O que é Gestão de Tempo? Aprenda como melhorá-la no seu negócio

Você cuida da gestão de tempo na sua rotina profissional? 

Muitos acreditam que estar atarefado é o mesmo que ser produtivo. Contudo, a ocupação nem sempre é sinal de um bom rendimento.

Quase todo mundo já iniciou várias tarefas ao longo do dia, mas não conseguiu terminá-las por conta de interrupções, imprevistos ou pela perda de foco. 

Esse tipo de situação é bastante comum e, quase sempre, está relacionada à simples falta de planejamento. 

Segundo um levantamento da FGV publicado na Agência Brasil, a produtividade dos profissionais no país aumentou apenas 1% em pouco mais de 20 anos. 

Se compararmos nosso cenário ao de países com técnicas de gestão de tempo mais consolidadas, a situação é ainda mais surpreendente.

Para você ter ideia, um trabalhador brasileiro produz apenas 25% do que é produzido por um norte-americano no mesmo intervalo de tempo, de acordo com dados publicados no UOL. 

Mas afinal, como fugir dessas estatísticas? O que é gestão de tempo e produtividade? Como torná-la presente no dia a dia? Descubra como otimizar seu cotidiano de trabalho a seguir.

O que é gestão de tempo? 

Como você deve estar imaginando, a gestão de tempo tem como objetivo otimizar o período que os profissionais têm disponível para cumprir suas tarefas.

Ela é focada em equipes e processos. Ambos devem ter o melhor nível possível de organização e de priorização em suas atividades para que elas sejam feitas da melhor maneira possível.

Basicamente, é o ato de ordenar as rotinas dos trabalhadores. Isso considerando suas ações prioritárias e o tempo que deve ser levado para que cada uma delas seja concluída.

O grande benefício da gestão de tempo é a garantia de mais produtividade e eficiência nas rotinas de trabalho. 

Portanto, esse gerenciamento exige uma boa capacidade de planejamento. Só assim, cada execução pode ser feita com um bom aproveitamento.

Para estar no controle das tarefas e saber exatamente “o que”, “quando” e “em quanto tempo” fazer elas, é imprescindível adotar as estratégias e ferramentas certas. 

Nesse sentido, a garantia de controle só é possível quando os times e os processos são pautados por cautelas diárias.

Por meio das melhores técnicas de gestão de tempo e produtividade, as empresas devem garantir um trabalho funcional e recompensador para os profissionais.  Abaixo, apresentamos algumas medidas simples para que isso seja possível.

Dicas de como melhorar a gestão de tempo e produtividade em uma equipe 

Como você pôde ver acima, uma gestão de tempo eficaz depende de boas ações de planejamento, medidas diárias a serem adotadas pelos profissionais e de ferramentas adequadas para orientar o trabalho em equipe. Nesse sentido, os principais requisitos incluem:

Faça uma análise do tempo disponível

Antes mesmo de planejar as ações para otimizar a rotina de trabalho, você deve compreendê-la bem. Isso exige uma análise sobre o tempo disponibilizado aos profissionais, como ele é utilizado e quais os padrões de desempenho apresentados no cenário atual. 

Planeje a rotina da equipe

Com a análise inicial, você irá identificar os gargalos e começar um novo planejamento. Com base na performance observada, delimite novamente as tarefas a serem cumpridas e o tempo necessário para cada uma. Além disso, inclua um período extra para eventuais imprevistos.

Saiba identificar tarefas importantes e priorizá-las

Na hora de planejar a nova rotina da equipe, classifique as ações por ordem de relevância. Ao delimitar as tarefas urgentes, importantes e pontuais, a gestão de tempo elimina redundâncias e garante foco para que todos cumpram o que realmente importa em determinado momento. 

Uma boa forma de fazer isso é adotar a chamada Matriz de Eisenhower. Trata-se de um diagrama que ajuda as pessoas a estabelecerem prioridades na rotina de acordo com a classificação das tarefas em quatro quadrantes. 

Os quadrantes são: urgente e importante (tarefas que precisam ser priorizadas), urgente (tarefas que podem ser delegadas), importante (tarefas que você deve fazer, mas em um prazo maior) e nem urgente e nem importante (tarefas que não devem nem estar na agenda). 

Automatize atividades

Tenha em mente que fluxos automatizados de trabalho empoderam as equipes. Com o apoio da tecnologia, você padroniza os processos, promove a automação de tarefas repetitivas e maçantes dentro do seu workflow e centraliza todas as informações do seu processo. 

Muitos softwares de gestão de processos como o Pipefy permitem configurar tais automações sem que ninguém da equipe precise saber programar.  

Utilize as ferramentas corretas para gerir seu tempo

A digitalização é imprescindível para uma boa gestão de tempo. Ou seja, você não pode abrir mão das melhores ferramentas. A Pipefy, por exemplo, oferece tudo o que você precisa para gerenciar sua rotina de trabalho com facilidade, eficiência e com o apoio de indicadores em tempo real. Algumas das funcionalidades do software são:

• Formulários online customizados, que permitem a você coletar informações completas dos requisitantes de produtos e serviços do seu time em um documento que tenha o visual da sua empresa, e conectar essas informações coletadas a um workflow automatizado. 
• Portais, que centralizam e reúnem vários formulários dentro de um departamento e podem ser acessados por clientes externos e internos. 
• Dashboards e relatórios, que podem ser personalizados e extraídos em tempo real para acompanhar a execução do seu processo. 
• Caixa de entrada compartilhada, que padroniza a comunicação com clientes e aumenta a colaboração entre membros do seu time. 
• Templates de workflow e formulários prontos para uso, e construídos de acordo com as melhores práticas do mercado. 
• Integrações, que permitem a você centralizar seu processo no Pipefy e executar algumas tarefas em programas que sua equipe já usa.