Ter uma gestão de fornecedores eficiente contribui positivamente para o desempenho do setor financeiro da sua empresa. Isso porque esse gerenciamento te ajuda a acompanhar as mudanças diárias no mercado empresarial, além de otimizar custos e tempo.
Por meio dessa atividade, a empresa consegue analisar, identificar e qualificar a cadeia de suprimentos. Desse modo, como gerente financeiro, você consegue desenvolver pesquisas mais assertivas para encontrar fornecedores confiáveis para atender às demandas organizacionais.
O gerenciamento de fornecedores possui grande relevância, mas também complexidade na hora de desenvolver. Por isso, este post vai mostrar o que é gestão de fornecedores, como fazê-la na prática e por que ela é tão importante.
O que é gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores é uma atividade que envolve os seguintes aspectos:
- Seleção e avaliação para definir os melhores provedores de insumos;
- Definição de quais tipos de fornecedores se encaixam com as diretrizes da empresa;
- Promoção de um relacionamento de confiança com os fornecedores;
- Ação de controle e monitoramento das atividades para avaliar o desempenho e o grau de cumprimento das métricas.
Como parceiros de negócios, os fornecedores agregam valor à sua marca, pois auxiliam na gestão de custos, no monitoramento de encomendas e até mesmo em sugestões de logística. Vale ressaltar que a escolha de fornecedores para o seu negócio é apenas uma das etapas desse processo de gestão.
Essa atividade está diretamente relacionada com o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Ou seja, ela se conecta com outras demandas do setor financeiro, compreendendo apenas uma parte dos processos de negócios.
Gestão de fornecedores vs gestão logística
A gestão de fornecedores envolve todo o processo desde a escolha do fornecedor, negociação, análise dos resultados e acompanhamento das entregas. Já a gestão logística consiste na administração dos processos de compras, produção, transporte, armazenamento e entrega do produto final.
Ou seja, a gestão de fornecedores deve ser feita primeiro e tem ligação direta com terceiros, enquanto a gestão logística é um processo interno da empresa.
A gestão de fornecedores e a gestão logística são complementares e devem trabalhar juntas para garantir que tudo está correndo bem na sua cadeia de suprimentos. Usando esses recursos de forma estratégica, você evita gastos desnecessários e melhora a experiência do seu cliente.
Qual é a importância da gestão de fornecedores?
Todo gerenciamento que promova resultados estratégicos e inteligentes para a empresa é indispensável. A gestão de fornecedores não está relacionada apenas com o custo-benefício dos produtos ou serviços.
Os fornecedores devem ser vistos como stakeholders capazes de agregar valor ao seu negócio e influenciar diretamente a experiência do seu cliente.
Existem muitas vantagens ao fazer uma gestão de fornecedores eficiente. Entre elas, estão:
- Agrega valor aos produtos, serviços e insumos adquiridos;
- Gera competitividade no mercado;
- Acompanha a transformação digital;
- Antecipa riscos e fortalece a organização;
- Diminui custos referentes à estocagem;
- Reduz atrasos de entrega (por meio do follow up de compras).
Com a gestão de fornecedores, o financeiro consegue desenvolver uma política de compras baseada em preços competitivos, qualidade e confiabilidade.
Por fim, quando você se dedica aos parceiros da cadeia de suprimentos, seu negócio se posiciona como defensor do compliance. A conduta ética e a conformidade na atuação dos fornecedores se tornam exigências.
Tipos de fornecedores
Segundo a Lei Nº 8.078, fornecedor é toda pessoa física ou jurídica, que desenvolve atividade de produção, montagem, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços.
Existem diversos tipos de fornecedores no mercado e entender as diferenças e vantagens de cada um vai ajudar muito a escolher o melhor para o seu negócio. Os principais fatores que você deve considerar são: capacidade de entrega, custos, reputação e possibilidade de customização.
Serviços
Diferente dos fornecedores que falaremos mais a frente, o fornecedor de serviços não disponibiliza produtos ou itens, e sim mão de obra especializada. Entende-se por fornecedor de serviços a empresa que presta serviços a outras empresas. Um negócio habitual desse tipo de fornecedor, é, por exemplo, a oferta de subscrições e contratos.
Manufaturador
O manufatorador, que também pode ser chamado de fabricante, é o fornecedor que realmente faz os produtos que serão vendidos ou distribuídos. Os manufaturadores geralmente possuem fábricas ou outros locais onde mão-de-obra, maquinário e matérias-primas são usadas para produção.
Trabalhar com um fornecedor desse tipo te conecta diretamente com a fonte dos produtos, permitindo maior personalização dos itens e reduzindo custos com intermediários. Por outro lado, geralmente os fabricantes são mais restritos nos preços e o tempo de entrega dos produtos pode ser longo.
Atacadista
Os atacadistas fazem parte da categoria de fornecedores de varejo conhecidos amplamente como distribuidores. Esse tipo de fornecedor compra produtos manufaturados em grande quantidade para vender por preço de atacado.
Normalmente, atacadistas exigem pedidos em massa e seu maior diferencial é o preço. Além disso, eles geralmente já tem produtos prontos, o que resulta em uma entrega mais rápida. Porém, no caso desses fornecedores, a possibilidade de personalização de produtos é limitada.
Independente
O fornecedor independente faz os seus próprios produtos e normalmente tem uma capacidade de produção menor. Contratar fornecedores independentes significa ter um produto personalizado e único, mas o tempo de entrega pode ser mais longo.
A gestão de fornecedores é importante para definir se esse tipo de fornecedor se encaixa no perfil do seu negócio.
Importador
Importadores são aqueles fornecedores que compram produtos em um país e vendem para outro. Ter um fornecedor que exerça essa função é um ótimo jeito de encontrar produtos diferentes e com um preço melhor que no mercado local.
Importadores têm acesso a itens mais exclusivos e pagam menos impostos. A desvantagem aqui é que geralmente esse tipo de fornecedor espera para fazer pedidos grandes, o que pode resultar em um tempo longo de entrega.
Processo de gestão de fornecedores
O processo de gestão de fornecedores envolve diversas etapas, desde a identificação das necessidades do seu negócio até o monitoramento de resultados. Uma boa gestão de fornecedores é aquela em que as decisões são tomadas de acordo com a demanda dos clientes e a estratégia da empresa.
Identificação das necessidades e objetivos do negócio
A primeira etapa do processo de gestão de fornecedores é identificar as necessidades e objetivos do seu negócio. A melhor forma de fazer isso é definindo metas claras e realistas.
É por meio do cumprimento das metas que sua empresa passa a gerar diferenciais para o mercado competitivo, e consequentemente, te dá uma visão mais ampla de qual fornecedor você deve escolher.
Se seu objetivo é prover produtos mais personalizados para seus clientes, por exemplo, você precisa optar por fornecedores que entreguem mais rápido e com capacidade maior de customização.
Definição dos critérios de escolha de fornecedores
Com uma visão clara das suas necessidades e objetivos, fica mais fácil identificar o que você precisa de um fornecedor. Defina então os critérios indispensáveis para a escolha correta.
Algumas variáveis que você deve levar em conta são:
- Situação jurídica do fornecedor;
- Reputação;
- Tempo e capacidade de entrega;
- Customização de pedidos e produtos.
Seleção de fornecedores
Faça uma lista dos fornecedores que atendem às suas necessidades e cumprem seus critérios. Então, entre em contato para entender melhor a capacidade de cada fornecedor. Lembre que a gestão de fornecedores não é apenas escolher o fornecedor mais barato.
Solicite orçamentos, analise as propostas e compare cuidadosamente o custo-benefício entre os fornecedores que você listou. Levar em conta apenas um critério é um erro grave.
Negociação do contrato
A negociação é um ponto muito importante da gestão de fornecedores. Não negocie somente valores, mas também condições de pagamento, parcelamento, datas de faturamento, benefícios, assistência do fornecedor e outros serviços agregados.
Sempre assine contratos formais. Esses contratos devem conter, de forma detalhada, todos os direitos e deveres das partes envolvidas. Assim, você e seu fornecedor estarão cobertos caso haja algum problema.
Onboarding dos fornecedores
Uma vez que os fornecedores foram escolhidos, negociados e contratados, está na hora do onboarding. Essa etapa significa os pontos iniciais do seu relacionamento com o seu fornecedor. Isso envolve entrega de documentos e alinhamento de expectativas, além do estabelecimento de canais de comunicação claros.
É importante que seu fornecedor entenda bem as suas necessidades, e como a sua empresa funciona. Um onboarding eficaz e objetivo vai te poupar muita dor de cabeça no futuro. Marque reuniões para apresentar as áreas do seu negócio, explicar quem são seus clientes e qual será o papel do fornecedor no processo de negócios.
Monitoramento da performance e dos riscos
Defina indicadores de performance (entregas, cumprimento de prazos, custo) e faça uma análise dos mesmos com periodicidade. Esse acompanhamento vai ajudar a perceber se o processo está funcionando corretamente ou se existem gargalos que precisam de atenção.
Como resultado, você conseguirá coletar dados sobre as estratégias que estão dando certo e sobre as que precisam ser ajustadas. Assim é possível fazer previsões a curto, médio e longo prazo. Esse monitoramento vai também dar mais clareza sobre os riscos envolvidos no processo.
Estratégias para fazer uma boa gestão de fornecedores
Você provavelmente já percebeu que a gestão de fornecedores é um dos processos empresariais mais importantes.
Estabelecer um relacionamento de confiança, definir metas e métricas, analisar as despesas e o desempenho são apenas algumas das orientações. Também é importante tomar decisões com base em dados e investir na mudança de cultura da empresa, automatizando os processos.
Veja outras dicas importantes para fazer uma boa gestão de fornecedores:
Gerencie o relacionamento com os fornecedores
Desenvolver um relacionamento de confiança com os fornecedores pode se tornar uma estratégia de negócios. Vocês devem ser aliados em uma relação de ganha-ganha, em que ambos são beneficiados de alguma forma.
Em alguns casos, alguém precisará abrir mão de algo para haver equilíbrio entre qualidade, custo e condições de pagamento.
Lembre que o sucesso do seu negócio não depende só de você: os fornecedores também têm grande papel nisso. Dessa forma, é indispensável que você tenha um bom relacionamento com eles, sem querer tirar vantagem, mantendo sempre uma via de comunicação clara e direta.
Identifique riscos e possíveis soluções
A gestão de fornecedores, quando feita de forma correta, permite que você preveja riscos. Assim, se algo der errado, você estará preparado para lidar com a situação da melhor forma possível.
Por exemplo, se há um risco que algum produto não seja entregue ao seu cliente dentro do prazo, esteja preparado para entrar em contato com esse cliente para dar informações sobre o ocorrido antes que ele se sinta frustrado.
Seja transparente sobre suas expectativas
A essa altura você já entendeu que a comunicação é uma parte relevante da gestão de fornecedores. É importante que seu fornecedor esteja ciente das suas expectativas e do que exatamente você almeja alcançar com a contratação dele.
Isso pode envolver o compartilhamento de itens do seu planejamento estratégico e outras informações da empresa com o fornecedor em questão. O ponto aqui é que ele não seja pego desprevenido e não haja frustrações de nenhuma das partes.
Defina prazos alcançáveis e realistas
De nada adianta definir objetivos que não poderão ser cumpridos. É por isso que você deve, junto com seus fornecedores, estabelecer prazos que possam ser alcançados e que estejam de acordo com a realidade das empresas.
A definição dos prazos deve ser feita com base em dados e métricas. Com informações precisas, a criação de estratégias mais inteligentes favorece o crescimento da empresa. Sempre que for necessário avaliar a contratação de novos fornecedores, a equipe de gerenciamento já terá diretrizes eficientes.
Faça a gestão de seus fornecedores com Pipefy
É impossível fazer uma gestão de fornecedores eficaz sem ajuda da tecnologia. Ao contar com uma solução automatizada, você reduz, consideravelmente, as possibilidades de falhas durante o processo. Com isso, o processo de gestão se torna mais ágil, fácil e confiável.
Pipefy garante a oportunidade de construir processos de gestão de fornecedores completos e à prova de erros. Ele pode ser integrado aos seus softwares contábeis e a outras ferramentas, para escalar a operação da empresa. Um fluxo de trabalho no Pipefy pode se conectar a outros processos financeiros, criando uma operação fluida e sem falhas de ponta a ponta.
É possível criar notificações e etiquetas para acompanhar se as requisições e ordens de compras estão sendo processadas em dia, e verificar todo o histórico de comunicação com a base de fornecedores. Para criar e otimizar processos no Pipefy, você não precisa de conhecimentos técnicos e pode aumentar a independência do seu time sobre o setor de TI.
