Como avaliar se as estratégias desenvolvidas pelo departamento de recursos humanos (RH) estão sendo efetivas? Para descobrir se há assertividade e evitar ações ineficazes, é preciso contar com os indicadores de RH.
Esses indicadores são métricas que mostram se os planejamentos da empresa têm falhas ou estão alinhados aos objetivos da empresa. Mas quais são os principais indicadores (ou KPIs) de RH? É o que pretendemos te mostrar ao longo deste artigo.
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O que são indicadores de RH?
Indicadores de RH são métricas que medem o desempenho do setor de Recursos Humanos durante um determinado período. Esses KPIs (da sigla Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de performance) são um método de avaliar os valores e obter respostas dos processos.
Qualquer área da empresa pode trabalhar com inúmeras métricas. Mas os indicadores-chave (ou KPIs) são apenas aqueles que estão diretamente alinhados aos objetivos de negócios da empresa e que influenciam em decisões estratégica. Um bom exemplo são os indicadores associados a retenção de talentos, ou turnover.
Esses números têm como objetivo entender se o departamento promove ações que impactam positivamente os resultados da empresa. No caso do RH, podem ser ações para engajar os colaboradores e melhorar sua satisfação com a empresa. Os indicadores ajudam a avaliar se essas ações estão tendo o efeito esperado, e podem ajudar a melhorar a produtividade do RH.
Os indicadores de RH têm grande importância para o desempenho da organização como um todo. Isso porque permitem estabelecer metas mais concretas para a equipe; o atingimento dessas metas, por sua vez, possibilita aumentar a lucratividade do negócio.
Principais indicadores de RH
Cada empresa deve acompanhar indicadores de RH relacionados aos seus objetivos de negócio. Para facilitar essa escolha, citamos a seguir os principais indicadores de RH usados atualmente. Explicaremos o que são, qual sua função na empresa e como mensurar seus resultados.
1. Retenção de talentos
O índice de retenção tem o propósito de avaliar se as estratégias para manter colaboradores em seus postos são eficientes. Ele é expresso em porcentagem e é calculado dividindo o número de desligamentos em determinado período pelo número total de colaboradores, depois multiplicando por 100 o resultado.
Por exemplo: numa empresa de 100 colaboradores que, em um mês, viu 5 desligamentos, o índice de retenção de talentos será 5/100 * 100, ou 5%. Quanto maior esse número, menor a capacidade da empresa de reter profissionais em seus quadros. Se ele estiver muito alto, a empresa deve se esforçar para criar um espaço mais atrativo para seus talentos.
2. Clima organizacional
O clima organizacional indica quão saudável e agradável é o ambiente de trabalho na empresa, na visão de seus colaboradores. Esse indicador avalia as percepções dos profissionais quanto ao trabalho desenvolvido e o engajamento com os colegas.
Entender como está o clima e a cultura da empresa ajuda no processo de retenção de talentos e atração de novos profissionais. Ter um conhecimento claro da missão, visão e valores contribui para identificar se o colaborador tem ou não o perfil que a organização espera.
Ele pode ser calculado a partir de pesquisas de eNPS (employee net promoter score). Os profissionais podem responder, de 0 a 10, qual a probabilidade de recomendarem o trabalho na empresa a um colega.
- Uma pontuação de 0 a 6 indica um detrator;
- Uma pontuação entre 7 e 8 sugere um colaborador neutro;
- Uma pontuação de 9 a 10 indica um promotor.
A média das respostas também é importante, pois mostra de maneira geral como os colaboradores avaliam seu ambiente de trabalho. Um bom clima organizacional traz benefícios como mais engajamento, melhor retenção e melhores resultados na empresa.
3. Produtividade e desempenho
Para avaliar o desempenho e a produtividade no RH, são considerados alguns fatores como:
- Assiduidade;
- Cumprimento dos prazos;
- Finalização dos projetos;
- Impactos financeiros.
Com esse KPI, pode-se identificar quais profissionais possuem um bom desempenho e quais necessitam de atenção maior. Treinamentos e mentorias podem ajudar os profissionais que estejam deixando a desejar nesse quesito.
Os dados de produtividade e desempenho são frequentemente utilizados nas avaliações de desempenho. Afinal, eles retratam de maneira direta quanto cada pessoa colaboradora está contribuindo para os resultados do negócio.
4. Turnover ou rotatividade
A função do indicador de turnover (ou rotatividade) é medir quantos profissionais a empresa desligou ou contratou. Ele deve ser um dos primeiros KPIs a ser considerado, mesmo quando não há uma política de indicadores, já que a sua função é detectar problemas com a qualidade dos processos de recrutamento e seleção, eficiência nos onboardings e retenção de talentos.
Equipes duradouras tendem a ter maior taxa de produtividade, atingindo as metas com mais assertividade. Esse é um dos motivos pelos quais esse indicador é tão importante. Para calcular o turnover e a rotação de profissionais existem três formas:
- Turnover recente: Esse método é para analisar a qualidade do recrutamento e seleção. Logo, consideram-se as rescisões no período de 6 meses, dividindo-as pela quantidade de funcionários. O resultado será multiplicado por 100.
- Turnover de desligados: O cálculo é parecido com o primeiro, a única diferença é que contabiliza todas as rescisões da empresa. Assim temos: (rescisões ÷ quantidade de funcionários) x 100 = turnover. É o mesmo cálculo do índice de retenção de talentos.
- Turnover geral: Para alcançar o resultado é preciso ponderar as entradas e saídas. Trata-se de uma métrica que considera todas as movimentações do quadro de funcionários. Dessa forma: {[(admissões + demissões) ÷ 2] ÷ total de funcionários} x 100.
5. Custo do turnover
Obviamente, os resultados de turnover e rotatividade impactam o financeiro da empresa. Afinal, há gastos envolvidos nas etapas de seleção de novos funcionários, na admissão, no desligamento, etc.
Se existe um valor muito elevado em razão desses processos, é preciso entender as causas e elaborar estratégias de redução. Para mensurar os custos envolvendo o turnover, devem ser somadas algumas despesas, como:
- Investimentos em recrutamento e seleção;
- Programas de integração dos novos contratados;
- Redução da produtividade enquanto não há um novo colaborador;
- Produtividade baixa até que a equipe se alinhe com o novo integrante.
O ideal é que esses custos sejam analisados anualmente, para que os custos da rotatividade sejam reduzidos — além da própria rotatividade.
6. Absenteísmo
Este indicador mede as ausências dos colaboradores, independentemente de terem sido justificadas ou não. Os dados podem ser coletados semanal, quinzenal ou mensalmente. Com essas informações, pode-se prever quantas faltas poderão acontecer durante o próximo período.
O índice de absenteísmo serve para que a empresa compreenda quais são os custos e como a ausência impacta a produtividade. Para colaboradores individuais, pode ser considerado um dos fatores de desempenho e produtividade mencionados acima. Para calcular e ter um controle de faltas você pode utilizar algumas formas, veja:
- Bradford Factor: nesse processo são medidas as faltas curtas, constantes e não planejadas com peso inferior às longas. O resultado do cálculo vai pontuar uma escala de justificativas: a primeira gera advertência informal, a segunda uma medida disciplinar e a terceira pode resultar em demissão;
- Bureau of National Affairs (BNA): a fórmula aqui divide o total de pessoas pelos dias perdidos por ausência no mês. Depois há outra divisão, entre o número médio de colaboradores e os dias trabalhados no mês;
- Horas de ausência: o cálculo, aqui, tem por base as horas de trabalho que foram perdidas. Ou seja, as horas perdidas são divididas pelas horas de trabalho previstas e o resultado é multiplicado por 100, resultando numa porcentagem.
Independente da fórmula utilizada, a avaliação mostra se existe um padrão para as ausências. Desse modo, você poderá criar estratégias e ações para estimular o engajamento entre os colaboradores e a motivação para o trabalho.
7. Tempo médio de empresa
Este é outro indicador por meio do qual a empresa consegue perceber se retém talentos ou não. Como o próprio nome indica, o tempo médio de empresa calcula, em média, quanto tempo cada colaborador tem na organização.
Com isso, o RH consegue determinar quanto tempo um colaborador passa na instituição, aproveitando os resultados para desenvolver campanhas de atração ou despertar o interesse de permanecer a longo prazo. Algumas medidas que podem ajudar nesse sentido são: plano de carreira, remuneração atrativa, benefícios, capacitações etc.
8. Índice de reclamações trabalhistas
O propósito desse KPI é reconhecer falhas na gestão, conflitos organizacionais e descumprimentos de direitos. São dados de extrema importância para definir a confiabilidade da empresa no mercado.
Para mensurar esse indicador é preciso fazer o seguinte cálculo: (número de reclamações / número de profissionais desligados) x 100. Em outras palavras, trata-se da porcentagem de profissionais desligados que enviaram reclamações trabalhistas sobre a empresa.
9. Headcount
O headcount (“contagem de cabeças”, em inglês) indica simplesmente o número total de pessoas que trabalham na organização em um determinado momento. Embora seja um número fácil de se obter, ele pode ser importante.
O RH pode avaliar se as áreas mais estratégicas do negócio estão carentes de colaboradores, ou se o corpo de funcionários da empresa está alinhado aos seus objetivos. Esse indicador também é importante para a elaboração de projeções financeiras.
10. Custo per capita de benefícios
Esse indicador costuma ser associado ao headcount (sobre o qual falamos acima). O intuito é descobrir qual o valor médio em benefícios pago pela empresa aos colaboradores. Ele avalia se os investimentos em benefícios estão ou não valendo a pena.
O cálculo pode ser feito de duas formas:
- Custo per capita = total de benefícios ÷ headcount;
- Custo per capita sem salários = (total de benefícios – gastos com salário) ÷ headcount.
Esse indicador aponta a receita que a empresa deve gerar, por colaborador, para compensar o investimento em sua contratação. Ele pode informar estratégias de retenção para os talentos que sejam mais importantes para o resultado final da empresa.
11. Folha de pagamento
A folha de pagamento representa o valor que a empresa investe em seus colaboradores, incluindo salários, benefícios, tributos, etc. Ele também pode ser avaliado junto ao faturamento da empresa para mostrar quanto do que a empresa ganha é revertido nesse investimento.
Nesse caso, é preciso calcular qual porcentagem da renda da empresa é investida na folha. Isso pode ser feito dividindo o valor da folha de pagamento (mensal ou anual) pelo faturamento da empresa (mensal ou anual, mas igual ao período do faturamento). Para gerar uma porcentagem, é preciso multiplicar o resultado por 100.
Não é necessariamente negativo que a empresa dedique boa parte de seus recursos aos colaboradores. Mas se essa porcentagem estiver alta demais, pode ser a hora de buscar maneiras de trabalhar com mais eficiência sem aumentar o número de colaboradores.
12. Investimento em treinamento
Esse é o valor que a empresa vem aplicando ao desenvolvimento das soft skills e hard skills de seus times. Ele também deve ser contrastado com dados sobre a efetividade desses investimentos, para garantir que o valor é bem utilizado.
Uma maneira de se aferir essa efetividade é com dados de eNPS, tomando-se dois pontos numa linha do tempo:
- Ponto A = o desempenho após o colaborador finalizar o treinamento;
- Ponto B = o desempenho esperado sem contabilizar o treinamento;
- A – B = impacto do treinamento.
Se a diferença entre A e B não for muito grande, esse treinamento em particular pode não ser tão interessante assim. Há ainda outras maneiras de mensurar a valia dos treinamentos; o próximo indicador é outra dessas maneiras.
13. ROI de treinamentos
Investir na capacitação do quadro de funcionários é importante. Ao mensurar esse investimento e compará-lo a outros números da empresa, é possível quantificar o retorno que ele tem. Por isso, acompanhar o investimento em treinamento é interessante.
O retorno sobre investimentos em treinamento serve para que a empresa entenda se está tendo respostas positivas ao investir em seus colaboradores. Ou seja, são calculados os custos antes e depois da capacitação, para comparação de resultados.
14. Vagas fechadas dentro do prazo
De todas as solicitações de contratação feitas pelos times de negócio, qual fração delas é fechada dentro do prazo desejado? É isso que esse indicador mensura. Ele permite avaliar a efetividade do proceso de recrutamento e seleção da empresa.
O cálculo é feito dividindo o número de vagas fechadas dentro do prazo pelo número total de vagas solicitadas em determinado período. Por exemplo: se nos últimos três meses a empresa abriu 16 vagas e 12 delas foram fechadas dentro do prazo, são 75% de vagas fechadas dentro do prazo.
É desejável que essa porcentagem seja tão próxima de 100% quanto possível. Isso indica que não há demoras no processo de contratação. Uma porcentagem baixa nesse indicador mostra que a empresa tem muitas cadeiras desocupadas, e que os times provavelmente não estão trabalhando na capacidade que poderiam. Também pode estar associada a profissionais sobrecarregados, já que precisam conduzir suas tarefas com uma equipe menor que o ideal.
15. Avaliação de aprendizagem
Além de oferecer treinamento e avaliar sua efetividade por meio do ROI de treinamento (explicado acima), também é importante entender como essas oportunidades impactam os colaboradores. É isso que a avaliação de aprendizagem busca mensurar.
Essa avaliação pode ser feita com um teste ao final do treinamento, ou algum tempo depois de sua conclusão. Também é possível comparar o desempenho dos colaboradores em determinadas tarefas antes e depois do treinamento.
Finalmente, pode ser interessante pedir aos próprios profissionais que indiquem qual a probabilidade de recomendarem aquele treinamento a um colega.
16. Competitividade salarial
Sua empresa remunera bem seus colaboradores? O indicador de competitividade salarial responde isso. Em essência, ele é uma comparação da média salarial da sua empresa com a de outras organizações de mesmo porte ou segmento de atuação. Esse KPI demonstra se os salários em sua empresa são realmente melhores que no resto do mercado.
A competitividade salarial pode ser calculada da seguinte maneira: some os salários de todos os colaboradores da empresa e divida o total pelo headcount atual. Em seguida, compare essa média com a de outras empresas semelhantes. Se a média de sua empresa for maior que a das outras, isso indica que os salários na sua empresa são competitivos. Se não, sugere que outras empresas podem oferecer propostas mais vantajosas aos seus funcionários.
17. Relação entre horas extras e horas trabalhadas
Esse indicador é uma maneira assertiva de mensurar a produtividade da sua equipe, de avaliar se os colaboradores de sua empresa estão sobrecarregados e de aferir se é necessário contratar mais pessoas. Ele mensura todas as horas trabalhadas na empresa e determina qual fração dela é composta por horas extras.
Para calcular essa relação, basta somar o total de horas extras trabalhadas em determinado período (pode ser na empresa toda, ou em uma só equipe) e dividi-lo pelo total de horas trabalhadas (contanto horas extras e regulares). Depois, é preciso multiplicar o resultado por 100 para obter uma porcentagem.
Mais horas trabalhadas nem sempre se traduzem em mais resultados. Se muitas das horas trabalhadas pelo seu time são horas extras, não só o custo desse trabalho aumenta como também aumenta o risco de desgaste físico e síndrome de burnout entre a equipe.
Por que acompanhar esses indicadores de RH?
O acompanhamento dos indicadores de RH possibilita encontrar gargalos e melhorar constantemente o trabalho de seu time. Isso não apenas ajuda o time de Recursos Humanos a agir de maneira otimizada, como beneficia todos os colaboradores, já que a atuação do RH impacta cada um deles.
Ter esses KPIs em mente também permite identificar rapidamente problemas graves no clima organizacional ou na cultura da empresa. Ajuda ainda a aferir de maneira mais precisa o retorno dos investimentos nos recursos humanos, como treinamentos, benefícios, contratações, etc.
Trata-se também de uma tendência de negócios pós-pandemia. Num momento em que a retenção é cada vez mais importante, acompanhar de perto a situação do RH é crucial. Segundo uma pesquisa da BambooHR, 82% dos executivos consideram essas métricas importantes para suas empresas.
Como entender quais indicadores fazem sentido para sua empresa?
A escolha de quais indicadores de RH sua empresa deve começar a acompanhar depende dos objetivos de negócio da organização. Afinal, esses dados devem auxiliar seu time na tomada de decisões rumo a esses mesmos objetivos.
É interessante também entender a diferença entre os indicadores direcionadores (drivers) e os indicadores de resultado (outcomes). O primeiro tipo é usado para mensurar esforços e tarefas em direção a um objetivo; o segundo, para avaliar se esse objetivo foi atingido ou não.
Por exemplo: se a empresa deseja melhorar a produtividade dos colaboradores, reduzir o turnover pode ser um objetivo do RH. Nesse caso, o turnover pode ser medido após três ou seis meses como um indicador de resultado (outcome), para avaliar se o objetivo foi atingido. E, mês a mês, o time pode acompanhar o número de desligamentos indesejados de colaboradores como um indicador direcionador (driver).
Como o Pipefy pode te ajudar a medir esses KPIs?
Independente dos indicadores que seu time julgar prioritários, é essencial que eles possam ser calculados a partir de dados confiáveis. Isso pode ser um desafio para muitas equipes. Afinal, se as admissões e desligamentos são gerenciados por planilhas e emails, determinar a rotatividade em um mês se torna um esforço de contar mensagens. Em organizações maiores, esse método torna-se inviável e compromete a qualidade do trabalho do RH.
Por isso, a maneira mais confiável e eficiente de acompanhar esses KPIs é usando uma plataforma de fluxos de trabalho como o Pipefy. Trata-se de uma solução customizável de gestão de processos que permite ao seu time criar diversos fluxos — desde recrutamento até avaliação de desempenho — automatizando tarefas e centralizando informações.
O Pipefy ainda permite extrair relatórios e gerar painéis com dados de seus processos. Assim, a obtenção de indicadores como turnover e porcentagem de vagas fechadas dentro do prazo torna-se quase imediata. E tudo isso pode ser feito rapidamente, sem necessidade de conhecimentos de programação.
