Como automações podem melhorar sua gestão do tempo no trabalho

Tempo é um recurso cada vez mais escasso e precioso, dentro ou fora do ambiente corporativo. Este artigo da revista Superinteressante mostra como a tecnologia nos deu a impressão de aceleração da vida. Pesquisadores do Instituto Politécnico Rensselaer, nos Estados Unidos, afirmam que uma pessoa de 24 anos sente o tempo passar 1,08 vezes mais rápido que há 100 anos. Já para alguém de 62 anos, o tempo passa 7,69 vezes mais acelerado. 

Além dessa impressão subjetiva mencionada na pesquisa, é possível que você sempre sinta que falta tempo porque acumula muitas atividades. Ou porque não aproveita o tempo que tem, desperdiçando-o com distrações ou com tarefas que poderiam ser executadas de forma mais simples e rápida. É justamente para resolver esse último ponto que existem as automações: quando uma ferramenta tecnológica executa parte do trabalho que antes seria de humanos. 

As automações podem aumentar a sua produtividade, melhorando sua gestão de tempo no trabalho. Neste artigo, vamos explicar como e por que elas têm esse potencial — e de que forma você pode implementá-las na sua rotina. 

O que é gestão do tempo no trabalho? 

A gestão de tempo no trabalho é a forma de manejar a quantidade de atribuições que você tem ao longo das horas trabalhadas, distribuindo-as e priorizando atividades. Essa gestão pode ser feita de forma individual, quando o próprio funcionário pensa e realiza essa distribuição, ou coletiva, quando esse gerenciamento é feito por toda a equipe de forma coordenada. 

Essa prática não está dissociada de outros campos da vida. Uma pesquisa feita pela escola de negócios John Molson, da Universidade Concórdia, e pela Universidade Laval, no Canadá, sinaliza que o gerenciamento de tempo no trabalho pode ter forte impacto sobre a vida pessoal dos funcionários. Ele influencia sim o desempenho do profissional, mas essa influência é mais tímida que os impactos no bem-estar e na satisfação pessoal do colaborador. 

Isso mostra que a gestão eficiente de tempo no trabalho pode, e deve, ser estimulada pelas empresas e líderes, e pode ajudar a transformar os profissionais em pessoas mais felizes. E essa mudança pode ter um impacto que vai muito além das métricas, refletindo-se no engajamento dos funcionários e até na cultura da empresa.

Gestão de tempo e organização no trabalho: como melhorá-las?

Se você percebe que sua gestão de tempo e organização no trabalho são deficientes, há formas de melhorá-las, seja por meio de técnicas, de abordagens diferentes ou usando certas ferramentas. Vamos mostrar abaixo alguns dos principais recursos para administrar melhor a sua rotina profissional.

Faça um planejamento da semana

Pode parecer óbvio, mas nem todos conseguem uma forma de roteirizar a semana antes que ela comece em meio a várias demandas. E isso é fundamental para que o profissional ganhe mais controle sobre sua rotina. 

Distribua as atividades ao longo dos dias e tente arrumá-las conforme os períodos em que você é mais produtivo. Muita gente tem dificuldade de se concentrar à tarde, então pode ser uma boa ideia deixar as planilhas e relatórios de lado nesse horário e focar em reuniões, por exemplo. 

Você pode usar um planner ou uma ferramenta digital, como o Google Calendar, para assinalar compromissos e tarefas. Recomendamos a segunda opção — é mais fácil ter visibilidade da agenda em qualquer lugar que você esteja, e mais difícil perder informações importantes.

Priorize atividades

As demandas vão chegar, por isso você precisa saber priorizá-las. Avalie o prazo e o grau de importância de cada uma — e deixe para depois o que não for urgente. Você pode etiquetar as atividades com diferentes cores, conforme o grau de prioridade de cada uma delas. Se trabalhar em uma equipe, outra estratégia é delegar tarefas que não precisam ser feitas por você.

Estime tempo a mais

Ao planejar a semana, use margens seguras para definir o tempo gasto em cada atividade. Assim, você consegue cumprir aquilo que se comprometeu a fazer sem precisar correr ou se desesperar. Trabalhar sempre com prazos exíguos pode gerar frustração e atrasar as outras atividades previstas na sua agenda. 

Evite reuniões desnecessárias

O famoso meme essa reunião poderia ter sido um email infelizmente se aplica a muitas equipes. Saber medir o quão importante é o encontro de todos, seja presencial ou remoto, é determinante para o sucesso da gestão de tempo em equipe. Por isso, repense reuniões desnecessárias, que poderiam ser transformadas em um texto breve sem prejuízos de compreensão aos envolvidos. 

Use técnicas de produtividade

Já ouviu falar de Método Pomodoro ou Matriz de Eisenhower? Os dois são abordagens que podem ajudá-lo com a organização de tempo e tarefas. 

O Método Pomodoro preconiza períodos de concentração intensivos, intercalados com pausas. Ele propõe duas horas de foco fracionadas em períodos de 25 minutos, com 5 minutos de intervalo entre eles. Ao final das duas horas, a recompensa é um descanso “longo”, de 30 minutos. Isso ajudaria os praticantes a manterem o foco total nas atividades planejadas. 

Já a Matriz de Eisenhower é uma abordagem que ajuda as pessoas a estabelecerem prioridades na rotina de acordo com a classificação das tarefas em quatro quadrantes. São eles: urgente e importante (tarefas que precisam ser priorizadas), urgente (tarefas que podem ser delegadas), importante (tarefas que você deve fazer, mas em um prazo maior) e nem urgente e nem importante (tarefas que, de preferência, não devem nem estar na agenda). 

Recorra a ferramentas de produtividade

A tecnologia pode ser uma aliada na hora de gerir suas horas de trabalho, e certos aplicativos e ferramentas podem ajudar nessa missão. Alguns deles são:

• Rescue Time: uma mistura de organizador de tarefas com um coach digital de administração de tempo. A plataforma acessa sua agenda de reuniões e as tarefas que você precisa executar. Com base no seu cadastro, ela elabora seu perfil e apresenta um plano de ação com sessões de foco que se enquadram nas suas características. 
• Hash Track: o programa permite aos gestores mapear o tempo que suas equipes levam em cada projeto ou atividade, e entender quais são os pontos fracos dos seus times. Com o aplicativo instalado, é necessário que cada membro da equipe informe ao começar e terminar o trabalho em cada atividade específica.
• Google Calendar: um calendário que agrupa informações sobre suas reuniões e compromissos, e permite visibilidade de toda a equipe. Isso facilita a marcação de reuniões e a reserva de momentos de foco em determinadas atividades.
• Proud: é uma ferramenta que mistura características de vários apps de produtividade. Ele planeja tarefas, notifica a hora de começar atividades, permite que você escreva e categorize ideias inesperadas que podem surgir ao longo do dia. Também planeja momentos de folga e atividades para desestressar. 

Use um software de automação

Se as ferramentas que citamos acima podem ser valiosas, nada proporciona uma mudança tão permanente e estrutural na sua gestão de tempo quanto um software de automação de workflows. Isso porque essas plataformas permitem que você organize todo o seu fluxo de trabalho em um ambiente digital, assinalando cada etapa e dando visibilidade a toda a sua equipe sobre cada atividade — o que estimula a colaboração e a delegação de tarefas. 

Esses softwares permitem ainda configurar automações. Elas são regras que fazem determinados eventos escolhidos desencadearem uma ação, realizada pelo próprio software e não mais por você ou outro humano. Assim, as automações aceleram processos e cortam da sua agenda uma série de tarefas manuais e repetitivas, como a triagem de solicitações, a escalação de demandas, aprovações, notificações de clientes internos e externos etc. 

O que significa automação e qual é o seu impacto na administração de tempo no trabalho? 

Como já mencionamos, as automações são tarefas que passam a ser executadas pelo software, e não mais por você ou seus colegas de equipe, a partir de gatilhos pré-definidos — configurados no seu workflow. As automações ajudam a fazer mais em menos tempo, e tornam o seu processo à prova de erros, já que tarefas manuais são eliminadas do escopo do seu trabalho. 

A grande vantagem das automações é que elas facilitam a gestão de tempo não só a nível individual, mas coletivamente. Equipes inteiras ganham horas de trabalho e economizam recursos ao implementarem automações em suas rotinas. Veja alguns exemplos reais: 

• O Jazz HR, empresa de software de recrutamento, automatizou 5 processos e passou a economizar 80% do tempo que gastava com o onboarding de funcionários.
• O Gympass, plataforma completa de bem-estar corporativo, poupa mais de 11 mil horas de trabalho mensais dos seus colaboradores com automações configuradas dentro do Pipefy, um software de automação de processos no-code/low-code.
• A IMImobile, multinacional que fornece soluções para interações digitais das empresas com clientes, reduziu em 80% o tempo de gerenciamento das solicitações de marketing.

Com automações, além de um processo mais rápido e com menos erros, você consegue priorizar atividades realmente importantes que exigem esforço intelectual do seu time — uma vez que as tarefas manuais serão executadas por um software. Isso pode transformar não só os resultados da equipe, mas também o nível de satisfação e engajamento dos profissionais que trabalham com você.

Escolhendo uma ferramenta para automatizar tarefas manuais 

Agora que você já sabe quais são os benefícios das automações para a gestão de tempo, é fundamental que você saiba escolher a melhor ferramenta disponível para as suas necessidades. O ideal, em primeiro lugar, é que ela seja fácil de usar e de instalar, sem que isso dependa da equipe de TI da empresa. Ela também deve ter funcionalidades que estimulem a visibilidade de métricas e a colaboração da equipe, como listamos abaixo:

• No-code/low-code: esses termos se referem a ferramentas digitais de automação que podem ser usadas sem precisar de linguagem de código, e consequentemente do apoio da equipe de TI. Automatizar em poucos cliques é possível, e poupará tempo e recursos da sua empresa.
• Caixa de email compartilhada: além de automatizar tarefas do trabalho, que tal uma ferramenta que ainda ajude a organizar sua caixa de entrada? Uma caixa compartilhada permite que todos do time tenham visibilidade sobre os emails que chegam, e permite o uso de templates e mensagens automáticas para respondê-los mais rápido. 
• Integrações: certamente sua equipe já usa alguns aplicativos e programas no dia a dia de trabalho. A ferramenta de automação ideal deve conectar-se a eles, centralizando informações e integrando atividades em diferentes plataformas. 
• Gráficos e relatórios: um bom software de automação permitirá que você extraia dados e métricas da sua operação em tempo real, a partir do uso do workflow e das informações inseridas nele, seja em relatórios ou em gráficos ilustrativos. 
• Formulários online compartilháveis: para centralizar informações e integrá-las ao seu workflow, nada melhor que padronizar a forma pela qual seu time recebe solicitações através de formulários online. Com eles, você dá fim às longas trocas de email e evita erros e retrabalho ao coletar dados importantes para a sua operação.

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Com tecnologia no-code/low-code, automações fáceis de configurar e uma interface de navegação simples e visual, Pipefy oferece todas as funcionalidades que descrevemos acima. O software também tem templates prontos para que você comece imediatamente a converter seus processos em workflows baseados na nuvem, com mais visibilidade e menos suscetibilidade a erros e riscos. 

Pipefy pode ser acessado do seu celular ou desktop, e serve para qualquer processo: de equipes de RH a times de Financeiro.

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