permite agrupar usuários reduz o tempo de gerenciamento de permissões, e você pode:
- Adicionar e remover o mesmo usuário de vários pipes de uma só vez.
- Adicionar e remover várias pessoas de um pipe com uma única ação.
- Alterar as permissões de vários usuários ao mesmo tempo.
Saiba como gerenciar convidados em grupo
Assim, se um time de Procurement reúne membros da equipe – com acesso ao próprio pipe – é possível adicionar, de uma só vez, pessoas de outros times que entram com requisições de compras como convidados.
Área de tarefas e solicitações
Tarefas são atividades que alguém precisa realizar a pedido de um time que gerencia processos no Pipefy.
As atividades podem servir para coletar informações pendentes, aprovações ou qualquer outra informação ou ação que dependa desta pessoa para que o processo siga e possa ser concluído.
A área de tarefas e solicitações é uma página dentro do Pipefy – acessível a convidados – que fornece uma visão clara de todas as tarefas atribuídas, bem como o status de eventuais solicitações em processamento ou concluídas.
No caso das tarefas, a visualização traz mais agilidade para que as ações necessárias sejam tomadas logo, sem que elas se percam em caixas de email. Quando é preciso, por exemplo, que um gestor aprove um orçamento, ou uma parte externa aceite um termo enviado pelo Jurídico.
Já a visibilidade sobre as solicitações também otimiza o tempo tanto dos solicitantes quanto das equipes que processam o pedido. Dessa forma, por exemplo, times de Compras não precisam mais enviar o status das solicitações manualmente por email para aqueles que os pedem. Ao mesmo tempo, todas as solicitações e suas informações podem ser rastreadas dentro do próprio Pipefy – o que facilita a governança de TI e a proteção de dados.
Veja como funciona a área de tarefas
Transforme a experiência de usuários convidados com Pipefy
Pipefy proporciona uma experiência de convidados que reduz frustrações entre aprovadores e solicitantes, além de riscos para o TI, tempo perdido com tarefas manuais para as áreas de negócios e custos com tecnologia para toda a empresa. Isso facilita o atingimento das metas estratégicas – sejam as da sua equipe ou as de todo o negócio.
Se você já tem uma conta no Pipefy, conheça mais dicas de como aproveitar ao máximo todas as funcionalidades ligadas à guest experience interagindo na nossa comunidade.
Se você ainda vê a produtividade do seu time ir embora com emails de follow-up – ou se vê a segurança de dados ameaçada com soluções caras ou improvisos, comece a usar o Pipefy e eleve o nível dos processos e serviços dentro da sua empresa sem gastar mais.
