Aperfeiçoando o processo de gestão do desempenho

Rever a performance de um funcionário pode ser uma tarefa assustadora. Você deve ser capaz de ilustrar como o trabalho do colaborador tem impactado a empresa, assim como fornecer um plano sensato para o seu desenvolvimento profissional. Acima de tudo, espera-se que você forneça uma experiência justa, útil e organizada.

Embora a maioria das empresas tenha algum tipo de processo de revisão da performance em vigor, avaliar efetivamente o desempenho é uma arte que muitos de nós ainda não domina. A maioria dos funcionários acha o processo de revisão de desempenho estressante e desconfortável.

Uma estratégia que pode facilitar a gestão do desempenho para gestores e colaboradores é melhorar o próprio processo. Neste artigo, percorremos o processo de gestão de desempenho e consideramos algumas das maneiras que você pode adotar para torná-lo uma experiência positiva e construtiva para todos os envolvidos.

O que é gestão de desempenho?

A gestão do desempenho é um sistema de avaliação que alinha continuamente os objetivos organizacionais com a competência, os incentivos e o desenvolvimento dos funcionários. Em outras palavras, trata-se de fornecer aos funcionários um feedback contínuo e construtivo sobre como eles estão indo e como eles podem melhorar a fim de apoiar seus próprios objetivos profissionais e os objetivos de sua equipe e empresa. A palavra-chave aqui é “em andamento” — a gestão do desempenho não é um processo que ocorre uma vez por ano, é um esforço contínuo.

Convenhamos, isso é mais fácil de falar do que fazer. Estamos acostumados a avaliações de desempenho de alguma forma ou de outra, geralmente por meio de revisões mensais. Muitas organizações que acompanham o desempenho dos funcionários incentivam os trabalhadores a alcançar resultados de negócios muito específicos sem se preocupar em ajudar os funcionários a atingir seus próprios objetivos profissionais. Como resultado, os funcionários ficam exaustos e descomprometidos.

Felizmente, um número crescente de organizações está se deslocando para uma gestão abrangente de desempenho, introduzindo oportunidades de aprendizado para os funcionários, feedback formalizado, sessões de mentoria ou coaching e outras maneiras de os colaboradores avançarem em suas carreiras.

O que esperar de um bom sistema de gestão do desempenho

Criar um sistema de gestão de desempenho robusto leva a benefícios significativos em toda a sua organização.

Melhor comunicação

Os sistemas de gestão de desempenho criam uma infraestrutura que naturalmente exige de gestores e funcionários uma comunicação consistente. Isso pode levar a conversas mais francas sobre como melhorar certas habilidades, formar relações de trabalho mais fortes, assim como promover maior compreensão dos objetivos de uma empresa. Quando os funcionários e seus gestores falam com mais frequência sobre questões relacionadas ao desempenho, essas conversas parecem menos assustadoras e são mais produtivas.

Expectativas explícitas

Graças ao incentivo à melhor comunicação, os sistemas de gestão de desempenho também criam um ambiente propício para que cada membro da equipe saiba o que é esperado deles. Por causa dessa clareza, os colaboradores podem desenvolver objetivos melhores para si mesmos e realmente compreender onde e como se encaixam na missão da empresa.

Aprimoramento contínuo

Check-ins frequentes com os funcionários os ajudam a permanecer no caminho do aprimoramento. Em empresas com revisões anuais, os funcionários são muitas vezes deixados para corrigir o curso por conta própria, por isso é fácil instalar os maus hábitos antes de sua próxima revisão. Por isso, o foco na melhoria constante, decorrente de um forte sistema de gestão de desempenho, ajuda a manter os trabalhadores no caminho certo para alcançar seus objetivos.

Uma força de trabalho engajada

Em vez de gastar um tempo desmedido em revisões anuais, os sistemas de gestão de desempenho levam os gerentes e os funcionários a fazer isso com suas próprias mãos. Com as ferramentas e os softwares certos, as empresas podem configurar lembretes automatizados para várias etapas do processo, como agendar reuniões de revisão ou enviar comentários e outras informações relevantes sobre o desempenho. Com todos engajados, os funcionários se sentem ouvidos, os gestores podem se sentir mais à vontade para oferecer um feedback mais produtivo e o clima organizacional melhora de modo geral.

Definindo um sistema de gestão de desempenho que funcione

Um sistema de gestão de desempenho ajuda as empresas a definir expectativas para seus funcionários, classificá-los de acordo com o seu desempenho, bem como dar-lhes um feedback construtivo. No entanto, o sistema precisa de certos componentes para ser realmente eficaz:

• Planejamento e definição de metas: os funcionários devem ser capazes de estabelecer metas realistas para que os gestores possam entregar uma revisão que represente com precisão as habilidades e o progresso do trabalhador. Uma maneira de fazer isso é usar o método SMART. Esse método se refere a definir metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, orientadas a resultados e com limite de tempo. Sendo assim, colaboradores e gestores devem colaborar para definir objetivos que incorporem todas essas características.
• Comunicação, observação e mentoria contínuas: a gestão de desempenho deve ser um processo contínuo, não apenas uma revisão anual. Bons gestores observam regularmente como seus funcionários interagem com os outros, abordam tarefas difíceis ou lidam com contratempos. Eles podem, então, fornecer reconhecimento ou feedback oportuno em vez de esperar pela revisão anual de desempenho; assim os funcionários podem implementar novos comportamentos mais cedo.
• Reconhecimento social: as pessoas geralmente pensam em recompensas na forma de compensação ou bônus, mas excelentes gestores percebem o impacto das recompensas não monetárias também. Seja um chamado em uma configuração de grupo, um cartão de agradecimento ou uma breve mensagem de e-mail ou chat; o reconhecimento social faz com que os funcionários se sintam vistos e apreciados por suas contribuições. Os gestores devem tornar um hábito reconhecer frequentemente os funcionários que estão fazendo um ótimo trabalho.
• Feedback e sugestões: os trabalhadores só podem melhorar se souberem como aplicar isso no seu trabalho. Encontrar maneiras de contribuir para que os funcionários aprimorem suas habilidades e saiam da zona de conforto faz parte das funções de um bom gestor. Logo, oferecer feedback ou sugestões sobre como receber determinados projetos ou como ser promovido deve ser uma parte importante do processo de gestão de desempenho.

Por que a gestão de desempenho deu errado

Qualquer um pode cair em armadilhas comuns de gestão de desempenho se não for cuidadoso. Para garantir que isso não aconteça na sua empresa, fique atento a esses sinais vermelhos que podem impedi-lo de ter um sistema de gestão de desempenho eficaz.

Capturar com imprecisão o trabalho dos funcionários

É quase impossível para os gestores fazer um balanço de tudo o que cada um de seus funcionários fez em um ano inteiro. O mesmo vale para os funcionários em relação a seu próprio desempenho. Por isso, os bons sistemas de gestão de desempenho incentivam os funcionários a registrar suas realizações com mais frequência, pois regularmente lembra os colaboradores do quanto eles fizeram e dá aos gestores uma melhor perspectiva das cargas de trabalho de seus funcionários ao longo do ano.

Não percorrer as etapas

Fazer com que gerentes e funcionários comprem a ideia de avaliar regularmente o desempenho pode ser difícil. E isso é compreensível, uma vez que encontrar tempo para pensar seriamente e com mais freqüência sobre o desempenho dos funcionários em meio a tantas prioridades concorrentes não é fácil. Portanto, é importante garantir que os gestores — que não têm tanta experiência em um processo contínuo de gestão de desempenho — entendam a importância de fornecer um feedback regular e não vejam as sessões de revisão como apenas mais uma tarefa a ser concluída.

Um sistema de rastreamento ineficiente

Hoje em dia, sabemos que papel e caneta é o sistema de gestão de desempenho menos confiável. Há tanto potencial para perda de dados e é fácil guardar essa informação sem dar uma segunda olhada. Como diz o ditado, quem não é visto não é lembrado. Sem dados de desempenho prontamente à mão, é fácil para os gerentes ou funcionários desviarem-se dos trilhos. O uso da tecnologia para o seu sistema de gestão de desempenho facilita o processo para todos.

O uso de software para definir seu processo de gestão de desempenho permite que você o adapte às suas necessidades, incluindo elementos como autoavaliações, planos de ação de desempenho ou outros objetivos e itens de acompanhamento. Também agiliza o processo, sincronizando-o com dados de outros processos de negócios e automatizando tarefas repetitivas. Esses recursos são enormes poupadores de tempo para gestores e funcionários.

Revisar em vez de treinar

Rever o desempenho de um funcionário não faz nenhum bem se ele não souber como melhorar. Os gestores que treinam seus trabalhadores acompanham regularmente as metas dos funcionários, criam planos de ação para eles e documentam e compartilham feedback. Além de garantir que os funcionários estejam avançando em direção a seus objetivos, o gestor-treinador pode fazer com que os funcionários se sintam confortáveis em pedir ainda mais feedback no futuro.

Otimize seu processo de gestão de desempenho

Poucos processos de Recursos Humanos são tão delicados ou complexos quanto os da gestão de desempenho. É por isso que é fundamental que os gestores construam um processo de gestão de desempenho que enfatize a organização e o controle.

Uma estratégia para navegar em avaliações de desempenho com confiança é usar uma ferramenta de gestão de processos. O gerenciamento de processos reduz o estresse da gestão de desempenho melhorando a consistência, automatizando tarefas repetitivas (como notificações de e-mail), permitindo que você avalie rapidamente o status das avaliações em cada ponto de contato.

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